Regardez l'enregistrement du webinaire :
Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
Problème : trop de professeurs et de membres du personnel, pas assez de bureaux
La Royal Docks School of Business and Law (RDSBL), l'une des écoles de l'université d'East London (UEL), propose une gamme de cours de premier et de troisième cycle à des étudiants de tous horizons, sur des sujets allant de la criminologie à la gestion des compagnies aériennes en passant par l'administration des affaires et le droit.
Le RDSBL prépare ses étudiants à un monde en constante évolution. Ils proposent des expériences pratiques et immersives en classe et leur donnent un accès unique aux professeurs et aux éducateurs. Chaque étudiant de premier cycle de l'UEL est jumelé à un tuteur personnel, et les professeurs organisent régulièrement des heures de bureau pendant lesquelles les étudiants peuvent bénéficier d'un soutien personnalisé.
Lorsque le RDSBL a récemment emménagé dans un nouveau bâtiment ultramoderne, il y avait soudainement plus de professeurs que de bureaux.
« L'Université s'est agrandie, nous avons donc plus de personnel que jamais. Nous avons mis en place un bureau partagé pour les professeurs et le personnel, de sorte que les professeurs ne disposent plus d'espaces de bureau privés pour organiser les heures de bureau et les sessions de tutorat », a fait remarquer Caroline Purcell, responsable des projets du doyen à la Royal Docks School of Business and Law.
Ils avaient besoin d'un système pour gérer leurs nouvelles méthodes de travail qui soit :
- Facile à utiliser : Le passage à un système de bureaux partagés avait été impopulaire auprès des professeurs.
- Simple pour tous les deux étudiants et professeurs : Maintenant que les professeurs se déplacent au lieu de rester assis dans les bureaux qui leur sont assignés, les étudiants doivent pouvoir trouver facilement leurs tuteurs.
- Permet au personnel de gagner du temps : Avec le passage au partage des bureaux, il était essentiel que, quel que soit le système intégré, il n'entraîne pas une charge administrative supplémentaire pour le personnel.
- Différents types d'utilisateurs pris en charge : Le campus de la RDSBL accueille un ensemble différent d'utilisateurs pendant les mois d'été, et le système était nécessaire pour bien gérer ce niveau de complexité.
Conconfrontée à la nécessité de gérer des espaces de réunion pour les professeurs, les étudiants et les tuteurs, L'uel s'est tournée vers Skedda.
« Il a été difficile de modifier notre façon de travailler », a fait remarquer Purcell, ajoutant que « nous avions besoin de quelque chose de si simple que le corps professoral n'avait pas d'autre choix que d'adopter le système ».
Solution :
La Royal Docks School of Business and Law utilise Skedda pour faciliter la planification de ses salles de réunion, permettant ainsi aux universités de rencontrer les étudiants lors de rendez-vous individuels préprogrammés ou pendant leurs heures de bureau hebdomadaires. Les salles de réunion sont également des espaces calmes et paisibles où les professeurs peuvent se retirer entre les cours et travailler.
Plusieurs caractéristiques clés de Skedda ont fait de la décision de l'Uel une évidence :
1. Expérience utilisateur simplifiée (UX)
L'expérience utilisateur facile à utiliser de Skedda a facilité l'intégration des professeurs et du personnel. Les professeurs et le personnel peuvent réserver rapidement et facilement les salles dont ils ont besoin à partir de leurs appareils mobiles ou de leurs ordinateurs.
« C'est facile, c'est rapide et ça fonctionne tout simplement. Le système est tellement intuitif qu'il a été facile de le mettre en place et de le faire fonctionner », explique Purcell.
2. Support pour tablettes et affichage cartographique
Le RDSBL utilise des tablettes situées à l'extérieur de ses salles de réunion individuelles pour démontrer la disponibilité et permettre aux professeurs de réserver encore plus facilement des salles de réunion ouvertes. Le support de Skedda pour les tablettes inclut un code couleur utile qui permet d'identifier les chambres disponibles en un coup d'œil.
« Vous pouvez vous promener sur le sol et voir à distance si une pièce est vacante ou non », explique Purcell.
Les universitaires se déplaçant partout dans la RSSBL, ils avaient besoin d'un moyen permettant aux étudiants de trouver facilement leurs professeurs. Le plan d'étage interactif de Skedda était un véhicule parfait grâce auquel les étudiants pouvaient voir exactement où se trouvait leur professeur dans le bâtiment.
« Nous avons un grand écran dans un espace public central, de sorte que lorsque les étudiants recherchent leurs diplômes, ils peuvent simplement aller à l'écran, regarder la carte de Skedda et voir où ils se trouvent », a déclaré Purcell.
3. Contrôles administratifs : authentification unique (SSO), synchronisation du calendrier, réservation par l'administrateur et fonctionnalité d'enregistrement
La compatibilité de Skedda avec le SSO permet également aux professeurs et au personnel de configurer facilement leurs comptes. Ils peuvent choisir de synchroniser leurs réservations avec leur calendrier Microsoft Outlook et d'inviter des collaborateurs, qu'il s'agisse d'étudiants ou d'autres membres du corps professoral. Cela se traduit par un gain de temps significatif pour le personnel.
« Les universitaires savent où ils doivent être et n'ont pas besoin de compter sur le personnel pour réserver leurs places », explique Purcell.
En outre, les administrateurs des réservations au sein de Skedda disposent de privilèges spéciaux qui permettent à certains administrateurs de gérer des réservations plus longues pour les professeurs. Cela garantit que chaque professeur dispose d'un espace pendant les heures de bureau qu'il a sélectionnées et que les étudiants peuvent passer autant de temps en face à face avec les professeurs que possible.
Enfin, la fonctionnalité d'enregistrement de Skedda a aidé le personnel de la RDSBL à gérer le changement culturel vers le hot desking.
« Nous avions une culture dans laquelle les gens avaient leur propre bureau, mais maintenant personne n'a son propre bureau », explique Purcell, ajoutant : « Au début, nous avons découvert que certaines personnes réservaient un espace de réunion en bloc pendant de longues périodes et ne l'utilisaient pas pendant toute la durée ou ne se présentaient pas complètement ».
La fonctionnalité d'enregistrement de Skedda a aidé combattre le comportement de réservation fantôme pour faire en sorte que des locaux vides soient mis à la disposition d'autres personnes.
4. Tags utilisateur
Pendant l'été, L'uel demande souvent à des organisations partenaires d'utiliser le campus pendant les vacances d'été des étudiants. Les tags utilisateur de Skedda permettent aux administrateurs de donner aux organisations partenaires l'accès à leur plateforme de réservation pendant la durée pendant laquelle elles utilisent les installations de la RDSBL, et leur permettent de supprimer facilement ces utilisateurs une fois la période recommencée.
Résultat :
Avec Skedda, les professeurs et le personnel de la RSSBL peuvent désormais gérer efficacement les ressources partagées. Ils peuvent rapidement réserver des salles de réunion et se retrouver sur des plans interactifs, ce qui facilite leur mission de préparer les étudiants au monde.
De plus, l'université d'East London a étendu Skedda à plusieurs départements de l'université. Ils utilisent Skedda pour gérer les espaces événementiels de la Stratford Youth Zone, un partenariat avec le quartier londonien de Newham, afin de renforcer les opportunités culturelles et créatives pour les jeunes, sous la direction d'étudiants et de membres du personnel de la School of Arts and Creative Industries de l'UEL.
Ils ont également adopté Skedda au Royal Docks Centre for Sustainability, un espace axé sur l'innovation durable et la collaboration entre les entreprises, les étudiants et les habitants de la région de Royal Docks. Les étudiants, le personnel et les entreprises locales peuvent y réserver des espaces de travail partagés, des laboratoires et des salles de conférence.
