ARKA hace que la planificación del espacio sea visual: decisiones más rápidas y orientación más sencilla

Desafío: visibilidad y flexibilidad limitadas

Si bien la mayoría del equipo de ARKA en sus instalaciones de Aurora y King of Prussia trabaja in situ con asientos exclusivos, algunos son híbridos y confían en hoteles con escritorio para asegurarse un lugar de trabajo durante el día. Con horarios variables y diferentes tipos de espacio en la oficina, Brian Willette, director de operaciones de ARKA en su organización ACMA, sabe que las herramientas tradicionales hacen que la planificación del espacio sea más difícil de lo necesario.

«El uso de hojas de cálculo no es visualmente intuitivo para determinar tu densidad o dónde tienes capacidad, especialmente en una instalación grande». — Brian Willette

En un entorno de trabajo flexible, Brian sabe que la visibilidad de la distribución y la capacidad del equipo no es negociable. Sin ella, la planificación se vuelve reactiva, las decisiones se ralentizan y la experiencia en el lugar de trabajo se vuelve frustrante rápidamente.

ARKA también quería mejorar la orientación tanto para el personal híbrido como para el personal in situ. Los planos estáticos de asientos (como los PDF) pueden ser legibles, pero suelen ser anticuados y difíciles de mantener. Esto hacía que a los empleados les resultara más difícil encontrar rápidamente un puesto vacante o encontrar compañeros de equipo en la oficina.

Solution: reservas de autoservicio y asignaciones intuitivas

Con Skedda, ARKA implementó un sistema digital intuitivo para gestionar la visibilidad del espacio de trabajo y las reservas en un solo lugar. Un mapa interactivo de la oficina muestra los escritorios asignados junto con los espacios que se pueden reservar, a los que los empleados de toda la organización pueden acceder de forma segura desde cualquier dispositivo. Gracias al autoservicio, es fácil para el personal encontrar compañeros de equipo, ver lo que hay disponible y reservar una estación de trabajo cuando la necesitan.

Igual de importante, Skedda hace que la planificación del espacio sea más colaborativa y eficiente para el equipo de instalaciones de ARKA. El diseño visual e interactivo del mapa permite mantener conversaciones más claras sobre la capacidad, el crecimiento y las posibles reconfiguraciones de las suites, lo que ayuda a las partes interesadas a alinearse más rápido y a tomar decisiones espaciales más inteligentes.

«Una imagen vale más que mil palabras... es muy útil para visualizar el espacio que tenemos». — Brian Willette

Resultats

Una forma visual de guiar al liderazgo a través de la planificación del espacio

Cuando ARKA necesita pronosticar la plantilla y planificar su crecimiento, Skedda se convierte en un punto de referencia visual compartido; esto es especialmente útil para las discusiones sobre liderazgo relacionadas con los recursos y las necesidades futuras. Brian señala que la visualización ayuda a conectar los puntos entre el trabajo en las instalaciones y el lugar donde se sientan las personas, lo que facilita la alineación de las partes interesadas y el avance de los proyectos.

«Compartiré mi pantalla con nuestro mapa en Skedda up y hablaremos sobre las diferentes cosas que podemos hacer desde el punto de vista del diseño». — Brian Willette

Mejor visibilidad a través de un «único panel de vidrio»

Skedda ofrece a ARKA una visión centralizada y en tiempo real del espacio y la disponibilidad, lo que reduce las conjeturas en toda la oficina. Esa misma visibilidad también mejora la colaboración diaria, ya que permite a los empleados localizar fácilmente a los compañeros de equipo in situ y ver dónde se sientan las personas. Con un mapa visual en el que los empleados pueden confiar, los equipos navegan por el lugar de trabajo con mayor rapidez sin depender de documentos impresos anticuados ni de conocimientos tribales.

«Todos pueden ir a un solo panel de vidrio y ver lo que hay disponible». — Brian Willette

Diseño intuitivo para una menor dependencia de la TI

En una empresa dirigida por ingenieros como ARKA, la autonomía es importante. Skedda apoya esa autosuficiencia a través de su sistema de reservas. A pesar de que solo un subgrupo de la fuerza laboral de ARKA utiliza la hotelería con regularidad, la adopción es sólida porque la experiencia es sencilla.

«Una de las principales cosas que hace que [los ingenieros] sean productivos es su capacidad para resolver las cosas por sí mismos... por eso aprecian la facilidad de uso de Skedda». — Brian Willette

El autoservicio de Skedda permite a los equipos de ARKA alcanzar el éxito sin tener que abrir tickets con el departamento de TI, lo que reduce la fricción y mejora las operaciones.

Conclusión: una planificación más clara, más agencia

Para ARKA, Skedda no es solo una herramienta de reservas. Se trata de una capa visual compartida que contribuye a la claridad en la asignación de puestos, a que las conversaciones con los directivos sobre la planificación del espacio sean más rápidas y a que los empleados tengan una experiencia más autosuficiente. Gracias a la capacidad intuitiva de reservar escritorios para empleados híbridos y a una distribución clara de los asientos, los equipos dedican menos tiempo a la coordinación y más al trabajo real.

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