Skedda ya está disponible en español, francés y alemán
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Demasiada gente, pocos escritorios
Al regresar a la oficina en 2022, Actum Digital se encontró en una situación demasiado familiar para muchos lugares de trabajo híbridos. A medida que aumentaba el número de empleados, había días en los que había más personas en la oficina que sillas en las que sentarse.
«Habíamos crecido un poco más de lo que solíamos ser, por lo que los asientos se volvieron bastante complicados», comentó Jan Opletal, especialista en seguridad y calidad de Actum
Si bien los conocimientos de transformación digital de Actum son casi ilimitados, sus recursos compartidos (escritorios y plazas de aparcamiento) no lo son. Quedó claro que necesitaban un sistema fácil de usar que les permitiera reservar escritorios y espacios de estacionamiento compartidos.
Actum es una organización compleja compuesta por varias unidades de negocios que tienen una combinación de miembros de equipo totalmente presenciales e híbridos. Necesitaban un sistema de reserva de escritorios y plazas de aparcamiento que les permitió mapear la complejidad de su estructura organizativa sin comprometer la facilidad de uso. También necesitaban un software que fuera rápido de implementar y fácil de adoptar para los empleados.
Además, la necesidad de una solución sencilla para gestionar los visitantes
La vuelta al trabajo presencial trajo consigo otra complejidad: las reuniones presenciales con los clientes. A medida que aumentaban las reuniones presenciales, el personal de recepción de Actum se vio abrumado por los avisos de visitas que recibían de boca en boca. El sistema era propenso a errores humanos y distraía a los gerentes de oficina de sus otras tareas. Actum necesitaba una solución sencilla para gestionar las visitas. Algo que lo haría informar a sus instalaciones y al equipo de recepción de los huéspedes que llegan para garantizar que los huéspedes tuvieran una experiencia perfecta desde el momento en que entraron en el estacionamiento.
La solución: el fin de las sillas musicales
En mayo de 2023, la división más grande de Actum había alcanzado un punto de inflexión. Tenían una proporción de escritorios por empleado de 5:8 y se reunían semanalmente con sus clientes in situ y necesitaban resolver sus problemas de espacio de oficina lo antes posible. Encontraron y eligieron Skedda por varias razones clave:
1. Interfaz fácil de usar
La sencilla interfaz de Skedda fue un factor clave a la hora de tomar las decisiones.
»Skedda es muy intuitivo y fácil de usar. La configuración de administración también es fácil de entender y aprender», afirma Opletal
Los empleados podían incorporarse fácilmente y Actum descubrió que no necesitaban instrucciones complejas para saber cómo empezar a reservar sus espacios.
«Era muy intuitivo para los empleados localizar en el mapa dónde estaban sentados, y las reservas les permitían saber dónde se sentarían antes de entrar a la oficina, lo que supuso una mejora en su jornada laboral», afirma Opletal.
Además, Opletal y Actum han descubierto que Skedda es fácil de usar desde un punto de vista administrativo. «Me gusta mucho que podamos autogestionar muchos de los ajustes que tenemos que hacer, en lugar de tener que pedir a Skedda que cambie las cosas para nosotros», comentó.
2. Perspectivas de utilización (oficinas y estacionamiento)
Con Skedda, Actum puede supervisar cómo se utilizan sus oficinas y plazas de aparcamiento. Esto ha sido útil para los gerentes de las diferentes unidades de negocio para ver cómo se compara el uso de sus oficinas en general. «Es agradable ver cómo se asigna cierto espacio, especialmente para el estacionamiento, porque tenemos muchos empleados y pocos espacios», dijo Opletal.
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3. Posibilidad de tener una combinación de escritorios compartidos y permanentes
Si bien muchos de los espacios de Actum son compartidos, para el equipo era importante poder tener un combinación de tareas permanentes y compartidas. Skedda les permite señalar las tareas de escritorio permanentes en la aplicación.
«Para las personas a las que se les asignan asientos permanentes, fue fácil configurar una reserva recurrente. Ha sido útil para otros empleados ver dónde se sientan los gerentes y otros miembros del equipo con escritorios permanentes», comentó Opletal
4. Gestión de visitantes
Tras un año de gestionar su espacio de trabajo con Skedda, Actum decidió añadir Gestión de visitantes producto.
«Queríamos algo para gestionar los procesos que nos ayudara a identificar quién está en nuestras instalaciones. La gestión de visitantes de Skedda funciona bastante bien. Es fantástico poder enviar invitaciones a los huéspedes, explicar a dónde tienen que ir y cuándo, y reservar plazas, todo ello con el mismo sistema», afirma Opletal
El sistema de gestión de visitantes de Skedda garantiza que Actum sepa quién está en el edificio en cualquier momento, lo que contribuye a la seguridad y la protección. También crea una experiencia agradable para los huéspedes, que ahora pueden acceder sin problemas al edificio y saben exactamente adónde ir. «Nuestro propietario gestiona el acceso al edificio y, al contar con la gestión de visitantes de Skedda, podemos compartir fácilmente una exportación de todos los huéspedes que llegan al edificio», afirma Opletal.
El resultado: restablecer el orden en el edificio
Actum Digital comparte sus plazas de aparcamiento con otros inquilinos del edificio. Con frecuencia, los empleados llegaban a la oficina sin saber si encontrarían o no un lugar para estacionar sus automóviles.
«La gente entraba, no encontraba una plaza de aparcamiento y, con prisa, aparcaba en un lugar que no estaba asignado a Actum», explicó Opletal
Con Skedda, los empleados pueden ver la disponibilidad y reservar un espacio antes de ir a la oficina, lo que ha reducido los casos de infracciones de estacionamiento por parte del propietario.
La gestión de visitantes de Skedda también ayuda al propietario a saber cuántos espacios de estacionamiento para huéspedes necesitará el equipo, lo que simplifica la relación entre el inquilino y el propietario. Opletal explica el beneficio inesperado de cambiarse a Skedda y añadir la gestión de visitantes:
«Además de facilitar las reservas en el mostrador, Skedda también ha restablecido el orden en nuestra situación de estacionamiento».
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