ARKA rend la planification de l'espace visuelle : des décisions plus rapides et une meilleure orientation

Défi : visibilité et flexibilité limitées

Alors que la majeure partie de l'équipe d'ARKA dans ses installations d'Aurora et de King of Prussia travaille sur place avec des sièges réservés, certaines sont hybrides et comptent sur l'hôtellerie de bureau pour garantir un lieu de travail pour la journée. Avec des horaires variables et des types d'espaces différents dans les bureaux, le directeur des opérations d'ARKA pour l'organisation ACMA, Brian Willette, sait que les outils traditionnels rendent la planification des espaces plus difficile qu'elle ne devrait l'être.

« L'utilisation de feuilles de calcul n'est pas visuellement intuitive pour déterminer votre densité ou votre capacité, en particulier dans un grand établissement. » — Brian Willette

Dans un environnement de travail flexible, Brian sait que la visibilité sur la répartition et la capacité de l'équipe n'est pas négociable. Sans elle, la planification devient réactive, les décisions ralentissent et l'expérience sur le lieu de travail devient rapidement frustrante.

ARKA souhaitait également améliorer l'orientation du personnel hybride et du personnel sur site. Les plans de salle statiques (comme les PDF) peuvent être lisibles, mais ils sont souvent périmés et difficiles à gérer. Il était donc plus difficile pour les employés de trouver rapidement un siège libre ou de trouver des coéquipiers à travers le bureau.

Solution : réservations en libre-service et affectations intuitives

Avec Skedda, ARKA a déployé un système numérique intuitif pour gérer la visibilité de l'espace de travail et les réservations en un seul endroit. Une carte interactive du bureau montre les bureaux attribués ainsi que les espaces réservables, accessibles en toute sécurité aux employés de l'organisation depuis n'importe quel appareil. Grâce à la mise en place du self-service, le personnel peut facilement trouver des coéquipiers, voir ce qui est disponible et réserver un poste de travail lorsqu'il en a besoin.

Tout aussi important, Skedda rend la planification de l'espace plus collaborative et plus efficace pour l'équipe chargée des installations d'ARKA. La mise en page cartographique visuelle et interactive favorise des conversations plus claires sur la capacité, la croissance et les reconfigurations potentielles des suites, aidant ainsi les parties prenantes à s'aligner plus rapidement et à prendre des décisions plus intelligentes en matière d'espace.

« Une image vaut mieux que mille mots... elle est très utile pour visualiser l'espace dont nous disposons. » — Brian Willette

Résultats

Une façon visuelle de guider les dirigeants dans la planification de l'espace

Lorsqu'ARKA a besoin de prévoir ses effectifs et de planifier sa croissance, Skedda devient un point de référence visuel partagé, ce qui est particulièrement utile pour les discussions de direction liées aux ressources et aux besoins futurs. Brian note que la visualisation permet de faire le lien entre le travail dans les installations et l'endroit où les gens sont assis, ce qui facilite l'alignement des parties prenantes et l'avancement des projets.

« Je vais partager mon écran avec notre carte dans Skedda up et nous discuterons des différentes choses que nous pouvons faire du point de vue de la mise en page. » — Brian Willette

Meilleure visibilité grâce à une « vitre unique »

Skedda fournit à ARKA une vue centralisée et en temps réel de l'espace et de la disponibilité, réduisant ainsi les conjectures dans l'ensemble du bureau. Cette même visibilité améliore également la collaboration au quotidien en permettant aux employés de localiser facilement leurs collègues sur place et de voir où ils sont assis. Grâce à une carte visuelle à laquelle les employés peuvent avoir confiance, les équipes peuvent naviguer plus rapidement sur le lieu de travail sans se fier à des imprimés obsolètes ou à des connaissances tribales.

« Tout le monde peut accéder à une seule vitre et voir ce qui est disponible. » — Brian Willette

Conception intuitive pour moins de dépendance à l'égard de l'informatique

Dans une entreprise dirigée par l'ingénierie comme ARKA, l'autonomie est importante. Skedda soutient cette autosuffisance grâce à son système de réservation. Même si seul un sous-ensemble du personnel d'ARKA utilise régulièrement l'hôtellerie de bureau, l'adoption est forte car l'expérience est simple.

« L'un des principaux facteurs qui rendent [les ingénieurs] productifs est leur capacité à comprendre les choses par eux-mêmes... Ils apprécient donc la facilité d'utilisation de Skedda. » — Brian Willette

Le self-service de Skedda permet aux équipes d'ARKA de réussir sans avoir à ouvrir de tickets auprès du service informatique, ce qui réduit les frictions et améliore les opérations.

Conclusion : une planification plus claire, une plus grande autonomie

Pour ARKA, Skedda n'est pas qu'un simple outil de réservation. Il s'agit d'une couche visuelle partagée qui favorise la clarté de l'attribution des sièges, accélère les conversations avec la direction sur l'aménagement de l'espace et offre aux employés une expérience plus autonome. Grâce à la réservation intuitive des bureaux pour les employés hybrides et à un plan de salle clair, les équipes passent moins de temps à se coordonner et plus de temps à effectuer le travail réel.

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