Skedda ya está disponible en español, francés y alemán
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El 71% de los empleados de Trent & Dove reportan comentarios positivos sobre el lanzamiento de Skedda.
Ubicada en Burton on Trent, en West Midlands, Trent & Dove es una organización sin fines de lucro que busca marcar una diferencia tangible en la vida de las personas y reducir la falta de vivienda en su región. Lo logran proporcionando viviendas asequibles y una amplia gama de servicios de apoyo que permiten que las personas y las comunidades prosperen.
Adaptación a un modelo de trabajo híbrido
Tras la pandemia de la COVID-19, Trent & Dove regresó a la oficina con un modelo híbrido. Al principio, usaron Outlook para reservar escritorios y habitaciones, pero descubrieron que el sistema generaba cierta confusión. Con frecuencia, las personas desconocían la ubicación o el tamaño de la habitación que estaban reservando. El equipo administrativo también necesitaba aprender cómo se utilizaban los diferentes espacios.
«Antes de Skedda, no teníamos un mapa digital del diseño de la oficina para reservar habitaciones. El equipo se basaba en las descripciones, lo que provocaba un uso ineficiente de los recursos, ya que las personas reservaban habitaciones demasiado grandes o que no tenían las comodidades que necesitaban». - Emma Cantrill-Jones, directora de proyectos de TI de Trent & Dove
El equipo se dio cuenta de que necesitaba un sistema más sofisticado que:
- Tenía una función de búsqueda de caminos
- Les permitió personalizar los permisos y las funciones de sus equipos
- Se integró con su paquete tecnológico existente y fue fácil de usar
- Le dio al equipo una idea de cómo se utilizaban los espacios
Una solución que se ajusta a sus necesidades
Skedda proporcionó una solución económica que satisfacía las necesidades de Trent & Dove. La interfaz fácil de usar de Skedda, es integración nativa con Microsoft Teams (especialmente el chat), y sus precios personalizados para las ONG superaron rápidamente a la competencia. Skedda permitió a Trent & Dove adoptar plenamente el trabajo híbrido.
Planos de planta personalizados
El primer paso de Trent & Dove fue desarrollar la forma en que la organización utilizaría Skedda a través de su planos de planta personalizados. «El proceso de creación de Skedda nos ayudó a reorganizar nuestra oficina y a pensar en cómo interactuarían los diferentes equipos con la plataforma», dijo Emma.
La organización descubrió que los planos de planta bien diseñados de Skedda también podían servir para encontrar caminos. Trent & Dove agregó impresoras, baños y escaleras a los mapas. Para los nuevos empleados, Skedda les brindó una excelente solución para orientarse en el edificio. El resto del equipo agradeció la incorporación de baños en los planos de planta, así como la información sobre las comodidades en las páginas de reserva de salas de conferencias.
A los empleados les encanta poder añadir sus fotos de perfil a Skedda y ver fotos de sus compañeros de trabajo en la plataforma para ver quién viene ese día.
Reglas y permisos
Trent & Dove también creó un conjunto sólido de reglas para establecer controles de acceso en toda la oficina. Por ejemplo, los líderes de los equipos determinaron que era importante sentarse juntos y colaborar. Por eso, la organización estableció reglas que permitían a los líderes de equipo reservar fácilmente salas enteras dentro de la oficina, conocidas como «centros». Esto significa que, con unos pocos clics, un jefe de equipo puede reservar un espacio completo para su equipo.
Trent & Dove usa Skedda's etiquetas de usuario—que permiten al equipo administrativo conceder un conjunto de permisos a determinados usuarios— para designar a los miembros del equipo que pueden reservar determinadas salas para reuniones más confidenciales, como entrevistas y reuniones familiares. Por ejemplo, el sistema solo permite a los usuarios con la etiqueta «servicio de atención al cliente» reservar estas reuniones y protege la información confidencial de los usuarios habituales.
Integraciones: Microsoft Teams y MS365
Integración de Skedda con Microsoft Teams cerró el trato para el equipo de Trent & Dove. El equipo usa la aplicación de chat para comunicarse todos los días. Gracias a la integración nativa de Skedda con MS Teams, los usuarios reservan escritorios y salas de conferencias desde la aplicación que ya utilizan todos los días.
«La integración con MS Teams ha sido útil. Ya utilizamos Teams todos los días, ya está en nuestros ordenadores y, una vez que han iniciado sesión, pueden usar Skedda de inmediato. Los empleados no tuvieron que aprender a usar un sistema nuevo, lo que se tradujo en una tasa de adopción por parte de los usuarios del 70%», afirma Emma.
Perspectivas, decisiones informadas
Por primera vez, Trent y Dove pueden ver exactamente cómo se usa su espacio y tomar decisiones sobre su diseño en función de cómo lo usan los empleados.
«Para los gerentes, es muy importante ver con qué frecuencia vienen los miembros del equipo», dijo Emma. Para el equipo administrativo, tener información sobre la utilización de la oficina les ayuda a tomar decisiones sobre el diseño del espacio.
«Skedda nos ayuda a crear un equilibrio entre la oferta y la demanda y a entender cuál es el equilibrio adecuado entre escritorios, salas de reuniones y centros de equipos. Ya no nos encontramos en situaciones en las que las personas no puedan encontrar un escritorio», añadió Emma.
Un par de meses después de usar Skedda, Trent y Dove se preguntaron si deberían transformar una de sus salas de reuniones en otro centro de equipo. Esto implicaría reemplazar el diseño de la sala de conferencias por un grupo de escritorios para que todo un equipo pudiera trabajar desde esa sala cualquier día. Antes de hacer la mudanza, la organización quería asegurarse de que la sala tuviera un uso reducido.
Gracias a la información sobre la utilización de Skedda, Emma pudo determinar que la habitación se utilizaba con regularidad, y mucho más de lo que el equipo creía a partir de las pruebas anecdóticas. Eliminar la habitación tendría un impacto negativo en la oficina. El equipo desechó el plan y evitó un desastre entre la oferta y la demanda de salas de reuniones.
Procesos simplificados, golosos saciados y empleados satisfechos
Trent & Dove tuvo un éxito rápido con Skedda. «A todo el mundo le gusta mucho usar Skedda. Se explica por sí mismo y no es laborioso ni difícil de entender», dijo Emma.
Para el día del lanzamiento, Emma preparó una presentación que incluyó un útil vídeo de incorporación realizado por su gerente de incorporación de Skedda y distribuyó caramelos en los escritorios que se podían reservar para animar a los empleados a reservar sus plazas.
Dos meses después de la implementación de su nueva plataforma de gestión del lugar de trabajo, Trent & Dove encuestó a los empleados sobre la experiencia de Skedda. «¡Me encantaron los dulces para el día del lanzamiento!» escribió Jennifer, la exdirectora de Vivienda con Apoyo.
«Skedda es muy fácil de usar, se inicia sesión muy rápido, es fácil hacer una reserva y las instrucciones son claras. Un sistema que ha mejorado mucho en comparación con el anterior», escribió Helen, directora de proyectos de desarrollo de viviendas.
La encuesta reveló que a los empleados les encanta especialmente poder ver quién está en la oficina con fotos de perfil en el mapa. También disfrutaron de lo fácil que es usar la interfaz de usuario. Lo más revelador es que más de las tres cuartas partes de las encuestas de los empleados mostraron su satisfacción con la migración a Skedda.
