Réserver des espaces, créer de l'espoir : comment Skedda aide une ONG qui lutte contre le problème des sans-abri

71 % des employés de Trent & Dove font état de commentaires positifs concernant le déploiement de Skedda.

Située à Burton on Trent dans les West Midlands, Trent & Dove est une organisation à but non lucratif qui cherche à faire une différence tangible dans la vie des gens et à réduire le nombre de sans-abri dans leur région. Ils y parviennent en fournissant des logements abordables et un large éventail de services de soutien qui permettent aux personnes et aux communautés de s'épanouir.

S'adapter à un modèle de travail hybride

Après la pandémie de COVID-19, Trent & Dove est retourné au bureau dans un modèle hybride. Au début, ils ont utilisé Outlook pour réserver des bureaux et des salles, mais ont constaté que le système créait une certaine confusion. Souvent, les gens ne connaissaient pas l'emplacement ou la taille de la chambre qu'ils réservaient. L'équipe administrative avait également besoin de savoir comment les différents espaces étaient utilisés.

« Avant Skedda, nous ne disposions pas d'une carte numérique de l'aménagement des bureaux pour les réservations de chambres. L'équipe s'est appuyée sur des descriptions, ce qui a conduit à une utilisation inefficace des ressources, car les personnes réservaient des chambres trop grandes ou ne disposant pas des équipements dont elles avaient besoin. » - Emma Cantrill-Jones, chef de projet informatique chez Trent & Dove

L'équipe s'est rendu compte qu'elle avait besoin d'un système plus sophistiqué qui :

1. Disposait d'une fonctionnalité de repérage
2. Leur a permis de personnaliser les autorisations et les rôles de leurs équipes
3. Intégré à leur infrastructure technologique existante et facile à utiliser
4. A donné à l'équipe une idée de la façon dont les espaces étaient utilisés

Une solution adaptée à leurs besoins

Skedda a fourni une solution abordable qui répondait aux besoins de Trent & Dove. L'interface facile à utiliser de Skedda, intégration native avec Microsoft Teams (en particulier le chat), et ses tarifs personnalisés pour les ONG ont rapidement devancé la concurrence. Skedda a permis à Trent & Dove d'adopter pleinement le travail hybride.

Plans d'étage personnalisés

La première étape de Trent & Dove a été de développer la manière dont l'organisation utiliserait Skedda par le biais de son plans d'étage personnalisés. « Le processus de création de Skedda nous a aidés à réorganiser notre bureau et à réfléchir à la manière dont les différentes équipes interagiraient avec la plateforme », explique Emma.

L'organisation a découvert que les plans d'étage bien conçus de Skedda pouvaient également servir à l'orientation. Trent & Dove a ajouté des imprimantes, des salles de bains et des escaliers aux cartes. Pour les nouveaux employés, Skedda leur a fourni une excellente solution pour s'orienter dans le bâtiment. Le reste de l'équipe a apprécié l'ajout de salles de bains sur les plans d'étage ainsi que les informations sur les équipements sur les pages de réservation des salles de conférence.

Les employés adorent pouvoir ajouter leur photo de profil sur Skedda et voir des photos de leurs collègues sur la plateforme pour voir qui vient passer la journée.

Règles et autorisations

Trent & Dove a également créé un ensemble de règles robustes pour définir les contrôles d'accès dans l'ensemble du bureau. Par exemple, les chefs d'équipe ont déterminé qu'il était important de rester proches les uns des autres et de collaborer. L'organisation a donc mis en place des règles qui ont permis aux chefs d'équipe de réserver facilement des salles d'équipe complètes au sein du bureau, appelées « hubs ». Cela signifie qu'en quelques clics, un chef d'équipe peut réserver un espace entier pour son équipe.

Trent & Dove utilise Skedda's tags utilisateur, qui permettent à l'équipe administrative d'accorder un ensemble d'autorisations à certains utilisateurs, de désigner les membres de l'équipe qui peuvent réserver certaines salles pour des réunions plus confidentielles, telles que des entretiens et des réunions de famille. Par exemple, le système permet uniquement aux utilisateurs portant le tag « service client » de réserver ces réunions et protège les informations sensibles des utilisateurs réguliers.

Intégrations : Microsoft Teams et MS365

L'intégration de Skedda à Microsoft Teams a conclu l'accord pour l'équipe de Trent & Dove. L'équipe utilise l'application de chat pour communiquer tous les jours. Grâce à l'intégration native de Skedda à MS Teams, les utilisateurs réservent des bureaux et des salles de conférence à partir de l'application qu'ils utilisent déjà tous les jours.

« L'intégration avec MS Teams s'est révélée utile. Nous utilisons déjà Teams tous les jours, c'est déjà sur nos ordinateurs, et une fois qu'ils sont connectés, ils peuvent immédiatement utiliser Skedda. Les employés n'ont pas eu à apprendre un nouveau système, ce qui s'est traduit par un taux d'adoption de 70 % par les utilisateurs », explique Emma.

Des informations et des décisions éclairées

Pour la première fois, Trent et Dove peuvent voir exactement comment leur espace est utilisé, et ils peuvent prendre des décisions concernant leur aménagement en fonction de la façon dont les employés l'utilisent.

« Pour les managers, il est très important de connaître la fréquence à laquelle les membres de l'équipe viennent », explique Emma. Pour l'équipe administrative, le fait de disposer d'informations sur l'utilisation du bureau l'aide à prendre des décisions en matière de conception de l'espace.

« Skedda nous aide à créer un équilibre entre l'offre et la demande et à comprendre quel est le juste équilibre entre les bureaux, les salles de réunion et les hubs d'équipe. Nous ne nous trouvons plus dans des situations où les gens ne trouvent pas de bureau », a ajouté Emma.

Quelques mois après avoir utilisé Skedda, Trent & Dove s'est demandé s'ils ne devaient pas transformer l'une de leurs salles de réunion en un autre centre d'équipe. Cela impliquerait de remplacer l'aménagement de la salle de conférence par un groupe de bureaux afin que toute une équipe puisse travailler depuis cette salle chaque jour. Avant de déménager, l'organisation voulait s'assurer que la salle était peu fréquentée.

Grâce aux informations d'utilisation de Skedda, Emma a pu déterminer que la pièce était régulièrement utilisée, et bien plus que ne le pensait l'équipe sur la base de preuves anecdotiques. L'élimination de la pièce aurait un impact négatif sur le bureau. L'équipe a abandonné le plan et a évité un désastre entre l'offre et la demande de salles de réunion.

Des processus simplifiés, des gourmandises rassasiées et des employés satisfaits

Trent & Dove a connu un succès rapide avec Skedda. « Tout le monde aime vraiment utiliser Skedda. Cela va de soi, ce n'est ni laborieux ni difficile à comprendre », explique Emma.

Pour le jour du lancement, Emma a préparé une présentation qui comprenait une vidéo d'intégration utile réalisée par leur responsable de l'intégration chez Skedda et a distribué des bonbons sur des bureaux réservables pour encourager les employés à réserver leur place.

Deux mois après la mise en œuvre de leur nouvelle plateforme de gestion de l'environnement de travail, Trent & Dove a interrogé ses employés sur l'expérience Skedda. « J'ai adoré les bonbons du jour du lancement ! » a écrit Jennifer, l'ancienne responsable du logement subventionné.

« Skedda est très facile à utiliser, il est très rapide de se connecter, il est facile de faire une réservation et les instructions sont claires. Un système nettement amélioré par rapport à l'ancien », a écrit Helen, chef de projet de développement immobilier.

L'enquête a révélé que les employés apprécient particulièrement la possibilité de voir qui est au bureau grâce à des photos de profil sur la carte. Ils ont également apprécié la facilité d'utilisation de l'interface utilisateur. Fait particulièrement révélateur, plus des trois quarts des employés interrogés se sont dits satisfaits de leur déménagement à Skedda.