Espaces attribués :
Attribuez des bureaux, des bureaux et des ressources dédiés à tous les membres de votre équipe, sans réservation
L'évolution des méthodes de travail
Pendant la pandémie de COVID-19, Brown Bag Films a dû faire face à un défi : pour respecter la distanciation sociale, l'entreprise a dû fermer ses bureaux. Leurs quelque 300 animateurs, qui avaient besoin d'équipements spécialisés et d'ordinateurs ultra-puissants dotés de cartes graphiques avancées, ne pouvaient pas simplement emporter un ordinateur portable à la maison pour travailler. Les animateurs utilisent quotidiennement des équipements tout sauf portables, et même les ordinateurs portables les plus puissants n'ont rien à voir avec la grande puissance de traitement de leurs ordinateurs de bureau.
Comme de nombreuses autres entreprises, elles ont dû innover. Grâce à l'accès à distance, les employés pouvaient utiliser la puissance de traitement de leur ordinateur de bureau avec un ordinateur portable qui « faisait office de souris factice et de clavier pour la machine installée au bureau », explique Aidan Murtagh, directeur des opérations et des installations sur le lieu de travail chez Brown Bag Films. Ce faisant, ils ont transformé la façon dont leurs créatifs travaillaient et ont changé leur relation avec le bureau.
Quand ils sont finalement retournés au bureau, le bureau n'était plus le marqueur d'un siège assigné. Au lieu d'avoir besoin de bureaux, de blocs-notes et d'autres outils assignés en permanence à chaque animateur, Brown Bag Films a découvert qu'elle pouvait désormais partager ces ressources avec le personnel.
« Comme chaque personne possède un ordinateur portable qui se connecte à un ordinateur de bureau situé sous son bureau, peu importe où elle travaille actuellement. Ils peuvent travailler à domicile ou se rendre en studio : l'ordinateur portable se connecte toujours à la machine la plus puissante », explique Aidan Murtagh, directeur des opérations et des installations sur le lieu de travail chez Brown Bag Films.
Grâce à cette flexibilité retrouvée, ils ont commencé à reconfigurer leur espace de bureau. « Aujourd'hui, 90 % de nos bureaux sont des espaces disponibles en tant qu'espaces partagés », explique Murtagh.
Brown Bag Films s'est rendu compte qu'elle avait besoin d'un système pour gérer ses espaces partagés, un système qui :
- Permet d'accueillir différents types d'utilisateurs et d'espaces : Outre les animateurs et les créatifs, Brown Bag Films dispose également d'équipes commerciales et administratives dont les besoins sont différents.
- Facile à utiliser : Brown Bag Films avait besoin d'un système facile à utiliser et qui pourrait être adopté par les membres de son équipe rapidement et en grand nombre.
- Les aide à mesurer le taux d'occupation : Compte tenu de l'évolution des méthodes de travail, il était important pour Brown Bag Films de mesurer l'utilisation des espaces et, en fin de compte, le nombre de fois que les personnes choisissaient de se rendre au bureau.
La solution : gérer le changement avec Skedda
Le siège social de Brown Bag Films à Dublin a choisi Skedda en raison de sa facilité d'utilisation et de la simplicité avec laquelle il était possible d'ajuster les paramètres de Skedda en fonction du cas d'utilisation unique du studio. Plusieurs caractéristiques clés ont permis à Brown Bag Films de conclure un contrat.
1. Tags d'utilisateur
Les tags utilisateur de Skedda permettent à Brown Bag Films de tenir compte de ses différents types d'employés et des différents équipements qu'ils doivent utiliser. Comme il s'agit d'un studio d'animation, ils ont des employés dont les exigences de travail varient, qu'il s'agisse de deux écrans standard équipés d'un clavier et d'une souris ou d'une table à dessin avec un bloc-notes A4 avec un écran aux couleurs calibrées.
« Dans chaque emplacement physique du studio, il existe différents types de rôles. Il y aura donc différents équipements liés à ce rôle, et les étiquettes que nous avons attribuées à chaque utilisateur déterminent sa capacité à y réserver », explique Murtagh, ajoutant : « Cela ne sert à rien qu'un artiste 2D réserve un bureau où je suis assis, car il ne disposera pas de l'équipement dont il a besoin ».
Brown Bag Films utilise plus de 20 tags utilisateur différents pour identifier les besoins en matière de bureau d'un utilisateur donné. Par exemple, seuls les utilisateurs possédant le tag « Post » peuvent réserver des bureaux équipés de matériel de montage de post-production ; et seuls les utilisateurs portant le tag « Finance » peuvent réserver des bureaux dans une salle privée qui permet à l'équipe de discuter de sujets sensibles. Ce système permet aux membres de l'équipe de démarrer rapidement, avec tout l'équipement dont ils ont besoin, où qu'ils choisissent de travailler, ce qui augmente les niveaux de productivité.
« Je ne pourrais pas vivre sans tags d'utilisateur », explique Murtagh.
2. Facilité d'utilisation
L'interface facile à utiliser de Skedda a joué un rôle clé pour Brown Bag Films.
« Quelqu'un peut réserver un bureau en quatre ou cinq clics. Il faut 30 secondes pour réserver un bureau », explique Murtagh.
La simplicité du système a permis aux gens d'adopter très facilement cette nouvelle méthode de travail. En raison de ses taux d'utilisation élevés, Skedda est devenu l'outil préféré des managers pour savoir quand leur équipe est en studio ou travaille à domicile, ce qui facilite la planification de la collaboration et des rencontres en personne.
3. Perspectives
Le panel d'informations de Skedda permet à Brown Bag Films d'examiner la manière dont son espace est utilisé et quels espaces sont les plus populaires auprès de son personnel. Les réservations Skedda leur permettent également de vérifier que les employés respectent la politique de retour au bureau définie.
Le résultat
En utilisant Skedda, Brown Bag Films a également identifié des opportunités de réduction de la taille de ses bureaux.
« Nous utilisions Skedda depuis un certain temps et nous nous sommes rendu compte, grâce aux données de réservation, que nous pouvions condenser une partie de notre espace », explique Murtagh, ajoutant que « cela n'aurait probablement pas été possible sans Skedda ».
Brown Bag Films a réduit ses dépenses immobilières grâce à ces informations.
En outre, Skedda a contribué à renforcer la collaboration en personne chez Brown Bag Films. Les équipes changent fréquemment au fur et à mesure que les membres de l'équipe passent d'une production à l'autre. « Un animateur peut rejoindre l'équipe pour un film ou une série, mais passer à autre chose une fois la production terminée », explique Murtagh. Par conséquent, les membres de l'équipe se rencontrent constamment.
« Nous avons découvert que le fait d'avoir des photos de personnes sur la carte facilite réellement l'intégration des personnes dans le studio, car vous pouvez rapidement voir à quoi ressemble une personne et savoir où elle est assise, ce qui incite souvent les gens à se rendre sur place et à discuter en personne », explique Murtagh.
En fin de compte, l'équipe constate que Skedda a contribué à renforcer la collaboration chez Brown Bag Films. « Cela permet aux membres du personnel de voir qui est au bureau, afin qu'ils puissent y aller le jour même et collaborer en personne », explique Murtagh.
