Skedda aide une agence internationale à gérer ses bureaux et ses espaces de stationnement, ainsi que l'expérience des visiteurs

Trop de monde, pas assez de bureaux

De retour au bureau en 2022, Actum Digital s'est retrouvé dans une situation bien trop familière à de nombreux lieux de travail hybrides. À mesure que le nombre d'employés augmentait, il y avait parfois plus de personnes au bureau que de chaises pour s'asseoir.

« Nous étions devenus légèrement plus grands qu'avant, il est devenu très compliqué de s'asseoir », explique Jan Opletal, spécialiste de la sécurité et de la qualité chez Actum

Si le savoir-faire d'Actum en matière de transformation numérique est presque illimité, ses ressources partagées (bureaux et places de parking) ne l'étaient pas. Il est devenu évident qu'ils avaient besoin d'un système facile à utiliser qui leur permettrait de réserver des bureaux et des places de stationnement partagés.

Actum est une organisation complexe composée de plusieurs unités commerciales qui comptent à la fois des membres de l'équipe entièrement en présentiel et des membres hybrides. Ils avaient besoin d'un système de réservation de bureaux et de places de parking qui leur a permis de cartographier la complexité de leur structure organisationnelle sans compromettre la facilité d'utilisation. Ils avaient également besoin d'un logiciel rapide à déployer et facile à adopter pour les employés.

De plus, le besoin d'une solution simple pour gérer les visiteurs

Le retour au travail en présentiel a fait resurgir une autre complexité : les rencontres en personne avec les clients. Alors que les réunions en personne se multipliaient, le personnel d'accueil d'Actum a été submergé par le bouche-à-oreille. Le système était sujet à l'erreur humaine et détournait les chefs de bureau de leurs autres tâches. Actum avait besoin d'une solution simple pour gérer ses visiteurs. Quelque chose qui pourrait informer leurs installations et l'équipe de réception de l'arrivée des clients pour s'assurer que les invités avaient une expérience fluide à partir du moment où ils sont entrés dans le parking.

La solution : la fin des chaises musicales

En mai 2023, la plus grande division d'Actum avait atteint un point d'inflexion. L'entreprise avait un ratio de bureaux par rapport aux employés de 5 pour 8, organisait des réunions hebdomadaires avec les clients sur place et devait résoudre ses problèmes d'espace de bureau le plus rapidement possible. Ils ont trouvé et choisi Skedda pour plusieurs raisons principales :

1. Interface facile à utiliser

L'interface simple de Skedda a joué un rôle clé dans les décisions.

 »Skedda est très intuitif et facile à utiliser. Les paramètres d'administration sont également faciles à comprendre et à apprendre », explique Opletal.

Les employés pouvaient être facilement intégrés, et Actum a constaté qu'il n'avait pas besoin d'instructions complexes pour comprendre comment commencer à réserver leurs espaces.

« Il était très intuitif pour les employés de localiser leur siège sur la carte, et les réservations leur ont permis de savoir où ils allaient s'asseoir avant d'entrer au bureau, ce qui a amélioré leur journée de travail », explique Opletal.

De plus, Opletal et Actum ont estimé que Skedda était facile à utiliser d'un point de vue administratif. « J'aime beaucoup le fait que nous puissions effectuer en libre-service la plupart des ajustements que nous devons effectuer, plutôt que d'avoir à contacter Skedda pour changer les choses à notre place », a-t-il fait remarquer.

2. Informations sur l'utilisation (bureaux et parkings)

Avec Skedda, Actum peut surveiller l'utilisation de ses bureaux et de ses places de parking. Cela a été utile pour les responsables de différentes unités commerciales pour voir comment l'utilisation de leurs bureaux se compare à tous les niveaux. « C'est agréable de voir comment certains espaces sont attribués, en particulier pour le stationnement, car nous avons beaucoup d'employés et peu de places », explique Opletal.

‍3. Possibilité d'avoir à la fois des bureaux partagés et des bureaux permanents

Bien que de nombreux espaces d'Actum soient partagés, il était important pour l'équipe de pouvoir disposer d'un combinaison de missions permanentes et partagées. Skedda leur permet de signaler les affectations de bureau permanentes dans l'application.

« Pour les personnes qui ont des sièges permanents, il était facile de configurer une réservation récurrente. Il a été utile pour les autres employés de voir où s'asseyaient les responsables et les autres membres de l'équipe disposant de bureaux permanents », a fait remarquer Opletal

4. Gestion des visiteurs

Un an après avoir géré son espace de travail avec Skedda, Actum a décidé d'ajouter le Gestion des visiteurs produit.

« Nous voulions mettre en place des processus qui nous aideraient à identifier les personnes présentes dans nos locaux. La gestion des visiteurs de Skedda fonctionne plutôt bien. C'est formidable de pouvoir envoyer des invitations aux clients, leur expliquer où ils doivent se rendre et quand, et réserver des places, le tout dans le même système », a déclaré Opletal

Le système de gestion des visiteurs de Skedda permet à Actum de savoir qui se trouve dans le bâtiment à tout moment, ce qui contribue à la sûreté et à la sécurité. Cela crée également une expérience agréable pour les clients qui sont désormais facilement admis dans le bâtiment et savent exactement où aller. « Notre propriétaire gère l'accès au bâtiment, et la gestion des visiteurs de Skedda nous permet de partager facilement une exportation de tous les clients entrant dans le bâtiment », explique Opletal.

Le résultat : rétablir l'ordre dans le bâtiment

Actum Digital partage ses places de parking avec d'autres locataires de l'immeuble. Souvent, les employés se rendaient au bureau en voiture sans savoir s'ils trouveraient ou non une place pour garer leur voiture.

« Les gens venaient, ne trouvaient pas de place de parking et, pressés, se garaient sur une place qui n'était pas attribuée à Actum », explique Opletal

Grâce à Skedda, les employés peuvent vérifier la disponibilité et réserver une place avant de se rendre au bureau, ce qui a permis de réduire les cas d'infractions de stationnement avec leur propriétaire.

Skedda Visitor Management aide également son propriétaire à connaître le nombre de places de parking dont l'équipe aura besoin, simplifiant ainsi la relation locateur-propriétaire. Opletal explique les avantages inattendus du passage à Skedda et de l'ajout de la gestion des visiteurs :

« En plus de faciliter les réservations aux guichets, Skedda a également rétabli l'ordre dans notre situation de stationnement. »