Regardez l'enregistrement du webinaire :
Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
Créez le « Hangout » parfait avec Skedda
Lorsque la pandémie de COVID-19 a contraint tous ses employés à rentrer chez eux, Autovista Group, le principal fournisseur de données, d'analyses et d'informations sur le secteur de l'automobile en Europe et en Australie, a dû repenser sa relation avec ses espaces de travail. À l'instar de nombreuses entreprises employant des travailleurs du savoir, Autovista s'est posé la question suivante : quelle est la valeur du travail en présentiel ?
« En raison du type de travail effectué par nos employés, nous n'avions pas besoin d'un espace traditionnel, mais certaines réunions exigeaient tout de même la confidentialité et un travail collaboratif nécessitant des espaces de rassemblement en personne. » - Vita Minas, responsable du développement des fournisseurs chez Autovista
La solution a consisté à transformer les bureaux d'Autovista en « Hangouts », des espaces où les équipes pouvaient se réunir pour des réunions en personne ou se rencontrer pour de courtes périodes de travail collaboratif. Minas a expliqué que la journée de 8 heures au bureau appartenait au passé ; l'avenir était plutôt un modèle où le temps passé en personne était hautement intentionnel et dépendait du travail spécifique et des besoins des employés.
Autovista a découvert Skedda alors qu'elle mettait en œuvre son nouveau modèle d'espace de travail « Hangout ». Ils avaient besoin d'un logiciel de gestion de l'environnement de travail qui pouvait être personnalisé pour répondre à leurs besoins uniques. Un « Hangout » se distinguait d'un espace de bureau traditionnel pour les raisons suivantes :
- Assistance : Le support technique ne serait pas disponible tous les jours.
- Délais : La réduction du nombre d'espaces et de salles de réunion signifiait que les employés ne devaient pas passer plus de quatre heures consécutives dans un même espace Hangout.
- Besoins d'occupation : Contrairement à un bureau, un espace Hangout pouvait rester vide pendant des jours, de sorte que les responsables de bureau n'étaient pas nécessaires au quotidien.
- L'adoption : Ils auraient besoin de données d'occupation claires pour savoir si le Hangout était utilisé. Il était important de disposer d'un système intégré à leur SSO, doté de plans d'étage interactifs et facile à utiliser.
Compte tenu de ces différences, Autovista avait besoin d'un système lui permettant d'organiser les autorisations, de définir les heures et les règles de réservation, de créer des notifications automatiques par e-mail et de mesurer le taux d'occupation. Entrez, Skedda !
Une solution simple et personnalisable
Le système de réservation d'espaces entièrement personnalisable de Skedda offre aux employés d'Autovista une solution simple qui répond aux besoins uniques du nouveau modèle Hangout.
Champs personnalisés : Grâce aux champs personnalisés, les administrateurs peuvent ajouter des champs de saisie uniques à leurs formulaires de réservation, ce qui leur permet de saisir les informations nécessaires sur certaines réservations. Les utilisateurs peuvent demander une assistance technique ou un déjeuner avec traiteur pour s'assurer que les réunions en personne se déroulent sans heurts et que les équipes disposent de tout ce dont elles ont besoin pour réussir.
Conditions de réservation et étiquettes: Les responsables de bureau d'Autovista peuvent définir des règles dans Skedda pour limiter les réservations des utilisateurs à quatre heures. Les conditions de réservation de Skedda garantissent que les utilisateurs ne peuvent réserver que des espaces et des heures dont l'utilisation est approuvée. Les conditions sont automatisées et leur permettent d'économiser des heures de travail administratif par jour.
En outre, Autovista utilise des balises utilisateur pour organiser les autorisations supplémentaires entre les équipes. Un tag utilisateur est une étiquette qui peut être attachée à un utilisateur individuel ou à un groupe d'utilisateurs. Une fois qu'un utilisateur possède des tags, son expérience Skedda sera dictée par les règles et politiques que son administrateur a spécifiées pour ce tag. Par exemple, Autovista utilise des balises pour désigner les personnes autorisées à réserver la totalité de l'espace dans chaque bureau.
Les règles de partage de Skedda Space leur permettent également de fermer le Hangout les jours où personne n'entre au bureau. Une règle de partage d'espace vous permet de créer des règles pour les espaces qui se chevauchent ou sont en conflit, de sorte qu'un espace ne peut pas être réservé si l'autre l'est (et vice-versa). Autovista a désigné des espaces qui, lorsqu'ils sont réservés par un administrateur, rendront le reste de l'espace de bureau impossible à réserver, ce qui leur permettra de fermer les bureaux si nécessaire en un simple clic.
Panel Insights : De plus, le panel d'informations de Skedda donne à l'équipe un aperçu d'analyses robustes qui lui permettent de déterminer comment son espace est utilisé. La valeur du panel d'informations les a incités à étendre Skedda à d'autres bureaux. La fonctionnalité Insights est une solution d'analyse et de reporting riche, convaincante et rapide conçue pour responsabiliser les décideurs d'une organisation.
Plans d'étage et SSO : Les plans d'étage interactifs donnent aux utilisateurs une vision précise de l'aménagement des bureaux et leur permettent de voir qui d'autre membre de leur équipe utilise l'espace au cours d'une journée donnée. Autovista utilise le SSO pour s'assurer que Skedda s'intègre parfaitement aux systèmes de travail existants de ses employés, en leur permettant d'accéder à leur espace de travail avec le même identifiant que celui utilisé sur leur espace de travail.
Résultats
Gestion de l'empreinte carbone du lieu de travail
Skedda a fait preuve d'une telle précision qu'Autovista a mis en place une règle selon laquelle un minimum de quatre personnes devaient être réservées dans un espace pour pouvoir ouvrir le bureau ce jour-là. Minas et les autres responsables de Hangout vérifient les réservations de Skedda tous les soirs et bloquent les possibilités de réservation pour le lendemain si moins de quatre personnes ont réservé l'espace, afin d'éviter aux responsables de se rendre au bureau lorsque quelqu'un effectue une réservation de dernière minute.
« Notre entreprise est conforme aux critères ESG et nous essayons d'être aussi écologiques que possible. Ainsi, si une seule personne décide de venir et que l'un de nous doit être présent pour cette réservation... ce n'est pas efficace, ni sur le plan environnemental ni sur le plan environnemental. » - Vita Minas, responsable du développement des fournisseurs chez Autovista
Avec Skedda, Autovista peut réduire son empreinte carbone en diminuant les déplacements inutiles et en gérant la consommation d'énergie sur son lieu de travail en ouvrant les bureaux en fonction de la demande des employés.
Interface facile à utiliser pour faciliter l'intégration des utilisateurs
Skedda fournit une interface simple que tous les employés d'Autovista peuvent utiliser avec peu ou pas de formation.
« Nous avons annoncé la mise en place de ce nouveau système de réservation et, avant même de publier les instructions (nous n'avions que le lien sur notre intranet), j'ai commencé à recevoir des notifications m'informant que des personnes effectuaient des réservations. Ils n'avaient pas besoin d'instructions. Il était très facile de monter à bord, de se connecter via le SSO et de commencer à réserver. » - Vita Minas, responsable du développement des fournisseurs chez Autovista
Autovista a constaté un tel taux d'adoption de Skedda qu'elle utilise désormais les réservations pour déterminer les dates d'ouverture ou de fermeture des bureaux. Après avoir lancé Skedda pour la première fois dans son bureau de Londres et constaté les résultats, Autovista a étendu son utilisation de Skedda dans ses bureaux de Bratislava, Francfort, Madrid et Vienne.
« Je ne peux pas imaginer comment nous gérerions notre espace sans un système comme Skedda. »
