Comment BU maximise l'espace du campus : retour sur les installations universitaires

Au cours de cette année Conférence sur les installations universitaires Tradeline à Boston, un thème récurrent a été repris au fil des sessions : Comment les universités peuvent-elles utiliser davantage les locaux dont elles disposent déjà ? Qu'il s'agisse de l'efficacité du capital ou de mesures d'utilisation dictées par les politiques, les établissements d'enseignement supérieur sont confrontés à une pression croissante pour moderniser leurs espaces physiques sans en construire de nouveaux.

Notre équipe de Skedda était fière de monter sur scène aux côtés de Becky DiMattia, directrice associée de l'administration et des opérations du système au bureau du registraire de la Questrom School of Business de l'université de Boston. Au cours de notre session, »Optimisation de l'efficacité de l'espace : le parcours de BU vers des bureaux partagés et une planification fluide des salles», nous avons expliqué comment la Questrom School of Business a transformé son approche de l'espace, passant de systèmes manuels obsolètes à un modèle autonome et flexible piloté par Skedda.

De la « lampe de poche dans une grotte » à la visibilité totale

Becky a ouvert la session en brossant un tableau clair avant et après. Avant 2018, l'infrastructure de planification de Questrom était fragmentée. Un système maladroit gérait les espaces « spéciaux », tels que les salons, les salles de conférence et les salles d'événements, par le biais d'un administrateur unique. La réservation d'une chambre impliquait parfois des appels téléphoniques, de la confusion et des conflits de calendrier. Pour les salles de classe, l'école s'appuie sur 25Live, mais le processus de réservation dans son ensemble prenait beaucoup de temps et était très manuel.

Puis, leur responsable de l'événement a démissionné. L'écart que cela a laissé n'était pas simplement un problème de ressources humaines, c'était un catalyseur. Comme l'a dit Becky, « le service informatique m'a suggéré une mosaïque de calendriers Outlook, et j'ai paniqué en pleine nuit pour trouver une meilleure solution ». C'est alors qu'elle a trouvé Skedda.

« Et si nous laissions les professeurs réserver leur propre bureau ? »

L'un des plus grands tournants s'est produit l'été dernier. Le nombre de professeurs augmentait, mais Questrom ne comptait que 170 bureaux de faculté pour 240 professeurs. Le processus traditionnel d'attribution des bureaux devenait un cauchemar logistique. C'est alors qu'une idée a germé : Et si nous laissions les professeurs auxiliaires et les assistants techniques réserver leurs propres bureaux ?

En tirant parti de la plateforme en libre-service de Skedda et des contrôles d'accès basés sur des balises, l'équipe de Becky a lancé un nouveau système en quelques jours, et non en quelques semaines. Par la suite, ils l'ont élargi pour inclure les assistants d'enseignement. Les professeurs et les assistants techniques ont reçu des liens d'accès sécurisés adaptés à leurs autorisations et à leurs espaces spécifiques. Le résultat ? Une transition fluide vers l'hôtellerie de bureaux, où les utilisateurs pouvaient réserver indépendamment l'espace dont ils ont besoin, quand ils en avaient besoin.

Les commentaires ? Extrêmement positif. « C'était juste : « Merci ! » Becky s'est souvenue. « Ils ont cliqué sur le lien et ont réservé leur place. C'était ça. »

Construire dedans, ne pas construire

La transformation de Questrom témoigne d'un mouvement plus large dans l'enseignement supérieur : rénover et innover, plutôt que de construire. La modernisation de l'espace ne consiste pas à ajouter de la superficie, mais à rendre les espaces existants plus intelligents.

Cette nouvelle approche a permis à Questrom de :

• Augmenter l'efficacité du capital en repensant l'utilisation des bureaux au lieu de construire de nouveaux espaces.
• Habiliter les utilisateurs en toute autonomie, en éliminant les blocages administratifs et en améliorant la satisfaction et la communication.
• Prenez des décisions fondées sur les données en mettant au jour les espaces sous-utilisés et en révélant les modèles d'utilisation des surfaces, en supprimant la perception d'un espace surattribué et en remplaçant les hypothèses par des informations claires sur la manière dont les espaces du campus sont réellement utilisés.
• Garantir la conformité aux politiques grâce à un contrôle d'accès sélectif (par exemple, en réservant des espaces pour des examens de rattrapage ou des logements ADA).
• Favoriser la transparence autour de la disponibilité et de l'utilisation de l'espace, en aidant les utilisateurs à s'adapter aux contraintes en temps réel.

« Les thèmes que j'ai continué à entendre portaient sur l'importance de rendre les bâtiments existants plus attrayants pour les professeurs et le personnel, en optimisant l'expérience, en favorisant la transparence et en renforçant la connectivité », a déclaré Jenny Moebius, co-présentatrice et vice-présidente principale de Skedda. « Votre logiciel devrait suivre cet exemple ! Je suis tellement heureuse que Skedda ait pu offrir ces avantages à BU. »

Un changement culturel autour de l'espace

Comme l'explique Becky, « nous avons dû abandonner l'idée selon laquelle seuls les administrateurs pouvaient gérer l'espace de manière responsable. » Avec la bonne technologie, elle a découvert que le fait de donner plus d'indépendance au corps professoral et aux assistants techniques ne provoquait pas le chaos, mais créait de la clarté. Les professeurs ont ajusté leurs horaires en fonction de ce qui était réellement disponible, et les administrateurs ont passé moins de temps à coordonner les demandes.

L'un des outils clés de cette réussite ? Skedda liens d'accès spécifiques aux balises, qui permet à l'équipe Questrom de partager ses privilèges de réservation en toute sécurité sans microgérer les autorisations.

Conseils aux dirigeants de l'enseignement supérieur

Becky a quitté le public avec un message clair : N'ayez pas peur de décentraliser. Les outils de gestion de l'espace actuels offrent un contrôle, une visibilité et une flexibilité granulaires. Il est possible de donner aux professeurs et au personnel ce dont ils ont besoin sans perdre la supervision.

Pour les institutions confrontées à des contraintes d'espace, à des pédagogies en évolution et à l'essor du travail hybride, le parcours de Questrom propose une feuille de route convaincante : concevez des systèmes plus intelligents, faites confiance à votre communauté et concentrez-vous sur le développement dans, pas dehors.

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