Cómo la BU maximiza el espacio del campus: una mirada retrospectiva a las instalaciones universitarias

En el de este año Conferencia sobre instalaciones universitarias de Tradeline en Boston, un tema recurrente resonó en todas las sesiones: ¿Cómo pueden las universidades hacer más con el espacio que ya tienen? Desde la eficiencia del capital hasta las métricas de utilización impulsadas por políticas, las instituciones de educación superior se enfrentan a una presión creciente para modernizar sus espacios físicos sin construir otros nuevos.

Nuestro equipo de Skedda tuvo el orgullo de subir al escenario junto a Becky DiMattia, directora asociada de Administración y Operaciones del Sistema en la Oficina de Registro de la Escuela de Negocios Questrom de la Universidad de Boston. En nuestra sesión,»Maximizar la eficiencia del espacio: el camino de BU hacia oficinas compartidas y una programación de habitaciones sin problemas», explicamos cómo la Escuela de Negocios Questrom transformó su enfoque del espacio, pasando de sistemas manuales anticuados a un modelo flexible y autónomo impulsado por Skedda.

De «linterna en una cueva» a visibilidad total

Becky abrió la sesión pintando una imagen clara de antes y después. Antes de 2018, la infraestructura de programación de Questrom estaba fracturada. Un sistema torpe administraba espacios «especiales», como salas de estar, salas de conferencias y salas de eventos, a través de un solo administrador. Reservar una habitación a veces implicaba llamadas telefónicas, confusión y conflictos de calendario. Para las aulas, la escuela confía en 25Live, pero el proceso de reserva, más amplio, consumía mucho tiempo y era muy manual.

Luego, su gerente de eventos renunció. La brecha que esto dejó no fue solo un problema de recursos humanos, sino un catalizador. En palabras de Becky: «El departamento de TI sugirió un mosaico de calendarios de Outlook, y me entró el pánico buscando en Google en mitad de la noche una solución mejor». Fue entonces cuando encontró a Skedda.

«¿Qué pasa si permitimos que los profesores reserven su propia oficina?»

Uno de los puntos de inflexión más importantes se produjo el verano pasado. El número de profesores crecía, pero Questrom solo tenía 170 oficinas de profesores para 240 profesores. El proceso tradicional de asignación de oficinas se estaba convirtiendo en una pesadilla logística. Entonces surgió una idea: ¿Qué pasa si permitimos que los profesores adjuntos y los profesores auxiliares reserven su propio espacio de oficina?

Aprovechando la plataforma de autoservicio de Skedda y los controles de acceso basados en etiquetas, el equipo de Becky lanzó un nuevo sistema en cuestión de días, no de semanas. Más tarde, lo ampliaron para incluir a los asistentes docentes. Los profesores y profesores auxiliares recibieron enlaces de acceso seguros adaptados a sus permisos y espacios específicos. ¿El resultado? Una transición perfecta a la hotelería de oficinas, donde los usuarios podían reservar de forma independiente el espacio que necesitaran, cuando lo necesitaran.

¿Los comentarios? Abrumadoramente positivo. «Fue simplemente: '¡Gracias!'» Becky recordó. «Hicieron clic en el enlace y reservaron su espacio. Eso era todo».

Construir hacia dentro, no construir hacia fuera

La transformación en Questrom habla de un movimiento más amplio en la educación superior: renovar e innovar, en lugar de construir. La modernización del espacio no consiste en agregar pies cuadrados, sino en hacer que los espacios existentes funcionen de manera más inteligente.

Este nuevo enfoque permitió a Questrom:

• Aumente la eficiencia del capital repensando el uso de la oficina en lugar de construir nuevos espacios.
• Capacite a los usuarios con autonomía, eliminando los cuellos de botella administrativos y aumentando la satisfacción y la comunicación.
• Tome decisiones basadas en datos descubriendo los espacios infrautilizados y destacando los patrones de uso, eliminando la percepción de un espacio sobreasignado y sustituyendo las suposiciones por una visión clara de cómo se utilizan realmente los espacios del campus.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas mediante un control de acceso selectivo (por ejemplo, reservar espacios para exámenes de recuperación o adaptaciones de la ADA).
• Fomentar la transparencia en torno a la disponibilidad y el uso del espacio, lo que ayuda a los usuarios a adaptarse a las restricciones en tiempo real.

«Los temas que seguí escuchando tenían que ver con la importancia de hacer que los edificios existentes fueran más atractivos para los profesores y el personal, optimizando la experiencia, permitiendo la transparencia y aumentando la conectividad», dijo Jenny Moebius, copresentadora y vicepresidenta sénior de Skedda. «¡Su software debería hacer lo mismo! Estoy muy contenta de que Skedda haya podido ofrecer a BU estos beneficios».

Un cambio cultural en torno al espacio

Como explicó Becky: «Tuvimos que dejar de lado la idea de que solo los administradores podían administrar el espacio de manera responsable». Con la tecnología adecuada, descubrió que dar más independencia al profesorado y a los profesores adjuntos no generaba caos, sino que generaba claridad. Los profesores ajustaban sus horarios en función de lo que realmente estaba disponible, y los administradores dedicaban menos tiempo a coordinar las solicitudes.

¿Una de las herramientas clave de esta historia de éxito? ¿La de Skedda enlaces de acceso específicos de etiquetas—que permiten al equipo de Questrom compartir de forma segura los privilegios de reserva sin microgestionar los permisos.

Consejos para líderes de educación superior

Becky se fue de la audiencia con un mensaje claro: No tengas miedo de descentralizar. Las herramientas de administración del espacio actuales ofrecen control granular, visibilidad y flexibilidad. Es posible ofrecer a los profesores y al personal lo que necesitan sin perder la supervisión.

Para las instituciones que se enfrentan a limitaciones de espacio, a la evolución de las pedagogías y al auge del trabajo híbrido, el viaje de Questrom ofrece una hoja de ruta convincente: diseñe sistemas más inteligentes, confíe en su comunidad y concéntrese en construir en, no fuera.

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