Más allá de los mandatos de RTO: diseño de las oficinas que la gente realmente quiere

La oficina está en una encrucijada. Los espacios de trabajo tradicionales llenos de cubículos, luces fluorescentes y rutinas rígidas ya no cumplen con las expectativas de los empleados. Los trabajadores carecen de inspiración, se muestran desconectados y es menos probable que acudan si el entorno les parece obsoleto.

Esta desconexión se ve amplificada por mandatos de regreso a la oficina (RTO) que empujan a las personas a volver a espacios aburridos. En lugar de aumentar la productividad, estos enfoques suelen ser contraproducentes, lo que lleva a la frustración y al desgaste.

Para los administradores de instalaciones, esto representa una oportunidad para transformar espacios anticuados en destinos inspiradores que las personas eligen activamente. La clave está en equilibrar la flexibilidad, la funcionalidad y la hospitalidad.

En la segunda parte de nuestra serie RTO Reality, compartimos estrategias modernas de productividad en el lugar de trabajo, estudios de casos e ideas prácticas que pueden ayudarlo a diseñar las oficinas que la gente realmente desea.

Por qué fallan las estrategias de productividad y qué hacer en su lugar

A pesar de décadas de rediseño de oficinas, la productividad no ha mejorado significativamente desde 2008. Janet Pogue McLaurin, directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler, señala que el ruido, las distracciones y la falta de espacios disponibles siguen siendo las principales barreras.

¿Un dato impactante? Solo el 14% de los empleados dicen que les encanta la experiencia de oficina tradicional. Esto significa que el 86% se muestra indiferente o insatisfecho de forma activa.

Estas fallas apuntan a un problema fundamental: la mayoría de las estrategias tratan la productividad como una característica de diseño más que como una experiencia vivida. Las sillas ergonómicas y los planos de planta abiertos ayudan, pero si los empleados no pueden encontrar un rincón tranquilo, conectar su portátil o reservar una sala de reuniones sin problemas, la productividad se estanca.

Lo que plantea la pregunta: si los enfoques tradicionales fracasan, ¿qué es lo que realmente quieren los empleados de sus entornos de oficina?

Leer más: Pella abre una nueva sede: sin mandatos, solo visibilidad y opciones

Diseñar oficinas que la gente realmente quiere

Los empleados no quieren «solo otra oficina». Quieren espacios que evoquen elección, emoción y comunidad. Y contrariamente a la creencia popular, sus deseos no están divididos por generaciones, sino que están sorprendentemente alineados.

En todos los grupos de edad, la visión de una oficina ideal es sorprendentemente coherente: retiros que llevan el aire libre al interior, centros de negocios que rebosan energía, laboratorios creativos que impulsan la innovación y espacios de estilo residencial que se sienten cómodos y humanos.

Por qué las generaciones vienen a la oficina

La investigación de Gensler muestra que, en todos los grupos de edad, los empleados comparten las cuatro razones principales para venir:

• Para centrarse
• Para colaborar
• Para socializar
• Para aprender

La generación Z puede enfatizar la tutoría y la visibilidad más que otras, pero esos objetivos aún se basan en las necesidades humanas universales: conexión, desarrollo y eficacia.

Traducir las necesidades compartidas en principios de diseño

Los entornos más eficaces ofrecen variedad y adaptabilidad. Esto se debe a que han cambiado cuándo, dónde y cómo trabajan las personas. Los empleados ya no vienen a la oficina cinco días a la semana y se sientan en sus escritorios todo el día.

Gensler descubrió que los lugares de trabajo ahora deben optimizarse para brindar un soporte efectivo los cinco modos de trabajo:

• trabajando solo,
• trabajar con otros en persona,
• trabajar con otros de forma virtual,
• aprendizaje, y
• socializar.

Esto significa diseño de oficinas que equilibran las áreas tranquilas y concentradas con los espacios colaborativos y sociales, al tiempo que garantizan que sean fáciles de reservar y navegar. Sobre la base de esos principios:

• Zonas de enfoque: Espacios silenciosos y sin distracciones para un trabajo profundo. Estos se pueden mejorar con sistemas de reservas claros para que los empleados sepan que realmente tendrán acceso cuando lo necesiten.
• Centros de colaboración: Espacios flexibles y habilitados por la tecnología donde los equipos intercambian ideas y resuelven problemas juntos. Los muebles móviles y las herramientas digitales integradas ayudan tanto a los equipos híbridos como a los presenciales.
• Bienes comunes sociales: Salones, cafeterías e incluso áreas al aire libre para una conexión espontánea: espacios que construyen cultura a través de generaciones. Estas áreas compartidas son esenciales para atraer a las personas a la oficina, no solo para hacerlas retroceder.
• Espacios de aprendizaje: Esquinas de tutoría, salas de capacitación y áreas polivalentes que fomentan el desarrollo de habilidades y el intercambio de conocimientos. Estas se vuelven aún más eficaces cuando se combinan con una programación inteligente que las hace accesibles para los momentos de aprendizaje intergeneracional.

«Solo el 14% adora la experiencia de oficina tradicional. Los empleados anhelan entornos que evoquen emociones y opciones: laboratorios creativos, retiros inspirados en la naturaleza y centros de colaboración». - Janet Pogue McLaurin, directora y directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler

Ejemplos del mundo real que redefinen la oficina

Los mejores ejemplos reconocen que las personas desean experiencias de oficina conectadas con la naturaleza, inspiradoras y experimentales. En la práctica, esto significa que diseños más efectivos siguen centrándose en la adaptabilidad, la variedad y una mentalidad de hospitalidad.

Así es como algunas organizaciones utilizan el diseño para fomentar la productividad y el compromiso:

• Los pueblos culturales de Edelman: Las oficinas están segmentadas en microcomunidades animadas (cabinas telefónicas, salas tipo loft, zonas codificadas por colores) que equilibran la concentración y la colaboración. Todo ello concuerda con el énfasis de Skedda en ofrecer a los empleados opciones y claridad a la hora de trabajar.
• Campus de Bandwidth: Un centro de Raleigh que combina parques infantiles, estanques y espacios de bienestar. Es menos un «parque corporativo» y más un «centro comunitario». Esto refleja el argumento de Skedda de que las oficinas triunfan cuando se sienten como destinos, ya que ofrecen a los empleados algo que no pueden encontrar en casa.
• Sede de Marriott: Diseñado como un hotel, con cafeterías, guarderías y centros de bienestar, creando un destino, no solo un escritorio. Esto encarna el principio híbrido de que la oficina debe atraer a las personas ofreciéndoles hospitalidad, en lugar de exigirles que regresen.

En conjunto, estos diseños de oficinas subrayan que la productividad y el compromiso no provienen de los pies cuadrados. Surgen de elecciones de diseño bien pensadas que fomentan la concentración, la colaboración y el sentido de pertenencia.

Los líderes del lugar de trabajo y los gerentes de las instalaciones deben diseñar primero para satisfacer las necesidades universales y luego agregar flexibilidad para lograr matices. La oficina no es un campo de batalla de estereotipos; es una plataforma compartida en la que todos pueden prosperar. Sin embargo, un diseño cuidadoso por sí solo no es suficiente; la forma en que administramos estos entornos es igual de importante.

Adopción de una mentalidad hotelera en el diseño del lugar de trabajo

Se está produciendo un cambio importante: tratar a los empleados como clientes valiosos y no como centros de costos. Jessica Kane, directora sénior de experiencia laboral de Cushman & Wakefield, lo expresa mejor: «Tratamos al talento como clientes, no como gastos».

Aquí es donde la mentalidad de hospitalidad en el diseño del lugar de trabajo se hace tangible. Un lugar de trabajo debe ser hermoso y funcional a la vez: sillas ergonómicas que soporten largas horas, tomas de corriente donde las personas las necesitan y diseños que fomenten la fluidez. No se trata de extras estéticos; son aspectos básicos del cuidado.

En ella conversación sobre por qué los líderes de las instalaciones necesitan formación hotelera, Kane explica que los profesionales de las instalaciones pueden aprender mucho de la formación en servicio al cliente y hostelería. Los principios del servicio de atención al cliente que hacen que la experiencia del huésped de un hotel sea excelente:anticipación, capacidad de respuesta y atención a los detalles—traducir directamente en el diseño del lugar de trabajo.

Esta mentalidad de hospitalidad se basa en tres C:

• Comunicación: Señales claras sobre la disponibilidad y la usabilidad del espacio.
• Comodidad: Asientos ergonómicos, puntos de venta de fácil acceso y herramientas de reserva perfectas.
• Elección: Una variedad de espacios que fomentan el trabajo profundo, la colaboración o la relajación.

La formación en hostelería alienta a los equipos a pasar de la resolución reactiva de problemas a la atención proactiva. Por ejemplo, anticipar la necesidad de un empleado de una estación de trabajo funcional antes de que se sienta frustrado refleja la forma en que los grandes hoteles anticipan las necesidades de los huéspedes antes de que surjan quejas.

¿Qué pueden aprender los lugares de trabajo del concepto «Plussing It» de Disney?

Walt Disney acuñó la idea de «superarlo», siempre buscando formas de añadir pequeños toques de deleite. La administración de las instalaciones ha adoptado el mismo espíritu. Ajustar un termostato, ajustar la distribución de los asientos o facilitar el proceso de registro puede parecer algo insignificante, pero en conjunto crean un sentido de pertenencia y tranquilidad.
El concepto de Disney Plus en el lugar de trabajo se basa en la coherencia y la mejora continua. Como enfatiza Kane, los líderes de las instalaciones no solo solucionan los problemas, sino que mejoran las experiencias de manera que los empleados tal vez no se den cuenta de ello, sino que también las sientan profundamente. La diferencia entre una silla y vuestro la silla es sutil, pero es la diferencia entre presentarse y quedarse en casa.

Diseño de lugares de trabajo que las personas eligen activamente

Demasiadas organizaciones siguen tratando la asistencia a la oficina como un mandato, lo que corre el riesgo de perder el compromiso cuando el entorno no aporta valor. Si los empleados perciben que la oficina es aburrida o incómoda, no invertirán su energía en ella, lo que hará que pierdan oportunidades de colaboración, cultura e innovación.

El compromiso de los empleados prospera cuando los lugares de trabajo se diseñan teniendo en cuenta las opciones, la comodidad y la claridad. Lo que atrae a las personas no es la obligación sino la inspiración. Los líderes de las instalaciones que aplican los principios de hospitalidad y un diseño flexible pueden crear destinos que las personas elijan activamente. El impacto va más allá de la estética.

Cuando los empleados sienten que su lugar de trabajo anticipa sus necesidades y apoya su mejor trabajo, la productividad y el compromiso aumentan. La cultura se fortalece y la retención mejora. Y a medida que la gestión de las instalaciones evoluciona después de la pandemia, queda claro que el diseño impulsado por la empatía moldeará el futuro del trabajo.

Reserve hoy mismo una demostración con un experto en el lugar de trabajo y descubre cómo Skedda puede ayudarte a crear oficinas que los empleados elijan, no que se resistan.

La gestión de las instalaciones realmente brilla al extender esta mentalidad de hospitalidad más allá del diseño y aplicarla a las operaciones diarias. En la siguiente parte de nuestra serie RTO Reality, analizamos el nuevo papel de la administración de instalaciones como nueva defensora de la experiencia de los empleados. Lea la parte 3: La nueva función de la administración de instalaciones: apoyar la experiencia de los empleados.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son las estrategias eficaces de productividad en el lugar de trabajo?

Las estrategias eficaces de productividad en el lugar de trabajo se centran en diseñar oficinas que reduzcan las distracciones, ofrezcan centros de colaboración flexibles y proporcionen acceso a zonas de concentración silenciosas. Las estrategias modernas también integran tecnologías como los sistemas de reserva de habitaciones sin interrupciones y el seguimiento de la ocupación para garantizar que los espacios se utilicen de manera eficiente.

¿Por qué suelen fallar los mandatos de regreso a la oficina (RTO)?

Los mandatos de RTO a menudo fracasan porque se centran en la política más que en la experiencia. Los empleados regresan cuando las oficinas se sienten inspiradoras, conectadas con la naturaleza y diseñadas para la colaboración y el aprendizaje. Los mandatos sin mejoras de diseño significativas corren el riesgo de perder el compromiso y la rotación.

¿Cómo afectan las diferencias generacionales al diseño de la oficina?

Aunque a menudo se exageran, las preferencias generacionales resaltan diferentes énfasis. La generación Z puede valorar la tutoría y la visibilidad, pero las investigaciones muestran que todas las generaciones comparten las mismas razones principales para venir a la oficina: concentrarse, colaborar, socializar y aprender. Los diseños de oficinas deben satisfacer primero estas necesidades universales.

¿Cuál es la mentalidad de hospitalidad en el diseño del lugar de trabajo?

La mentalidad de hospitalidad significa tratar a los empleados como clientes valiosos. Inspirada en líderes como Jessica Kane, hace hincapié en la comunicación, la conveniencia y la elección. También se inspira en el concepto de Walt Disney de «superarlo», es decir, mejorar continuamente la experiencia en el lugar de trabajo.

¿Cómo se están adaptando los administradores de las instalaciones después de la pandemia?

Los administradores de instalaciones están pasando de ser custodios de espacios a arquitectos experimentados. Utilizan herramientas basadas en datos, principios de hospitalidad y estrategias de espacio flexible para crear lugares de trabajo que los empleados elijan activamente. Esto incluye la integración del software de reservas, los registros mediante QR y los atributos del espacio.

¿Puede compartir ejemplos de diseño de oficina moderno para la productividad?

Sí. Los pueblos culturales de Edelman, el campus centrado en la comunidad de Bandwidth y la sede central de Marriott, inspirada en la hospitalidad, son ejemplos destacados. Cada uno muestra cómo un diseño adaptable que prioriza al ser humano puede transformar las oficinas en destinos.