Guide hôtelier : politique, mise en œuvre et retour sur investissement 2025

L'espace sous-utilisé et la fréquentation inégale des bureaux font que les sièges attribués traditionnels sont difficiles à justifier en 2025.

Ce guide explique l'hôtellerie (également orthographiée « hôtellerie »). Il le compare au hot desking et à une adresse gratuite, et vous propose une politique pratique, un plan de déploiement, des indicateurs de performance clés et une liste de contrôle des outils pour bien faire les choses.

Qu'est-ce que l'hôtellerie ? (également orthographié « hotelling » au Royaume-Uni)

L'assiduité hybride a fait de « qui siège où » un problème dans les opérations quotidiennes. La plupart des bureaux hybrides enregistrent un taux d'occupation moyen de 45 à 65 % avec des pics du mardi au jeudi. Cette section définit l'hôtellerie de bureaux et les mécanismes qui en assurent le bon fonctionnement.

L'hôtellerie (hôtellerie de bureau/bureau ; « hôtellerie » au Royaume-Uni) est un modèle de lieu de travail basé sur les réservations dans lequel les employés réservent un bureau ou un espace à l'avance, un peu comme une chambre d'hôtel, à l'aide d'un système de réservation avec des règles d'enregistrement et de départ. Contrairement au hot desking, l'hébergement est planifié, traçable et régi par des politiques.

L'hôtellerie repose sur trois piliers : les réservations, l'enregistrement et des règles d'accès équitables. Les employés voient la disponibilité en temps réel, réservent à l'avance et confirment l'occupation à l'arrivée via une application, un code QR, une borne ou un capteur. Les équipes chargées des installations obtiennent des signaux de demande prévisibles pour le nettoyage, les services et la planification des capacités.

Vous verrez également les termes adjacents :

• Nombre de places assises gratuit : Aucun siège n'est attribué, parfois avec des règles d'éclairage.
• Bureau avec accès à un bureau : Premier arrivé, premier servi sans réservation.
• Travail basé sur les activités (ABW) : Regroupe les types d'espaces par activités et utilise souvent l'hébergement comme couche de réservation.

Utilisez la combinaison de modèles qui correspond aux habitudes de travail de vos équipes. Dans la pratique, l'hôtellerie vous permet de gérer en toute confiance des ratios de sièges différents de 1 pour 1 (par exemple, 0,7 siège par employé éligible) tout en améliorant l'utilisation de l'espace et le choix des employés. La suite de ce guide montre quand utiliser l'hôtellerie, comment la gérer et comment mesurer le retour sur investissement.

Hébergement contre hot desking, adresse gratuite ou sièges attribués

Le choix du bon modèle de siège influe sur les coûts, la productivité et l'expérience des employés. Cette comparaison clarifie le fonctionnement de chaque approche afin que vous puissiez l'adapter à votre calendrier et à votre culture hybrides.

Sièges assignés donne à chacun un bureau permanent. Cela maximise la prévisibilité mais entraîne souvent une faible utilisation au sein des équipes hybrides.

Hot desking supprime les attributions et utilise l'accès selon le principe du premier arrivé, premier servi. C'est simple, mais cela peut sembler chaotique et inéquitable aux heures de pointe. L'adresse gratuite est similaire mais comporte généralement des normes souples pour les quartiers ou les zones.

L'hôtellerie est un système de réservation qui superpose la gouvernance à l'attribution de sièges non attribués. Il permet de :

• Planification (réservez mardi prochain auprès de votre équipe).
• ABW (réservez une salle de discussion le matin et un banc de collaboration après le déjeuner).
• Données d'utilisation pour une meilleure planification de l'espace.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises et moyennes entreprises font de l'hôtellerie l'épine dorsale de leur politique en matière de lieu de travail hybride.

Quand utiliser chaque approche (cas d'utilisation et scénarios d'équipe)

• Places attribuées : Travail hautement réglementé avec des postes fixes, des équipements dédiés ou une confidentialité élevée ; les équipes sont sur place 4 à 5 jours par semaine.
• Bureau avec accès à un bureau : Petits bureaux ou startups avec une fréquentation fluide et un faible pic de congestion ; salles de projet temporaires.
• Adresse gratuite : Des environnements créatifs et de R&D qui valorisent le travail d'équipe et le mouvement spontanés, mais qui peuvent tolérer une certaine incertitude.
• Hôtellerie : Les équipes hybrides ayant des rythmes prévisibles (par exemple, les pics du mardi au jeudi), ont besoin d'un accès équitable et souhaitent gérer un ratio de sièges inférieur (généralement de 0,6 à 0,8).
• Modèle mixte : Associez l'hébergement pour les zones de concentration et d'équipe à des salons d'adressage gratuits et des sièges réservés aux rôles exceptionnels (laboratoire, commerce, réception).

Conseil de décision : L'hôtellerie a tendance à surpasser les places attribuées lorsque la fréquentation quotidienne moyenne est inférieure à 75 % et que vous pouvez viser un ratio de sièges compris entre 0,6 et 0,8 tout en maintenant les absences en dessous de 10 %.

Est-ce que l'hôtellerie fonctionne ? Avantages et compromis

L'immobilier représente souvent votre deuxième dépense la plus importante après la masse salariale. Les petits gains d'utilisation sont donc importants. Cette section couvre les résultats commerciaux, l'expérience des employés et les risques opérationnels afin de définir des attentes réalistes.

Résultats commerciaux : économies immobilières, utilisation, flexibilité

L'hôtellerie peut réduire le nombre de bureaux requis de 20 à 40 % pour les équipes hybrides en permettant des ratios de sièges différents de 1 pour 1 sans chaos.

Cela permet de consolider les étages ou de créer des opportunités de sous-location et de financer de meilleurs équipements. Par exemple, une entreprise hybride de 500 personnes passant d'un ratio de sièges de 1,0 à 0,7 peut retirer environ 150 bureaux et réutiliser l'espace au sol.

Vous bénéficiez également de meilleures données sur l'utilisation de l'espace : occupation moyenne/maximale, délais de réservation et taux de non-présentation. Vous pouvez ajuster l'offre à la demande selon les saisons.

La flexibilité augmente car vous pouvez créer des quartiers pour des projets ou des sous-traitants sans longs cycles de reconfiguration.

Le point à retenir : des économies prévisibles associées à une agilité supérieure à une capacité statique.

Expérience des employés : choix, contrôle, confidentialité, collaboration

Les employés valorisent le contrôle : la possibilité de réserver un siège côté fenêtre pour un travail en profondeur ou une cabine à côté de leurs collègues les jours de pointe. Bien fait, l'hôtellerie améliore la perception d'équité et réduit « l'anxiété liée au bureau » par rapport au hot desking. Offrez des zones calmes, des zones de collaboration et des salles téléphoniques pour répondre aux besoins de l'ABW et de la neurodiversité.

Ajoutez des étiquettes d'orientation et de quartier afin que les utilisateurs puissent facilement localiser leurs coéquipiers et leurs ressources (écrans, bureaux assis debout, chaises ergonomiques). Il en résulte des journées de travail plus fluides qui renforcent la valeur du trajet domicile-travail.

Risques opérationnels : absences, lassitude face au changement, sécurité, fragmentation

Les pièges les plus courants sont les suivants :

• Des absences qui font perdre des places.
• Accréditation des réservations récurrentes.
• Friction d'enregistrement.
• Changez la fatigue due à des politiques peu claires ou à des outils maladroits.
• Risques liés à la confidentialité des données (les systèmes de réservation contiennent des données de localisation et d'horaire qui doivent respecter les normes GDPR/CCPA et SSO).

Atténuer en :

• Configuration des fenêtres de réservation, des limites d'annulation et des libérations automatisées.
• Déploiement par étapes avec les champions.
• Intégration à Outlook/Google pour une adoption facile.

Visez un taux de non-présentation inférieur à 10 % et un temps d'attente inférieur à deux minutes.

Comment fonctionne l'hôtellerie de bureau (flux de travail)

La confusion quant à la mécanique est le moyen le plus rapide de perdre l'adoption. Un parcours clair allant de la réservation à l'enregistrement et à la libération automatique permet de garantir la prévisibilité du processus et de réduire le temps de trajet jusqu'à la place assise en moins de deux minutes.

Réservation → Arrivée/départ → Règles de libération (et réservations)

1. Rechercher et réserver : Les employés consultent la disponibilité en temps réel sur un plan d'étage, filtrent par équipements (écran, position assise, zone silencieuse) et réservent par heure ou par jour.
2. Confirmation et calendrier : Une confirmation s'affiche dans Outlook ou Google Agenda avec les détails du bureau, le lien vers la carte et la fenêtre d'enregistrement.
3. Enregistrement : À son arrivée, l'utilisateur s'enregistre via une application mobile, un code QR au bureau, une borne, une pression sur son badge ou la présence d'un capteur passif.
4. Libération automatique : S'il n'y a pas d'enregistrement après 15 à 30 minutes, par exemple, la réservation est prise en charge ; les utilisateurs figurant sur la liste d'attente en sont avertis.
5. Départ/sortie anticipée : Vous partez tôt ? Les utilisateurs appuient sur « Relâcher » pour que les autres puissent prendre place au bureau ; les notifications de nettoyage peuvent être déclenchées si cette option est activée.
6. Bises et exceptions : Les administrateurs peuvent bloquer les visiteurs, les journées de formation ou les équipes de réponse aux incidents avec des règles limitées dans le temps et des journaux d'audit.

Outils et intégrations : cartes, orientation, capteurs, Outlook/Google, SSO

• Plans d'étage interactifs avec quartiers, équipements et balises d'accessibilité.
• Orientation via une application mobile et des kiosques ; superpositions « Trouvez mon équipe ».
• Capteurs de présence pour un enregistrement passif et de véritables mesures d'utilisation.
• Intégrations de calendriers (Microsoft 365/Outlook, Google Workspace) pour réduire le changement de contexte.
• SSO/MFA (Azure AD/Entra ID, Okta, Google) pour un accès sécurisé en un clic.
• Tableaux de bord analytiques pour le taux d'occupation, le ratio de sièges, le taux de non-présentation et les délais de réservation.

Gouvernance : fenêtres de réservation, politiques de non-présentation et d'annulation, équité

Une gouvernance solide garantit un accès équitable et un taux d'utilisation élevé. Utilisez ces leviers politiques pour empêcher la thésaurisation, réduire les absences et améliorer les taux de remplissage.

• Fenêtres de réservation : Équilibrez planification et équité avec un délai de 7 à 14 jours à l'avance.
• Limites : Fixez un plafond pour les futures réservations simultanées par personne.
• Annulations : Exiger les annulations au moins 1 à 2 heures avant l'heure de départ.
• Conséquences : Les absences répétées peuvent entraîner des pénalités légères (perte des privilèges de réservation anticipée pendant une semaine).
• Seuil de libération : Les sièges se libèrent automatiquement 15 à 30 minutes après l'heure de départ en cas d'absence d'enregistrement.
• Remblayage : Utilisez les listes d'attente et les notifications automatiques pour réattribuer les sièges en temps réel.
• Exceptions : Publiez des trajectoires d'escalade claires pour les cas particuliers.
• Transparence : Fournissez des journaux d'audit administratifs à des fins de responsabilisation.

Quartiers, zones calmes, accessibilité (ADA) et considérations relatives à la DEI

Désignez des quartiers pour les équipes ou les réceptions, des zones calmes pour vous concentrer et des zones de collaboration pour l'énergie sociale. Marquez les bureaux, les hauteurs et les itinéraires accessibles à l'ADA. Réservez un pourcentage à proximité des ascenseurs et des toilettes accessibles. Proposez des zones adaptées aux besoins sensoriels (réduction du bruit et de l'éclairage) et définissez les règles de priorité de réservation pour les hébergements.

Incluez des options d'affichage des noms dans les profils et évitez les algorithmes d'attribution qui désavantagent les soignants à temps partiel ou à distance. Effectuez des audits d'équité périodiques sur l'accès, la qualité de l'emplacement et les taux de réussite des réservations entre les groupes.

Directives de nettoyage, de rangement/casiers et de personnalisation

• Nettoyage : Définissez le nettoyage le jour même entre les réservations pour les zones fréquemment touchées et les nettoyages en profondeur nocturnes pour les équipements partagés.
• Rangement : Fournissez des casiers ou des caddies mobiles pour les objets personnels ; découragez la personnalisation permanente des bureaux afin de maintenir un taux de rotation rapide.
• Périphériques : Standardisez les configurations du moniteur, du clavier et de la station d'accueil dans les espaces communs et répertoriez-les dans l'application de réservation.
• Etiquette : Essuyez les surfaces, restituez les chaises et les câbles et libérez les réservations si les plans changent.

Modèle de politique d'hôtellerie de bureau (aperçu)

La clarté des politiques accélère l'adoption et réduit le nombre de tickets. Utilisez ce plan comme point de départ et adaptez-le à vos sites et à la législation du travail.

Sections relatives à la politique : champ d'application, éligibilité, règles de réservation, étiquette, sécurité/confidentialité, conformité

• Objectif et champ d'application : Pourquoi utilisons-nous l'hôtellerie de bureaux et quels sites/équipes elle couvre.
• Éligibilité et exceptions : Qui participe ; rôles et places attribuées ; processus d'adaptation.
• Fenêtres et limites de réservation : Horizon de réservation anticipé, plafonds par utilisateur, règles de réservation récurrentes.
• Arrivée/Départ : Méthodes, délais de grâce, libération automatique, étiquette de libération anticipée.
• Politique d'annulation et de non-présentation : Coupures, définitions et conséquences progressives.
• Équité et accès : Quartiers, règles de priorité, audits d'équité, gestion des visiteurs.
• Etiquette spatiale : Les attentes en matière de propreté des bureaux, le bruit, les appels, les normes de collaboration.
• Sécurité et confidentialité : SSO, données collectées, périodes de conservation, journaux d'audit, rapports d'incidents.
• Accessibilité et DEI : Conformité à l'ADA, zones sensorielles, aménagements raisonnables.
• Nettoyage et installations : Normes de rotation, fournitures, utilisation des casiers, objets trouvés.
• Données et analyses : Les indicateurs de performance clés sont suivis, la manière dont les données sont utilisées, qui peut accéder aux rapports.
• Gouvernance et changement : Appropriation des politiques, cadence des examens, mécanismes de feedback.

Manuel de mise en œuvre : déploiement de 30 à 60 à 90 jours

Le déploiement de l'hôtellerie est un programme de changement, pas simplement une installation logicielle. Utilisez ce plan par étapes pour réduire les risques, créer une dynamique et prouver rapidement la valeur.

0 à 30 jours : découverte, mesures de base, sélection du projet pilote, carte des parties prenantes

1. Point de référence : Mesurez le taux d'occupation moyen/maximum actuel, le ratio de sièges, les estimations de sièges absentés/fantômes, l'EX/NPS et le temps passé par siège.
2. Parties prenantes : Cartographiez les installations/CRE, les ressources humaines et opérationnelles, les technologies de l'information et de la sécurité, les responsables juridiques et commerciaux ; désignez un sponsor exécutif.
3. Champ d'application pilote : Choisissez un ou deux étages ou un groupe de 50 à 150 personnes avec des modèles hybrides et des managers engagés.
4. Ébauche de politique : Rédigez les règles et l'étiquette initiales relatives à la réservation, à l'interdiction de se présenter et à l'accessibilité ; alignez-vous à celles des services légaux/des ressources humaines.
5. Liste restreinte d'outillage : Choisissez IWMS ou une application de réservation de bureau ; validez les intégrations SSO, Outlook/Google et d'orientation.

31 à 60 jours : lancement du projet pilote, formation, réglage de la gouvernance, cadence des communications

1. Configurez : Téléchargez les plans d'étage, les équipements, les quartiers et les étiquettes ADA ; définissez les fenêtres de réservation et la logique d'enregistrement.
2. Train : Offrez une formation basée sur les rôles de 15 minutes : employés, responsables, administrateurs ; enregistrez de courtes vidéos explicatives.
3. Lancement : Démarrez le projet pilote avec des dates claires, des FAQ et un canal d'aide ; définissez les heures de bureau pour la première semaine.
4. Mélodie : Passez en revue les données chaque semaine : absences, calendrier de publication, pic de congestion ; ajustez les règles et les libellés de l'interface utilisateur.
5. Communiquez : Partagez les gains rapides et les changements dans une mise à jour hebdomadaire ; mettez en avant les champions et des conseils d'utilisation.

61 à 90 jours : évolutivité, intégrations, champions du changement, boucles de feedback

1. Étendre : Procédez à des étages ou à des sites supplémentaires ; activez l'enregistrement par capteurs ou par badge, le cas échéant.
2. Intégrez : Finalisez les compléments Outlook/Google, les groupes SSO et les bornes d'orientation ; connectez les données aux outils de BI.
3. Optimisez : Dimensionnez correctement les quartiers, ajoutez des ressources (chambres, parkings, casiers, chariots d'équipement).
4. Gouverner : Formalisez l'appropriation des politiques, les examens trimestriels et les audits d'équité ; publiez des indicateurs de performance clés.
5. Soutenir : Créez un réseau de champions, actualisez la formation tous les trimestres et conservez un carnet d'idées.

Mesurer le succès : indicateurs de performance clés, points de référence et modèle de retour sur investissement simple

Sans indicateurs, l'hôtellerie n'est qu'une conjecture. Suivez un petit ensemble d'indicateurs de performance clés et utilisez un modèle de retour sur investissement léger pour prouver la valeur et orienter les ajustements.

Principaux indicateurs de performance clés : occupation moyenne/maximale, ratio de sièges, délai de réservation, taux de non-présentation, temps d'attente, EX/NPS

• Occupation moyenne et maximale (pourcentage de sièges utilisés).
• Ratio de sièges (sièges par employé éligible), généralement de 0,6 à 0,8 pour les équipes hybrides.
• Délai de réservation (heures et jours médians avant le début).
• Taux de non-présentation (% des réservations non enregistrées) ; objectif inférieur à 10 %.
• Temps jusqu'à la place (arrivée à la place confirmée) ; objectif inférieur à deux minutes.
• Expérience des employés (EX) ou NPS pour l'application sur le lieu de travail et la journée au bureau.

Note de référence : De nombreux bureaux hybrides proposent un taux d'occupation moyen de 45 à 65 % avec des pics du mardi au jeudi ; votre objectif est de maintenir les pics d'activité en douceur et d'augmenter les moyennes sans ajouter de sièges.

Entrées du calculateur de ROI et exemples de scénarios

Entrées :

• Effectif éligible à l'hôtellerie (H)
• Fréquentation moyenne sur place (%A)
• Ratio de sièges cible (SR)
• Coût annuel à pleine charge par bureau (CD)
• Coût des logiciels et des opérations par utilisateur et par an (SW)
• Hausse de l'utilisation par rapport à la gouvernance (%U)

Exemple :

• H = 500 ; %A = 60 % ; objectif SR = 0,7 ; CD = 9 500 dollars ; SW = 60 dollars ; %U = +10 % d'utilisation.
• Bureaux nécessaires à SR = H × SR = 350 contre 500 attribués = 150 bureaux en moins.
• Économies d'espace annuelles ≈ 150 × 9 500$ = 1,425 million de dollars.
• Coût du logiciel ≈ 500 × 60$ = 30 000$.
• Bénéfice net (à l'exclusion des changements ponctuels) ≈ 1,395 millions de dollars, plus des gains de productivité grâce à une utilisation accrue et à une réduction du temps nécessaire pour accéder à un siège.

Sensibilité : si la fréquentation moyenne augmente, ajustez le SR (par exemple, de 0,7 à 0,8) ou renforcez les règles de non-présentation et de libération pour maintenir les niveaux de service.

Outils de sélection : IWMS et applications de réservation de bureau

L'outillage détermine la fluidité de l'hôtellerie au quotidien. Cette section vous aide à choisir une plateforme adaptée à vos besoins en matière de complexité, d'intégrations et de reporting.

Les plateformes IWMS/CAFM offrent une gestion complète de l'immobilier et des installations avec la planification de l'espace lointain, les locations, les déménagements/ajouts/modifications et les demandes de service. Ils sont parfaits pour les entreprises multisites.

Les applications de réservation de bureau Point sont plus légères, plus rapides à déployer et excellent en termes d'expérience utilisateur, de cartographie et d'analyse. Nombre d'entre eux s'intègrent à Microsoft 365/Google et évoluent bien.

Si vous prévoyez des flux de travail CRE plus étendus (optimisation des contrats de location, maintenance), l'IWMS est peut-être la solution. Si votre priorité est une expérience de réservation agréable avec des analyses et des intégrations solides, une application de réservation de bureau moderne l'emporte souvent. Certaines organisations utilisent les deux : l'IWMS en tant que système d'enregistrement, l'application de réservation en tant que couche orientée vers les employés.

Liste de contrôle des fonctionnalités : disponibilité en temps réel, plans d'étage, orientation, analyses, SSO, journaux d'audit

1. Disponibilité en temps réel avec des plans d'étage interactifs et des filtres d'équipements.
2. Moteur de règles de réservation (fenêtres, majuscules, quartiers, lancement automatique).
3. Options d'enregistrement (QR, application, borne, badge, capteur) avec fonction de repli hors ligne.
4. Superpositions d'orientation et de recherche de mon équipe sur les appareils mobiles et les kiosques.
5. Compléments Outlook/Google ; notifications Microsoft Teams/Slack.
6. Analyses : taux d'occupation, absences, ratio de sièges, cartes des pics de chaleur, rapports de cohorte.
7. Sécurité : SSO/MFA, rôles granulaires, journaux d'audit, contrôles d'exportation, paramètres de conservation des données.

Considérations relatives à la sécurité, à la confidentialité et à la conservation des données (GDPR/CCPA)

• Identité et accès : Appliquez le SSO/MFA (Azure AD/Entra ID, Okta, Google) ; autorisations basées sur les rôles.
• Certifications : Préférez les fournisseurs dotés de la norme SOC 2 de type II et/ou de la norme ISO 27001 ; examinez la cadence des tests d'intrusion.
• Minimisation des données : Stockez uniquement les données de réservation nécessaires ; limitez l'historique précis des localisations lorsque cela n'est pas nécessaire.
• Rétention : Définissez la conservation (par exemple, 12 à 24 mois pour les analyses, 30 à 90 jours pour les journaux d'événements PII) avec des exceptions documentées.
• Droits en matière de confidentialité : Garantissez les flux de demandes des personnes concernées par le GDPR/CCPA et des politiques de confidentialité claires.
• Auditabilité : Tenez à jour des journaux d'audit pour les réservations, les modifications et les actions administratives ; intégrez-les au SIEM si nécessaire.
• Contrôles régionaux : Envisagez la résidence des données et les mécanismes de transfert transfrontaliers (SCC).

Coûts et budgétisation (TCO)

Une budgétisation transparente permet d'éviter les surprises et d'accélérer les approbations. Pensez à une configuration unique ainsi qu'à des logiciels et à des opérations récurrents.

Les coûts ponctuels comprennent souvent la reconfiguration de l'espace, la signalisation et l'orientation, les casiers, le matériel d'éclairage (kiosques, pancartes QR) et les capteurs/lecteurs de badges en option. La gestion du changement (formation, communication et champions) représente généralement 10 à 20 % du coût du projet et est souvent sous-financée.

Les coûts récurrents comprennent les licences logicielles, la maintenance matérielle mineure et l'exploitation des installations pour le nettoyage. La plupart des organisations les ont compensés par une réduction des dépenses immobilières due à la baisse du nombre de sièges et à une utilisation accrue.

Coûts ponctuels ou récurrents : logiciels, matériel, gestion du changement, reconfiguration

• Configuration du logiciel : configuration, SSO, numérisation du plan d'étage.
• Matériel : kiosques/tablettes, pancartes QR, capteurs de présence et robinets à badge en option.
• Reconfiguration : déménagement de meubles, casiers, signalisation, zonage de quartier.
• Gestion du changement : ressources de formation, communications, tournées de présentation, allocations aux champions.
• Récurrent : licences logicielles, connectivité des capteurs, stockage d'analyses, maintenance légère.

Scénarios de coûts pour les PME et les entreprises

• PME (100 à 300 personnes) : logiciel à 2 à 6 dollars par utilisateur et par mois ; 5 à 30 000 dollars en une seule fois (plans, signalisation, formation) ; matériel minimal au-delà du QR et d'une borne ou deux.
• Marché intermédiaire (300 à 2 000 personnes) : 1,50 à 5 dollars par utilisateur/mois à grande échelle ; 25 à 150 000 dollars en une seule fois, y compris des capteurs sur les zones critiques et une gestion plus large du changement.
• Entreprise (plus de 2 000 personnes ou multirégions) : logiciel négocié ; budgets ponctuels à six chiffres pour la standardisation des plans d'étage mondiaux, les intégrations (HRIS, SIEM) et les projets pilotes par étapes.

Règle générale : si vous mettez hors service ne serait-ce qu'une fraction d'étage, les économies immobilières réalisées surpassent généralement les coûts liés aux logiciels et à leur déploiement au cours de la première année.

Exemple de mini-cas : entreprise hybride de 200 personnes

Une entreprise SaaS de 200 personnes fréquentait en moyenne 55 %, avec des pics de fréquentation du mardi au jeudi et de fréquents conflits de bureau. Les places attribuées laissaient des rangées vides les lundis et vendredis alors que les jours de pointe semblaient bondés.

Après un projet pilote de 60 jours, ils ont adopté l'hôtellerie avec un ratio de sièges de 0,7 (140 bureaux), des quartiers réservés aux produits, aux achats et aux ventes, et 20 % des bureaux étaient considérés comme calmes. L'enregistrement par QR a permis de maintenir le taux de non-présentation à 8 % avec un déblocage automatique de 20 minutes.

Avant/après : Le pic de congestion est passé de 95 % à 80 % grâce aux listes d'attente. Le taux d'occupation moyen est passé de 52 % à 61 %. Ils ont retiré 30 bureaux, réaménagé une aile en espaces de réunion et ont estimé à 180 000 dollars par an les coûts immobiliers évités, déduction faite d'environ 12 000 dollars de logiciels et de 20 000 dollars de modifications ponctuelles.

Leçons apprises :

• Réduisez la période de réservation de 21 à 10 jours pour réduire la thésaurisation.
• Ajoutez des casiers plus tôt.
• Publiez un guide d'étiquette simple.

FAQ : Hôtellerie, bureaux partagés et travail hybride

Que signifie l'hôtellerie dans un bureau ?
Il s'agit d'un système de réservation pour les bureaux et les espaces de travail dans lequel les employés réservent à l'avance et confirment à l'arrivée, conformément à des politiques et à une application de réservation.

Est-ce que l'hôtellerie est la même chose que le hot desking ?
Non Le hot desking fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi sans réservation ; l'hôtellerie utilise les réservations, les enregistrements et la gouvernance pour garantir l'équité et la prévisibilité.

Comment rédiger une politique hôtelière ?
Incluez la portée et l'éligibilité, les fenêtres et les limites de réservation, les règles d'enregistrement et de départ et de libération automatique, les conséquences des annulations et des absences, l'équité et l'accessibilité, l'étiquette des espaces, la sécurité/confidentialité et la gouvernance. Adaptez le modèle ci-dessus à vos sites.

Quelle est l'orthographe britannique de l'hôtellerie ?
« Hotelling » est l'orthographe du Royaume-Uni et du Commonwealth ; les deux font référence au même modèle de lieu de travail basé sur les réservations.

Glossaire : hôtellerie, hot desking, adresse gratuite, ABW, IWMS, CAFM

• Hôtellerie/Hôtellerie : Sièges non attribués sur réservation avec enregistrement et départ et politiques.
• Bureau avec accès à un bureau : Places non attribuées sans réservation ; premier arrivé, premier servi.
• Nombre de places assises gratuit : Sièges non attribués avec des normes souples ; peuvent inclure des zones mais des règles minimales.
• Travail basé sur les activités (ABW) : Une approche de planification qui fournit des espaces variés (focus, collaboration, social) et qui permet aux gens de choisir en fonction de leur tâche ; souvent associée à une réservation d'hôtel.
• IWMS (Système intégré de gestion du lieu de travail) : Plateforme d'entreprise pour les données relatives à l'immobilier, à l'espace, à la maintenance, aux projets et à l'environnement.
• CAFM (Gestion des installations assistée par ordinateur) : Logiciel de gestion des opérations, de l'espace et des actifs des installations ; chevauchement avec l'IWMS.
• Ratio de sièges : Le nombre de sièges par employé éligible (par exemple, 0,7 signifie 70 sièges pour 100 personnes).
• Orientation : Des outils qui aident les utilisateurs à se déplacer dans le bureau et à localiser les bureaux, les pièces et les collègues.
• Capteurs de présence : Appareils qui détectent la présence pour permettre l'enregistrement passif et l'analyse de l'utilisation.‍
• Politique de non-présentation : Règles et conséquences pour les bureaux réservés qui ne sont pas enregistrés ou utilisés pendant la période de grâce.