Guía hotelera: política, implementación y ROI 2025

El espacio infrautilizado y la asistencia desigual a la oficina hacen que la asignación tradicional de asientos sea difícil de justificar en 2025.

Esta guía explica la hotelería (también deletreada «hotelería»). La compara con los escritorios compartidos y la dirección gratuita, y te brinda una política práctica, un plan de implementación, los KPI y una lista de verificación de herramientas para hacerlo bien.

¿Qué es la hotelería? (también se escribe «hotelling» en el Reino Unido)

La asistencia híbrida ha convertido el «quién se sienta dónde» en un problema de operaciones diarias. La mayoría de las oficinas híbridas tienen una ocupación promedio del 45 al 65%, con picos de martes a jueves. Esta sección define la hotelería de oficinas y los mecanismos que la mantienen funcionando sin problemas.

La hotelería (hotelería de oficinas y escritorios; «hotelería» en el Reino Unido) es un modelo de lugar de trabajo basado en reservas en el que los empleados reservan un escritorio o un espacio con antelación, al igual que una habitación de hotel, mediante un sistema de reservas con normas de entrada y salida. A diferencia de los escritorios compartidos, la hotelería está programada, es rastreable y se rige por políticas.

La hotelería se basa en tres pilares: las reservas, los registros y las normas de acceso equitativo. Los empleados ven la disponibilidad en tiempo real, reservan con antelación y confirman la ocupación a la llegada mediante una aplicación, un código QR, un quiosco o un sensor. Los equipos de las instalaciones reciben señales de demanda predecibles para la limpieza, los servicios y la planificación de la capacidad.

También verás los términos adyacentes:

• Asientos con dirección gratuita: No hay asientos asignados, a veces con reglas ligeras.
• Escritorio compartido: Por orden de llegada, sin reservas.
• Trabajo basado en actividades (ABW): Agrupa los tipos de espacio por actividades y, a menudo, utiliza la hotelería como capa de reserva.

Usa la combinación de modelos que se adapte a los patrones de trabajo de tus equipos. En la práctica, la hotelería le permite gestionar con confianza una proporción de asientos que no es de 1 a 1 (por ejemplo, 0,7 asientos por empleado que cumpla los requisitos) y, al mismo tiempo, mejora la utilización del espacio y las opciones de los empleados. El resto de esta guía muestra cuándo usar la hotelería, cómo controlarla y cómo medir el ROI.

Hotelería versus escritorios compartidos versus dirección gratuita versus asientos asignados

La elección del modelo de asiento correcto afecta al costo, la productividad y la experiencia de los empleados. Esta comparación aclara cómo funciona cada enfoque para que pueda adaptarlo a su horario y cultura híbridos.

Asientos asignados ofrece a todos un escritorio permanente. Maximiza la previsibilidad, pero con frecuencia genera una baja utilización en los equipos híbridos.

Escritorio compartido elimina las asignaciones y utiliza el acceso por orden de llegada. Es sencillo, pero puede resultar caótico e injusto en las horas punta. La dirección gratuita es similar, pero por lo general tiene normas poco estrictas para los barrios o zonas.

La hotelería es un sistema de reservas que superpone la gobernanza a los asientos no asignados. Permite:

• Planificación (reserve el próximo martes cerca de su equipo).
• ABW (reserve una sala de concentración por la mañana y un banco de colaboración después de comer).
• Datos de uso para una mejor planificación del espacio.

Es por eso que muchas organizaciones del mercado intermedio y empresarial adoptan la hotelería como la columna vertebral de su política de lugar de trabajo híbrido.

Cuándo usar cada enfoque (casos de uso y escenarios de equipo)

• Asientos asignados: Trabajo altamente regulado con estaciones fijas, equipos dedicados o alta confidencialidad; los equipos trabajan en la oficina de 4 a 5 días a la semana.
• Escritorio compartido: Oficinas pequeñas o empresas emergentes con una asistencia fluida y poca congestión en los picos de congestión; salas de proyectos temporales.
• Dirección gratuita: Entornos creativos y de I+D que valoran el trabajo en equipo y el movimiento espontáneos, pero que pueden tolerar cierta incertidumbre.
• Hotelería: Los equipos híbridos con ritmos predecibles (por ejemplo, picos de martes a jueves), necesitan un acceso equitativo y desean tener una proporción de asientos más baja (normalmente de 0,6 a 0,8).
• Modelo mixto: Combine hoteles para centrarse y trabajar en equipo con salas de dirección gratuitas y asientos asignados para funciones excepcionales (laboratorio, comercio, recepción).

Consejo para tomar decisiones: los hoteles tienden a tener un mejor rendimiento que los asientos asignados cuando la asistencia diaria promedio es inferior al 75% y puedes fijar una proporción de asientos entre 0,6 y 0,8 y mantener las ausencias por debajo del 10%.

¿Funciona la hotelería? Ventajas y desventajas

Los bienes raíces suelen ser su segundo mayor gasto después de la nómina, por lo que las pequeñas ganancias de utilización son importantes. En esta sección se abordan los resultados empresariales, la experiencia de los empleados y los riesgos operativos para establecer expectativas realistas.

Resultados empresariales: ahorro inmobiliario, utilización, flexibilidad

La hotelería puede reducir la necesidad de escritorios entre un 20 y un 40% para los equipos híbridos al permitir una proporción de asientos que no sea de 1 a 1 sin caos.

Eso abre oportunidades de consolidación de pisos o subarrendamientos y financia mejores servicios. Por ejemplo, una empresa híbrida de 500 personas que pase de tener una proporción de asientos de 1 a 0,7 puede retirar unos 150 escritorios y reutilizar el espacio ocupado.

También obtiene mejores datos de utilización del espacio: ocupación promedia/máxima, plazos de reserva y tasas de ausencias. Puede ajustar la oferta a la demanda según la temporada.

La flexibilidad aumenta porque puede crear vecindarios para proyectos o contratistas sin largos ciclos de reconfiguración.

La conclusión: los ahorros predecibles y la agilidad superan a la capacidad estática.

Experiencia del empleado: elección, control, privacidad, colaboración

Los empleados valoran el control: la posibilidad de reservar un asiento junto a la ventana para trabajar intensamente o una cápsula junto a los compañeros de equipo los días de anclaje. Si se hace bien, los hoteles aumentan la percepción de equidad y reducen la «ansiedad en el escritorio» en comparación con los escritorios compartidos. Ofrezca zonas tranquilas, zonas de colaboración y salas de teléfono para satisfacer las necesidades neurodiversas y del ABW.

Agregue etiquetas de orientación y de vecindario para que las personas puedan localizar fácilmente a los compañeros de equipo y los recursos (monitores, escritorios para sentarse y estar de pie, sillas ergonómicas). El resultado son días más cómodos en la oficina, lo que refuerza el valor de los viajes al trabajo.

Riesgos operativos: ausencias, fatiga ante los cambios, seguridad, fragmentación

Entre las dificultades más comunes se incluyen:

• Ausencias que desperdician asientos.
• Acumule reservas recurrentes.
• Fricción en el registro.
• Cambie la fatiga provocada por políticas poco claras o herramientas torpes.
• Riesgos de privacidad de los datos (los sistemas de reservas contienen datos de ubicación y horarios que deben cumplir con los estándares GDPR/CCPA y SSO).

Mitigue mediante:

• Establecer ventanas de reserva, límites de cancelación y lanzamientos automáticos.
• Se implementará por fases con los campeones.
• Integración con Outlook/Google para una adopción sin problemas.

Intenta que la tasa de ausencias sea inferior al 10% y que el tiempo de permanencia en el asiento sea inferior a dos minutos.

Cómo funciona la hotelería de oficinas (flujo de trabajo)

La confusión sobre la mecánica es la forma más rápida de perder la adopción. Una ruta clara desde la reserva hasta el registro y la liberación automática hace que el proceso sea predecible y que el tiempo de entrega del asiento sea inferior a dos minutos.

Reservas → Entrada/salida → Normas de liberación (y retenciones)

1. Busca y reserva: Los empleados ven la disponibilidad en tiempo real en un plano de planta, filtran por servicios (monitor, sitio sentado, zona tranquila) y reservan por hora o día.
2. Confirmación y calendario: La confirmación llega a Outlook o Google Calendar con los detalles del escritorio, el enlace al mapa y la ventana de registro.
3. Entrada: Al llegar, el usuario se registra a través de una aplicación móvil, un código QR en el mostrador, un quiosco, un toque de identificación o la presencia de un sensor pasivo.
4. Lanzamiento automático: Si no se hace el registro después de, por ejemplo, entre 15 y 30 minutos, la reserva pasa a la piscina y se notifica a los usuarios en lista de espera.
5. Salida o salida anticipada: ¿Se va temprano? Los usuarios pulsan la tecla «soltar» para que otros puedan recoger el escritorio; si están activadas, se pueden activar las notificaciones de limpieza.
6. Retenciones y excepciones: Los administradores pueden bloquear a los visitantes, los días de formación o los equipos de respuesta a incidentes con reglas de tiempo limitado y registros de auditoría.

Herramientas e integraciones: mapas, señalización, sensores, Outlook/Google, SSO

• Planos de planta interactivos con etiquetas de vecindarios, servicios y accesibilidad.
• Orientación a través de aplicaciones móviles y quioscos; superposiciones con el texto «encuentra a mi equipo».
• Sensores de ocupación para métricas de registro pasivo y utilización real.
• Integraciones de calendario (Microsoft 365/Outlook, Google Workspace) para reducir el cambio de contexto.
• SSO/MFA (Azure AD/Entra ID, Okta, Google) para un acceso seguro con un solo clic.
• Paneles de análisis para la ocupación, la proporción de asientos, la tasa de ausencias y los plazos de entrega de las reservas.

Gobernanza: plazos de reserva, políticas de no presentación y cancelación, equidad

Una gobernanza sólida mantiene el acceso equitativo y la utilización alta. Utilice estas palancas políticas para evitar el acaparamiento, reducir las ausencias y mejorar las tasas de reposición.

• Ventanas de reserva: Equilibre la planificación y la equidad con un período de anticipación de 7 a 14 días.
• Límites: Establece un límite para las futuras reservas simultáneas por persona.
• Cancelaciones: Exija las cancelaciones al menos entre 1 y 2 horas antes de la hora de inicio.
• Consecuencias: Las ausencias reiteradas pueden conllevar penalizaciones leves (pérdida de los privilegios de reserva anticipada durante una semana).
• Umbral de lanzamiento: Si no se registra, los asientos se liberan automáticamente entre 15 y 30 minutos después de la hora de inicio.
• Relleno: Usa listas de espera y notificaciones automáticas para reasignar los asientos en tiempo real.
• Excepciones: Publique rutas de escalamiento claras para casos especiales.
• Transparencia: Proporcione registros de auditoría administrativa para la rendición de cuentas.

Consideraciones sobre vecindarios, zonas tranquilas, accesibilidad (ADA) y DEI

Designe vecindarios para equipos o funciones, zonas tranquilas para concentrarse y zonas de colaboración para generar energía social. Etiquete los escritorios, las alturas y las rutas accesibles según la ADA. Reserve un porcentaje cerca de ascensores y baños accesibles. Ofrezca áreas aptas para los sensores (reducción del ruido y la iluminación) y describa las reglas de prioridad de reserva para los alojamientos.

Incluya opciones de visualización de nombres en los perfiles y evite los algoritmos de asignación que perjudican a los cuidadores remotos o a tiempo parcial. Realice auditorías periódicas de equidad sobre el acceso, la calidad de la ubicación y las tasas de éxito de las reservas en todos los grupos.

Pautas de limpieza, almacenamiento/casilleros y personalización

• Limpieza: Defina la limpieza el mismo día entre las reservas para áreas de alto contacto y las limpiezas profundas nocturnas para equipos compartidos.
• Almacenamiento: Proporcione casilleros o cajas móviles para objetos personales; desaliente la personalización permanente de los escritorios para mantener la rotación rápida.
• Periféricos: Estandarice las configuraciones del monitor, el teclado y el acoplamiento en las áreas compartidas e indíquelas en la aplicación de reservas.
• Etiqueta: Limpia las superficies, devuelve las sillas y los cables y libera las reservas si cambian los planes.

Plantilla de política hotelera de oficinas (esquema)

La claridad de las políticas acelera la adopción y reduce las multas. Utilice este esquema como punto de partida y adáptese a sus ubicaciones y leyes laborales.

Secciones de política: alcance, elegibilidad, reglas de reserva, etiqueta, seguridad/privacidad, cumplimiento

• Propósito y alcance: Por qué utilizamos la hotelería de oficinas y qué sitios y equipos cubre.
• Elegibilidad y excepciones: Quién participa; funciones con asientos asignados; proceso de acomodación.
• Plazos y límites de reserva: Horizonte de reserva anticipada, límites por usuario, reglas de reserva recurrentes.
• Entrada/salida: Métodos, períodos de gracia, publicación automática, etiqueta de publicación anticipada.
• Política de cancelaciones y ausencias: Líguos, definiciones y consecuencias progresivas.
• Equidad y acceso: Barrios, reglas de prioridad, auditorías de equidad, manejo de visitantes.
• Etiqueta espacial: Expectativas de limpieza del escritorio, ruido, llamadas, normas de colaboración.
• Seguridad y privacidad: SSO, datos recopilados, períodos de retención, registros de auditoría, informes de incidentes.
• Accesibilidad y DEI: Cumplimiento de la ADA, áreas sensoriales amigables, adaptaciones razonables.
• Limpieza e instalaciones: Normas de rotación, suministros, uso de casilleros, objetos perdidos.
• Datos y análisis: Se hace un seguimiento de los KPI, cómo se utilizan los datos y quién puede acceder a los informes.
• Gobernanza y cambio: Propiedad de las políticas, cadencia de revisión, mecanismos de retroalimentación.

Manual de implementación: implementación de 30 a 60 a 90 días

La implementación de la hotelería es un programa de cambio, no solo una instalación de software. Utilice este plan por etapas para reducir el riesgo, generar impulso y demostrar su valor de manera temprana.

De 0 a 30 días: descubrimiento, métricas de referencia, selección de pilotos, mapa de partes interesadas

1. Base de referencia: Mida la ocupación promedia/máxima actual, la proporción de asientos, las estimaciones de asientos no presentados/fantasmas, el EX/NPS y el tiempo hasta el asiento.
2. Partes interesadas: Mapee los líderes de las instalaciones, la CRE, los recursos humanos y las operaciones de personal, de TI y seguridad, legales y comerciales; asigne un patrocinador ejecutivo.
3. Alcance del piloto: Elija uno o dos pisos o un grupo de 50 a 150 personas con patrones híbridos y gerentes comprometidos.
4. Borrador de política: Escribe las reglas y la etiqueta iniciales de reserva/no presentación/accesibilidad; alinéalas con las legales y de recursos humanos.
5. Lista corta de herramientas: Elige IWMS o una aplicación de reserva de escritorio; valida las integraciones de SSO, Outlook/Google y wayfinding.

31 a 60 días: lanzamiento del piloto, formación, ajuste de la gobernanza, cadencia de las comunicaciones

1. Configurar: Cargue planos de planta, servicios, vecindarios y etiquetas ADA; establezca los plazos de reserva y la lógica de registro.
2. Tren: Imparta formación basada en funciones de 15 minutos: empleados, gerentes, administradores; grabe vídeos explicativos breves.
3. Lanzamiento: Inicie el programa piloto con fechas claras, preguntas frecuentes y un canal de ayuda; establezca el horario de oficina para la primera semana.
4. Melodía: Revisa los datos semanalmente: si no te presentas, los plazos de publicación, los picos de congestión; ajusta las reglas y las etiquetas de la interfaz de usuario.
5. Comunicar: Comparte las ganancias y los cambios rápidos en una actualización semanal; destaca a los campeones y consejos de uso.

De 61 a 90 días: escalamiento, integraciones, promotores del cambio, ciclos de retroalimentación

1. Extender: Despliéguese en pisos o sitios adicionales; habilite los sensores o el registro basado en credenciales, si están disponibles.
2. Integrar: Finalice los complementos de Outlook/Google, los grupos de SSO y los quioscos de orientación; conecte los datos a las herramientas de BI.
3. Optimizar: Amplíe los vecindarios de manera adecuada y añada recursos (habitaciones, estacionamiento, casilleros, carritos de equipos).
4. Gobernar: Formalice la propiedad de las políticas, las revisiones trimestrales y las auditorías de capital; publique los KPI.
5. Sostenga: Cree una red de campeones, actualice la capacitación trimestralmente y mantenga un registro de ideas pendientes.

Medición del éxito: KPI, puntos de referencia y un modelo simple de ROI

Sin métricas, la hotelería es una conjetura. Realice un seguimiento de un pequeño conjunto de KPI y utilice un modelo de ROI ligero para demostrar el valor y guiar los ajustes.

KPI principales: ocupación promedia/máxima, proporción de asientos, plazo de reserva, tasa de ausencias, tiempo por asiento, EX/NPS

• Ocupación media y máxima (porcentaje de asientos en uso).
• Proporción de asientos (asientos por empleado elegible), por lo general de 0,6 a 0,8 para los equipos híbridos.
• Plazo de reserva (media de horas/días antes del inicio).
• Tasa de no presentación (% de reservas que no se han registrado); objetivo inferior al 10%.
• Tiempo de llegada al asiento (llegada al asiento confirmado); objetivo en menos de dos minutos.
• Experiencia del empleado (EX) o NPS para la aplicación en el lugar de trabajo y el día en la oficina.

Nota de referencia: Muchas oficinas híbridas tienen una ocupación promedio del 45 al 65%, con picos de martes a jueves; su objetivo es mantener los picos sin problemas y el aumento de los promedios sin añadir asientos.

Entradas de la calculadora de ROI y ejemplos de escenarios

Entradas:

• Número de empleados aptos para hostelería (H)
• Promedio de asistencia presencial (%A)
• Proporción de asientos objetivo (SR)
• Coste anual de carga completa por escritorio (CD)
• Coste de software y operaciones por usuario y año (SW)
• Aumento de la utilización a partir de la gobernanza (%U)

Ejemplo:

• H = 500; %A = 60%; objetivo de SR = 0,7; CD = 9.500 USD; SW = 60 USD; %U = +10% de utilización.
• Se necesitan escritorios en SR = H × SR = 350 frente a 500 asignados = 150 escritorios menos.
• Ahorro anual de espacio ≈ 150 × 9,500 USD = 1,425 millones de dólares.
• Coste del software ≈ 500 × 60$ = 30 000$.
• Beneficio neto (sin incluir cambios puntuales) = 1,395 millones de dólares, más ganancias de productividad gracias a una mayor utilización y a un menor tiempo de entrega.

Sensibilidad: si el promedio de asistencia aumenta, ajuste la SR (por ejemplo, de 0,7 a 0,8) o refuerce las normas de no presentación y publicación para mantener los niveles de servicio.

Selección de herramientas: IWMS frente a aplicaciones de reserva de escritorio

Las herramientas determinan cómo se siente una hotelería perfecta en el día a día. Esta sección le ayuda a elegir una plataforma que se adapte a sus necesidades de complejidad, integración e informes.

Las plataformas IWMS/CAFM ofrecen una gestión integral de bienes raíces e instalaciones con planificación de espacios profundos, arrendamientos, mudanzas, adiciones o cambios y solicitudes de servicio. Son ideales para empresas con varias sedes.

Las aplicaciones de reserva de escritorio de Point son más ligeras, rápidas de implementar y destacan en UX, mapeo y análisis. Muchas se integran en Microsoft 365/Google y escalan bien.

Si prevé flujos de trabajo de CRE más amplios (optimización del arrendamiento, mantenimiento), es posible que IWMS tenga razón. Si su prioridad es ofrecer una experiencia de reserva agradable con análisis e integraciones sólidas, una aplicación moderna de reservas de escritorio a menudo gana. Algunas organizaciones utilizan ambas opciones: el IWMS es el sistema de registro y la aplicación de reservas es la capa orientada a los empleados.

Lista de verificación de funciones: disponibilidad en tiempo real, planos de planta, orientación, análisis, SSO, registros de auditoría

1. Disponibilidad en tiempo real con planos de planta interactivos y filtros de servicios.
2. Motor de reglas de reserva (ventanas, límites, barrios, publicación automática).
3. Opciones de registro (QR, aplicación, quiosco, insignia, sensor) con respaldo fuera de línea.
4. Superposiciones de orientación y «encuentra a mi equipo» en dispositivos móviles y quioscos.
5. Complementos de Outlook/Google; notificaciones de Microsoft Teams/Slack.
6. Análisis: ocupación, ausencias, proporción de asientos, mapas de calor durante los picos de actividad, informes de cohortes.
7. Seguridad: SSO/MFA, funciones granulares, registros de auditoría, controles de exportación, configuración de retención de datos.

Consideraciones sobre seguridad, privacidad y retención de datos (GDPR/CCPA)

• Identidad y acceso: Aplique SSO/MFA (Azure AD/Entra ID, Okta, Google); permisos basados en roles.
• Certificaciones: Prefiera proveedores con SOC 2 tipo II o ISO 27001; revise la cadencia de las pruebas de penetración.
• Minimización de datos: Almacene solo los datos de reserva necesarios; limite el historial de ubicaciones preciso cuando no sea necesario.
• Retención: Establezca la retención (por ejemplo, de 12 a 24 meses para los análisis, de 30 a 90 días para los registros de eventos de PII) con excepciones documentadas.
• Derechos de privacidad: Garantice los flujos de trabajo de solicitud de datos de los interesados del GDPR/CCPA y los avisos de privacidad claros.
• Auditabilidad: Mantenga registros de auditoría para las reservas, los cambios y las acciones administrativas; intégrelos con SIEM si es necesario.
• Controles regionales: Considere la residencia de datos y los mecanismos de transferencia transfronteriza (SCC).

Costos y presupuestación (TCO)

La presupuestación transparente evita sorpresas y acelera las aprobaciones. Piense en términos de una configuración única, además de software y operaciones recurrentes.

Los costos únicos suelen incluir la reconfiguración del espacio, la señalización y la orientación, los casilleros, el equipo de iluminación (quioscos, carteles QR) y los sensores y lectores de tarjetas opcionales. La gestión del cambio (formación, comunicación y promoción) suele representar entre el 10 y el 20% del costo del proyecto y, con frecuencia, no cuenta con fondos suficientes.

Los costos recurrentes incluyen las licencias de software, el mantenimiento menor del hardware y las operaciones de las instalaciones para la facturación de limpieza. La mayoría de las organizaciones compensan estos gastos con una reducción del gasto inmobiliario gracias a una menor proporción de puestos y una mayor utilización.

Costos únicos frente a costos recurrentes: software, hardware, administración de cambios, reconfiguración

• Configuración del software: configuración, SSO, digitalización del plano de planta.
• Hardware: quioscos/tabletas, carteles QR, sensores de ocupación o grifos con tarjetas identificativas opcionales.
• Reconfiguración: mudanzas de muebles, casilleros, señalización, zonificación de barrios.
• Gestión de cambios: activos de capacitación, comunicaciones, giras, estipendios para campeones.
• Recurrente: licencias de software, conectividad de sensores, almacenamiento de análisis, mantenimiento ligero.

Escenarios de costos para pequeñas y medianas empresas

• Pymes (de 100 a 300 personas): entre 2 y 6 dólares por usuario al mes en software; entre 5000 y 30 000 dólares una sola vez (planes, señalización, formación); hardware mínimo más allá de QR y uno o dos quioscos.
• Mercado intermedio (300 a 2000 personas): entre 1,50 y 5 dólares por usuario al mes a gran escala; entre 25 000 y 150 000 dólares una sola vez, incluidos sensores en zonas críticas y una gestión de cambios más amplia.
• Empresa (más de 2000 personas o multirregión): software negociado; presupuestos únicos de seis cifras para la estandarización global de los planos de planta, las integraciones (HRIS, SIEM) y los proyectos piloto por fases.

Regla empírica: si se retira aunque sea una fracción de una planta, los ahorros inmobiliarios suelen superar los costos de implementación y software durante el primer año.

Ejemplo de caso pequeño: empresa híbrida de 200 personas

Una empresa de SaaS de 200 personas tuvo un promedio de asistencia del 55%, con picos de martes a jueves y frecuentes conflictos de escritorio. Los asientos asignados dejaban filas vacías los lunes y viernes, mientras que en los días de mayor demanda había mucha gente.

Tras una prueba piloto de 60 días, adoptaron la hotelería con una proporción de asientos de 0,7 (140 escritorios), los barrios para productos, servicios y ventas y el 20% de los escritorios etiquetados como silenciosos. El registro mediante QR mantuvo la tasa de ausencias en un 8%, con una apertura automática de 20 minutos.

Antes/después: los picos de congestión se suavizaron del 95% al 80% con las listas de espera. La ocupación promedio aumentó del 52% al 61%. Eliminaron 30 escritorios, reutilizaron un ala para convertirla en espacios para reuniones y calcularon que se evitaron 180 000 dólares al año en costes inmobiliarios, una vez netos unos 12 000 dólares en software y 20 000 dólares en cambios únicos.

Lecciones aprendidas:

• Reduzca el plazo de reserva de 21 a 10 días para reducir la acumulación.
• Agregue los casilleros con anticipación.
• Publica una guía de etiqueta sencilla.

Preguntas frecuentes: hotelería, escritorios compartidos y trabajo híbrido

¿Qué significa hotelería en una oficina?
Es un sistema basado en reservas para escritorios y espacios de trabajo en el que los empleados reservan con antelación y confirman a su llegada, respaldado por políticas y una aplicación de reservas.

¿La hotelería es lo mismo que los escritorios compartidos?
No. Los escritorios compartidos se asignan por orden de llegada sin reservas; la hotelería utiliza las reservas, los registros y la gobernanza para garantizar la equidad y la previsibilidad.

¿Cómo escribo una política hotelera?
Incluya el alcance y la elegibilidad, los plazos y límites de reserva, las reglas de entrada y salida automática, las cancelaciones y las consecuencias de la falta de presentación, la equidad y la accesibilidad, la etiqueta del espacio, la seguridad/privacidad y la gobernanza. Adapta la plantilla anterior a tus sitios.

¿Cómo se escribe hoteling en el Reino Unido?
«Hotelling» es la ortografía del Reino Unido y la Commonwealth; ambas se refieren al mismo modelo de lugar de trabajo basado en reservas.

Glosario: hotelería, escritorio compartido, dirección gratuita, ABW, IWMS, CAFM

• Hotel/hotelería: Asientos no asignados basados en reservaciones con políticas de registro de entrada y salida.
• Escritorio compartido: Asientos no asignados sin reservas; se asignan por orden de llegada.
• Asientos con dirección gratuita: Asientos no asignados con normas poco estrictas; pueden incluir zonas pero reglas mínimas.
• Trabajo basado en actividades (ABW): Un enfoque de planificación que ofrece espacios variados (concentración, colaboración, redes sociales) y permite a las personas elegir en función de la tarea; a menudo se combina con la hotelería.
• IWMS (Sistema integrado de gestión del lugar de trabajo): Plataforma empresarial para datos inmobiliarios, espaciales, de mantenimiento, de proyectos y ambientales.
• CAFM (Administración de instalaciones asistida por computadora): Software para administrar las operaciones, el espacio y los activos de las instalaciones; se superpone con IWMS.
• Proporción de asientos: El número de puestos por empleado elegible (p. ej., 0,7 significa 70 puestos por cada 100 personas).
• Orientación: Herramientas que ayudan a las personas a navegar por la oficina y a localizar escritorios, salas y compañeros de equipo.
• Sensores de ocupación: Dispositivos que detectan la presencia para respaldar el registro pasivo y el análisis de utilización.‍
• Política de no presentación: Reglas y consecuencias para los mostradores reservados que no se registren o no se utilicen dentro del período de gracia.