5 étapes pour créer une expérience inoubliable pour les visiteurs (de l'enregistrement au départ)

Il peut être difficile de savoir qui se trouve dans le bâtiment dans un lieu de travail hybride à tout moment. La variabilité du trafic piétonnier et les différents groupes de personnes (employés, sous-traitants, clients, investisseurs, fournisseurs, personnel de service, candidats à un poste) peuvent compliquer la surveillance efficiente et efficace de tous leurs déplacements, ce qui présente des risques potentiels pour la sûreté et la sécurité.

Sans oublier que la première expérience que vivent les visiteurs lorsqu'ils entrent sur votre lieu de travail crée une impression durable. Si votre processus d'enregistrement est fastidieux et qu'ils ne se sentent pas les bienvenus, ils sont moins susceptibles de vouloir revenir. Garantir une expérience exceptionnelle aux visiteurs peut renforcer la confiance et accroître le désir de revenir. Les responsables des installations peuvent tirer parti d'un système de gestion des visiteurs intégré à un logiciel de gestion des lieux de travail afin de créer plus facilement une expérience accueillante pour tous.

Pourquoi utiliser un système de gestion des visiteurs ?

UNE système de gestion des visiteurs (VMS) est une technologie qui aide les organisations à accueillir, suivre et gérer efficacement les visiteurs sur leur lieu de travail. Un VMS peut contribuer à créer des expériences sécurisées, efficaces et accueillantes pour les visiteurs en automatisant des processus spécifiques et en mettant à jour en permanence une liste dynamique de visiteurs.

Voici les principales raisons d'utiliser un système de gestion des visiteurs sur votre lieu de travail hybride :

Garantir la sûreté et la sécurité

Un système de gestion des visiteurs renforce la sécurité en fournissant un enregistrement de tous les visiteurs entrant et sortant du lieu de travail, de l'invitation à la connexion en passant par la déconnexion. Le système peut également informer automatiquement des équipes spécifiques (installations, sécurité) des nouvelles visites, des modifications apportées aux visites existantes ou des arrivées de visiteurs, ce qui contribue à renforcer la sûreté et la sécurité sur votre lieu de travail. Le suivi des visiteurs peut aider à empêcher tout accès non autorisé et à fournir une piste d'audit claire en cas d'urgence et d'incident de sécurité.

Un enregistrement numérique est également utile si une personne extérieure au bureau a besoin d'accéder à l'information ou d'apporter des modifications. Ils peuvent accéder aux données à distance et consulter la liste complète des visites et le statut de chaque visiteur, ce qui facilite la coordination de l'accès des visiteurs, même lorsqu'ils travaillent à domicile ou ailleurs. La possibilité d'accéder à distance aux informations sur les visiteurs est essentielle dans les lieux de travail hybrides.

Améliorez la communication et la personnalisation

Un système de gestion des visiteurs vous permet d'automatiser la communication, ce qui vous permet de vous assurer plus facilement que les bonnes informations sont envoyées au bon moment. Les employés peuvent créer à l'avance des e-mails personnalisés contenant les détails de la visite. Le système de gestion des visiteurs peut envoyer des notifications en temps réel aux hôtes lorsque leurs visiteurs arrivent sur les lieux, ce qui leur permet de les accueillir immédiatement.

En outre, vous pouvez personnaliser le système pour répondre aux besoins uniques de votre lieu de travail hybride. Cela peut inclure la mise en place de politiques spécifiques pour les visiteurs (c'est-à-dire l'acceptation des conditions générales) et les besoins des employés (par exemple, les allergies alimentaires pour les informations sur la restauration) afin de mieux préparer les hôtes et les invités avant même le début de la visite.

Gagnez du temps grâce à l'enregistrement automatique

Un système de gestion des visiteurs améliore l'efficacité grâce à une fluidité enregistrements et départs numériques. Les visiteurs peuvent scanner un code QR via leur propre appareil mobile ou s'enregistrer à l'aide d'une tablette, ce qui réduit les temps d'attente. Les visiteurs n'ont pas besoin de saisir de données personnelles (adresse e-mail) sur un appareil public lors de l'enregistrement, ce qui améliore la sécurité globale au lieu de noter vos informations personnelles sur une feuille de papier que quelqu'un peut facilement perdre. Ces méthodes d'enregistrement sans contact contribuent également à réduire les points de contact physiques, promouvant ainsi la santé et la sécurité.

Favoriser l'amélioration continue

Un système de gestion des visiteurs avec des informations sur les visiteurs peut vous aider à suivre toutes les visites sur votre lieu de travail hybride. Les organisations peuvent accéder des informations précieuses sur les habitudes des visiteurs et des comportements pour éclairer la prise de décisions et l'allocation des ressources, autant de moyens qui peuvent aider les responsables des installations à optimiser l'utilisation de leurs espaces de bureau. Le système simplifie également les tâches administratives en fournissant des dossiers de visiteurs à jour, ce qui permet à vos employés de se concentrer sur d'autres responsabilités plus importantes.

5 étapes pour créer une expérience exceptionnelle pour les visiteurs

Une expérience inoubliable commence bien avant la visite. Voyager physiquement vers un nouveau lieu peut déjà être source de confusion et de stress. Vous pouvez rendre l'expérience plus fluide et plus conviviale en fournissant des instructions claires, des rappels automatiques et des enregistrements et des départs rapides afin que vos visiteurs soient préparés avant même leur arrivée.

Voici cinq étapes à suivre pour créer une expérience inoubliable pour les visiteurs :

Étape 1 : Simplifier l'inscription avant la visite

Vous pouvez vous assurer que vos visiteurs sont préparés lorsque vous organisez un premier rendez-vous avec eux. Cela inclut l'envoi préalable de courriels personnalisés contenant les détails de la visite et la mise en place de rappels automatisés à envoyer avant la réunion proprement dite. Assurez-vous d'inclure les informations de base (date et lieu) et toute autre information concernant vos modalités de travail hybride que les visiteurs devraient connaître, comme vos politiques de travail hybride, les documents importants à examiner et à signer au préalable, et des options personnalisées comme la restauration et préférences en matière de siège. Personnalisez encore plus l'expérience en vous assurant que les articles personnalisés (boisson, ordinateur portable, déjeuner, etc.) sont prêts pour la visite.

Étape 2 : Réservez une salle de réunion à l'avance

Vous pouvez réserver des salles de réunion, des bureaux et d'autres ressources nécessaires à l'avance grâce à un système de gestion des visiteurs doté de capacités de réservation d'espace. Cela garantit que tout le monde peut commencer dès l'arrivée de votre visiteur, créant ainsi une expérience de travail accueillante et efficace dont vos équipes des ressources humaines et des installations seraient fières. En outre, l'utilisation d'un VMS dans le cadre d'un système de gestion de l'espace de travail peut permettre aux visiteurs de voir à l'avance l'aménagement des bureaux, les images et les descriptions des postes de travail, ainsi que les ressources, afin que les visiteurs se sentent plus à l'aise et plus habitués à naviguer dans les nouveaux espaces de bureau.

Étape 3 : Activez l'enregistrement et le départ faciles

Réduisez le temps d'attente à la réception en utilisant un système de gestion des visiteurs qui permet l'enregistrement et le départ automatiques. Vous pouvez proposer différentes options pour une expérience plus inclusive et accueillante, qui réponde à la culture d'entreprise que votre équipe des ressources humaines s'efforce d'atteindre. Par exemple, les visiteurs peuvent accéder à un code QR via leur appareil mobile ou utiliser la tablette de l'organisation. Cela ne veut pas dire que le personnel de la réception ne peut pas vous aider à répondre aux questions des visiteurs. Fournir aux visiteurs des méthodes numériques et en personne peut améliorer l'efficacité et l'expérience globale.

Étape 4 : Accueillez les visiteurs dès leur arrivée

Lorsque les visiteurs arrivent sur place, assurez-vous d'envoyer des notifications en temps réel aux hôtes afin qu'ils puissent les accueillir immédiatement. Ainsi, les visiteurs ne perdront pas de temps à attendre et les hôtes n'auront pas à s'inquiéter auprès de la réception pour savoir si leurs invités sont arrivés. Cela permet également à vos équipes chargées des installations de créer un environnement de travail rationalisé et efficace, car elles n'ont pas à allouer une immense salle d'attente pour accueillir de nombreux visiteurs en même temps.

Étape 5 : Préparez-vous à des visites impromptues

Les visites de dernière minute ont lieu. Assurez-vous d'être prêt à accueillir des invités qui pourraient avoir besoin de se rencontrer spontanément. Grâce à un système de gestion des visiteurs, les invités peuvent toujours visiter vos locaux et planifiez facilement une réunion à la demande. L'ensemble du processus, de l'entrée à la position assise ensemble, prend moins de cinq minutes. Le système avertit automatiquement l'hôte lorsqu'une personne crée une nouvelle visite avec lui, afin qu'il sache qui est le visiteur et puisse l'accueillir. Votre organisation peut également demander aux visiteurs de confirmer qu'ils ont lu et compris les règles spécifiques du lieu de travail avant de pouvoir organiser une visite.

Impressionnez vos visiteurs grâce à une expérience fluide et fluide

Lorsque vos visiteurs se sentent valorisés et à l'aise, ils sont plus susceptibles de revenir, de faire affaire avec vous, de faire confiance à votre marque et de considérer votre entreprise d'un œil favorable. Cela est crucial lorsque vous invitez des investisseurs, des clients de premier plan, des candidats à un poste et d'autres parties prenantes sur votre lieu de travail pour faire des affaires. En automatisant et en numérisant la gestion des visiteurs, les organisations peuvent gagner du temps, réduire le stress et conserver des dossiers précis, tout en favorisant une culture accueillante et professionnelle.

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