Espacios asignados:
Asigna escritorios, oficinas y recursos exclusivos a cualquier miembro de tu equipo, sin necesidad de reservar
Hacer un seguimiento de quién está en el edificio en un lugar de trabajo híbrido en un momento dado puede resultar difícil. La variabilidad del tráfico peatonal y de los distintos grupos de personas (empleados, contratistas, clientes, inversores, vendedores, personal de servicio, candidatos a un puesto de trabajo) puede dificultar la supervisión eficiente y eficaz de todos sus movimientos, lo que puede suponer un peligro para la seguridad y la protección.
Sin mencionar que la primera experiencia que tienen los visitantes cuando entran en su lugar de trabajo crea una impresión duradera. Si tienes un proceso de registro torpe que hace que no se sientan bienvenidos, es menos probable que quieran volver. Garantizar una excelente experiencia para los visitantes puede generar confianza y aumentar el deseo de regresar. Los responsables de las instalaciones pueden aprovechar un sistema de gestión de visitantes como parte del software de gestión del lugar de trabajo para facilitar la creación de una experiencia acogedora para todos.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de visitantes?
UN sistema de gestión de visitantes (VMS) es una tecnología que ayuda a las organizaciones a recibir, rastrear y administrar de manera eficiente a los visitantes en un lugar de trabajo. Un VMS puede ayudar a crear experiencias seguras, eficientes y acogedoras para los visitantes mediante la automatización de procesos específicos y la actualización continua de una lista dinámica de visitantes.
Estas son las principales razones para usar un sistema de gestión de visitantes en su lugar de trabajo híbrido:
Garantizar la seguridad y la protección
Un sistema de gestión de visitantes mejora la seguridad al proporcionar un registro de todos los visitantes que entran y salen del lugar de trabajo, desde la invitación hasta el inicio de sesión y el cierre de sesión. El sistema también puede notificar automáticamente a equipos específicos (es decir, a las instalaciones o al personal de seguridad) las nuevas visitas, los cambios en las visitas existentes o la llegada de visitantes, lo que contribuye a reforzar la seguridad en el lugar de trabajo. El seguimiento de los visitantes puede ayudar a prevenir el acceso no autorizado y proporcionar una pista de auditoría clara en caso de emergencias e incidentes de seguridad.
Un registro digital también es excelente si alguien ajeno a la oficina necesita acceder a la información o hacer cambios. Pueden acceder de forma remota a los datos y ver una lista completa de las visitas y el estado de cada visitante, lo que facilita la coordinación del acceso de los visitantes incluso cuando trabajan desde casa o desde otro lugar. La capacidad de acceder a la información de los visitantes de forma remota es fundamental en los lugares de trabajo híbridos.
Aumente la comunicación y la personalización
Un sistema de gestión de visitantes le permite automatizar la comunicación, lo que facilita garantizar que se envíe la información correcta en el momento adecuado. Los empleados pueden crear correos electrónicos personalizados de antemano con los detalles de la visita. El sistema de gestión de visitantes puede enviar notificaciones en tiempo real a los anfitriones cuando sus visitantes llegan a las instalaciones, lo que les permite saludarlos de inmediato.
Además, puede personalizar el sistema para que se adapte a las necesidades únicas de su lugar de trabajo híbrido. Esto puede incluir establecer políticas específicas para los visitantes (es decir, la aceptación de los términos y condiciones) y las necesidades de los empleados (es decir, las alergias alimentarias para la información sobre el catering) para preparar mejor a los anfitriones y a los huéspedes incluso antes de que comience la visita.
Ahorra tiempo con el registro automático
Un sistema de gestión de visitantes aumenta la eficiencia sin interrupciones entradas y salidas digitales. Los visitantes pueden escanear un código QR a través de sus propios dispositivos móviles o registrarse con una tableta, lo que reduce los tiempos de espera. Los visitantes no necesitan introducir datos personales (es decir, la dirección de correo electrónico) en un dispositivo público al registrarse, lo que mejora la seguridad general, en lugar de tener que escribir su información personal en una hoja de papel que alguien puede perder fácilmente. Estos métodos de registro sin contacto también ayudan a reducir los puntos de contacto físico, lo que promueve la salud y la seguridad.
Impulsar la mejora continua
Un sistema de gestión de visitantes con información sobre los visitantes puede ayudarlo a realizar un seguimiento de todas las visitas a su lugar de trabajo híbrido. Las organizaciones pueden acceder información valiosa sobre los patrones de visitantes y comportamientos para informar la toma de decisiones y la asignación de recursos, todas formas que pueden ayudar a los líderes de las instalaciones a optimizar el uso del espacio de oficina. El sistema también simplifica las tareas administrativas al proporcionar registros de visitantes actualizados, lo que permite a sus empleados centrarse en otras responsabilidades más importantes.
5 pasos para crear una excelente experiencia para los visitantes
Una gran experiencia comienza mucho antes de la visita. Viajar físicamente a un nuevo lugar ya puede resultar confuso y estresante. Puedes hacer que la experiencia sea más fluida y agradable proporcionando instrucciones claras, recordatorios automáticos y entradas y salidas rápidas para que tus visitantes estén preparados incluso antes de llegar.
Estos son cinco pasos que puede seguir para crear una excelente experiencia para los visitantes:
Paso 1: Simplifique el registro antes de la visita
Puedes asegurarte de que tus visitantes vengan preparados cuando programes una reunión con ellos por primera vez. Esto incluye enviarles correos electrónicos personalizados con los detalles de la visita de antemano y configurar recordatorios automáticos para que se envíen antes de la reunión propiamente dicha. Asegúrese de incluir la información básica (fecha y lugar) y cualquier otra información sobre sus arreglos de trabajo híbridos que los visitantes deban conocer, como sus políticas laborales híbridas, los documentos importantes que deben revisar y firmar de antemano, y opciones personalizadas como catering y preferencias de asiento. Personalice aún más la experiencia asegurándose de que los artículos personalizados (bebida, computadora portátil, almuerzo, etc.) estén listos para la visita.
Paso 2: Reserve una sala de reuniones con antelación
Puede reservar salas de reuniones, escritorios y otros recursos necesarios con antelación con un sistema de gestión de visitantes que tiene capacidades de reserva de espacio. Esto garantiza que todos puedan empezar de inmediato cuando llegue su visitante, creando una experiencia de trabajo acogedora y eficiente de la que sus equipos de recursos humanos e instalaciones estarían orgullosos. Además, utilizar un VMS como parte de un sistema de gestión del lugar de trabajo puede permitir a los visitantes ver de antemano el diseño de la oficina, las imágenes y descripciones de las estaciones de trabajo y los recursos, de modo que los visitantes se sientan más cómodos y familiarizados al navegar por los nuevos espacios de oficina.
Paso 3: Habilite el registro y la salida sencillos
Reduzca el tiempo de espera en la recepción mediante el uso de un sistema de gestión de visitantes que permita el registro y la salida automáticos. Puedes ofrecer varias opciones para disfrutar de una experiencia más inclusiva y acogedora, que se adapte a la cultura empresarial que tu equipo de recursos humanos se esfuerza por lograr. Por ejemplo, los visitantes pueden acceder a un código QR a través de su dispositivo móvil o usar la tableta de la organización. Eso no quiere decir que no puedas contar con personal de recepción que ayude a responder las preguntas de los visitantes. Proporcionar a los visitantes métodos digitales y presenciales puede mejorar la eficiencia y la experiencia general.
Paso 4: Salude a los visitantes inmediatamente cuando lleguen
Cuando los visitantes lleguen a las instalaciones, asegúrate de enviar notificaciones en tiempo real a los anfitriones para que puedan saludarlos de inmediato. De esta forma, los visitantes no perderán el tiempo esperando y los anfitriones no tendrán que consultar ansiosamente con la recepción para saber si sus huéspedes han llegado. Esto también ayuda a los equipos de tus instalaciones a crear un entorno de trabajo ágil y eficiente, ya que no tienen que asignar una enorme sala de espera para dar cabida a muchos visitantes a la vez.
Paso 5: Prepárese para las visitas improvisadas
Se realizan visitas de última hora. Asegúrese de estar preparado para recibir a los huéspedes que puedan necesitar reunirse de forma espontánea. Con un sistema de gestión de visitantes, los huéspedes pueden seguir visitando sus instalaciones y programe fácilmente una reunión bajo demanda. Todo el proceso, desde entrar hasta sentarse juntos, lleva menos de cinco minutos. El sistema notifica automáticamente al anfitrión cuando alguien crea una nueva visita con él, para que sepa quién es el visitante y pueda saludarlo. Tu organización también puede exigir a los visitantes que confirmen que han leído y entendido las normas específicas del lugar de trabajo antes de poder programar una visita.
Impresione con una experiencia fluida y fluida para sus visitantes
Cuando sus visitantes se sienten valorados y cómodos, es más probable que regresen, hagan negocios con usted, confíen en su marca y piensen favorablemente en su empresa. Esto es crucial a la hora de invitar a inversores, clientes de alto perfil, candidatos a puestos de trabajo y otras partes interesadas a su lugar de trabajo para hacer negocios. Al automatizar y digitalizar la gestión de visitantes, las organizaciones pueden ahorrar tiempo, reducir el estrés y mantener registros precisos, al tiempo que fomentan una cultura acogedora y profesional.
¿Está listo para proteger su lugar de trabajo, mejorar la eficiencia y crear una excelente experiencia para los visitantes? Prueba Skedda Visitor Management con una prueba gratuita de 30 días.
