Qu'est-ce que Hot Desking ? 7 raisons pour lesquelles le Hot Desking est en feu

Ces dernières années, le partage de bureau a gagné en popularité sur de nombreux lieux de travail à mesure que la demande de flexibilité du travail augmente.

Selon l'American Opportunity Survey de McKinsey, 87 % des employés déclarent qu'ils opteront pour un travail flexible lorsqu'ils en auront l'occasion. Non seulement de plus en plus de personnes souhaitent un travail hybride, mais la capacité de décider quand et où elles travaillent permet également de rendre les employés plus heureux, ce qui est associé à un engagement et à une rétention accrus.

Selon l'American Opportunity Survey de McKinsey, 87 % des employés déclarent qu'ils opteront pour un travail flexible lorsqu'ils en auront l'occasion.

L'Organisation internationale du travail (OIT) a constaté dans son rapport « L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans le monde » que les modèles hybrides ont permis un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et que les travailleurs ayant des modalités de travail hybrides étaient les plus satisfaits, selon l'Institut de recherche ADP.

Grâce à tous les avantages du travail flexible, les entreprises tournées vers l'avenir se tournent de plus en plus vers des modèles de travail hybrides et cherchent à tirer parti d'outils qui facilitent leur mise en œuvre. L'étude Future of Work 2022 d'Accenture a révélé que 68 % des entreprises à forte croissance ont mis en œuvre des modèles de travail hybrides, contre 63 % en 2021.

Certains employés travaillant au bureau et d'autres à distance, les organisations n'ont plus besoin d'espaces de bureau pour accueillir l'ensemble du personnel à tout moment. Le hot desking, également connu sous le nom de partage de bureau, de travail agile ou d'hôtellerie, est devenu une approche flexible de la gestion des espaces de bureau qui vise à maximiser l'efficacité et la collaboration tout en réduisant les coûts pour l'organisation.

Examinons plus en détail ce qu'est réellement le hot desking et le rôle qu'il joue dans l'avenir du travail.

Qu'est-ce que le hot desking ?

Le hot desking est un concept dans lequel les employés partagent leur bureau au lieu de laisser à chaque employé son propre bureau. Il s'agit d'une méthode de travail flexible et agile. Les employés ne sont pas confinés à une zone mais peuvent choisir parmi les espaces de travail disponibles dans tout le bureau. À une époque où de nombreux employés travaillent et préfèrent travailler virtuellement, à temps plein ou quelques jours par semaine, le hot desking offre cette flexibilité et une manière plus efficace d'utiliser les bureaux et les espaces de travail.

À quoi sert le hot desking ?

Alors que de nombreuses personnes souhaitent toujours travailler à distance, 86 % des dirigeants pensent que les employés devraient être au bureau au moins trois jours par semaine pour préserver la culture d'entreprise, selon une récente étude de PwC. La mise en œuvre du hot desking satisfait toutes les parties et facilite la mise en place d'une stratégie de travail hybride.

Le fait d'être au bureau permet aux employés de socialiser avec leurs collègues et de collaborer avec leurs équipes, ce qui se traduit par un engagement et une productivité accrus. Et le fait de pouvoir travailler à domicile certains jours aide les employés à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en leur donnant la flexibilité nécessaire pour organiser leurs engagements professionnels et personnels. Les employeurs peuvent également minimiser leur empreinte immobilière et économiser sur les coûts.

Pourquoi le hot desking est-il populaire ?

Le bureau partagé permet une configuration de travail hybride rationalisée et offre de nombreux avantages. Alors que de plus en plus d'entreprises réduisent la taille de leurs espaces, tout en demandant à leurs employés de retourner au bureau pendant plusieurs jours, le hot desking offre de la flexibilité aux employés sans compromettre les performances de l'entreprise.

Voici sept raisons pour lesquelles le hot desking est en plein essor :

1. Flexibilité accrue des horaires de travail.

Les employés attachent une grande importance à leur autonomie au travail, car ils sont libres de choisir quand et où ils travaillent. L'enquête de McKinsey a montré que lorsque les gens ont la possibilité de travailler de manière flexible, 87 % d'entre eux la saisissent. Les arrangements de bureau partagés soutiennent le désir des employés de bénéficier d'une culture de travail flexible et répondent au désir des employeurs de maintenir des interactions en personne. Les hot desks peuvent être disponibles dans de brefs délais, ce qui permet aux individus ou aux équipes de travailler et de collaborer avec agilité. Cette flexibilité améliore la satisfaction et la productivité des employés.

2. Collaboration et productivité accrues.

Le hot desking facilite la mise en place d'une configuration de travail hybride, ce qui améliore la collaboration et la productivité des employés. Selon Advanced Workplace Associates (AWA), les travailleurs hybrides produisent un peu plus de 9,5 jours de travail supplémentaires par an. Avec des chiffres de production aussi positifs, l'avenir de l'aménagement du lieu de travail tend vers le travail hybride, les employés se rendant généralement au bureau deux à trois jours par semaine.

3. Optimisation des ressources et économies de coûts. 

La mise en place d'un bureau à part entière et la signature d'un bail à long terme peuvent être très coûteuses. Le hot desking optimise l'utilisation de l'espace de bureau et réduit les risques de bureaux vides ou surpeuplés. En réduisant leur parc immobilier et les ressources qui y sont consacrées, les organisations peuvent réduire leur empreinte environnementale et réaliser des économies. Les organisations peuvent réaliser d'importantes économies à long terme en tirant parti d'un système de bureau partagé qui utilise l'espace de manière plus efficace.

4. Prise de décision basée sur les données.

Les employeurs peuvent utiliser les données recueillies à partir des logiciels de réservation de bureau pour observer comment les individus et les équipes travaillent au bureau. Avant l'essor des logiciels d'espace de coworking, les employés étaient généralement affectés à un bureau pour la longévité de leur carrière dans cette entreprise. L'endroit et la fréquence des rencontres entre les équipes n'étaient qu'une question de conjecture, car personne ne suivait ces tendances. Désormais, grâce aux logiciels, les organisations peuvent analyser où et à quelle fréquence les personnes réservent un bureau ou un espace de travail, puis utiliser les données pour prendre des décisions commerciales. Les employeurs peuvent devenir plus efficaces en matière d'attribution des espaces de travail, de mise en œuvre de mesures plus efficaces et d'amélioration ou de suppression d'espaces inutilisés.

5. Organisation et orientation.

Le hot desking étant un espace partagé, il empêche les individus d'accumuler des effets personnels ou d'encombrer l'espace de travail. La nature du bureau partagé se prête à un espace de travail plus propre et mieux organisé, ce qui, selon des études, peut améliorer la productivité. Des scientifiques de l'Institut des neurosciences de l'université de Princeton ont montré que la désorganisation peut en fait réduire notre capacité de concentration et que lorsque la zone était plus propre, les participants étaient mieux à même de se concentrer et de traiter les informations.

6. Attire les futurs talents.

La prochaine génération de travailleurs est très favorable à un environnement de travail hybride. Un rapport de ZipRecruiter a révélé que 44 % des diplômés souhaitent un mode de travail hybride, et qu'un les modalités de travail flexibles sont l'une des trois principales raisons qui incitent les employés à trouver un nouvel emploi, selon McKinsey. Tirer parti du partage des bureaux pour créer un environnement de travail flexible dans lequel les employés peuvent choisir l'endroit qui leur convient le mieux pour leurs responsabilités professionnelles peut aider à attirer davantage de talents et à fidéliser les employés actuels.

7. Crée une culture d'entreprise qui valorise la DEI. 

Le hot desking propose des modalités de travail flexibles qui incluent davantage les employés qui ont besoin d'une certaine liberté pour ajuster leurs horaires, comme les parents ou les personnes qui s'occupent de membres âgés de leur famille. Au bureau, le hot desking permet un échange d'idées plus fluide. Lorsque les employés ne sont pas attachés à un bureau, ils sont mieux à même de se mêler à divers groupes et d'interagir entre eux, tels que des niveaux d'ancienneté, des départements ou des antécédents différents, en éliminant les silos et en encourageant la collaboration. Le partage de bureau peut également contribuer à réduire les obstacles créés par la disposition hiérarchique des sièges qui découle des affectations de bureau traditionnelles, favorisant ainsi un lieu de travail plus inclusif et équitable où les employés ont des chances égales de communiquer et de collaborer avec les autres.

En savoir plus : Vous avez plus de monde que de bureaux ? Ne vous laissez pas brûler par 6 pièges liés au hot desking

Pourquoi s'appelle-t-on Hot Desking ?

Le terme « hot desking » vient d'un idiome utilisé par la marine américaine appelé « hot racking », qui décrivait la façon dont les couchettes montées sur rack à bord d'un navire, où les marins dormaient à tour de rôle, restaient chaudes aux yeux de la dernière personne qui les avait utilisées. Le hot desking a récemment gagné en popularité, mais le concept n'est pas nouveau. Les modèles économiques hôteliers, dans lesquels les clients « partagent » les chambres disponibles, ont peut-être inspiré l'idée. C'est pourquoi le hot desking est également appelé hôtel de bureau ou hôtel de bureau.

Un article du New York Times de 1994 mentionnait également le concept de « hot desking » tel que nous le connaissons aujourd'hui. Le reportage portait sur Jay Chiat, le directeur de la publicité de Chiat/Day, qui avait institué le concept de « bureau partagé » dans ses bureaux. Les travailleurs gardaient leurs effets personnels dans les casiers qui leur étaient attribués, récupéraient l'équipement nécessaire à la fenêtre d'un concierge et étaient libres de se déplacer dans les bureaux pour se rendre au travail. La mise en œuvre s'est heurtée à de nombreux problèmes, tels que des conflits liés à des zones convoitées et une pénurie d'équipements, et l'idée a été rapidement rejetée par le responsable suivant.

Quelle est la différence entre l'hôtellerie de bureau et le hot desking ?

Grâce au hot desking, les employés ont accès à des bureaux ou à des espaces de travail dans un bref délai. Souvent, ces arrangements peuvent changer périodiquement tout au long de la journée ou de la semaine de travail au fur et à mesure que les gens vont et viennent. Le hot desking est idéal pour mettre en œuvre une stratégie de travail hybride car il permet aux employés et aux équipes de faire preuve de flexibilité quant à leur arrivée au bureau. Dans le cas des hôtels de bureaux, les espaces de travail sont généralement réservés pour de plus longues durées, de plusieurs jours à un mois. L'hôtellerie peut être le choix préféré pour les équipes qui ont besoin d'un espace de collaboration particulier (par exemple, pour plus d'intimité, comme une équipe juridique) ou qui ont besoin d'équipements pour effectuer leur travail.

Pour en savoir plus : Qu'est-ce que le Desk Hoteling ? Desk Hoteling ou hot desking

Le hot desking pour l'avenir du travail

Les employés exigent de plus en plus de flexibilité en matière de travail et de plus en plus d'entreprises leur emboîtent le pas. Zippia a découvert que 74 % des entreprises américaines utilisent ou prévoient de mettre en œuvre un modèle de travail hybride permanent. Compte tenu de la prévalence croissante des modèles hybrides, la flexibilité du lieu de travail devrait s'accompagner d'un partage des bureaux pour une utilisation optimale de l'espace et des économies de coûts. L'avenir du travail sera celui où les employés partageront leur temps entre le bureau et le télétravail, et les organisations devront adapter leurs lieux de travail pour s'adapter à ces changements.

Vous souhaitez implémenter le hot desking pour votre entreprise ? Consultez ces neuf bonnes pratiques pour vous aider à faire la transition vers le hot desking. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.