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En los últimos años, los escritorios compartidos han ganado popularidad en muchos lugares de trabajo a medida que aumenta la demanda de trabajo flexible.
Según la American Opportunity Survey de McKinsey, el 87% de los empleados afirman que elegirán un trabajo flexible cuando se les dé la oportunidad. No solo son más las personas que desean un trabajo híbrido, sino que la capacidad de decidir cuándo y dónde trabajar también se traduce en empleados más felices, lo que se asocia con un mayor compromiso y retención.
Según la American Opportunity Survey de McKinsey, el 87% de los empleados afirman que elegirán un trabajo flexible cuando se les dé la oportunidad.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) descubrió en su informe «Equilibrio entre la vida laboral y personal en todo el mundo» que los modelos híbridos condujeron a un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal y que los trabajadores con sistemas de trabajo híbridos eran los más satisfechos, según el Instituto de Investigación ADP.
Con todos los beneficios del trabajo flexible, las empresas que buscan avanzar en el futuro recurren cada vez más a modelos de trabajo híbridos y buscan aprovechar las herramientas que facilitan la implementación. El estudio de Accenture sobre el futuro del trabajo en 2022 descubrió que El 68% de las empresas de alto crecimiento han implementado modelos de trabajo híbridos, frente al 63% registrado en 2021.
Dado que algunos empleados trabajan en la oficina y otros de forma remota, las organizaciones ya no necesitan espacios de oficina para dar cabida a toda la fuerza laboral en todo momento. Los escritorios compartidos, también conocidos como escritorios compartidos, trabajo ágil u hotelería, se han disparado como el enfoque flexible para administrar el espacio de oficina que tiene como objetivo maximizar la eficiencia y la colaboración y, al mismo tiempo, reducir los costos para la organización.
Profundicemos en más detalles sobre qué es realmente el escritorio compartido y el papel que desempeña en el futuro del trabajo.
¿Qué es el hot desking?
El escritorio compartido es un concepto en el que los empleados comparten escritorios en la oficina en lugar de que cada empleado tenga su propio escritorio asignado. Es una forma de trabajar flexible y ágil. Los empleados no están confinados a un área, sino que pueden elegir entre los espacios de trabajo disponibles en toda la oficina. En un momento en que muchos empleados trabajan y prefieren trabajar de forma virtual, ya sea a tiempo completo o unos pocos días a la semana, los escritorios compartidos brindan esta flexibilidad y una forma más eficiente de utilizar los escritorios y los espacios de trabajo.
¿Cuál es el propósito del escritorio compartido?
Si bien muchas personas siguen deseando trabajar a distancia, el 86% de los ejecutivos cree que los empleados deberían estar en la oficina al menos tres días a la semana para mantener la cultura empresarial, según un estudio reciente de PwC. La implementación de escritorios compartidos satisface a todas las partes y facilita la creación de una estrategia de trabajo híbrida.
Estar en la oficina permite a los empleados socializar con sus colegas y colaborar con sus equipos, lo que lleva a un mayor compromiso y productividad. Además, poder trabajar desde casa algunos días ayuda a los empleados a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que les brinda flexibilidad a la hora de organizar sus compromisos profesionales y personales. Los empleadores también pueden minimizar su huella inmobiliaria y ahorrar en costos.
¿Por qué es popular el escritorio compartido?
Los escritorios compartidos permiten una configuración de trabajo híbrida optimizada y ofrecen muchas ventajas. A medida que más empresas reducen sus espacios y, al mismo tiempo, piden a sus empleados que regresen a la oficina durante varios días, los escritorios compartidos ofrecen a los empleados flexibilidad sin comprometer el rendimiento de la empresa.
Estas son siete razones por las que los escritorios compartidos están en auge:
1. Mayor flexibilidad del horario de trabajo.
Los empleados se preocupan mucho por su autonomía laboral: tener la libertad de elegir cuándo y dónde trabajar. La encuesta de McKinsey mostró que cuando las personas tienen la oportunidad de trabajar de forma flexible, el 87 por ciento de ellas la aprovecha. Los acuerdos de escritorios compartidos respaldan el deseo de los empleados de una cultura laboral flexible y satisfacen el deseo de los empleadores de mantener las interacciones en persona. Los escritorios compartidos pueden estar disponibles con poca antelación, lo que permite a las personas o a los equipos trabajar y colaborar de forma ágil. Esta flexibilidad mejora la satisfacción y la productividad de los empleados.
2. Mayor colaboración y productividad.
Los escritorios compartidos facilitan la configuración de trabajo híbrida, lo que mejora la colaboración y la productividad de los empleados. Según Advanced Workplace Associates (AWA), los trabajadores híbridos producen poco más de 9,5 días adicionales de trabajo al año. Con cifras de producción tan positivas, el futuro de la organización del lugar de trabajo tiende hacia el trabajo híbrido, ya que los empleados suelen ir a la oficina dos o tres días a la semana.
3. Optimización de recursos y ahorro de costes.
Establecer una oficina a gran escala y firmar un contrato de arrendamiento a largo plazo puede resultar muy costoso. Los escritorios compartidos optimizan la utilización del espacio de oficina y reducen las posibilidades de que los escritorios estén vacíos o superpoblados. Al reducir sus bienes inmuebles y los recursos que se destinan a ello, las organizaciones pueden reducir su huella medioambiental y lograr ahorros en los costos. Las organizaciones pueden lograr importantes ahorros a largo plazo si aprovechan un sistema de escritorios compartidos que utiliza el espacio de manera más eficiente.
4. Toma de decisiones basada en datos.
Los empleadores pueden usar los datos recopilados del software de reserva de escritorios para observar cómo trabajan las personas y los equipos en la oficina. Antes del auge del software para espacios de coworking, a los empleados se les solía asignar un escritorio mientras duraran sus carreras en esa empresa. Dónde y con qué frecuencia se reunían los equipos era cosa de conjeturas, ya que nadie estaba siguiendo estos patrones. Ahora, con el software, las organizaciones pueden analizar dónde y con qué frecuencia las personas reservan un escritorio o un espacio de trabajo, y luego utilizar los datos para tomar decisiones empresariales. Los empleadores pueden ser más eficientes a la hora de asignar los espacios de trabajo, implementar más de lo que es efectivo y mejorar o eliminar los espacios que no se utilizan.
5. Organización y enfoque.
Dado que los escritorios compartidos son un espacio compartido, evitan que las personas acumulen objetos personales o desordenen el área de trabajo. La naturaleza de los escritorios compartidos se presta a un espacio de trabajo más limpio y organizado, lo que, según los estudios, puede conducir a una mayor productividad. Los científicos del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton han demostrado que la desorganización en realidad puede reducir nuestra capacidad de concentración y que, cuando el área estaba más ordenada, los participantes podían concentrarse y procesar mejor la información.
6. Atrae el talento del futuro.
La próxima generación de trabajadores está muy a favor de un entorno de trabajo compatible con los híbridos. Un informe de ZipRecruiter encontró que El 44% de los graduados quieren un acuerdo de trabajo híbrido, y que un el acuerdo de trabajo flexible es uno de los tres principales motivadores para que los empleados encuentren un nuevo trabajo, según McKinsey. Aprovechar los escritorios compartidos para crear un entorno de trabajo flexible en el que los empleados puedan elegir dónde trabajar mejor para sus responsabilidades laborales puede ayudar a atraer más talento y retener a los actuales.
7. Crea una cultura laboral que valora la DEI.
Los escritorios compartidos permiten acuerdos de trabajo flexibles que incluyen más a los empleados que necesitan cierta libertad para ajustar sus horarios, como los padres o las personas que cuidan a familiares de edad avanzada. En la oficina, los escritorios compartidos permiten un intercambio de ideas más fluido. Cuando los empleados no están fijos en un escritorio, pueden relacionarse e interactuar mejor con distintos grupos, como diferentes niveles de antigüedad, departamentos o antecedentes, lo que elimina los silos y fomenta la colaboración. Los escritorios compartidos también pueden ayudar a reducir las barreras creadas por la distribución jerárquica de los asientos que se derivan de las asignaciones de escritorio tradicionales, lo que fomenta un lugar de trabajo más inclusivo y equitativo en el que los empleados tengan las mismas oportunidades para conectarse y colaborar con los demás.
¿Por qué se llama escritorio compartido?
El término «escritorio compartido» proviene de un modismo utilizado por la Marina de los Estados Unidos llamado «estanterías en caliente», que describía cómo las literas montadas en estantes a bordo de un barco, donde los marineros dormían en rotación, permanecían calientes frente a la persona que las usó por última vez. La popularidad de los escritorios compartidos ha crecido recientemente, pero el concepto no es nuevo. Los modelos de negocio hoteleros, en los que los huéspedes «comparten» las habitaciones disponibles, pueden haber inspirado la idea, y es por eso que los escritorios compartidos también se conocen como hoteles de escritorio o de oficinas.
Un artículo del New York Times de 1994 también mencionaba el concepto de «escritorio compartido» tal como lo conocemos hoy en día. El reportaje trataba sobre Jay Chiat, el ejecutivo de publicidad de Chiat/Day, que instituyó el concepto de «escritorio compartido» en sus oficinas. Los trabajadores guardaban sus pertenencias personales en los casilleros asignados, recogían el equipo necesario de la ventana del conserje y podían moverse libremente por el espacio de la oficina para trabajar. La implementación estuvo plagada de problemas, como conflictos por áreas codiciadas y escasez de equipos, y la idea fue rápidamente rechazada por la siguiente persona a cargo.
¿Cuál es la diferencia entre Desk Hoteling y Hot Desking?
Con los escritorios compartidos, los empleados tienen acceso a escritorios o espacios de trabajo con poca antelación. A menudo, estas disposiciones pueden cambiar periódicamente a lo largo de la jornada laboral o de la semana laboral a medida que las personas van y vienen. Los escritorios compartidos son ideales para implementar una estrategia de trabajo híbrida, ya que permiten a los empleados y a los equipos tener flexibilidad en cuanto a la hora de acudir a la oficina. En la hotelería de oficinas, los espacios de trabajo suelen reservarse por períodos más largos, de varios días a un mes. La hotelería puede ser la opción preferida para los equipos que necesitan un espacio de colaboración concreto (por ejemplo, para tener más privacidad, como un equipo legal) o necesitan equipos para realizar su trabajo.
Obtenga más información: ¿Qué es Desk Hoteling? Hotelería de escritorio versus escritorio compartido
Escritorio compartido para el futuro del trabajo
Los empleados exigen cada vez más un trabajo flexible y cada vez son más las empresas que siguen su ejemplo. Zippia descubrió que El 74% de las empresas estadounidenses utilizan o planean implementar un modelo de trabajo híbrido permanente. Con la creciente prevalencia de los modelos híbridos, la flexibilidad en el lugar de trabajo debe ir acompañada de escritorios compartidos para aprovechar al máximo el espacio y ahorrar costes. El futuro del trabajo consistirá en que los empleados compartan tiempo entre la oficina y de forma remota, y las organizaciones deberán adaptar sus lugares de trabajo para adaptarse a estos cambios.
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