Comment implémenter le hot desking dans mon bureau ? 9 conseils pratiques pour vous aider

Dans les cultures de travail rapides et dynamiques d'aujourd'hui, la semaine de travail traditionnelle cède la place à une approche plus flexible et adaptable.

Dans son étude sur l'avenir du travail, Accenture a découvert que 83 % des travailleurs du monde entier considéraient un modèle de travail hybride comme idéal, et 68 % des entreprises à forte croissance ont déjà mis en œuvre des modèles de travail hybrides. Les entreprises proposent des conditions de travail flexibles pour rester compétitives sur un marché du travail qui fait mal aux talents et pour mieux utiliser les espaces de travail pour les équipes hybrides.

Hot desking, également connue sous le nom de partage de bureau, de travail agile ou d'hôtellerie, gagne en popularité en tant que solution qui maximise l'utilisation de l'espace et encourage la collaboration dans un environnement hybride.

Selon l'étude Future of Work d'Accenture, 83 % des travailleurs du monde entier considèrent qu'un modèle de travail hybride est idéal, et 68 % des entreprises à forte croissance ont déjà mis en œuvre des modèles de travail hybrides.

Lorsqu'il est mis en œuvre de manière stratégique, le partage de bureau peut favoriser une atmosphère de travail dynamique, mais nombreux sont ceux qui semblent mal préparés à effectuer la transition. Seuls 26 % des PDG disposent d'une stratégie prête pour l'avenir qui est axée de manière globale sur la modification de la façon dont nous travaillons, des raisons pour lesquelles nous travaillons et de l'endroit où nous travaillons, selon Accenture.

En l'absence de stratégie et d'une technologie adaptée, la gestion des bureaux partagés peut ressembler à une partie frustrante de chaises musicales, et avoir un impact négatif sur l'expérience de vos employés. Pour remédier à ce problème, voici neuf conseils qui vous aideront à passer au bureau partagé :

1. Évaluez et planifiez l'aménagement de vos bureaux

Avant de mettre en œuvre le partage de bureau, pensez à planifier votre espace de travail pour gagner en efficacité, en économies et en productivité. Dans quelle mesure l'espace est-il adapté au hot desking ? Y a-t-il quelque chose que vous devez changer pour créer des espaces de travail physiques idéaux pour les collaborations ainsi que pour le travail individuel qui nécessite une concentration ?

Tenez compte de facteurs tels que l'aménagement, le mobilier et l'infrastructure technologique. Lorsque vous commencez à concevoir, pensez au nombre de bureaux dont vous aurez besoin, que vous disposiez de postes informatiques permanents ou simplement d'espaces pour les ordinateurs portables, et d'espaces de rangement pour les articles personnels et professionnels des employés.

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2. Suscitez l'intérêt des employés

Le changement est difficile, et la gestion du changement peut s'avérer difficile lorsqu'il s'agit de convaincre les employés d'adopter le travail hybride. Informez à l'avance tous les employés de la prochaine mise en œuvre du hot desking. Ce faisant, demander des commentaires aux employés sur la manière dont ils envisagent une transition en douceur vers les modèles de bureau partagés. Le fait de demander l'avis des employés permet d'identifier les problèmes et d'obtenir leur adhésion.

Organisez des sessions de formation ou des ateliers pour familiariser les employés avec le nouveau système et expliquer les avantages avant la mise en œuvre des modifications. Soyez ouvert et prêt à répondre à toutes les préoccupations ou questions qui pourraient survenir au fil du temps. Rationaliser le processus et le rendre facile à comprendre pour les employés, tout en les impliquant dans le processus de décision, permet de s'assurer que les politiques ne semblent pas imposées.

3. Créez un guide des meilleures pratiques pour les employés

Élaborez une politique claire et complète en matière de partage des bureaux pour que l'environnement de bureau reste propre et accueillant pour tous. La politique doit clairement définir les règles, les procédures et les attentes des employés. Quelles sont les attentes en matière de conversations ou de repas dans des espaces communs ? Les employés doivent-ils nettoyer leur bureau la nuit ?

Incluez des directives relatives à la réservation des bureaux, à la propreté et à l'organisation de l'espace de travail et à la gestion des effets personnels. Chacun a ses propres normes de propreté. Il est donc essentiel de favoriser une culture dans laquelle les employés font preuve d'empathie à l'égard des besoins de leurs collègues.

4. Investissez dans un logiciel de hot desking

Investir dans un logiciel de réservation de bureaux ou de gestion des espaces peut vous aider à mettre en œuvre plus efficacement le hot desking. Un logiciel de réservation de bureau centralisé permet aux employés de réserver des bureaux à l'avance afin de savoir qu'ils disposent d'un espace de travail désigné à leur arrivée au bureau. Cela peut aider à éviter les conflits ou la surpopulation.

Certains logiciels de réservation de bureaux permettent même aux utilisateurs de voir en temps réel quand des places sont disponibles, ce qui permet aux employés et aux équipes de choisir plus facilement quand et où ils travaillent. Tenez compte les fonctionnalités de gestion de bureau que vous souhaitez et dont vous avez besoin pour votre espace de travail, tels que les intervalles de temps pendant lesquels vous pouvez réserver des bureaux, les plans des espaces de travail et la possibilité de définir des quartiers dans lesquels des équipes spécifiques peuvent collaborer.

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5. Assurez-vous que votre infrastructure informatique est prête

Un hot desking réussi nécessite une infrastructure informatique pour garantir le bon déroulement et la cohérence de la réservation des bureaux. La lenteur du Wi-Fi peut être source de frustration pour les employés qui essaient de réserver un bureau, d'accéder à Internet ou de passer des appels vidéo au bureau.

L'utilisation d'un logiciel de réservation de bureau présente également des risques pour la sécurité et la confidentialité, ainsi que la possibilité de non-conformité. Mettez en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles et encouragez les employés à suivre les pratiques de protection des données. Alors que de plus en plus d'employés travaillent au bureau, assurez-vous qu'ils ont accès à un réseau Wi-Fi fiable, à des imprimantes, à des scanners et à d'autres ressources techniques nécessaires.

6. Fournir des fournitures et des équipements en quantité suffisante

S'assurer que tous les employés disposent de l'équipement dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin devient encore plus difficile dans un mode de travail hybride. Par conséquent, mise en place d'un système de gestion des équipements peut être extrêmement utile pour améliorer votre bureau hybride.

Comme point de départ, équipez les espaces de bureau avec des équipements essentiels tels que des prises de courant, des stations d'accueil, des chaises ergonomiques et des bureaux réglables. Envisagez de fournir des équipements tels que des tableaux blancs, des projecteurs et des équipements de vidéoconférence pour faciliter le travail collaboratif à la fois pour vos employés au bureau et virtuels.

7. Surveillez et adaptez-vous aux commentaires

Surveillez en permanence la mise en œuvre du partage des bureaux et recueillez les commentaires des employés. Les employés nettoyent-ils leur bureau la nuit ? Y a-t-il des difficultés à réserver les espaces dont les employés ont besoin ? Le logiciel de réservation de bureau est-il facile à utiliser et à naviguer ? Utilisez les commentaires pour apporter les ajustements et améliorations nécessaires au système. Évaluez régulièrement l'efficacité du partage des bureaux pour atteindre les objectifs de l'organisation et apportez les modifications nécessaires.

8. Mesurez et évaluez pour itérer rapidement

L'établissement de paramètres pour mesurer le succès du partage de bureau peut permettre à l'organisation de mieux l'améliorer. Les indicateurs de base devraient inclure la satisfaction des employés, les niveaux de productivité et l'utilisation de l'espace. Les employés peuvent-ils réserver les bureaux dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ? Les espaces sont-ils alloués de manière à ce que les équipes puissent collaborer efficacement sans interruption ? Évaluez régulièrement ces indicateurs pour évaluer l'impact du hot desking sur votre organisation et prenez des décisions fondées sur des données pour une amélioration continue.

9. Envisagez d'autres espaces de travail

En plus d'un espace de bureau partagé centralisé, envisagez de proposer d'autres espaces de travail tels que des salles calmes, des zones de collaboration ou des zones de détente. Une étude d'Advanced Workplace Associates (AWA) a révélé que 61 % du temps des employés est associé au travail seul, et que plus de la moitié de ce temps nécessite un environnement exempt de distractions pour permettre de se concentrer sur le travail. En créant des espaces adaptés aux différentes préférences de travail, vous pouvez contribuer à améliorer la productivité et à promouvoir le bien-être des employés.

Mettre en œuvre un travail hybride qui fonctionne

Alors que le travail hybride devient la norme et que les travailleurs répartissent leur temps entre le bureau et leur domicile, le hot desking deviendra de plus en plus populaire. Les employés voudront maintenir un horaire de travail flexible leur permettant de choisir quand et où ils travaillent le mieux, et les employeurs voudront optimiser la gestion de leur espace de travail tout en équilibrant productivité et collaboration des employés.

En planifiant avec soin et en écoutant vos employés tout au long de la mise en œuvre du partage des bureaux, vous pouvez établir des relations avec les employés, mettre en œuvre des politiques claires et inclusives et gérer avec succès la logistique qui facilitera la transition vers le travail hybride.

Pour en savoir plus sur la manière dont les entreprises ont adopté et amélioré le travail hybride, consultez Les marques à surveiller : réinventer le retour au bureau. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.