Las 3 R del RTO: de las conjeturas al gran trabajo

by
Alice Twu
June 10, 2025
Datos
Instalaciones
Trabajo híbrido
Diseño de espacios
Tecnología

TL;DR Article Summary

Muchos piensan que el «regreso a la oficina» (RTO) significa estar completamente en la oficina, similar a lo que hacían los empleados antes de la pandemia de la COVID-19. Pero esa es solo una porción del pastel de la RTO.

Hoy en día, vemos varios grupos de empleados: aquellos con políticas de trabajo híbridas estructuradas, que van a la oficina dos o tres días a la semana; aquellos que van cuando es necesario para colaborar en equipo; y aquellos que trabajan más tiempo completo en la oficina. A pesar de los diferentes horarios, todas estas poblaciones necesitan una oficina que satisfaga las cambiantes necesidades laborales en 2025 y más allá.

Los líderes de las instalaciones, los gerentes de oficinas, los estrategas del lugar de trabajo y los equipos ejecutivos se preguntan: ¿funciona realmente nuestra política de RTO? ¿Se presenta gente? ¿Estamos utilizando el espacio de manera eficiente y creando el tipo de experiencia laboral que los empleados quiero ser parte de?

Estas no son preguntas que puedas responder con conjeturas. Necesita una red de fuentes de datos: desde el acceso, los deslizamientos y Inicios de sesión wifi al escritorio y reserva de salas de reuniones tendencias y sentimiento de los empleados. Cuando se reúne y analiza con la ayuda de la IA, esta información proporciona información sobre la que realmente puede actuar.

Tipos de datos a rastrear

Para comprender el panorama completo del éxito de la RTO, ningún punto de datos es suficiente. Alguien puede reservar un escritorio, pero no presentarse nunca. Es posible que se acceda a un espacio con frecuencia, pero no se utilice de forma significativa. Los empleados pueden cumplir con la política, pero estar profundamente insatisfechos.

Las organizaciones más exitosas combinan información de los sistemas de acceso, las herramientas de reserva, los sensores de ocupación y los comentarios de los empleados para crear una imagen completa de lo que sucede en el lugar de trabajo. Estas múltiples fuentes de datos incluyen:

  • Datos de reserva de escritorio y habitación: Sepa qué espacios tienen una gran demanda y cuáles no se utilizan
  • Integraciones de aplicaciones para el lugar de trabajo: Revele quién viene a la oficina y cuándo
  • Datos de entrada: Confirma si alguien ha reclamado su reserva, lo que reduce las «reservas fantasma»
  • Datos de control de acceso/transferencia de credenciales: Muestra cuándo y con qué frecuencia los empleados entran a la oficina y a qué zonas acceden
  • Sensores de ocupación: Valide el uso en tiempo real y detecte discrepancias entre las reservas y la presencia real
  • Rastreo wifi: Identifica si hay personas presentes y conectadas en estaciones de trabajo específicas
  • Uso del almuerzo o de los servicios: Indique un compromiso más profundo con el lugar de trabajo más allá de la simple presencia
  • Encuestas a los empleados y herramientas de retroalimentación: Capture el aspecto cualitativo (la experiencia, la satisfacción de los empleados y lo que falta en el lugar de trabajo)

Al integrar estos puntos de datos, los equipos del lugar de trabajo pueden ir más allá de las suposiciones y descubrir verdades poderosas y procesables.

Descubra cómo Skedda le ayuda a integrar y analizar este ecosistema de datos, lo que facilita la toma de decisiones confiables y basadas en la evidencia.

A continuación, compartimos estrategias para ayudar a los líderes a pasar de las conjeturas a hacer un gran trabajo con acciones respaldadas por datos e inteligencia artificial, creando lugares de trabajo más inteligentes y adaptables que apoyen a las personas, el rendimiento y el futuro del trabajo.

Tres formas fundamentales en las que los datos y la inteligencia artificial pueden impulsar decisiones más inteligentes en el lugar de trabajo

Hoy en día, los investigadores han tenido más tiempo para estudiar el trabajo flexible, que sigue siendo el modelo de trabajo más popular. El 70% de las empresas estadounidenses ofrecen cierto grado de flexibilidad en el lugar de trabajo (índice Flex).

Vemos que llegan más datos para fundamentar nuestras decisiones. Para aumentar el uso de la oficina, impulsar el ahorro de costos y mejorar la experiencia en el lugar de trabajo, los líderes están rastreando múltiples fuentes de datos de ocupación—y casi el 80% están rastreando los datos de utilización (JLL).

Las organizaciones y los gerentes exitosos ahora lideran con datos, intencionalidad, tecnología, capacitación y la comunicación adecuada para crear excelentes experiencias de trabajo modernas. Están aprovechando estos conocimientos para dimensionar su espacio, rediseñarlo para las necesidades actuales y atraer a las personas con espacios magnéticos que los empleados elegir para volver a. He aquí cómo hacerlo:

1. Tamaño correcto de su huella

Muchas organizaciones redujeron el espacio de sus oficinas después de la pandemia para adaptarse a que los empleados trabajen principalmente desde casa. Según CBRE, la optimización del espacio para un trabajo flexible se ha traducido en una reducción del 15% en la media de metros cuadrados por persona. Con los recientes mandatos de la RTO, las organizaciones han registrado un ligero aumento en la asistencia a las oficinas, pero sigue siendo inferior a las cifras de 2019 y anteriores.

Ahora, una de las preguntas más urgentes para los equipos de instalaciones y bienes raíces es: ¿Todavía necesitamos todo este espacio?? Los datos pueden ofrecer una respuesta segura.

Software de reserva de escritorio like Skedda proporciona análisis de uso granulares, lo que te ayuda a detectar habitaciones vacías, áreas con poco tráfico y reservas no reclamadas. Si ciertas áreas están siempre vacías, puede que sea el momento de consolidar o reutilizar ese espacio. Por otro lado, si las salas de reuniones están reservadas estás fuera todos los días y los equipos están hacinados en muy pocos espacios, por lo que es posible que necesites expandirte.

Sin embargo, confiar solo en los datos de la reserva no es suficiente. Los empleados pueden reservar un escritorio o una reunión pero no se presentan. Estas «reservas fantasma» pueden sesgar tus análisis de uso. Al combinar los datos de las reservas con los datos de control de acceso y los sensores de ocupación, obtendrás una comprensión más completa de cómo dimensionar correctamente tu huella.

AI POV: Al combinar los datos de las reservas con las lecturas de los sensores y los inicios de sesión de Wifi, la IA puede marcar las discrepancias constantes, identificar las «reservas fantasma» y ayudar a liberar espacio valioso. ¿Quieres saber si la nueva política de RTO está funcionando? La IA puede evaluar rápidamente el antes y el después mediante el análisis de las tarjetas de identificación, los comentarios de las encuestas y las métricas de colaboración, lo que proporciona una respuesta rápida y fiable.

Los modelos de costo y uso generados por la IA también pueden ayudarlo a justificar la ampliación o la reducción de la escala. Usa la inteligencia artificial para analizar los datos de uso históricos y en tiempo real a fin de identificar las áreas infrautilizadas. Esto puede simular los efectos de la reducción de personal o proyectar la demanda futura de espacio en función de los cambios en los comportamientos laborales.

2. Rediseño para las necesidades actuales

La oficina actual debe reflejar cómo trabajan las personas ahora, no cómo trabajaban en 2019. En el lugar de trabajo moderno, las personas ven la oficina como un espacio para la colaboración, la socialización y la construcción de relaciones.

Como tal, las hileras de escritorios o grupos de cubículos ya no son suficientes. La oficina moderna está a punto de espacios basados en actividades eso admiten una variedad de modos de trabajo: enfoque, colaboración, conexión social y (ocasionalmente) reuniones híbridas. CBRE ha descubierto que el trabajo basado en actividades (ABW) es el más adecuado para el lugar de trabajo híbrido, ya que proporciona una variedad de tipos de espacio para adaptarse a diferentes tareas laborales.

Las organizaciones deben utilizar los datos de las reservas, la información de los sensores y los comentarios de los empleados para rediseñar los espacios en función de cómo los utilizan realmente las personas. Los datos te ayudan a responder a preguntas sobre el uso del espacio, como las siguientes:

  • ¿Las salas de reuniones más pequeñas están siempre llenas?
  • ¿Las cabinas de enfoque permanecen intactas?
  • ¿Los equipos prefieren sentarse juntos o individualmente?

Al combinar datos cualitativos (como las encuestas) y cuantitativos (como el uso de sensores), sabrá exactamente cómo rediseñar su plano de planta para que coincida con la forma en que trabajan realmente sus equipos. Por ejemplo:

  • Los datos de las reservas pueden revelar que las salas de reuniones para 4 personas tienen una gran demanda, pero las salas de juntas para 10 personas no se utilizan.
  • La información de los sensores puede indicar que la cocina o los espacios de bienestar se utilizan más que algunas áreas de trabajo.
  • Las respuestas a la encuesta pueden poner de manifiesto la frustración por los niveles de ruido o la tecnología anticuada.

Al tener varias fuentes de datos para responder a estas preguntas, está utilizando información respaldada por datos para adaptarse a los comportamientos reales de su equipo, no a las tendencias del sector ni a las conjeturas.

AI POV: Puede optimizar los diseños en función de las tendencias de uso y los flujos de tráfico analizados por IA. Las herramientas de inteligencia artificial analizan los hábitos de reserva, el movimiento de los empleados y las opiniones de los empleados para sugerir cambios en el diseño y las instalaciones que se ajusten a la forma en que las personas colaboran, se centran y socializan en la oficina en la actualidad. Por ejemplo, puedes usar la inteligencia artificial para refrigerar o calentar de forma más inteligente y programarlos en momentos en los que sepas que habrá más tráfico en la oficina. También puedes usar la inteligencia artificial para analizar los patrones de registro y los datos de asistencia a fin de ayudar a los empleados a pronosticar y elegir los mejores días para llegar.

3. Disfruta de los espacios magnéticos

La oficina no es solo un lugar para trabajar, es un lugar en el que querer trabajar. Las organizaciones que tienen planes de RTO exitosos están creando espacios «magnéticos» que motivan a los empleados a hacer que el viaje a la oficina valga la pena. Esto significa diseñar experiencias en la oficina que atraigan a las personas y apoyen su mejor trabajo.

Para lograrlo, las organizaciones deben combinar los datos de utilización del espacio con las opiniones de los empleados. Juntos, guían las inversiones en servicios, tecnología y diseños que fomentan el compromiso, la conexión y la productividad. Y los datos pueden ayudar a ello al revelar qué es lo que más les importa a sus equipos: ¿Vienen para colaborar, concentrarse, ser mentores o simplemente para tomar café y vivir en comunidad?

Software de gestión del lugar de trabajo like Skedda ayuda a crear espacios magnéticos de tres maneras clave:

  • La reserva flexible e intuitiva hace que sea fácil encontrar el espacio perfecto en todo momento
  • Las normas y políticas personalizadas ayudan a gestionar la demanda y garantizar la equidad
  • Las integraciones de tipo «vea quién participa» alientan a los empleados a acudir en los días óptimos para colaborar

Los lugares de trabajo increíbles suelen incluir comodidades y servicios, como cafeterías y restaurantes. También organizan eventos para construir relaciones y una comunidad más sólidas. El uso de tecnología que hace un seguimiento de las inscripciones y la participación puede proporcionar valiosas señales de compromiso sobre lo que funciona y lo que no. Al tener una comprensión más profunda de lo que quieren los empleados, te preparas con los conocimientos pertinentes necesarios para crear experiencias que hagan que las personas regresen.

Leer más: Del mandato al imán: diseño de oficinas para excelentes lugares de trabajo híbridos

AI POV: La IA puede revelar lo que los empleados realmente valoran y los puntos en los que su lugar de trabajo no es suficiente. La IA puede correlacionar los datos de compromiso (como los pedidos de comida, la participación en eventos o las reservas de salas de bienestar) con las tendencias de opinión para recomendar actualizaciones de experiencia que aumenten la satisfacción y la retención de los empleados.

A partir de ahí, puede ajustar los servicios (por ejemplo, limpieza, entrega de alimentos, soporte de TI) mediante modelos predictivos basados en los patrones de ocupación. La IA puede conectar el uso del espacio con la demanda de servicios, garantizando que los recursos coincidan con las necesidades reales y no con suposiciones anticuadas.

De las conjeturas al gran trabajo

El regreso a la oficina ya no se basa solo en la política, sino en la experiencia, la eficiencia y el compromiso.

Es hora de ir más allá del instinto. Con la combinación adecuada de datos, inteligencia artificial y liderazgo estratégico, las organizaciones pueden pasar de una toma de decisiones reactiva a una planificación proactiva y centrada en las personas. Los líderes de las instalaciones pueden diseñar espacios más inteligentes, los líderes empresariales pueden realizar mejores inversiones y los empleados pueden disfrutar de un lugar de trabajo que respalda su forma de trabajar real.

¿Está preparado para convertir los datos en una transformación del lugar de trabajo? Reserva una demostración personalizada de Skedda y descubre cómo una reserva más inteligente puede impulsar un mejor regreso a la oficina.

Updated on
June 26, 2025

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