7 outils technologiques indispensables pour les salles de conférence pour les réunions hybrides

Dans de nombreuses organisations, la majorité des réunions sont désormais hybrides. Selon une enquête Livecareer, 49 % des employés ont déclaré participer à des réunions hybrides, contre un quart qui n'assistent qu'à des réunions en personne ou uniquement en ligne.

Pour relever l'ensemble des défis uniques que peuvent présenter les réunions hybrides, les organisations se tournent de plus en plus vers la technologie des salles de conférence pour garantir une communication, une collaboration et un engagement fluides, quel que soit l'emplacement physique.

La technologie et l'équipement appropriés pour les salles de réunion hybrides permettent aux équipes dispersées dans un environnement distribué de maintenir des niveaux élevés de productivité et de connexion. Qu'il s'agisse de configurations de visioconférence immersives ou d'outils de planification intelligents, voici comment la technologie propose des solutions innovantes pour transformer le paysage des réunions hybrides.

Technologie de salle de conférence de pointe pour les réunions hybrides

Contrairement aux réunions traditionnelles au bureau, les réunions hybrides couvrent les espaces physiques et le domaine virtuel. Cela signifie que vous avez à la fois des participants en personne et à distance, et il est crucial de les connecter tous, quel que soit leur lieu de résidence. Ces sept technologies clés peuvent contribuer à combler cette distance :

1. Planificateur de salles de conférence

Les réunions hybrides nécessitent à la fois des espaces virtuels et physiques. Cela signifie que les hôtes doivent mettre en place une salle de conférence virtuelle. et réservez une salle de conférence physique, puis assurez-vous que tous les participants reçoivent les informations dont ils ont besoin pour assister à la réunion. Cela implique de fournir le lien de réunion virtuelle aux participants distants et l'emplacement de la salle de conférence aux participants sur place.

UNE réservation de salle de conférence comme Skedda, vous pouvez permettre à vos employés et à vos équipes de réserver plus facilement des salles de réunion sur votre lieu de travail. Les images et les descriptions fournies sur la plateforme peuvent informer les employés de l'adéquation de la salle. En outre, intégration de synchronisation bidirectionnelle avec calendriers permet aux employés de gérer facilement les salles de conférence et les participants à partir de plateformes qu'ils utilisent déjà dans leur flux de travail, ce qui réduit les interruptions et les informations manquées.

2. Systèmes de visioconférence

Un système de visioconférence robuste est essentiel pour effacer les frontières entre les participants physiques et virtuels. Cela inclut l'utilisation de plateformes de visioconférence, de caméras, de microphones et de systèmes de haut-parleurs de haute qualité pour créer une expérience immersive pour tous. Par exemple, Meeting Owl est une caméra de visioconférence spécialement conçue pour soutenir les équipes hybrides.

Les plateformes de visioconférence telles que Zoom et Google Meet prennent en charge la participation en personne et virtuelle en proposant des fonctionnalités telles que le partage d'écran, des salles de discussion et des fonctionnalités de webinaire. De plus, des systèmes complets (par exemple, Microsoft Teams, Google Meet) qui s'intègrent bien aux outils de productivité que les employés connaissent déjà peuvent également faciliter l'adoption de la technologie.

3. Technologie d'affichage

Les grands écrans et moniteurs, les écrans interactifs et les systèmes de projection avancés peuvent faciliter une communication claire, simplifiant les présentations et le travail collaboratif. Les grands murs vidéo LED permettent de voir plus facilement les membres de l'équipe à distance, de capter leurs signaux non verbaux et de se sentir plus inclus dans les réunions hybrides. Écrans interactifs avec outils de gestion de projet permettent de noter rapidement des idées et d'apporter des modifications sur place.

Alors que de nombreuses entreprises continuent à utiliser des écrans d'ordinateurs portables et d'autres écrans traditionnels dans leurs espaces de réunion, des solutions plus avancées émergent. Par exemple, le Meeting Owl Pro peut diffuser une vidéo panoramique de la salle physique, ce qui permet aux employés distants de profiter de la salle de conférence de la même manière que ceux qui se trouvent dans l'espace physique. Certaines nouvelles technologies offrent même un accès sans contact via la commande vocale et gestuelle, ce qui le rend plus inclusif pour les personnes ayant des besoins divers.

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4. Aménagement et design de la pièce

Lors de réunions hybrides, les salles virtuelles et physiques doivent être configurées pour répondre aux besoins des deux parties. C'est là que des configurations de pièces flexibles associées à des conceptions optimisées sur le plan acoustique deviennent essentielles pour créer un environnement propice à collaboration hybride efficace et en maximisant la productivité des participants en présentiel et à distance.

Pour vos participants en personne, l'accès à une salle de réunion physique confortable et bien équipée est essentiel. Cela signifie fournir des chaises ergonomiques, un bon éclairage et un bureau ou un espace de travail suffisamment grand pour travailler et se déplacer si nécessaire. Et même si vous n'avez peut-être pas autant de contrôle sur l'espace physique de vos participants virtuels, vous pouvez leur fournir une salle virtuelle qui permet d'imiter les interactions physiques organiques en personne.

En utilisant des casques de réalité virtuelle et des logiciels de réalité étendue, les employés à distance peuvent partager du contenu et interagir avec des avatars représentant des collègues pour une immersion accrue lors de sessions collaboratives cruciales. Une solution comme Remo, conçue pour simuler un bureau en personne, permet aux participants de se déplacer dans un espace virtuel et d'interagir les uns avec les autres.

5. Solutions de collaboration

Outils de collaboration virtuelle permettre à chacun de présenter ses idées en temps réel afin de soutenir les sessions de brainstorming hybrides. Les organisations peuvent utiliser des tableaux blancs numériques et des outils pour permettre aux équipes de travailler plus facilement en collaboration sur des feuilles de calcul, des documents et des sessions de brainstorming, via diverses applications.

Par exemple, les tableaux blancs tels que Miro et Mural permettent aux employés, qu'ils soient au bureau ou travaillant à distance, de commenter et d'annoter des documents en temps réel. L'intégration à des outils de gestion de projet tels qu'Asana, Trello ou Jira peut améliorer la collaboration en permettant aux équipes de passer facilement des discussions en réunion à des tâches réalisables.

6. Solutions de connectivité

Les solutions de connectivité permettent de combler le fossé entre les appareils et d'assurer une circulation fluide des informations. Le partage d'écran sans fil et la technologie Bluetooth permettent aux participants de présenter leur travail sans être attachés à un fil ou sans avoir à localiser les adaptateurs appropriés. Outre les solutions de partage sans fil, une connectivité Internet fiable et haut débit pour tous est essentielle pour prendre en charge la visioconférence, le partage de fichiers et d'autres outils de collaboration en ligne.

7. Intelligence artificielle

L'intelligence intégrée à l'équipement des salles de réunion peut avoir un impact significatif sur la productivité et l'efficacité des réunions hybrides. Les caméras dotées d'un logiciel d'IA intégré peuvent suivre automatiquement un conférencier lorsqu'il se déplace dans un espace et cadrer les employés de manière plus efficace dans une application de réunion afin d'améliorer l'engagement. Les haut-parleurs et les microphones dotés de la technologie AI peuvent éliminer le bruit excessif, améliorer la qualité audio et améliorer la compréhension.

De plus, l'IA peut être intégrée à des plateformes pour faciliter la prise de notes et faciliter la facilitation des réunions. Services de transcription alimentés par l'IA comme Otter.ai, il peut transcrire automatiquement les mots prononcés en texte pendant la réunion, qui peut ensuite être partagé sous forme de notes avec tous les participants, ce qui contribue à la productivité.

Principales considérations relatives à la technologie des salles de conférence hybrides

Les organisations se tournent vers des plateformes telles que Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex et Zoom pour leurs solutions de communication unifiée qui intègrent des outils de visioconférence, de messagerie et de collaboration. Beaucoup utilisent également des plateformes de gestion de l'espace telles que Skedda pour les aider à réservations de salles de conférence afin d'offrir une expérience fluide pour les réunions hybrides.

Voici quatre considérations clés à prendre en compte lors de la mise en œuvre d'une technologie de salle de conférence qui aide les employés à être plus engagés et productifs :

Intégration avec les outils de collaboration

L'objectif principal des réunions hybrides est de donner à vos équipes distribuées la possibilité de collaborer en temps réel. L'intégration fluide avec des plateformes populaires telles que Zoom et Microsoft Teams permet aux participants de tirer parti d'outils familiers pour ce faire, améliorant ainsi l'expérience de collaboration globale. Ces plateformes sont équipées d'outils tels que le partage de fichiers en temps réel, l'annotation et les tableaux blancs numériques qui permettent aux participants de contribuer et de s'engager activement. Ils contribuent à créer un environnement collaboratif quel que soit l'emplacement physique et à faire passer les sessions de brainstorming à un niveau supérieur.

« Slack, Teams, Miro, Mural, Figma... tout ce que vous voulez. Ces outils finissent par jouer un rôle très important dans la manière dont les équipes collaborent réellement de manière asynchrone et synchrone. Le numérique est en fait ce qui unit les organisations distribuées. » - Brian Elliot, responsable des produits et cofondateur de Future Forum

Expérience utilisateur et accessibilité

Les réunions hybrides nécessitent une utilisation accrue de la technologie, ce qui peut sembler intimidant pour certains. C'est pourquoi l'utilisation d'outils technologiques conviviaux, faciles à mettre en œuvre et dotés de fonctionnalités d'accessibilité pour divers participants peut contribuer à favoriser une adoption plus large et à promouvoir une expérience utilisateur positive. Des interfaces intuitives permettent aux utilisateurs avertis et timides de naviguer facilement dans la technologie.

En outre, intégrer la formation technique et l'intégration pour vos employés afin de garantir une plus grande adoption et de réduire le montant de l'assistance technique nécessaire. Gardez à l'esprit que les gens ont des niveaux de connaissances technologiques différents et des attitudes différentes à leur égard. Des programmes de formation complets et des sessions d'intégration des utilisateurs permettent aux participants d'exploiter tout le potentiel de la technologie à leur disposition, ce qui facilite les réunions hybrides à l'avenir.

« La société Clorox commençait tout juste à utiliser la vidéoconférence. Au fil du temps, à mesure que cette technologie s'est généralisée, nous avons dû apprendre aux équipes à utiliser cette technologie pour communiquer entre elles, notamment comment utiliser la technologie de visioconférence pour créer de meilleures réunions hybrides et virtuelles au sein de l'entreprise. » - Sacha Connor, fondateur/PDG de Virtual Work Insider

Engagement des participants à distance

Les réunions hybrides peuvent entraîner une participation inégale, les participants en personne dominant la conversation par inadvertance ou laissant de côté les participants distants lors de conversations parallèles. Par conséquent, il est important de trouver un équilibre entre la participation en personne et la participation virtuelle, et être inclusif dans divers lieux. L'engagement des participants virtuels par le biais de fonctionnalités interactives telles que des sondages en direct, le chat et les réactions améliore la participation globale et favorise le sentiment de connexion. Les sessions de questions-réponses en temps réel, les salles de discussion et les outils de sondage créent une atmosphère interactive, encourageant la participation active des participants physiques et virtuels.

De plus, tous les participants peuvent bénéficier d'un temps plus déstructuré pour interagir les uns avec les autres de manière organique. C'est là que les opportunités de réseautage virtuel apparaissent. Les espaces de réseautage virtuels tels que Remo offrent des possibilités d'interactions informelles, recréant les moments de détente essentiels pour créer des liens d'équipe.

« Nous veillons à ce que chacun dispose de la technologie nécessaire pour faire son travail. Cela implique de réfléchir aux besoins des employés. Dois-je t'envoyer des écouteurs ? Dois-je faire quelque chose sur place pour m'assurer que tout le monde puisse être entendu lors d'une réunion hybride ? » - Bethany Nicole Smith, spécialiste de l'expérience en milieu de travail

Évolutivité et pérennité

Technologie des salles de conférence sert de passerelle entre les participants de toutes distances et crée un espace collaboratif propice à l'innovation. Dans le paysage dynamique des réunions hybrides, les technologies capables de s'adapter à différentes plateformes, d'évoluer au fil des avancées et de s'avérer judicieuses en matière d'investissements à long terme constituent la clé de voûte d'une configuration de réunion hybride pérenne.

Alors que de plus en plus d'employés travaillent désormais dans un environnement flexible et distribué, il est de plus en plus difficile pour les entreprises de s'assurer que tout le monde utilise les mêmes actifs et les mêmes outils lors d'une réunion. C'est pourquoi les organisations devraient se tourner vers des boîtes à outils technologiques évolutives et compatibles avec les technologies futures afin de garantir un retour sur investissement positif.

Il est temps d'adopter les outils, de surmonter les défis et d'inaugurer une nouvelle ère de réunions hybrides où la technologie n'est pas seulement un support mais un catalyseur de réussite. Cela implique de tirer parti d'une plateforme mondiale de gestion de l'espace telle que Skedda pour rationaliser les réservations de vos salles de conférence. Créez votre compte Skedda gratuit pour commencer à planifier et à réserver des bureaux et des salles de réunion dès aujourd'hui.