7 herramientas tecnológicas imprescindibles para salas de conferencias para reuniones híbridas

La mayoría de las reuniones en muchas organizaciones ahora son híbridas. Según una encuesta de Livecareer, el 49% de los empleados afirmó que asiste a reuniones híbridas, en comparación con una cuarta parte que solo asiste a reuniones presenciales o solo en línea.

Para combatir el conjunto de desafíos únicos que pueden presentar las reuniones híbridas, las organizaciones recurren cada vez más a la tecnología de salas de conferencias para garantizar una comunicación, colaboración y participación fluidas, independientemente de la ubicación física.

La tecnología y el equipo de salas de reuniones híbridos adecuados garantizan que los equipos dispersos en un entorno distribuido puedan mantener altos niveles de productividad y conexión. Desde configuraciones de videoconferencias envolventes hasta herramientas de programación inteligentes, así es como la tecnología ofrece soluciones innovadoras para transformar el panorama de las reuniones híbridas.

La mejor tecnología de salas de conferencias para reuniones híbridas

A diferencia de las reuniones tradicionales en la oficina, las reuniones híbridas abarcan espacios físicos y el ámbito virtual. Esto significa que tiene participantes presenciales y remotos, y es crucial conectarlos a todos independientemente de su ubicación. Estas siete tecnologías clave pueden ayudar a reducir esa distancia:

1. Programador de salas de conferencias

Las reuniones híbridas requieren espacios virtuales y físicos. Esto significa que los anfitriones deben configurar una sala de conferencias virtual y reserve una sala de conferencias física y, a continuación, asegúrese de que todos los participantes reciban la información que necesitan para asistir a la reunión. Esto significa proporcionar el enlace de la reunión virtual a los participantes remotos y la ubicación de la sala de conferencias a los participantes presenciales.

UN reserva de salas de conferencias como Skedda, puede facilitar a sus empleados y equipos la reserva de salas de reuniones en su lugar de trabajo. Las imágenes y descripciones que aparecen en la plataforma pueden informar a los empleados sobre la idoneidad de la sala. Además, integración de sincronización bidireccional con calendarios permite a los empleados administrar fácilmente las salas de conferencias y los asistentes desde las plataformas que ya utilizan en su flujo de trabajo, lo que reduce las interrupciones y la pérdida de información.

2. Sistemas de videoconferencia

Un sistema de videoconferencia sólido es esencial para eliminar los límites entre los participantes físicos y virtuales. Esto incluye aprovechar las plataformas de videoconferencia, las cámaras, los micrófonos y los sistemas de altavoces de alta calidad para crear una experiencia inmersiva para todos. Por ejemplo, Meeting Owl es una cámara de videoconferencia diseñada específicamente para equipos híbridos.

Las plataformas de videoconferencia, como Zoom y Google Meet, permiten la asistencia presencial y virtual al ofrecer funciones como compartir pantalla, salas para grupos pequeños y funciones de seminarios web. Además, los sistemas integrales (por ejemplo, Microsoft Teams, Google Meet) que se integran bien con las herramientas de productividad con las que los empleados ya están familiarizados también pueden facilitar la adopción de la tecnología.

3. Tecnología de pantalla

Las pantallas y monitores grandes, las pantallas interactivas y los sistemas de proyección avanzados pueden facilitar una comunicación clara, lo que hace que las presentaciones y el trabajo colaborativo sean perfectos. Las grandes paredes de vídeo LED facilitan la visualización de los miembros del equipo a distancia, captan sus señales no verbales y hacen que se sientan más incluidos en las reuniones híbridas. Pantallas interactivas con herramientas de gestión de proyectos facilitan la anotación rápida de ideas y la realización de cambios en el acto.

Si bien es posible que muchas empresas sigan utilizando pantallas de ordenadores portátiles y otras pantallas tradicionales en sus espacios de reuniones, están surgiendo soluciones más avanzadas. Por ejemplo, el Meeting Owl Pro puede mostrar un vídeo panorámico de la sala física, lo que ayuda a los empleados remotos a disfrutar de la sala de conferencias de la misma manera que los que se encuentran en el espacio físico. Algunas tecnologías nuevas incluso ofrecen accesibilidad sin contacto mediante el control por voz y gestos, lo que hace que sea más inclusiva para personas con necesidades diversas.

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4. Disposición y diseño de la habitación

En las reuniones híbridas, las salas virtuales y físicas deben configurarse para satisfacer las necesidades de ambas partes. Ahí es donde las configuraciones flexibles de las salas, junto con los diseños optimizados desde el punto de vista acústico, se vuelven esenciales para crear un entorno propicio para colaboración híbrida eficaz y maximizar la productividad de los participantes presenciales y remotos.

Para los asistentes presenciales, el acceso a una sala de reuniones física cómoda y bien equipada es fundamental. Esto significa proporcionar sillas ergonómicas, buena iluminación y escritorio/espacio lo suficientemente grandes como para trabajar y moverse si es necesario. Y si bien es posible que no tengas tanto control sobre el espacio físico de tus asistentes virtuales, puedes proporcionarles una sala virtual que ayude a imitar las interacciones orgánicas presenciales.

Mediante el uso de cascos de realidad virtual y software de realidad extendida, los empleados remotos pueden compartir contenido e interactuar con avatares que representan a sus colegas para una mayor inmersión durante las sesiones de colaboración cruciales. Una solución como Remo, que está diseñada para simular una oficina presencial, permite a los participantes moverse por un espacio virtual e interactuar entre sí.

5. Soluciones de colaboración

Herramientas de colaboración virtual permiten que todos demuestren sus ideas en tiempo real para ayudar a respaldar las sesiones híbridas de intercambio de ideas. Las organizaciones pueden usar pizarras digitales y herramientas para facilitar a los equipos el trabajo colaborativo en hojas de cálculo, documentos y sesiones de intercambio de ideas, a través de una variedad de aplicaciones.

Por ejemplo, las pizarras blancas como Miro y Mural permiten a los empleados de la oficina y que trabajan de forma remota comentar y anotar documentos en tiempo real. La integración con herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Jira puede mejorar la colaboración al permitir a los equipos pasar sin problemas de las discusiones en las reuniones a las tareas procesables.

6. Soluciones de conectividad

Las soluciones de conectividad cierran la brecha entre los dispositivos y garantizan un flujo de información fluido. La pantalla compartida de forma inalámbrica y la tecnología bluetooth permiten a los participantes hacer demostraciones de su trabajo sin tener que estar conectados a un cable ni tener que localizar los adaptadores adecuados. Además de las soluciones de uso compartido inalámbrico, es fundamental disponer de una conectividad a Internet fiable y de alta velocidad para todos a fin de poder realizar videoconferencias, compartir archivos y otras herramientas de colaboración en línea.

7. Inteligencia artificial

La inteligencia integrada en los equipos de las salas de reuniones puede tener un impacto significativo en la productividad y la eficiencia de las reuniones híbridas. Las cámaras con software de inteligencia artificial incorporado pueden rastrear automáticamente a un orador mientras se mueve por un espacio y encuadrar a los empleados de manera más eficaz en una aplicación de reuniones para mejorar la participación. Los altavoces y micrófonos con tecnología de inteligencia artificial pueden eliminar el exceso de ruido, mejorar la calidad del audio y mejorar la comprensión.

Además, la IA se puede integrar con plataformas para facilitar la toma de notas y facilitar las reuniones. Servicios de transcripción basados en inteligencia artificial like Otter.ai puede transcribir automáticamente las palabras habladas en texto durante la reunión, que luego se pueden compartir como notas con todos los asistentes y aumentar la productividad.

Consideraciones clave para la tecnología híbrida de salas de reuniones y conferencias

Las organizaciones están recurriendo a plataformas como Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex y Zoom para sus soluciones de comunicación unificada que integran herramientas de videoconferencia, mensajería y colaboración. Muchas también están aprovechando plataformas de administración del espacio como Skedda para ayudar a: reservas de salas de conferencias para ofrecer una experiencia perfecta para las reuniones híbridas.

Estas son cuatro consideraciones clave que se deben tener en cuenta al implementar la tecnología de salas de conferencias que ayude a los empleados a estar más comprometidos y ser más productivos:

Integración con herramientas de colaboración

El objetivo principal de las reuniones híbridas es ofrecer a los equipos distribuidos la oportunidad de colaborar en tiempo real. La perfecta integración con plataformas populares, como Zoom y Microsoft Teams, garantiza que los participantes puedan aprovechar las herramientas conocidas para hacerlo, lo que mejora la experiencia de colaboración en general. Estas plataformas están equipadas con herramientas como el intercambio de archivos en tiempo real, la anotación y las pizarras digitales, que permiten a los participantes contribuir y participar activamente. Ayudan a fomentar un entorno colaborativo independientemente de la ubicación física y llevan las sesiones de intercambio de ideas al siguiente nivel.

«Slack, Teams, Miro, Mural, Figma... lo que sea. Estas herramientas acaban siendo muy importantes para la forma en que los equipos colaboran de forma asincrónica y sincrónica. De hecho, lo digital es lo que une a las organizaciones distribuidas». - Brian Elliot, ejecutivo de producto y cofundador de Future Forum

Experiencia de usuario y accesibilidad

Las reuniones híbridas exigen un mayor uso de la tecnología, lo que puede parecer abrumador para algunos. Por eso, aprovechar herramientas tecnológicas fáciles de usar, fáciles de implementar y con funciones de accesibilidad para diversos participantes puede ayudar a fomentar una adopción más amplia y promover una experiencia de usuario positiva. Las interfaces intuitivas garantizan que tanto los usuarios expertos en tecnología como los más tímidos puedan navegar por la tecnología sin esfuerzo.

Además, incorporar la formación tecnológica y la incorporación para que sus empleados garanticen una mayor adopción y reduzcan la cantidad de asistencia técnica necesaria. Ten en cuenta que las personas tienen diferentes niveles de conocimiento tecnológico y diferentes actitudes hacia ella. Los programas de capacitación integrales y las sesiones de incorporación de usuarios permiten a los participantes aprovechar todo el potencial de la tecnología a su disposición, lo que permite que las reuniones híbridas sean más fluidas en el futuro.

«La empresa Clorox acababa de empezar a utilizar las videoconferencias. Con el tiempo, a medida que se generalizó, tuvimos que enseñar a los equipos cómo usar esa tecnología para conectarse entre sí, y cómo usar la tecnología de videoconferencia para crear mejores reuniones híbridas y virtuales dentro de la empresa». - Sacha Connor, fundador y director ejecutivo de Virtual Work Insider

Participación remota de los participantes

Las reuniones híbridas pueden provocar una participación desigual, ya que, a menudo, los participantes presenciales dominan la conversación sin darse cuenta o dejan fuera a los participantes remotos con conversaciones paralelas. Por lo tanto, es importante equilibrar la participación presencial y virtual, y sea inclusivo en diversos lugares. Involucrar a los participantes virtuales a través de funciones interactivas como las encuestas en vivo, el chat y las reacciones mejora la participación general y fomenta una sensación de conexión. Las sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real, las salas de grupos pequeños y las herramientas de votación crean una atmósfera interactiva que fomenta la participación activa de los asistentes físicos y virtuales.

Además, todos los participantes pueden benefíciese de más tiempo desestructurado para interactuar unos con otros de forma orgánica. Ahí es donde brillan las oportunidades de creación de redes virtuales. Los espacios virtuales para establecer contactos, como Remo, ofrecen vías para las interacciones informales y recrean los momentos más refrescantes que son cruciales para la unión de los equipos.

«Nos aseguramos de que todos tengan la tecnología para hacer su trabajo. Eso significa pensar en las necesidades de los empleados. ¿Tengo que enviarte unos auriculares? ¿Tengo que hacer algo in situ para garantizar que, cuando celebraremos una reunión híbrida, todos puedan ser escuchados?» - Bethany Nicole Smith, especialista en experiencia laboral

Escalabilidad y preparación para el futuro

Tecnología de salas de conferencias sirve como un puente que conecta a los participantes a través de las distancias y crea un espacio de colaboración donde la innovación prospera. En el dinámico panorama de las reuniones híbridas, las tecnologías que pueden adaptarse a diferentes plataformas, evolucionar con los avances y demostrar que son acertadas las inversiones a largo plazo son la piedra angular de una organización de reuniones híbrida preparada para el futuro.

Ahora que más empleados trabajan en un entorno flexible y distribuido, cada vez es más difícil para las empresas garantizar que todos usen los mismos activos y herramientas durante una reunión. Por este motivo, las organizaciones deben buscar conjuntos de herramientas tecnológicas que sean escalables y compatibles con las tecnologías futuras para garantizar un rendimiento positivo de estas inversiones.

Es hora de adoptar las herramientas, superar los desafíos e iniciar una nueva era de reuniones híbridas en las que la tecnología no solo sea un soporte, sino un catalizador para el éxito. Eso significa aprovechar una plataforma global de gestión del espacio como Skedda para agilizar las reservas de salas de conferencias. Crea tu cuenta Skedda gratuita para empezar a programar y reservar escritorios y salas de reuniones hoy mismo.