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Hybrides Arbeiten ist für viele Unternehmen die Norm. Stand Mitte 2024 hatten 58% der Unternehmen eine hybride oder flexible Anwesenheitspolitik. 28% der Unternehmen haben die Wahl der Mitarbeiter, was bedeutet, dass ihnen Büroräume zur Verfügung stehen, aber keine Anforderungen an die Mitarbeiter zur Nutzung gestellt werden. Das ist ein CBRE Americas Consulting, das im Januar 2023 damit begann, die Bürorichtlinien von über 340 US-Unternehmen zu verfolgen.
In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie über hybride Arbeit wissen müssen, einschließlich dessen, was es ist, wie man es strukturiert und implementiert, die verschiedenen Arten von hybriden Arbeitsmodellen, Strategien für erfolgreiches hybrides Arbeiten, die neuesten Trends der hybriden Arbeit und die Zukunft der hybriden Arbeit. Lassen Sie uns eintauchen.
Sie haben wahrscheinlich von der Debatte gehört: hybrides Arbeiten im Vergleich zu vollständig von zu Hause aus oder vollständig im Büro. Lassen Sie uns damit beginnen, vollständig im Büro zu arbeiten, was wir als die traditionelle Arbeitsweise bezeichnen können, bei der die Mitarbeiter in der Regel fünf Tage die Woche im Büro sind. Am anderen Ende des Spektrums befindet sich die vollständige Telearbeit, was sich auf Arbeitnehmer bezieht, die an keinem Teil ihres Arbeitstages in ein Büro gehen. Im Lichte von jüngste Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zur Rückkehr verpflichten Neben dem Vollzeit-Büro und den Mitarbeitern, die sich für flexibles Arbeiten aussprechen, hat sich hybrides Arbeiten als glücklicher Mittelweg herausgestellt.
Was bedeutet hybrides Arbeiten? Bei hybrider Arbeit teilen sich die Mitarbeiter die Zeit zwischen Büro und Zuhause (oder einem dritten Arbeitsplatz) auf. Im Gegensatz zu herkömmlichen Arbeitsmethoden hybride Arbeitszeitpläne kann von Mitarbeitern verlangen, dass sie bestimmte Tage im Büro, eine Mindestanzahl von Tagen im Büro, eine Kombination aus Mindest- und bestimmten Tagen verbringen oder je nach Bedarf ins Büro gehen.
Bei hybrider Arbeit findet die Arbeit nicht nur im Büro oder bei den Mitarbeitern zu Hause statt; viele Mitarbeiter entscheiden sich dafür, von Bereichen aus zu arbeiten, in denen sie am produktivsten sind, bekannt als“dritte Plätze“ wie Coffeeshops, Flughafen-Lounges, Coworking-Spaces und vieles mehr. Arbeitsbereiche, die näher an den Wohnorten der Menschen liegen, wachsen und tragen zu flexiblen Arbeitsformen bei.
Hybrides Arbeiten kann zu einer höheren Produktivität und einer höheren Arbeitszufriedenheit führen und gleichzeitig viele der Herausforderungen lösen, die sich aus der Arbeit im Home-Office ergeben. Viele Mitarbeiter berichten, dass sie die Flexibilität genießen, die ein hybrides Arbeitsmodell mit sich bringt.
Hybrides Arbeiten bietet die Flexibilität, die sich Mitarbeiter für eine bessere Work-Life-Balance wünschen, bietet aber dennoch eine persönliche Interaktion, die verbessert die Zusammenarbeit und Verbindung. Mehr als die Hälfte der Organisationen hat eine hybride oder flexible Anwesenheitspolitik (CBRE). Die Richtlinien können je nach Branche des Unternehmens variieren, aber die meisten Unternehmen erwarten heute, dass die Mitarbeiter zwei bis vier Tage pro Woche im Büro arbeiten, wobei drei Tage im Büro quasi der ideale Ort sind.
Was die Anwesenheitspolitik anbelangt, so haben Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten, ihre hybriden Arbeitszeitpläne zu strukturieren. CBRE stellte fest, dass von den 58% der Unternehmen, die ein bis vier Tage pro Woche im Büro verbringen müssen, 81% eine feste Erwartung hinsichtlich der erforderlichen Häufigkeit und der Mindesttage (z. B. drei Tage pro Woche) haben, während 19% unternehmensweite Tage (z. B. Dienstag und Donnerstag) festgelegt haben. Flex Index fand heraus, dass 60% der Unternehmen eine Mindestaufenthaltsdauer von drei Tagen haben, wobei zwei Tage am zweitbeliebtesten sind. Branchen, in denen die Geräte stärker voneinander abhängig sind, benötigen in der Regel auch mehr Arbeitstage im Büro.
Erfahre mehr: Wie strukturiert man hybride Arbeit, um Produktivität und Freude zu maximieren?
Hot-Desking, auch bekannt als „Desk Hoteling“, ist ein wichtiger Teil dessen, was hybrides Arbeiten zum Laufen bringt. Hot-Desking ist eine Arbeitsplatzstrategie, bei der sich Mitarbeiter Schreibtische teilen, was flexible Arbeitsregelungen ermöglicht. Da Unternehmen während der Pandemie ihre Büroräume verkleinern, stellen viele fest, dass die Büros für den Zustrom von Menschen zu klein werden. Hotdesking dient als Lösung für das Problem „Mehr Menschen als Schreibtisch“ und die Unternehmensziele, Immobilienkosten zu sparen und den Energieverbrauch zu senken. Darüber hinaus bietet dies den Mitarbeitern die Flexibilität, an verschiedenen Orten und neben verschiedenen Personen zu sitzen, was die Zusammenarbeit und die Beziehungen am Arbeitsplatz verbessert.
Erfahre mehr: Was ist Desk Hoteling? Desk-Hoteling im Vergleich zu Hotdesking
Hybrides Arbeiten bietet viele Vorteile, wie Flexibilität und kürzere Pendelzeiten. Neue Arbeitsweisen bringen jedoch auch neue Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel Gefühle der Isolation und Trennung von Kollegen. Im Folgenden erörtern wir die Vor- und Nachteile von hybrider Arbeit ausführlicher.
Die Mitarbeiter wollen selbst entscheiden können, wann und wo sie arbeiten. Das ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance, bei der die Mitarbeiter ihre persönlichen und beruflichen Pflichten leichter integrieren können. Flexibilität ist besonders wichtig für Frauen, Betreuer, Menschen mit unterschiedlichem ethnischem Hintergrund und Menschen mit Behinderungen. Laut BCG, 92% der Frauen, 89% der Pflegekräfte und 95% der Menschen mit Behinderungen geben an, dass „flexible Arbeitsmöglichkeiten wichtig oder sehr wichtig für ihre Entscheidung sind, ihren Arbeitsplatz zu behalten oder zu verlassen“. Hybrides Arbeiten ist möglicherweise eine der besten Möglichkeiten, mehr Vielfalt in der Belegschaft zu erreichen.
„Die Realität ist, dass Menschen, die Frauen oder Frauen sind, die eine rassische Minderheitenidentität haben oder die an chronischen oder psychischen Erkrankungen leiden, eine andere Erfahrung haben und andere Bedürfnisse haben.“ - Bethany Nicole Smith, Workplace Experience Specialist
Ein weiterer erheblicher Vorteil der hybriden Arbeit für Mitarbeiter ist der reduzierte Arbeitsweg. Im Jahr 2019 berichtete das US Census Bureau, dass der Weg zur Arbeit in einer Richtung im Durchschnitt 27,6 Minuten betrug. Das sind 230 Stunden pro Jahr zur und von der Arbeit — das entspricht fast 29 achtstündigen Arbeitstagen (Gallup)! Lange Arbeitswege werden auch mit hohem Blutdruck, Verspannungen, Wut, steifen Hälsen, Müdigkeit, Rückenschmerzen und Adipositas in Verbindung gebracht. Im Jahr 2022 stellte Gallup fest, dass Arbeitswege von nur 30 Minuten mit höherem Stress und Wut verbunden sind.
Weniger Zeit für das Pendeln bedeutet also mehr Zeit für persönliche Aktivitäten und weniger Stress. Es kann auch bedeuten, dass Sie mehr Zeit bei der Arbeit produktiv verbringen können, was auch für Unternehmen ein Gewinn ist. Laut Angaben verwenden Arbeitnehmer im Durchschnitt etwa 35% ihrer Zeit, die sie sparen, weil sie nicht zu ihrer Hauptbeschäftigung pendeln Forschung an der Universität von Chicago.
„Hybride Mitarbeiter gewinnen jede Woche etwa zwei oder drei Stunden zurück, weil sie weniger pendeln müssen — wobei ein Teil dieser Zeit für mehr Arbeitsstunden aufgewendet wird. Außerdem neigen sie dazu, an ihren mobilen Arbeitstagen produktiver zu sein, da sie weniger Unterbrechungen und eine ruhigere Arbeitsumgebung von zu Hause aus haben. „- Artis Rozentals, CEO von DeskTime
Schließlich sind einige Mitarbeiter zu Hause produktiver, ohne sich vom Büro ablenken zu lassen. Für Mitarbeiter im Büro, die sich konzentrieren wollen, gibt es einen neuen Trend: Mitarbeiter, die durch das Geschwätz im Büro abgelenkt sind vorgeben, an Zoom-Meetings teilzunehmen um Kollegen zu signalisieren: „Ich möchte nicht mit Ihnen sprechen.“ Mitarbeiter können von der Erledigung von Aufgaben profitieren, die kopfüber und konzentrierter Zeit zu Hause erfordern, da sie nicht ständig durch das Geschwätz im Büro unterbrochen werden.
Arbeitgeber profitieren von hybrider Arbeit durch Kosteneinsparungen, Energieeinsparung, Zugang zu einem breiteren Talentpool und erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Weniger Mitarbeiter im Büro zu jeder Zeit bedeuten, dass weniger Platz benötigt wird. Dies kann ein Vorteil des hybriden Arbeitens in der Einrichtung sein, da kleinere Räume in der Regel weniger Energie und Wartung benötigen. Viele Organisationen haben das tatsächlich reduzierte ihre Büroräume nachdem Sie hybrides Arbeiten eingeführt haben, um Immobilienkosten und damit verbundene Gemeinkosten wie Kühlen/Heizen und Strom zu sparen. So reduzierte Cisco beispielsweise bei der Einführung von hybridem Arbeiten die Hälfte seines Platzbedarfs im Immobilienbereich und sparte rund 500 Millionen US-Dollar ein.
„Unternehmen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause oder an anderen entfernten Standorten aus zu arbeiten, können Geld für Büroräume, Nebenkosten und andere Ausgaben sparen. Zum Beispiel konnten meine Kunden, ein mittelständisches IT-Dienstleistungsunternehmen, ihre Bürofläche um 30% reduzieren und 1,2 Millionen $ pro Jahr sparen, indem sie ein hybrides Arbeitsmodell einführten. „- Dr. Gleb Tsipursky, CEO von Disaster Avoidance Experts und „Hybrid Expert“
Das Muster, in dem Unternehmen die Zahl der Büroimmobilien reduzieren, hat zu einem Allzeithoch der Leerstandsquote in Büros geführt. Im zweiten Quartal 2024 „verzeichnete der Bürosektor eine Rekordleerstandsquote von 20,1% und überschritt damit zum ersten Mal in der Geschichte die 20-Prozent-Marke“, so Moody's Analyse veröffentlicht. Und laut Makroausblick von Cushman & Wakefield für Gewerbeimmobilien in den USA zur Jahresmitte, die gesamte Leerstandsquote von Büros wird in der zweiten Jahreshälfte 2025 einen Höchststand von 21,6% erreichen.
Uhr: Katie Finlayson von MillerKnoll über die Notwendigkeit neuer Benchmarks für die Raumnutzung
Hybridarbeit bietet auch spezifische HR-Vorteile. Hybrides Arbeiten bietet Unternehmen den Vorteil, dass sie auf einen breiteren Talentpool zugreifen können. Arbeitgeber können Mitarbeiter in einem größeren Umkreis des Büros einstellen, da die Mitarbeiter möglicherweise eher bereit sind, längere Arbeitswege in Kauf zu nehmen, wenn es nur ein paar Tage pro Woche sind. Unternehmen mit hybrider Arbeit verzeichnen auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine höhere Mitarbeiterbindung. Nick Bloom und seine Kollegen veröffentlichten in ihrem Artikel in der Natur dass hybride Arbeit die Kündigungsraten um ein Drittel senkte. Sie schätzten, dass jede Kündigung etwa 20.000$ kostete, was bedeutet, dass Unternehmen durch eine Senkung der Fluktuationsraten Millionen pro Jahr sparen können.
„Im Jahr 2019 lebte der typische Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Meilen von der Arbeit entfernt. Das ist inzwischen fast 30 Meilen angewachsen — etwa dreimal so groß wie früher. Wenn Arbeitnehmer nur an einem oder zwei Tagen in der Woche kommen müssen, können sie das Pendeln ein- oder zweimal pro Woche verkraften, anstatt es täglich zu tun. „- Jose Maria Barrero, Mitbegründer von WFH Research und Assistenzprofessor für Finanzen
Uhr: Jose Maria Barrero von WFH Research veröffentlicht eingehende Studien zum hybriden Arbeiten
Hybrides Arbeiten trägt nicht nur dazu bei, Talente anzuziehen und zu halten, sondern führt auch zu einem vielfältigeren Arbeitsumfeld und trägt dazu bei, Innovation und kulturelles Bewusstsein am Arbeitsplatz voranzutreiben. BCG befragte 1700 Unternehmen unterschiedlicher Größe und verschiedener Länderstandorte und stellte fest, dass diverse Managementteams innovativer waren als weniger vielfältige. Unternehmen mit überdurchschnittlicher Diversität erwirtschafteten einen größeren Anteil des Umsatzes durch Innovation (45% des Gesamtumsatzes) als Unternehmen mit unterdurchschnittlicher Diversität (26%). Dieser innovationsbedingte Vorteil von 19% führt zu einer insgesamt besseren finanziellen Leistung.
Hybrides Arbeiten führt zu neuen Arbeitsweisen und Bedürfnissen. Die erste besteht darin, dass Mitarbeiter an mehreren Standorten in einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten, am häufigsten zu Hause und im Büro. Für einige gibt es vielleicht eine dritter Standort (z. B. Café, Bibliothek, Coworking-Space), die auch von Mitarbeitern genutzt werden. Da die Mitarbeiter flexibel zwischen Standorten wechseln können, benötigen sie die richtige technische Ausstattung, um in Verbindung zu bleiben und Zugriff auf alles zu haben, was sie für ihre beste Arbeit benötigen.
„Wir sind wirklich der Meinung, dass die Remote-First-Einstellung eine Menge Flexibilität bietet. Das nimmt das Pendeln aus der Gleichung heraus. Aber um wirklich produktiv zu sein, benötigen Sie eine Workstation, Sie benötigen Highspeed-Internet, Sie benötigen einen sicheren Standort, Sie benötigen manchmal einen ruhigen Ort. „- Tiffany Mosher Taylor, Personalleiterin bei Canoe Intelligence
Organisationen benötigen eine robuste technische Infrastruktur und aktueller Tech-Stack zur Überbrückung der physischen Lücken, die hybrides Arbeiten verursachen kann. Da Mitarbeiter an entfernten Standorten nicht physisch im Büro sind, verpassen sie möglicherweise informelle, spontane persönliche Gespräche. Das Arbeiten an verschiedenen Orten kann zu Kommunikationsstörungen führen wenn Führungskräfte nicht die Absicht haben, alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Um dieses Problem zu lösen, sollten Führungskräfte klare Richtlinien in Bezug auf Kommunikationsnormen festlegen und Erwartungen in einer hybriden Umgebung damit alle Mitarbeiter wissen, welche Tools sie verwenden müssen, welche Reaktionszeiten zu erwarten sind und welche Best Practices für die Arbeit in verteilten Teams gelten.
Lesen Sie mehr: Hybride Kommunikation ist kaputt: Die Vor- und Nachteile von Synchron und Async
Eine weitere Herausforderung beim hybriden Arbeiten besteht darin, sicherzustellen, dass die im Büro verbrachte Zeit zielgerichtet ist. Mitarbeiter geben häufig an, dass Kontakte und die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern die Hauptgründe sind, warum sie im Büro sein möchten, aber koordinieren, wann Leute im Büro sein werden kann herausfordernd sein. Herausforderungen lassen sich in der Regel in drei verschiedene Kategorien einteilen: Ort, Zeit und Aktivitäten.
Am richtigen Ort zu sein, kann eine Herausforderung sein. Viele Mitarbeiter können in einer Stadt, Region, einem Bundesstaat oder sogar einem Land und weltweit verteilt sein. Mitarbeiter an einem Ort zusammenzubringen, kann zeitaufwändig und kostspielig sein, und einen Standort zu finden, der für die Mitarbeiter gut geeignet ist (und ein Standort ist, zu dem sie an mehreren Tagen in der Woche reisen möchten), bringt komplexe logistische Herausforderungen mit sich. Erfahren Sie, was passiert, wenn Mitarbeiter am falschen Tag im Büro erscheinen.
Bei hybrider Arbeit spielt neben dem Ort auch die Zeit eine sehr wichtige Rolle. Überlegungen wie die Tage, an denen die Mitarbeiter im Büro sein werden, und die richtige Planung der Mitarbeiterressourcen, z. B. die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Monitoren, sind äußerst wichtig, um eine erfolgreiche hybride Arbeitserfahrung zu gewährleisten. Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter zu berücksichtigen, die möglicherweise anwesend sind verschiedene Zeitzonen. Ist Ihr Unternehmen in der Lage, asynchron zusammenzuarbeiten? Hat Ihr Arbeitszeitplan an jedem Tag mindestens ein paar Stunden, die sich mit denen von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen überschneiden
Das Schöne an hybrider Arbeit ist, dass sie den Fokus auf das verlagert, was die Menschen tun, anstatt darauf, wo sie die Arbeit machen. So gab es beispielsweise immer mehr Aufrufe, das Büro für den Aufbau von Beziehungen und die Zusammenarbeit zu nutzen, während die Mitarbeiter an Tagen, an denen sie zu Hause sind, unabhängiger arbeiten zu lassen. Das bedeutet, dass hybride Arbeitszeitpläne von den Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen und des Teams diktiert werden, was die Koordination der Arbeitstage im Büro zu einem weiteren Faktor macht, der den Erfolg hybrider Arbeit beeinflusst. Unternehmen müssen sich darauf konzentrieren, Räume zu entwerfen, die sie am besten unterstützen Aktivitäten zum Erleben am Arbeitsplatz.
„Es wird niemals eine feste oder vorhersehbare Antwort auf ein sehr flexibles und dynamisches Problem geben, also müssen wir das Chaos annehmen und daraus lernen.“ - Phil Kirschner, Workplace Strategy Leader bei McKinsey & Company
Aufgrund der einzigartigen Herausforderungen erfordert hybrides Arbeiten ein besseres Management, um dem entgegenzuwirken Gefahren von Näherungsverzerrungen, oder Distanzbias, was sich auf die Tendenz unseres Gehirns bezieht, den Menschen und Dingen, die uns näher sind, mehr Bedeutung beizumessen als denen, die weiter entfernt sind. Diese Voreingenommenheit kann dazu führen, dass Mitarbeiter im Homeoffice das Gefühl haben, im Vergleich zu Kollegen im Büro bei Beförderungen oder Chancen übersehen zu werden. Sie könnten auch die Unternehmenskultur und das Networking verpassen.
„Es war nicht so, dass die Leute mich absichtlich ausgelassen haben. Es war eine unbewusste Voreingenommenheit, dass, weil ich nicht im Gebäude war, manchmal nicht an mich gedacht oder unterbewertet wurde. „- Sacha Connor, Gründer/CEO von Virtual Work Insider
Uhr: Sacha Connor über wegweisende Telearbeit bei Clorox
Hybrides Arbeiten hat zwar viele Vorteile, wie z. B. die Flexibilität der Mitarbeiter, ihre Zeitpläne an ihr Privatleben anzupassen, aber es ist auch wichtig, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Gelegentlich verschwimmen die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben, was zu Burnout oder Schwierigkeiten führt, am Ende des Tages den Anschluss zu verlieren.
Unternehmen können viele beschäftigen hybride Strategien zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben um ihre Mitarbeiter glücklich und produktiv zu halten. Dazu gehören die Festlegung klarer Erwartungen und Normen, die Förderung regelmäßiger Pausen und Urlaube, Investitionen in Technologien zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die Förderung einer unterstützenden Unternehmenskultur und vieles mehr.
Erfahre mehr: So fördern Sie den Work-Life-Flow einer engagierten und vernetzten Belegschaft
Das Übergang von Vollzeitarbeit im Büro zur Hybridarbeit (oder flexible Arbeitsregelungen) hat sich beschleunigt, seit viele Unternehmen 2021 mit der Einführung von Mandaten zur Rückkehr ins Büro begonnen haben. Viele Mitarbeiter geben an, zufriedener mit einer hybriden Arbeitsform zu sein, die viele der Vorteile der Arbeit im Büro (Treffen mit Kollegen und persönliche Zusammenarbeit) mit vielen Vorteilen der Arbeit von zu Hause aus kombiniert (erhöhte Flexibilität, selbständig und asynchron arbeiten).
Hybrides Arbeiten wird nicht so schnell verschwinden. Die meisten Arbeitnehmer und Arbeitgeber betrachten hybrides Arbeiten gleichermaßen als einen Kompromiss zwischen vollständiger Anwesenheit im Büro und vollständiger Telearbeit. Tatsächlich bevorzugen laut Gallup neun von zehn Mitarbeitern, die mobil arbeiten können, eine gewisse Flexibilität bei der Telearbeit, wobei die Mehrheit hybride Arbeitsweisen bevorzugt.
Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Während einige Unternehmen wieder auf Vollzeitarbeit im Büro umsteigen werden, werden sich viele weitere weiterhin auf flexible hybride Arbeitszeitpläne konzentrieren, um viele ihrer Vorteile zu nutzen.
Viele hybride Arbeitstrends sind entstanden, während Unternehmen und Mitarbeiter sich in dieser neuen Normalität zurechtfinden. Sie werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, zumal sich die meisten Unternehmen mehr auf hybride Arbeitsformen konzentrieren als ausschließlich im Büro oder von zu Hause aus. Hier sind einige der wichtigsten Trends dieses Jahres:
Unternehmen suchen maximieren Sie ihre Büroräume, was oft bedeutet, den Platz zu reduzieren oder in einen günstigeren Bereich zu ziehen, zu dem ihre Mitarbeiter pendeln können. Ähnlich wie bei den Vorteilen der flexiblen Arbeit, die hybride Arbeit bietet, setzen Unternehmen auch auf flexible Mietverträge oder Coworking-Spaces, anstatt langfristige und manchmal kostspielige Mietverträge für Räume, die sie möglicherweise nicht benötigen.
Da Unternehmen ihre Mitarbeiter weiterhin an zwei bis fünf Tagen in der Woche ins Büro zurückbringen, gehen viele von ihnen Kompromisse mit ihren Mitarbeitern ein zwei bis drei Tage die Woche hybrider Zeitplan, um einige der Vorteile von Telearbeit und persönlicher Arbeit zu berücksichtigen.
Es wird wichtiger denn je sein, im Rahmen eines Hybridmodells sowohl die Zeit im Büro als auch die Zeit für die Arbeit von zu Hause aus zu maximieren, und Unternehmen müssen Technologien nutzen, die für diese Zwecke einzigartig geeignet sind. Es wird entscheidend sein, es den Mitarbeitern so einfach wie möglich zu machen, in ihre Büros zu kommen, Schreibtische und Konferenzräume für die Zusammenarbeit zu buchen und zu sehen, welche Mitarbeiter anwesend sein werden. Unternehmen werden davon profitieren hybride Arbeitsgeräte wie Skedda um ihre hybride Belegschaft zu stärken.
Abhängig von der hybriden Arbeitsorganisation ist es wahrscheinlich, dass nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens am selben Tag und zur gleichen Zeit im Büro sind. Aufgrund des global verteilten Charakters der Belegschaft vieler Unternehmen entwickelt sich asynchrone Kommunikationsprotokolle und Prozesse werden wichtiger denn je sein. Tools wie Loom, E-Mail und Chat werden unverzichtbar sein, damit Mitarbeiter zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo (oder wann) sie arbeiten.
Die Zeiten des Eckbüros mit Blick auf die Skyline und eigenen Kabinen sind lange vorbei. Viele Unternehmen werden ein gemeinsames Bürodesign nutzen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Räume zu buchen, die ihren individuellen Bedürfnissen am besten entsprechen, in Form von Hot-Desks oder Hoteling am Schreibtisch. Bei der Bürogestaltung werden auch gemeinsam genutzte Räume wie mehr Pausenbereiche, Besprechungsräume und Mehrzweckräume berücksichtigt.
Seien wir ehrlich — niemand möchte eine Stunde in ein Büro pendeln, um einfach alleine bei einem Zoom-Anruf zu sitzen. Mitarbeiter werden intelligente hybride Arbeit begrüßen, wenn sie ihre Leistung verbessern und ihnen beruflich zugute kommen kann und wenn hybrides Arbeiten auf vernünftige Weise erledigt wird. Hybrides Arbeiten kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter voll und ganz überzeugt sind, in die Lage versetzt werden, ihr Bestes zu geben und die Vorteile selbst zu erkennen.
Da sich hybrides Arbeiten weiterentwickelt und immer mehr Unternehmen und Personalmanager werden darin geschult, ihre hybride Belegschaft zu unterstützen, dies wird zu klareren Erwartungen, formelleren Regeln und festeren Zeitplänen führen, sodass jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird und wann (und wie oft) er im Büro sein muss. Die meisten Unternehmen benötigen zwei bis drei Tage pro Woche im Büro, während andere vielleicht kreativ werden und abwechselnde Wochenpläne anbieten (z. B. zwei Tage in der einen Woche und drei Tage in der nächsten). Andere wiederum können es den einzelnen Personen überlassen, verlangen jedoch eine Mindestanzahl von Tagen pro Woche oder Monat.
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Erfolgreiches hybrides Arbeiten erfordert die Integration von fünf Schlüsselkategorien: Gestaltung von Büroräumen, Politik, Technologie, Schulung und Betreuung sowie Kommunikation und Feedback. Alle fünf Bereiche müssen Ihre Mitarbeiter vor Ort und von zu Hause aus unterstützen, um eine engagierte, produktive und innovative Belegschaft im Zeitalter der hybriden Arbeit zu gewährleisten. Im Folgenden gehen wir näher auf diese Kategorien ein und erläutern, wie Unternehmen in jeder Kategorie ein gutes Ergebnis erzielen können.
Herunterladen: 2024 Kein weiterer Bericht zur Debatte über hybride Arbeit
Die Arbeitsplätze müssen sich ändern, um sich an neue hybride Arbeitsmuster anzupassen. Jetzt, da die Mitarbeiter nicht mehr fünf Tage die Woche im Büro sind, müssen Unternehmen ihre Räume intelligenter nutzen. Weniger Mitarbeiter im Büro zu jeder Zeit bedeuten einen geringeren Platzbedarf, sodass Unternehmen ihre Büroflächen verkleinern können.
Mitarbeiter gehen heute hauptsächlich ins Büro, um Kontakte zu knüpfen und mit ihren Teams zusammenzuarbeiten. 58% der Mitarbeiter gehen ins Büro, um Kontakte zu knüpfen (CBRE). In einer Zeit, in der sich Mitarbeiter bei der Arbeit einsamer und weniger engagiert fühlen, ist ein einladendes Büro, in dem die Mitarbeiter Beziehungen aufbauen können, unerlässlich, um das Engagement zu verbessern.
„Büros sollten so gestaltet sein, dass sie menschliche Verbindungen, Zusammenarbeit und Kreativität unterstützen. Es ist wichtig, Folgendes bereitzustellen unstrukturierte Zeit für zufällige Interaktionen und Chats im Büro, die bei der Telearbeit nicht stattfinden. Diese Momente fördern das Engagement der Mitarbeiter und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit. „- Maja Paleka, Mitbegründerin und Direktorin von Juggle Strategies
In einer Umfrage unter 14.000 Büroangestellten in neun Ländern und zehn Branchen Gensler Untersuchungen haben ergeben, dass es vier Kategorien von Räumen gibt, die für Büroangestellte unerlässlich sind:
Die meisten (90%) Büroangestellten haben leichten Zugang zu mindestens einem dieser Räume, doch nur 47% haben Zugang zu allen vier Räumen. Das kann bedeuten Wiederverwendung ungenutzter Räume zu einem Raumtyp, der den Bedürfnissen Ihrer hybriden Belegschaft entspricht.
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Geschlechter Untersuchungen ergaben auch, dass 72% der Mitarbeiter einer Rückkehr ins Büro tatsächlich positiv gegenüberstehen. Sie gehen jedoch nicht gerne in ein Büro, das ihren neuen Arbeitsweisen nicht gerecht wird. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass sich das Pendeln lohnt.
86% der jüngeren Arbeitnehmer gaben an, dass sie bereit wären, öfter ins Büro zu kommen Viertel mit vielen Annehmlichkeiten das bot ihre ideale Mischung an Erlebnissen (Gensler). Sie wollen Räume, die eine reibungslose Zusammenarbeit, soziale Interaktion und kreatives Brainstorming unterstützen. Allerdings glauben nur 47% der Arbeitnehmer, dass ihre Arbeitsumgebung für diese neue Ära des hybriden Arbeitens gerüstet ist (Cisco).
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Es ist an der Zeit, dass Unternehmen ihre Büroraumgestaltung neu bewerten, um den sich ändernden Bedürfnissen ihrer hybriden Belegschaft gerecht zu werden. Gebäudemanager, IT-Mitarbeiter und Arbeitsplatzdesigner sollten Folgendes berücksichtigen neue Kennzahlen am Arbeitsplatz wenn sie darüber nachdenken, wie ihre Büros den hybriden Arbeitsanforderungen gerecht werden.
„Wenn wir integrative Umgebungen entwerfen, müssen wir bis an die Ränder entwerfen. Sie müssen absolut auf jeden eingehen. „- Janet Pogue McLaurin, Global Director of Workplace Research bei Gensler
Uhr: Janet Pogue McLaurin von Gensler über die Gestaltung des Büros der Zukunft
Eine erfolgreiche Einführung hybrider Arbeitsmethoden erfordert klare Richtlinien und einen gut ausgearbeiteten Kommunikationsplan. CBRE stellte fest, dass zu den gemeinsamen Merkmalen erfolgreicher Hybridprogramme die Abstimmung von Verhalten und Führungserwartungen der Mitarbeiter sowie dokumentierte Richtlinien und Richtlinien am Arbeitsplatz gehörten. Gute Richtlinien sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität, Teamzusammenarbeit und Koordination, Produktivität und Geschäftszielen.
Unternehmen sollten ihre Erwartungen, Richtlinien und Verfahren in ihrer hybriden Arbeitsrichtlinie für Telearbeit und Arbeit vor Ort klar umreißen. Dazu gehören die Festlegung von Kernarbeitszeiten, Erwartungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Reaktionszeit sowie Kommunikationsmethoden für unterschiedliche Dringlichkeiten. Organisationen, die kommunizierte Führungserwartungen Es ist eindeutig am wahrscheinlichsten, dass Mitarbeiter das gewünschte Verhalten feststellen.
„Unternehmen können es besser machen, wenn sie über die richtigen Richtlinien und Verfahren verfügen, um die Rentabilität ihrer Belegschaft sicherzustellen.“ - Tara Vasdani, Gründerin von Remote Law Canada
Untersuchungen zur hybriden Arbeit zeigen, dass die produktivsten und engagiertesten Mitarbeiter diejenigen sind, deren Teams können gemeinsam über ihre hybriden Arbeitszeitpläne entscheiden. Die Teams entscheiden zu lassen, an welchen Tagen sie gemeinsam im Büro sein werden, gibt diesen persönlichen Tagen einen Sinn. Laut BCG, vom Team gewählte Hybridmodelle sorgen für 13% mehr Freude an Mandaten von oben nach unten (bei denen der CEO oder die Führungskräfte über den hybriden Arbeitszeitplan entscheiden). Bei Mitarbeitern, die Spaß an ihrer Arbeit haben, ist die Wahrscheinlichkeit, einen neuen Job anzunehmen, um 49% geringer als bei Mitarbeitern, denen ihre Arbeit keinen Spaß macht.
Darüber hinaus haben Mitarbeiter immer wieder erklärt, dass Tage im Büro am besten für die Zusammenarbeit und den Aufbau stärkerer Verbindungen geeignet sind. Daher sollten Unternehmen ihre Bürotage bewusst für die persönliche Zusammenarbeit, den Aufbau von Beziehungen und für Arbeiten planen, die in einer virtuellen Umgebung schwieriger zu erledigen sind. Das könnten Mentoring, kreatives Brainstorming und Konfliktlösung sein. Microsoft stellte fest, dass Mitarbeiter, die sich innerhalb der ersten 90 Tage persönlich mit ihren Vorgesetzten getroffen haben, mit größerer Wahrscheinlichkeit Feedback einholen, sich von ihrem Team aufgenommen und vertraut fühlen, starke Beziehungen zu Kollegen aufbauen, sich unterstützt fühlen, wenn sie schwierige Themen mit ihrem Manager besprechen, und effektives Coaching und Feedback erhalten.
Checkliste herunterladen: 10 Schritte für einen reibungslosen Übergang zur hybriden Arbeit
Organisationen nutzen zunehmend Technologie, um effizienter und produktiver zu sein, insbesondere bei der Arbeit mit verteilten Teams. 83% der Mitarbeiter gaben an, dass gute Technologie ein wichtiger Faktor bei ihrer Arbeit ist — nur hinter Lohngleichheit, einem unterstützenden Manager und Gesundheitsleistungen (Owl Labs).
Hybride Arbeitsgeräte und Technologien kann viele Vorteile mit sich bringen, wie z. B. die Überwindung physischer Entfernungen, die Rationalisierung des Projektmanagements, die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation sowie die Förderung von Produktivität und Rechenschaftspflicht. Diese Tools müssen jedoch leicht zugänglich und zuverlässig sein, um effektiv zu sein. Sie müssen auch auf die richtige Art und Weise und aus den richtigen Gründen eingesetzt werden, damit hybride Arbeitsplätze wirklich von den Vorteilen profitieren können.
„Was produktive Mitarbeiter von denen unterscheidet, die nicht vernetzt und frustriert sind, ist nicht der Stress, sondern die Frage, ob sie auf individueller und organisatorischer Ebene über die richtigen Ressourcen verfügen, um überall produktiv zu sein.“ - Bericht der Accenture Future of Work Study 2022
Der hybride Work-Tech-Stack eines Unternehmens sollte beides beinhalten synchrone und asynchrone Tools:
In einer hybriden Umgebung finden sich Mitarbeiter möglicherweise in aufeinanderfolgenden Besprechungen wieder, sodass ihnen keine Zeit für längere Zeit bleibt, intensiv zu arbeiten. Der Einsatz asynchroner Tools kann dazu beitragen, einige dieser Besprechungen zu reduzieren und den Mitarbeitern mehr Zeit für die Arbeit an Projekten zu geben, die eine hohe Konzentration erfordern.
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Technologie ist auch für die Durchführung produktiver Hybrid-Meetings unerlässlich. Organisationen sollten Folgendes verwenden Konferenzraumtechnik um eine reibungslose Kommunikation, Zusammenarbeit und Interaktion zu gewährleisten — unabhängig vom physischen Standort. Die richtige hybride Technologie und Ausrüstung für Besprechungsräume stellt sicher, dass Teams, die über eine verteilte Umgebung verstreut sind, Folgendes tun können Aufrechterhaltung eines hohen Niveaus an Produktivität und Konnektivität.
„Digitale Tools und Technologien spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, verteilte Organisationen miteinander zu verbinden und Produktivität zu ermöglichen. Slack, Teams, Miro, Mural, Figma — am Ende sind sie alle wirklich wichtig, wenn es darum geht, wie Teams tatsächlich asynchron und synchron zusammenarbeiten. „- Brian Elliot, Mitbegründer von Future Forum
Implementierung neuer Technologien — zusammen mit gutes Change Management— kann eine höhere Akzeptanzrate bei Ihrer Belegschaft sicherstellen. Das bedeutet, dass Sie frühzeitig einen klaren Zeitplan festlegen müssen, der Ihre Mitarbeiter über den Einführungsprozess informiert. Darüber hinaus bieten wir Schulungen und durchgehend konsistente Botschaften sowie eine robuste Leitfaden zur Adoption kann allen Mitarbeitern helfen, an Bord zu kommen.
Checkliste herunterladen: Unverzichtbare Technologie für produktive Hybrid-Meetings
In einer hybriden Arbeitsumgebung sehen Manager nicht immer, was ihre Mitarbeiter tun. Dies kann dazu führen Näherungsverzerrung, wo die unbewusste Voreingenommenheit von Managern, Dinge zu bevorzugen, die ihnen näher stehen, ihre Gedanken und Überzeugungen über ihre Mitarbeiter beeinflusst. Vorurteile in Bezug auf Kundennähe können dazu führen, dass unterschiedliche Sichtweisen auf Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice gezogen werden. So wurden beispielsweise Telearbeiter 31% seltener befördert als Personen, die 2023 einige Zeit in einem Büro gearbeitet haben (Live-Datentechnologien).
„Am Ende belohnen wir Menschen auf der Grundlage der visuellen Aspekte der Hustle-Kultur — und nicht anhand der Ergebnisse. Wie stellen wir tatsächlich sicher, dass unsere Belohnungssysteme auf der Bereitstellung von Ergebnissen basieren — nicht auf Präsentismus?“ - Brian Elliott, Mitbegründer des Future Forum
Uhr: Brian Elliott über das Überdenken von Produktivität und Führung
Daher sollten Unternehmen ihre Manager darin schulen, Proximity-Vorurteile zu bekämpfen und ihren Fokus von der Präsenz auf die Leistung zu verlagern. Das bedeutet, dass Manager die Ergebnisse messen sollten und nicht, wie oft die Mitarbeiter im Büro sind. Um das zu tun, müssen sie Folgendes implementieren gerechte Prozesse und Systeme bei der Verwaltung hybrider Teams. Unternehmen sollten auch ihr Leistungsmanagement überarbeiten, um sich darauf zu konzentrieren, dass die Mitarbeiter ihre Ziele und Vorgaben erreichen, anstatt sie nach einem „Produktivitätstheater“ zu beurteilen.
„Hybridarbeit ist schwieriger als Vollzeitarbeit im Büro. Es erfordert bessere Manager.“ - Rob Sadow, CEO und Mitbegründer von Scoop
Manager können ihren verteilten Teams helfen, in einer hybriden Umgebung erfolgreich zu sein, indem sie Festlegung klarer Erwartungen für persönliche Bürozeiten, insbesondere für junge Mitarbeiter, die Entwicklung und Betreuung benötigen. Organisationen sollten das gezielte Onboarding strukturieren und Mentorenprogramme dazu gehören eine Reihe von Trainingseinheiten, Meilenstein-Check-Ins und regelmäßige Evaluationen, um den Fortschritt zu messen. Persönliche Schulungen helfen neuen Mitarbeitern, ihre Aufgaben und Prioritäten leichter zu verstehen, da sie eine genaue Anleitung und sofortiges Feedback erhalten können. Sie sind auch wichtig, um grundlegende, solide Beziehungen aufzubauen, die später zu mehr Vertrauen und Teamarbeit führen.
„Mentoring ist etwas, das viel besser persönlich gemacht werden kann. Und die Tatsache, dass es schwierig ist, Mentoren zu sein, wird es auch schwieriger machen, neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Wenn man sich die 20- bis 29-Jährigen anschaut, bevorzugen sie es sehr, mindestens zwei, drei Tage die Woche vor Ort zu sein. „- Nick Bloom, Wirtschaftsprofessor in Stanford und Mitbegründer von WFH Research
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Eine klare und konsistente Kommunikation ist entscheidend für die Umsetzung einer erfolgreichen hybriden Arbeitsstrategie. Organisationen sollten nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Nachrichten erhalten. Die Botschaften sollten klar und präzise sein und auf die Unternehmensziele und die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sein. Darüber hinaus sollte Kommunikation keine Einbahnstraße sein. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Feedback zu geben, stellen Fragen und teilen ihre Erfahrungen.
„Ich habe wöchentlich Einzelgespräche mit meinen Führungskräften und meinen direkt unterstellten Mitarbeitern. Ich habe alle zwei Wochen Skip-Meetings. Ich habe monatliche Treffen mit unserem Führungsteam, vierteljährliche Treffen mit People Avengers, und ich nutze Donut-Chat bis ins Letzte, um zufällige Einzelgespräche zu führen.“ - Tiffany Taylor, Personalleiterin bei Canoe Intelligence
Nutzung mehrerer Möglichkeiten, um Einblicke zu gewinnen in Verbesserung Ihres hybriden Arbeitserlebnisses wird entscheidend sein, um sicherzustellen, dass sich Ihre hybride Arbeitsstrategie an die Veränderungen anpasst. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von all Ihren Stakeholdern. Das kann bedeuten, dass Sie Pulsumfragen, Diskussionsrunden, Heatmaps und Net Promoter Scores (NPS) Ihrer Mitarbeiter durchführen, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie Ihr hybrider Arbeitsansatz abschneidet. Oft ist es zu spät, während der Umfrage zum Ausstieg um Feedback zu bitten.
Denken Sie daran, dass hybrides Arbeiten für alle noch relativ neu ist. Die Implementierung bewährter Verfahren, die Überwachung der Ergebnisse, die Anpassung an Herausforderungen und die Verbesserung von Misserfolgen sind die einzigen Möglichkeiten, hybrides Arbeiten besser zu werden. Im Folgenden erörtern wir weitere Einzelheiten zur Implementierung von hybridem Arbeiten.
Es ist wichtig, hybrides Arbeiten so umzusetzen, dass der Mitarbeiter an erster Stelle steht. Ohne ihre Unterstützung werden die meisten Implementierungen hybrider Arbeit scheitern. Die Erklärung der Gründe für die Anforderungen an hybride Arbeit sowie die Vorteile für den Mitarbeiter wird wesentlich zum Erfolg von hybriden Arbeitsmethoden beitragen.
Hier sind die Schritte, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Ihre hybride Arbeitsimplementierung ein Erfolg wird:
Haben Sie eine klare Vorstellung davon, was Sie mit einem hybriden Arbeitsmodell erreichen möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Kommunizieren Sie diese Ziele dann Ihren Mitarbeitern, um deren Zustimmung zu den Änderungen zu erhalten. Festlegung klarer Erwartungen der Mitarbeiter Im Voraus (z. B. wie oft sie ins Büro kommen müssen, an welchen Tagen sie kommen müssen und welche Erwartungen sie an die Arbeit von zu Hause aus haben) und ihre Zustimmung zu erhalten, wird wesentlich dazu beitragen, dass sie für diese Ziele zur Rechenschaft gezogen werden.
Ein hybrides Arbeitsmodell erfordert mehr Ressourcen und Unterstützung als ein herkömmliches Modell im Büro. Ein Mitarbeiter hat möglicherweise keinen eigenen Schreibtisch oder die gesamte Ausrüstung, die er gewohnt ist, zur Verfügung. Machen Sie es den Mitarbeitern einfach und unkompliziert, sich selbst zu bedienen, wie zum Beispiel ihre eigenen Schreibtische buchenund verfügen über Systeme und Unterstützung, um ihnen die Tools und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, unabhängig vom Standort.
Seien wir ehrlich — jeder hat unterschiedliche Arbeitsstile und Bedürfnisse. Manche bevorzugen vielleicht den kollaborativen Charakter der Arbeit, während andere es vorziehen, unabhängig zu arbeiten und asynchron mit ihren Kollegen zu kommunizieren. Von Aufbau einer Vertrauenskultur, können Sie allen Arten von Mitarbeitern ermöglichen, erfolgreich zu sein. Fördern Sie eine häufige und transparente Kommunikation, schaffen Sie Möglichkeiten für soziale Interaktion und ermöglichen Sie den Mitarbeitern, ihr bestes und authentischstes Selbst in die Arbeit einzubringen.
Feedback ist ein Geschenk, und es ist wichtig, die Mitarbeiter kontinuierlich um Feedback zu bitten, was funktioniert, was nicht funktioniert und welche Ideen sie möglicherweise verbessern können. Hybrides Arbeiten ist für die meisten Unternehmen neu, und mit jedem neuen Programm wird es Hindernisse geben. Wenn Sie um Feedback bitten, können Sie Ihr hybrides Arbeitsprogramm so gut wie möglich gestalten. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, den Fortschritt zu messen, da Sie sehen können, wie sich die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbessern (z. B. wenn Sie eine vierteljährliche NPS-Umfrage zum Thema Hybridarbeit durchführen).
Auch wenn sich der Großteil Ihrer Belegschaft in derselben geografischen Gegend befindet und in dasselbe Büro pendeln wird, sollten Sie dennoch Optimieren Sie Ihren Tech-Stack für die Zusammenarbeit aus der Ferne. Bestimmte Teams kommen möglicherweise an unterschiedlichen Tagen, und Sie möchten sicherstellen, dass diejenigen, die remote arbeiten, nicht von wichtigen Diskussionen ausgeschlossen werden. Ermöglichen Sie Ihrem Vertriebsteam außerdem die Möglichkeit, aus der Ferne mit Interessenten und Kunden sowie internen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, die mit Anbietern, Agenturen und anderen Personen zusammenarbeiten, die sich nicht regelmäßig in der Firmenzentrale aufhalten.
Während der Debatte über die Rückkehr ins Büro riefen viele CEOs die Mitarbeiter zurück ins Büro, um „eine bessere Zusammenarbeit und Produktivität“ zu erreichen. Amazon-CEO Andy Jassy erklärte: „Zusammenarbeit und Erfindungen sind einfacher und effektiver, wenn wir persönlich anwesend sind.“ Aber wie sieht das eigentlich in einer hybriden Arbeitsumgebung aus?
In der Vergangenheit, als Mitarbeiter Vollzeit im Büro arbeiteten, sah die Zusammenarbeit oft so aus, als würden sie sich physisch in einem Konferenzraum treffen, um ein Brainstorming durchzuführen, oder physisch nebeneinander zu sitzen, um schnelle Fragen zu stellen. Hybride Systeme bringen neue Herausforderungen mit sich, und Unternehmen sehen, dass sie überdenken müssen, was kollaborativer Büroraum wird aussehen wie.
Hier ist eine Definition von kollaborativem Arbeitsplatz in einem hybriden Büro, die wir uns ausgedacht haben:
In einem kollaborativen Arbeitsbereich können Mitarbeiter zusammenkommen, um an Projekten zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Der Arbeitsbereich in einem hybriden Büro umfasst sowohl die physische als auch die virtuelle Umgebung, da einige Mitarbeiter den ganzen Tag über remote und andere im Büro arbeiten. Ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell zielt darauf ab vernetzen Sie alle Mitarbeiter — unabhängig vom Standort —So gibt es zu jeder Zeit des Arbeitstages eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation.
Ein hybrider Arbeitsaufbau bringt sein eigenes Reihe einzigartiger Herausforderungen wenn es darum geht, einen kollaborativen Arbeitsbereich zu schaffen. Da nicht alle Mitarbeiter jeden Tag im Büro sind, erfordert die Suche nach Möglichkeiten, wie Teams effektiv zusammenarbeiten können, mehr Planung und Voraussicht. Darüber hinaus erfordert die Verbindung von Mitarbeitern im Büro mit Mitarbeitern an entfernten Standorten zusätzliche Geräte, die Unternehmen für eine reibungslose Zusammenarbeit benötigen. A Arbeitsplatzverwaltungssoftware wie Skedda kann zur Lösung dieser Probleme beitragen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, im Voraus zu sehen, wer im Büro sein wird, und die Räume zu buchen, die für eine effektive Zusammenarbeit erforderlich sind.
Eine effektive Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsmodell unterscheidet sich von einer traditionellen fünftägigen Arbeitswoche im Büro. Wenn Mitarbeiter nur an bestimmten Wochentagen im Büro sind, muss die Zeit für die Zusammenarbeit bewusst und gut koordiniert sein, damit sie effektiv ist. Hier ist ein fünfstufiger Ansatz:
Effektive Zusammenarbeit beginnt mit einem klaren Ziel. Unternehmen müssen die gewünschten Ergebnisse definieren und den Erfolg messen, um ihre Bemühungen zur Zusammenarbeit leiten zu können. Projektleiter sollten klare Ziele, Ergebnisse und Erwartungen für ihre Teams festlegen. Konzentration auf produktive Besprechungen und Bereitstellung eines klaren Fahrplans zur Steigerung der Effizienz.
Organisationen müssen implementieren Sie verschiedene Kommunikationskanäle und legen Sie klare Normen fest, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und im Büro zu erleichtern. Um Chancengleichheit zu gewährleisten, sollten Unternehmen inklusiven Praktiken Priorität einräumen, wie etwa der Chancengleichheit bei der Teilnahme und dem Beitrag aller Teammitglieder.
Organisationen müssen eine Kultur der Inklusivität fördern indem Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, Beziehungen aufzubauen und sich miteinander zu verbinden. Mitarbeiter, die sich in ihren Teams integriert und wohl fühlen, möchten mit größerer Wahrscheinlichkeit zusammenarbeiten und bessere Ergebnisse erzielen. Erwägen Sie, Teambuilding-Aktivitäten durchzuführen, um die Beziehungen zu stärken und das Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern.
Führungskräfte sollten klare Arbeitszeiten, Verfügbarkeits- und Kommunikationsrichtlinien festlegen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Organisationen sollten außerdem gestalten Sie die physischen Büroräume um unterschiedlichen Arbeitsstilen gerecht zu werden und kollaborative und individuelle Arbeitsbereiche zu kombinieren. Die Implementierung eines Tischreservierungssystems wie Skedda kann die Raumnutzung und die Mitarbeiterzufriedenheit optimieren.
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die notwendigen Technologien, Fähigkeiten und Ressourcen zur Verfügung stellen, um effektiv aus der Ferne arbeiten zu können. Schulungen zu Techniken der virtuellen Zusammenarbeit sind ebenfalls unerlässlich, um die Teaminteraktionen und die Produktivität zu optimieren. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter kontinuierlich unterstützen und ihre Fähigkeiten weiterentwickeln, um sie bei der Anpassung an die sich wandelnde Technologielandschaft zu unterstützen.
Lesen Sie mehr: Wie man Manager für hybrides Arbeiten ausbildet
Unternehmen können Kreativität, Innovation und Produktivität freisetzen, indem sie eine kollaborative Kultur fördern, die über den physischen Standort hinausgeht. Dies erfordert eine strategische Mischung aus Technologie, räumlichem Umfeld und Unternehmenskultur, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter verbunden, geschätzt und zum Erfolg befähigt fühlen.
Bürotage sollten zwar bewusst geplant werden, um die persönliche Zusammenarbeit zu unterstützen, aber es ist nicht immer der Fall, dass sich alle zur gleichen Zeit treffen können. Unternehmen mit weltweit verteilten Teams haben selten alle Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt am selben physischen Ort.
Daher sind hybride Besprechungen — Besprechungen mit Teilnehmern sowohl vor Ort als auch aus der Ferne — immer beliebter geworden. Untersuchungen von Cisco ergaben, dass an bis zu 98% aller Besprechungen mindestens ein Teilnehmer aus der Ferne teilnimmt. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Büroräume und ihr Technologie-Stack auf dem neuesten Stand sind, um hybride Besprechungen zu unterstützen. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter so schulen, dass sie bereit sind, produktive hybride Besprechungen abzuhalten.
siehe: Die 5 besten Unternehmen, die hybride Tagungsräume richtig einrichten
Es gibt zwar keinen „richtigen“ Weg, hybride Besprechungen zu leiten, aber es gibt wichtige Elemente und bewährte Methoden, die Sie berücksichtigen sollten, um den Bedürfnissen Ihrer persönlichen und virtuellen Mitarbeiter gerecht zu werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Aspekte integrieren können Bewährte Methoden für hybride Besprechungen um ein ausgewogeneres und produktiveres hybrides Arbeitsumfeld zu schaffen:
Hybride Besprechungen erfordern zusätzliche Vorbereitungen, da mehr Technologie, unterschiedliche Methoden für die Einladung von Teilnehmern und die Einbeziehung eines globalen Publikums in verschiedenen Zeitzonen erforderlich sind. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören die ordnungsgemäße Einrichtung Ihres Besprechungsraums, die vorherige Erstellung einer Tagesordnung, um Verwirrung zu vermeiden, und das Versenden von Einladungen mit klaren Anweisungen.
Bei hybriden Besprechungen ist es wichtig, sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer vorzustellen und miteinander zu verbinden, insbesondere wenn es sich um ihr erstes Meeting handelt. Nutzen Sie Videokonferenzen, um die persönliche Interaktion zu verbessern, integrieren Sie Teambuilding-Aktivitäten, die sowohl vor Ort als auch aus der Ferne durchgeführt werden können, und fördern Sie den Austausch zwischen beiden Gruppen, um ihre Verbindung zu stärken. Sorgen Sie für eine ausgewogene Teilnahme, indem Sie abwechselnd abwechselnd sprechen, um eine gleichberechtigte Beteiligung zu fördern.
Bei der Durchführung von hybriden Besprechungen ist es wichtig, die Dynamik zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern zu steuern, um Ungleichgewichte zu vermeiden, wenn persönliche Teilnehmer das Gespräch dominieren. Sie können das Gleichgewicht aufrechterhalten, indem Sie abwechselnd sprechen, technische Tools für reibungslosere Interaktionen nutzen, KI einsetzen, um die Effizienz zu steigern, und Breakout-Sitzungen zur Unterstützung der Teilnahme einbauen.
Bei hybriden Besprechungen kann eine klare Kommunikation aufgrund von Plattformunterschieden eine Herausforderung sein. Nutzen Sie bewährte Methoden, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen, z. B. indem Sie wichtige Punkte zum besseren Verständnis zusammenfassen, KI zur Dokumentation von Besprechungsabläufen verwenden und Ablenkungen einschränken, um die Konzentration zu verbessern.
Folgemaßnahmen nach der Sitzung sind von entscheidender Bedeutung, um etwaige Unklarheiten zu beseitigen und zukünftige hybride Treffen zu verbessern. Um Verwirrung zu vermeiden, die durch technische Probleme oder Nebengespräche verursacht wird, sollten Sie klare Aktionspunkte und die nächsten Schritte dokumentieren, damit die Teilnehmer sie überprüfen können. Vergessen Sie nicht, sowohl von den persönlichen als auch von den virtuellen Teilnehmern Feedback zum Format der Besprechung einzuholen, um Verbesserungen zu erzielen.
Durch die Implementierung dieser Best Practices können Unternehmen das Management hybrider Besprechungen optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und eine integrativere und effizientere Besprechungsumgebung für persönliche und virtuelle Teilnehmer schaffen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Besprechungen im Büro erstrecken sich hybride Besprechungen über physische Räume und die virtuelle Welt. Das bedeutet, dass Sie sowohl persönliche als auch externe Teilnehmer haben, und es ist entscheidend, sie alle unabhängig vom Standort miteinander zu verbinden. Diese sieben Schlüsseltechnologien können helfen, diese Distanz zu überbrücken:
Hybride Besprechungen erfordern sowohl virtuelle als auch physische Räume. Um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten, sollten Unternehmen Reservierungssysteme für Konferenzräume nutzen, um die Buchung zu optimieren und den Teilnehmern wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen. Durch die Integration in bestehende Kalender steigern diese Plattformen die Effizienz und reduzieren Terminkonflikte, wodurch letztlich die Produktivität bei Besprechungen insgesamt verbessert wird. Sehen Sie, wie ein Reservierungssystem für Konferenzräume wie Skedda kann es einfacher machen, Besprechungsräume an Ihrem Arbeitsplatz zu buchen.
Hochwertige Videokonferenzen sind für effektive hybride Besprechungen von entscheidender Bedeutung. Durch Investitionen in fortschrittliche Geräte und benutzerfreundliche Plattformen können Unternehmen immersive Erlebnisse schaffen, die die Lücke zwischen Teilnehmern vor Ort und an entfernten Standorten schließen. Durch die Integration von Videokonferenz-Tools in bestehende Produktivitätssuiten können Arbeitsabläufe weiter optimiert und die Zusammenarbeit verbessert werden.
Fortschrittliche Displaytechnologie verbessert hybride Besprechungen. Große Bildschirme, interaktive Displays und Videowände verbessern die visuelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese Tools fördern die Inklusivität, indem sie dafür sorgen, dass sich Teilnehmer aus der Ferne stärker engagieren. Neue Technologien wie Panorama-Videokameras und berührungslose Bedienelemente verbessern das hybride Meeting-Erlebnis noch weiter.
Flexible und immersive Räume sind für hybride Besprechungen von entscheidender Bedeutung. Durch die Bereitstellung komfortabler und gut ausgestatteter physischer Räume und die Schaffung ansprechender virtueller Erlebnisse können Unternehmen die Produktivität und das Engagement aller Teilnehmer steigern. Neue Technologien wie virtuelle und erweiterte Realität bieten neue Möglichkeiten für eine immersive Zusammenarbeit.
Digitale Tools verbessern die hybride Zusammenarbeit. Virtuelle Whiteboards und Projektmanagement-Software ermöglichen den Austausch von Ideen in Echtzeit und den nahtlosen Übergang vom Brainstorming zur Aktion. Diese Plattformen fördern die Kreativität und Produktivität sowohl von Teams im Büro als auch von zu Hause aus.
Eine robuste Konnektivität ist unerlässlich, um eine nahtlose Zusammenarbeit in Hybridumgebungen zu gewährleisten. Dank drahtloser Technologie und schnellem Internetzugang können die Teilnehmer Informationen mühelos austauschen, unabhängig vom Standort. Dies beseitigt technische Hürden und fördert einen effizienten Wissensaustausch.
KI verbessert hybride Besprechungen, indem sie Aufgaben rationalisiert und die Kommunikation verbessert. Intelligente Kameras rahmen die Lautsprecher automatisch ein, während KI-gestützte Audiosysteme Geräusche reduzieren und die Klarheit verbessern. Die Integration mit Plattformen ermöglicht Transkriptionen in Echtzeit und automatisiertes Aufzeichnen von Notizen, was die Produktivität und Barrierefreiheit für alle Teilnehmer steigert.
Konferenzraumtechnik dient als Brücke, die Teilnehmer über Entfernungen hinweg verbindet und einen kollaborativen Raum schafft, in dem Innovation gedeiht. In der dynamischen Landschaft hybrider Besprechungen sind Technologien, die sich an verschiedene Plattformen anpassen können, sich mit Fortschritten weiterentwickeln und sich als kluge langfristige Investitionen erweisen, die Grundpfeiler für ein zukunftssicheres hybrides Meeting-Setup.
Organisationen müssen das hybride Arbeitsplatzerlebnis verbessern um Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und eine kohärente Arbeitskultur sicherzustellen. Laut Gartner ist die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung am Arbeitsplatz für 67% der Führungskräfte im Immobilienbereich die oberste Priorität. Sie arbeiten zunehmend mit dem Team für digitale Arbeitsplätze zusammen, um das hybride Erlebnis zu optimieren.
Was macht ein großartiges Arbeitserlebnis aus? Das Erlebnis am Arbeitsplatz wird durch alles beeinflusst, was die Fähigkeit der Mitarbeiter beeinträchtigt, ihr Bestes zu geben. Beispiele hierfür sind der physische Arbeitsplatz eines Mitarbeiters, sein Manager, sein Gehalt, Technologie/Tools und die Unternehmenskultur, um nur einige zu nennen. Mitarbeiter mit einer positiven Erfahrung am Arbeitsplatz sind produktiver bei der Arbeit und es ist wahrscheinlicher, dass sie in ihrem Unternehmen bleiben.
Hier sind mehrere Strategien, die Unternehmen umsetzen können:
Planen Sie regelmäßige Team- und Einzelgespräche ein, um die Abstimmung sicherzustellen und alle Bedenken oder Herausforderungen zu lösen. Investieren Sie in Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom, die Messaging, Videokonferenzen und das Teilen von Dokumenten integrieren, um effektiver zu kommunizieren.
Ermöglichen Sie es Einzelpersonen und Teams, ihre Arbeitstage im Büro und im Home-Office je nach Anforderungen, Rollen, Aufgaben und persönlichen Vorlieben für die Zusammenarbeit auszuwählen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gewisse Struktur und Anleitung, indem Sie Kernzeiten festlegen, zu denen alle Teammitglieder verfügbar sind, und stellen Sie so sicher, dass sich Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice überschneiden.
Stellen Sie Mitarbeitern an entfernten Standorten die erforderliche Ausrüstung wie Laptops, Monitore, ergonomische Stühle und schnellen Internetzugang zur Verfügung. Da sich Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeit in hohem Maße auf technische Geräte verlassen, müssen sie in Notfällen unabhängig vom Standort Zugriff auf schnellen und effektiven IT-Support haben.
Organisieren Sie virtuelle oder hybride Teambuilding-Aktivitäten, um die Beziehungen zu stärken und den Teamzusammenhalt aufrechtzuerhalten. Untersuchungen von Great Place to Work zeigen, dass ein großartiger Arbeitsplatz auf einer starken Beziehung zu Führungskräften, der Arbeit der Mitarbeiter und den Menschen, mit denen sie zusammenarbeiten, basiert. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter im Home-Office gleichermaßen gehört und engagiert werden, indem Sie faire Systeme und Prozesse einrichten.
Vermitteln Sie Führungskräften die Fähigkeiten, die sie benötigen, um hybride Teams zu leiten und zu motivieren. Bieten Sie Schulungen zum effektiven Arbeiten in einer hybriden Umgebung an, einschließlich der Verwaltung von Remote-Teams, der Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit und der Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance.
„Hybridarbeit ist schwieriger als Vollzeitarbeit im Büro. Es erfordert bessere Manager.“ - Rob Sadow, CEO und Mitbegründer von Scoop
Die Mitarbeiter haben das Gefühl, in einer digital vernetzten Welt „immer online“ sein zu müssen. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter (59%) berichten von Burnout, wie Aflac in ihrem WorkForce-Bericht feststellte. Bieten Sie Zugang zu Ressourcen für psychische Gesundheit, wie Beratungsdienste und Wellnessprogramme. Bieten Sie Anleitungen zur Einrichtung ergonomischer Heimarbeitsplätze an, um körperlichen Belastungen vorzubeugen.
Lesen Sie mehr: 5 hybride Strategien zur Work-Life-Balance zum Abschalten und Entspannen
Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen sowohl für die Arbeit im Büro als auch für die Telearbeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was erwartet wird. Verwenden Sie konsistente Leistungskennzahlen, die sich eher auf Ergebnisse als auf geleistete Arbeitsstunden konzentrieren, um Vorurteilen in der Nähe entgegenzuwirken.
Fördern Sie zunächst ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie ihre Bedenken und Vorschläge teilen. Führen Sie dann regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch, um Feedback zur hybriden Arbeitserfahrung einzuholen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Erstellen Sie Onboarding-Programme, die sowohl für Mitarbeiter an entfernten Standorten als auch für Mitarbeiter im Büro gleichermaßen effektiv sind. Stellen Sie neuen Mitarbeitern erfahrene Mitarbeiter zur Seite, um ihnen zu helfen, sich unabhängig vom Standort in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Büroviertel erstellen mit Bereichen speziell für die Zusammenarbeit, in denen hybride Teams nahtlos zusammenarbeiten können. Implementieren Sie Hot-Desk-Systeme im Büro, um den flexiblen Arbeitszeiten der Mitarbeiter gerecht zu werden.
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Indem Unternehmen diese Bereiche angehen, können sie einen hybriden Arbeitsplatz schaffen, der nicht nur effizient ist, sondern auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter unterstützt und dem langfristigen Erfolg förderlich ist.
Der Prozentsatz der US-Unternehmen, die Flexibilität am Arbeitsplatz befürworten, ist weiter gestiegen. Laut dem Bericht von Flex Index für das zweite Quartal 2024 bieten 69% aller Unternehmen in den USA ihren Mitarbeitern ein gewisses Maß an Flexibilität am Arbeitsplatz. Unternehmen aus den Bereichen Technologie und professionelle Dienstleistungen haben am ehesten eine Anwesenheitspolitik, bei der das Fernstudium im Mittelpunkt steht. Die fünf flexibelsten Branchen sind:
Branchen, die von Geräten abhängig sind, haben in der Regel Richtlinien für die Arbeit im Büro. Die fünf am wenigsten flexiblen Branchen sind:
In diesen weniger flexiblen Branchen könnten sich die Trends der hybriden Arbeit jedoch ändern. Weltweite Daten stellte fest, dass in Branchen wie Reisen und Tourismus, Einzelhandel und Finanzdienstleistungen die Zahl der Stellenausschreibungen, die hybride Arbeit anbieten, zunahmen. Im zweiten Quartal 2023 wurden in diesen zehn Branchen die meisten Stellen mit hybriden Arbeitsmöglichkeiten ausgeschrieben:
Laut GlobalData sind dies die zehn wichtigsten Berufsbezeichnungen für hybride Arbeit im Jahr 2023:
Hybrides Arbeiten ist nicht nur da, um zu bleiben — es ist jetzt die Norm. Laut Angaben von nur 6 von 158 CEOs in den USA gaben an, dass sie 2024 der Rückkehr von Mitarbeitern in Vollzeit ins Büro Priorität einräumen werden Der Konferenzausschuss. KPMG befragte US-CEOs von Unternehmen, die mindestens 500 Millionen US-Dollar Umsatz machten, und stellte fest, dass nur ein Drittel davon ausgeht, dass in den nächsten drei Jahren eine vollständige Rückkehr ins Büro erwartet wird. Fast die Hälfte der CEOs ist zu dem Schluss gekommen, dass die Zukunft der Arbeit hybrid ist — gegenüber 34% im Vorjahr.
„Die WFH-Niveaus sind ‚platt wie ein Pfannkuchen. ' Ich gehe davon aus, dass die WFH-Werte für die Zukunft wahrscheinlich 2024 und vielleicht 2025 unverändert bleiben werden. Ab etwa 2026 prognostiziere ich einen langsam steigenden WFH-Wert, der auf die Verbesserung der Technologie und der Kohorteneffekte zurückzuführen ist. Das ist der Nike-Swoosh-Effekt. „- Nick Bloom, Wirtschaftsprofessor in Stanford und Mitbegründer von WFH Research
Untersuchungen zu hybrider Arbeit zeigen, dass Unternehmen, die hybride Arbeit implementieren, eine positive Kapitalrendite (ROI) erzielen. Siebzig Prozent der Fortune-100-Unternehmen arbeiten nach einem hybriden Arbeitszeitplan (Fernbedienung erstellen), und 97 der 100 besten Unternehmen, die von Fortune für 2024 ausgewählt wurden, bieten hybride Arbeitsmöglichkeiten an (Vermögen). Das Urteil ist klar: Unternehmen, die hybrider Arbeit Priorität einräumen, werden höhere wirtschaftliche Renditen erzielen und besser auf die Zukunft der Arbeit vorbereitet sein.
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