Les 5 meilleures entreprises qui ont correctement configuré des salles de réunion hybrides

Le travail hybride change la façon dont les employés utilisent le bureau. Les journées au bureau deviennent de plus en plus collaboratives et sociales, car les équipes utilisent ce temps pour travailler de manière plus efficace en personne. Ainsi, les espaces de collaboration et de discussion en équipe gagnent en popularité par rapport aux bureaux individuels.

« Il semble que nous n'ayons toujours pas assez de salles de réunion. Presque tous les bureaux sont vides et presque toutes les salles de réunion sont pleines. » - Brian Chesky, cofondateur et PDG d'Airbnb

La transition vers des espaces plus collaboratifs crée une demande pour salles de conférence et salles de réunion hybrides où les membres de l'équipe au bureau et à distance peuvent travailler ensemble sur des projets. Face à l'évolution de l'utilisation des bureaux et à la demande croissante d'espaces de réunion hybrides, les organisations devraient repenser la configuration de leurs salles de réunion hybrides pour répondre aux besoins de leurs employés.

Voici les cinq principales entreprises qui utilisent des conceptions d'espaces de bureau innovantes pour aider les employés hybrides à donner le meilleur d'eux-mêmes :

1. Spotify

La configuration : Reconnue pour sa culture d'entreprise dynamique, entrer dans l'un des bureaux de Spotify, c'est un peu comme entrer dans une galerie d'art. Les designs donnent vraiment vie aux podcasts, aux playlists et aux artistes de Spotify dans tous ses bureaux. Ils nomment même leur salles de conférence après des playlists Spotify populaires telles que Rap Caviar, Deep Focus et Guilty Pleasures.

Les bureaux de Spotify proposent une variété d'espaces de réunion hybrides, idéaux pour différents types de travail. L'une des stratégies qu'ils utilisent est l'approche par modules, avec des « studios » fermés pour un travail ciblé et des réunions en petits groupes. Chaque module est équipé d'écrans individuels et de configurations audio, garantissant une expérience hybride fluide. Spotify propose également des espaces de réunion isolés pour des interactions plus décontractées, ainsi que des espaces d'atelier pour générer des idées créatives.

Pourquoi c'est cool : Ce design de pod encourage une participation égale et une interaction spontanée, ce qui est parfait pour les sessions de brainstorming dynamiques de Spotify. La configuration plus petite est également idéale pour les petites réunions informelles auxquelles tous les membres de l'équipe ont plus de possibilités de participer. Ces salles de réunion hybrides se caractérisent par l'abondance d'œuvres d'art qui permettent de visualiser la musique et les podcasts qui font de Spotify un produit unique.

« Nous avons vraiment commencé à discuter de ce que doit être le bureau dans le cadre de la stratégie Hyper Evolved Workplace. Il nous permet d'examiner nos méthodes de travail : notre culture, nos convictions et ce que veulent et ont besoin les Spotifiers. Je pense que nous devons chercher à créer des espaces qui reflètent le sentiment que nous ressentons chez nous afin de pouvoir choisir notre lieu de travail. » - Sonya Simmonds, responsable de la conception et de la construction des espaces de travail chez Spotify

2. Cisco

La configuration : La « salle de collaboration immersive » de Cisco est dotée d'un immense écran mural créant un espace virtuel grandeur nature pour collaboration hybride immersive et des présentations. L'écran géant affiche les participants à distance en taille réelle, ce qui est parfait pour les présentations ou les ateliers interactifs. La table de la salle de conférence « à moitié coupée » peut être agrandie numériquement, ce qui permet aux employés à distance de donner l'impression d'être assis à la table.

Le Room Panorama est basé sur la plateforme Room Kit Pro de Cisco, ce qui signifie qu'il existe de nombreuses façons de couvrir différents scénarios de réunion et des salles plus grandes. La technologie avancée donne aux équipes la flexibilité nécessaire pour créer des salles de visioconférence spécialisées et personnalisées qui transforment la salle de réunion physique des dirigeants en un espace virtuel pour une collaboration, une idéation et une prise de décision fluides.

Pourquoi c'est cool : La vue panoramique crée une expérience immersive pour les participants présents en personne et à distance, créant ainsi un sentiment d'espace partagé. Les équipes peuvent organiser des réunions hybrides dans le monde entier comme si tout le monde se trouvait au même endroit. L'expérience vidéo et audio de haute qualité relie des équipes dispersées et garantit que tout le monde a une place égale à la table. Le grand écran est également idéal pour les présentations ou les ateliers interactifs.

« L'avenir du travail, c'est maintenant et il est hybride, ce qui nécessite une expérience réellement exceptionnelle et inclusive, qui ne soit pas limitée au lieu, à l'appareil ou à la plateforme de réunion. » - Jeetu Patel, vice-président exécutif et directeur général de la sécurité et de la collaboration chez Cisco

‍En savoir plus : 7 outils technologiques indispensables pour les salles de conférence pour les réunions hybrides

3. Airbnb

La configuration : Les bureaux étant autrefois « enviés par la Silicon Valley », Airbnb a créé une variété d'options d'espaces de travail représentant tous les lieux de voyage que les gens fréquentent. Lors de la conception de ses espaces, l'entreprise souhaitait que ses employés puissent voyager sans quitter le bâtiment. L'entreprise privilégie également la lumière naturelle et un mobilier confortable pour créer un environnement accueillant.

Le bureau d'Airbnb à San Francisco utilise diverses configurations de salles de réunion hybrides. Dans la configuration Inclusive Circles, les chaises pivotantes sont disposées en un grand cercle avec un écran central affichant les participants à distance. Dans la configuration Flexible U, les participants en personne sont assis le long d'une table en U avec de grands écrans à chaque extrémité. Du mobilier mobile est inclus afin que les employés puissent adapter leur siège aux besoins des réunions hybrides.

Pourquoi c'est cool : Airbnb donne la priorité inclusivité et accessibilité dans leurs salles de réunion hybrides. Les diverses configurations répondent aux différents besoins de réunion, tandis que l'accent mis sur le confort garantit une expérience positive pour chacun. Les différentes configurations de salles de conférence qu'ils utilisent mettent l'accent sur la visibilité des participants en personne et à distance, garantissant ainsi que les deux parties peuvent communiquer même au-delà des barrières physiques.

« Il semble que nous n'ayons toujours pas assez de salles de réunion. Presque tous les bureaux sont vides et presque toutes les salles de réunion sont pleines. D'ici un an ou deux, nous allons concevoir ce à quoi pourrait ressembler le bureau du 21e siècle, ou du moins de cette décennie. » - Brian Chesky, cofondateur et PDG d'Airbnb

4. Microsoft

La configuration : En tant que pionnier de Microsoft Teams, il n'est pas surprenant que Microsoft soit à la pointe de la technologie en matière d'espaces de réunion hybrides. Toutes ses salles de réunion hybrides font face à un grand écran où les participants à distance sont affichés. Les grandes salles de conférence ont été réaménagées avec une table en forme de médiator qui attire l'attention sur l'écran. Les caméras situées à l'avant de la salle capturent facilement tous les sièges, ce qui permet aux participants distants de voir clairement tout le monde dans la salle.

Le campus de Microsoft à Redmond dispose également de « salles Teams », conçues pour collaboration hybride. Ces salles utilisent une approche modulaire avec des espaces clos pour les participants en personne et des écrans centraux pour les connexions à distance. Les sièges sont conçus selon une disposition en U flexible qui permet aux employés de mieux voir, et chaque employé dispose d'écrans et de tableaux blancs individuels.

Pourquoi c'est cool : Les modules offrent de l'intimité et permettent de concentrer le travail pour les petits groupes, tandis que l'espace central facilite les discussions plus approfondies. La disposition en U flexible des « salles d'équipe » permet aux employés en présentiel et à distance de mieux se voir. Le mobilier mobile et les écrans centraux fournis permettent à la fois une collaboration ciblée et des discussions de groupe, répondant à différents types de réunions.

« Ce n'est pas nécessairement la technologie qui crée une expérience hybride exceptionnelle, mais plutôt la façon dont chacun fait face. Si les personnes se font face dans la pièce, elles ne se concentrent pas sur les personnes présentes à distance. » - Matt Hempey, responsable principal du programme, Microsoft Digital Employee Experience

‍En savoir plus : 5 bonnes pratiques en matière de réunions hybrides pour améliorer l'engagement

5. Zoom

La configuration : Zoom voulait s'assurer que ses bureaux réaménagés prendraient en charge les nouvelles méthodes de travail de ses employés. Leurs principes directeurs pour la refonte de leurs bureaux étaient de fournir des bureaux axés sur la collaboration, la socialisation et les interactions avec les clients tout en tirer parti de la technologie qui a créé la meilleure expérience pour les employés pour tous.

De nombreux espaces de bureaux de Zoom utilisent des salles Hybrid Huddle dotées de grands écrans interactifs entourés de tabourets ou de bancs mobiles. Les tables hautes encouragent la participation active et créent une ambiance décontractée, idéale pour des séances de remue-méninges rapides ou des discussions informelles. De plus, les écrans interactifs du sol au plafond permettent aux participants à distance et en personne de se voir et de communiquer plus facilement.

Pourquoi c'est cool : Le mobilier flexible et les grands présentoirs encouragent la participation active et la collaboration, en particulier pour les sessions de brainstorming. Les salles de réunion sont conçues de manière à rapprocher physiquement les participants les uns des autres, ce qui les rend idéales pour les petites réunions informelles. Les grands écrans interactifs aident les employés au bureau à mieux capter les signaux physiques des employés à distance pour des interactions plus fluides, similaires à celles des communications en personne.

« Chaque entreprise a besoin d'une solution pour offrir la meilleure expérience de réunion hybride possible. Même si certains employés sont au bureau, les autres membres de l'équipe sont souvent dispersés. Il est donc plus important que jamais de parvenir à l'équité et à l'inclusion. » - Smita Hashim, directrice des produits chez Zoom

Il existe de nombreux choix d'espaces de réunion hybrides innovants. L'essentiel est de choisir une configuration adaptée à la culture de votre entreprise, aux types de réunions et aux besoins de votre équipe. Les exemples ci-dessus ne sont qu'un point de départ pour préparer vos salles de réunion hybrides pour votre personnel en 2024.

Une bonne première étape pour vous assurer que vous êtes prêt pour l'hybride consiste à tirer parti d'une plateforme mondiale de gestion des espaces telle que Skedda pour rationaliser les réservations de vos salles de conférence. Créez votre compte Skedda gratuit pour commencer à planifier et à réserver des bureaux et des salles de réunion dès aujourd'hui.