Las 5 principales empresas que configuran salas de reuniones híbridas de forma adecuada

El trabajo híbrido está cambiando la forma en que los empleados usan la oficina. Los días en la oficina son cada vez más colaborativos y sociales, ya que los equipos utilizan ese tiempo para realizar un trabajo más eficaz en persona. Por ello, los espacios para la colaboración y el debate en equipo están ganando popularidad frente a los escritorios individuales.

«Parece que todavía no tenemos suficientes salas de reuniones. Casi todos los escritorios están vacíos y casi todas las salas de reuniones están llenas». - Brian Chesky, cofundador y director ejecutivo de Airbnb

El cambio hacia espacios más colaborativos está creando demanda de salas de conferencias y salas de reuniones híbridas donde los miembros del equipo, tanto en la oficina como en remoto, pueden trabajar juntos en proyectos. Con el cambio en el uso de las oficinas y la creciente demanda de espacios de reuniones híbridos, las organizaciones deberían replantearse la configuración de sus salas de reuniones híbridas para satisfacer las necesidades de sus empleados.

Estas son las cinco principales empresas que utilizan diseños innovadores de espacios de oficina para ayudar a los empleados híbridos a dar lo mejor de sí mismos:

1. Spotify

La configuración: Conocidos por su vibrante cultura empresarial, entrar en cualquiera de las oficinas de Spotify es como entrar en una galería de arte. Los diseños realmente dan vida a los podcasts, listas de reproducción y artistas de Spotify en todas sus oficinas. Incluso nombran a sus salas de conferencias después de populares listas de reproducción de Spotify como Rap Caviar, Deep Focus y Guilty Pleasures.

Las oficinas de Spotify albergan una variedad de espacios de reuniones híbridos que son ideales para diferentes tipos de trabajo. Una de las estrategias que utilizan es el método Pod Approach, con «estudios» cerrados para trabajar de forma concentrada y celebrar reuniones de grupos más pequeños. Cada módulo está equipado con pantallas individuales y configuraciones de audio, lo que garantiza una experiencia híbrida perfecta. Spotify también cuenta con espacios de reunión discretos y aislados para interacciones más informales, así como áreas de talleres para generar ideas creativas.

Por qué es genial: El diseño de este Pod fomenta la participación igualitaria y la interacción espontánea, perfecto para las dinámicas sesiones de lluvia de ideas de Spotify. El diseño más pequeño también es ideal para reuniones informales más pequeñas en las que todos los miembros del equipo tienen más oportunidades de participar. En estas salas de reuniones híbridas, la característica distintiva es la abundancia de obras de arte que muestran la música y los podcasts que hacen que Spotify sea único.

«Empezamos a hablar de lo que la oficina debe ser a través de la estrategia Hyper Evolved Workplace. Nos permite analizar nuestras formas de trabajar: nuestra cultura, nuestras creencias y lo que los usuarios de Spotify quieren y necesitan. Creo que tenemos que pensar en crear espacios que reflejen la sensación que sentimos cuando estamos en casa para poder elegir dónde trabajar». - Sonya Simmonds, directora de diseño y construcción de espacios de trabajo de Spotify

2. Cisco

La configuración: La «sala de colaboración inmersiva» de Cisco cuenta con una enorme pantalla de pared que crea un espacio virtual de tamaño real para colaboración híbrida inmersiva y presentaciones. La enorme pantalla muestra a los asistentes remotos en tamaño real, perfecta para presentaciones o talleres interactivos. La mesa de la sala de conferencias «semicortada» se puede extender digitalmente, lo que permite a los empleados remotos dar la impresión de que están sentados en la mesa.

Room Panorama se basa en la plataforma Room Kit Pro de Cisco, lo que significa que hay más formas de cubrir diferentes escenarios de reuniones y salas más grandes. La tecnología avanzada brinda a los equipos la flexibilidad necesaria para crear salas de videoconferencias personalizadas y especializadas que convierten la sala física de reuniones ejecutivas en un espacio virtual para la colaboración, la creación de ideas y la toma de decisiones fluidas.

Por qué es genial: La vista panorámica crea una experiencia inmersiva para los asistentes presenciales y remotos, lo que crea una sensación de espacio compartido. Los equipos pueden llevar a cabo reuniones híbridas en todo el mundo como si todos estuvieran en el mismo lugar. La experiencia de vídeo y audio de alta calidad conecta a equipos dispersos y garantiza que todos tengan el mismo asiento en la mesa. La pantalla grande también es ideal para presentaciones o talleres interactivos.

«El futuro del trabajo es ahora y es híbrido, lo que requiere una experiencia verdaderamente excepcional e inclusiva que no se limite a la ubicación, el dispositivo o la plataforma de reuniones». - Jeetu Patel, vicepresidente ejecutivo y gerente general de seguridad y colaboración de Cisco

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3. Airbnb

La configuración: Con las oficinas que alguna vez fueron «la envidia de Silicon Valley», Airbnb ha creado una variedad de opciones de espacio de trabajo que representan todos los lugares de viaje a los que va la gente. A la hora de diseñar sus espacios, la empresa quería que sus empleados pudieran viajar sin salir del edificio. La empresa también prioriza la luz natural y los muebles cómodos para crear un ambiente acogedor.

La oficina de Airbnb en San Francisco utiliza una variedad de configuraciones de salas de reuniones híbridas. En el diseño de círculos inclusivos, las sillas giratorias están dispuestas en un círculo grande con una pantalla central que muestra a los participantes remotos. En el diseño en U flexible, los participantes presenciales se sientan junto a una mesa en forma de U con pantallas grandes en cada extremo. Se incluyen muebles móviles para que los empleados puedan adaptar sus asientos para que se ajusten mejor a las necesidades de las reuniones híbridas.

Por qué es genial: Airbnb prioriza inclusividad y accesibilidad en sus salas de reuniones híbridas. Las diversas configuraciones se adaptan a las diferentes necesidades de las reuniones, mientras que el enfoque en la comodidad garantiza una experiencia positiva para todos. Los distintos diseños de salas de conferencias que utilizan se centran en la visibilidad de los participantes presenciales y remotos, lo que garantiza que las dos partes puedan comunicarse incluso a través de las barreras físicas.

«Parece que todavía no tenemos suficientes salas de reuniones. Casi todos los escritorios están vacíos y casi todas las salas de reuniones están llenas. En uno o dos años, diseñaremos lo que creemos que podría ser la oficina del siglo XXI, o al menos de esta década». - Brian Chesky, cofundador y director ejecutivo de Airbnb

4. Microsoft

La configuración: Como pioneros de Microsoft Teams, no sorprende que Microsoft defienda los espacios de reunión híbridos de vanguardia. Todas sus salas de reuniones híbridas dan a una pantalla grande en la que se muestran los asistentes remotos. Las salas de conferencias más grandes se reacondicionaron con una mesa con forma de púa de guitarra que centra la atención en la pantalla. Las cámaras de la parte delantera de la sala capturan fácilmente todos los asientos, de modo que los asistentes remotos pueden ver claramente a todos los presentes en la sala.

El campus de Microsoft en Redmond también cuenta con «Teams Rooms», que están diseñadas para colaboración híbrida. Estas salas utilizan un sistema Pod Approach con espacios cerrados para los participantes presenciales y pantallas centrales para las conexiones remotas. Los asientos están diseñados en forma de U flexible que ayuda a los empleados a ver mejor, y cada empleado cuenta con pantallas y pizarras individuales.

Por qué es genial: Las cápsulas ofrecen privacidad y un trabajo concentrado para grupos más pequeños, mientras que el espacio central facilita las discusiones más amplias. La disposición flexible en U de las «salas de equipo» ayuda a los empleados presenciales y remotos a verse mejor entre sí. El mobiliario móvil y las pantallas centrales que se proporcionan permiten una colaboración concentrada y debates grupales, lo que permite adaptarse a varios tipos de reuniones.

«Lo que crea una gran experiencia híbrida no es necesariamente la tecnología, sino la forma en que todos se enfrentan. Si las personas están frente a frente en la sala, no se centran en las personas que están allí de forma remota». - Matt Hempey, director principal de programas de Microsoft Digital Employee Experience

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5. Zoom

La configuración: Zoom quería asegurarse de que sus oficinas rediseñadas apoyaran las nuevas formas de trabajo de su fuerza laboral. Sus principios rectores para el rediseño de sus oficinas fueron ofrecer oficinas que se centraran en la colaboración, la socialización y las interacciones con los clientes a la vez aprovechar la tecnología que creó la mejor experiencia para los empleados para todos.

Muchos de los espacios de oficina de Zoom utilizan salas de reuniones híbridas con grandes pantallas interactivas rodeadas de taburetes o bancos móviles. Las mesas que se colocan de pie fomentan la participación activa y crean un ambiente informal, perfecto para sesiones rápidas de intercambio de ideas o para ponerse al día de manera informal. Además, las pantallas interactivas que van del suelo al techo facilitan que los participantes presenciales y remotos se vean y se comuniquen con mayor facilidad.

Por qué es genial: El mobiliario flexible y las grandes pantallas fomentan la participación y la colaboración activas, especialmente en las sesiones de intercambio de ideas. Las salas de reuniones están diseñadas de manera que los asistentes estén físicamente más cerca unos de otros, lo que las hace ideales para reuniones informales más pequeñas. Las pantallas grandes e interactivas ayudan a los empleados de la oficina a captar mejor las señales físicas de los empleados remotos, lo que les permite interactuar de forma más fluida, similar a la de la comunicación presencial.

«Todas las empresas necesitan una solución para ofrecer la mejor experiencia de reuniones híbridas. Incluso con algunos empleados en la oficina, a menudo los demás miembros del equipo están dispersos, por lo que la equidad y la inclusión en las reuniones son más importantes que nunca». - Smita Hashim, directora de productos de Zoom

Hay numerosas opciones para espacios de reuniones híbridos innovadores. La clave es elegir una configuración que se alinee con la cultura de la empresa, los tipos de reuniones y las necesidades del equipo. Los ejemplos anteriores son solo un punto de partida para preparar sus salas de reuniones híbridas para sus empleados en 2024.

Un buen primer paso para garantizar que está preparado para la tecnología híbrida es aprovechar una plataforma global de gestión del espacio como Skedda para agilizar las reservas de salas de conferencias. Crea tu cuenta Skedda gratuita para empezar a programar y reservar escritorios y salas de reuniones hoy mismo.