Comment structurer le travail hybride pour maximiser la productivité et le plaisir

De nombreuses entreprises ont adopté le modèle de travail hybride en réponse aux préférences des employés. Sur les 1 500 employés de bureau du monde entier interrogés par le Boston Consulting Group (BCG), 85 % ont indiqué que leur organisation avait adopté un modèle hybride.

Même si elles ont mis en œuvre le modèle, la façon dont les organisations structurent le travail hybride peut être très différente. Certaines structurent le travail en fonction du nombre de jours passés au bureau, tandis que d'autres imposent des journées spécifiques ou des événements clés dont les employés doivent être sur place.

Quelle que soit la manière dont les organisations décident de structurer leur horaire de travail hybride, le résultat devrait être améliore l'expérience des employés et répond également aux objectifs commerciaux. Ci-dessous, nous discutons des différents modèles de travail hybrides et en proposons un idéal pour maximiser la productivité et le plaisir.

Quels sont les moyens de structurer le travail hybride ?

Les modèles ou horaires de travail hybrides font référence à une combinaison de travail à distance et de travail au bureau. Ces modèles visent à apporter flexibilité et équilibre entre les avantages du travail à distance et de la collaboration en personne.

En matière de travail hybride, il n'existe pas de structure ou d'approche unique. Voici les quatre plus courantes :

• Travail hybride flexible : Ce modèle offre une flexibilité en termes d'heures de travail et de lieu de travail. Les employés peuvent choisir leurs heures de travail et décider de travailler depuis le bureau ou à distance un jour donné, à condition qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités.
• Travail hybride fixe : L'organisation fixe les jours et heures auxquels les employés peuvent travailler à distance ou se rendre au bureau. Il y a généralement un nombre minimum de jours ou des jours spécifiques (ou les deux) les employés doivent être au bureau chaque semaine. Les organisations peuvent également fixer un pourcentage minimum de temps pendant lequel les employés doivent travailler depuis le bureau.
• Travail hybride axé sur le bureau : Les employés sont censés être sur place et avoir l'occasion de travailler à distance de temps en temps.
• Travail hybride d'abord à distance : Les employés travaillent principalement à distance et se rendent occasionnellement dans des espaces de coworking ou au bureau pour renforcer l'esprit d'équipe, collaborer et se former.

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La réponse à la question de savoir qui détermine la politique de travail hybride peut également varier. Gallup et le BCG ont tous deux constaté que les directives à l'échelle de l'entreprise étaient les plus courantes lors de la mise en œuvre d'une politique de travail hybride. La méthode populaire suivante consiste à faire décider par les responsables ou les employés individuels, puis par les équipes départementales qui prennent les décisions ensemble.

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Qu'est-ce qui fait le succès d'un modèle de travail hybride ?

Selon Nick Bloom, professeur d'économie à Stanford et cofondateur de WFH Research, la plupart des employés viennent au bureau pour socialiser et collaborer. Le rapport d'enquête sur le retour au bureau de Sequoia confirme cette hypothèse, 46 % des employés déclarant que l'aspect le plus agréable d'être au bureau est de « passer du temps avec leurs collègues ». Par conséquent, il est logique que les employés interviennent en même temps pour ces interactions.

Un modèle hybride qui améliore le recrutement, la rétention et le moral, et qui pas Un impact négatif sur la productivité est ce que Bloom appelle un « hybride organisé ». Dans ce modèle, les organisations laissent les équipes coordonner les journées de travail au lieu de mettre en œuvre une approche descendante.

C'est pourquoi nous avons compilé trois facteurs clés qui constituent un modèle de travail hybride qui optimise les performances de l'entreprise et l'engagement des employés :

Deux à trois jours au bureau

Une étude menée par Gallup montre que le fait de passer deux à trois jours au bureau au cours d'une semaine typique entraîne les plus hauts niveaux d'engagement et de rétention des employés et réduit l'épuisement professionnel. Le Flex Index a révélé que 90 % des entreprises hybrides fixes ont besoin de deux ou trois jours par semaine au bureau, le mardi, le mercredi et le jeudi étant les jours préférés.

Flexibilité en fonction des types de travail

Le BCG a constaté que les employés souhaitaient être au bureau pour interagir avec leurs collègues et établir des relations. 78 % des employés et 91 % des managers déclarent que la présence en personne est la solution la plus efficace en matière d'affiliation et de développement.

En outre, les organisations peuvent tenir compte des responsabilités professionnelles uniques des employés lors de la détermination des horaires de travail hybrides. Par exemple, les tâches nécessitant davantage d'interactions en temps réel bénéficient de la collaboration en personne par rapport à ceux qui travaillent de manière plus indépendante.

Les équipes décident de la politique de travail hybride

Bloom a découvert que l'engagement le plus élevé se produit lorsque les équipes définissent ensemble leur politique hybride.

Gallup a également constaté que 46 % des employés se disent plus engagés lorsque leur équipe de travail décide ensemble de la politique. Le BCG a constaté que seuls 6 % des employés ne sont pas satisfaits de leur politique de travail hybride lorsque l'équipe prend une décision collective. En comparaison, 24 % sont mécontents lorsque le travail hybride fait partie d'une politique globale de l'entreprise.

« Les gens veulent une structure, ils aiment les limites. Mais ils n'aiment pas qu'on leur dise quoi faire. Je pense donc que le secret est de ne pas leur donner l'impression que leur autonomie est refusée ou que leurs idées ne sont pas importantes, tout en leur donnant une certaine structure. »
- Stewart Butterfield, ancien PDG de Slack

Utilisez la technologie pour coordonner les journées de bureau

La principale raison pour laquelle les employés veulent aller au bureau est de socialiser et de collaborer avec leurs collègues. Tirer parti de technologies telles que logiciel de réservation de bureau peut aider les employés à mieux coordonner leur temps au bureau et à optimiser les interactions en personne. Les employés peuvent même voir où se trouvent leurs équipes et réserver des bureaux côte à côte pour faciliter la collaboration.

Comment soutenir les modèles de travail « hybrides organisés »

Maintenant que nous connaissons les moyens de structurer le travail hybride de manière à générer des résultats commerciaux et des expériences sur le lieu de travail positifs, quelles sont les meilleures pratiques pour y parvenir ? Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour créer un plan « hybride organisé » fluide :

Assurez-vous que votre équipe arrive les mêmes jours

Communiquez des directives claires pour les journées sur site, notamment à quelle fréquence, quand et pourquoi il est important que les équipes soient présentes au bureau. Définissez des normes d'équipe explicites en insistant sur le fait que les journées au bureau et à distance sont centrées sur les besoins et les responsabilités de l'équipe.

Journées de bureau à l'avance avec des réunions et des événements en personne

Profitez du temps passé au bureau en organisant des journées sur site pour tirer parti de l'établissement de relations, de la collaboration et d'autres éléments difficiles à reproduire virtuellement. Une étude récente publiée dans la revue Nature Human Behaviour a révélé que la génération d'idées collaborative et la créativité sont meilleures lorsque des paires aléatoires travaillent ensemble en personne.

Certaines études suggèrent également que les réunions peuvent ne pas être aussi efficaces lorsqu'elles se déroulent virtuellement. Gallup a constaté que 32 % des employés hybrides ont déclaré que les réunions virtuelles étaient moins efficaces que les réunions en personne, contre 17 % qui affirment que les réunions virtuelles sont plus efficaces.

Consacrez des journées à distance au « travail en profondeur »

Personne n'aime se rendre au bureau juste pour assister à des réunions Zoom toute la journée ou essayer de se concentrer sur son travail dans un bureau bruyant. Bloom recomenda promouvoir les réunions Zoom entre les bureaux et le travail de « réflexion approfondie » lors des journées reculées.

Pour aider les travailleurs à obtenir le temps dont ils ont besoin pour effectuer un « travail approfondi » sans interruption, les organisations peuvent former les dirigeants à de nouvelles méthodes de mesure de la productivité. Cela implique de définir des points de référence exploitables pour les employés et de mesurer le succès en fonction des résultats, et non de la fréquence à laquelle les employés apparaissent en ligne.

« Les employés doivent être habilités à déterminer les meilleures méthodes de travail et à déterminer la manière dont ils atteignent leurs objectifs. »
- Rapport sur l'état des travaux d'Adobe 2023

Offrir davantage de formation en présentiel aux employés relativement nouveaux

Bloom note que les employés relativement nouveaux devraient venir au bureau un jour supplémentaire par semaine pour le mentorat. Ils peuvent avoir besoin de plus de soutien dans leurs tâches quotidiennes, de savoir à qui s'adresser pour obtenir de l'aide et d'établir des relations avec des collègues pour une meilleure collaboration et une meilleure communication. De plus, les interactions en personne sont essentielles pour créer les réseaux qui contribuent à l'évolution de carrière.

Le travail hybride pour un meilleur engagement et un meilleur moral

Les organisations peuvent structurer le travail hybride de manière à favoriser la productivité, l'engagement des employés et les taux de rétention des employés. Le modèle hybride qui convient le mieux à votre organisation dépend de votre culture, de votre secteur d'activité, des préférences des employés et de la nature du travail.

Cependant, de nombreuses études sur le travail hybride révèlent des facteurs communs qui fonctionnent. La flexibilité, une communication claire, le travail d'équipe et une technologie de soutien sont essentiels à la mise en œuvre réussie de tout mode de travail hybride.

Pour en savoir plus sur la manière dont les organisations structurent le travail hybride, consultez ces Les directeurs des ressources humaines façonnent le travail hybride dans leurs organisations. Si vous souhaitez optimiser le travail hybride et rationaliser le partage de bureau, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.