5 bonnes pratiques en matière de réunions hybrides pour améliorer l'engagement

Les réunions hybrides ne sont plus évitables. Une étude menée par Cisco a révélé que jusqu'à 98 % de toutes les réunions incluront au moins un participant participant à distance. Pour garantir une expérience optimale aux employés, les réunions hybrides doivent répondre aux besoins des participants en personne et virtuels.

La facilitation efficace des réunions hybrides doit relever les défis liés à l'inégalité de communication, à l'engagement et à l'attention, à l'accès à l'information et aux problèmes techniques. Relever ces défis nécessite une combinaison de technologies, stratégies de communication, et une approche proactive de l'inclusion et de l'engagement.

Bien qu'il n'existe pas de « bonne » façon de mener des réunions hybrides, il existe des éléments clés et des meilleures pratiques à garder à l'esprit pour répondre aux besoins de vos employés en personne et virtuels. Nous expliquons ci-dessous comment les organisations peuvent intégrer les meilleures pratiques en matière de réunions hybrides afin de créer un environnement plus équilibré et environnement de travail hybride productif.

1. Des préparatifs préalables à la réunion qui minimisent la confusion

Les réunions hybrides nécessitent plus de préparation en raison de l'augmentation de la technologie requise, des multiples méthodes d'invitation des participants et de l'inclusion d'un public plus large qui peut être situé dans le monde entier et dans différents fuseaux horaires. Voici les points clés à prendre en compte lors des préparatifs :

Configuration de la salle de réunion

Bien que votre salle de réunion ne doive pas accueillir tous vos participants, vous devez vous assurer que vous disposez de l'équipement audio et vidéo approprié pour vous connecter virtuellement à vos participants distants. De nos jours, il existe de nombreux outils technologiques pour cela, alors familiarisez-vous au préalable avec la technologie, comme les caméras, les microphones et les écrans.

Pour remédier à des problèmes techniques, à une mauvaise connectivité Internet ou à des problèmes audio/vidéo, fournissez des instructions claires pour la configuration de la technologie, offrez une assistance technique et établissez des plans de sauvegarde en cas de panne technique.

Création de l'agenda

Pour minimiser la confusion et garantir le bon déroulement des réunions hybrides, définissez clairement les objectifs de la réunion et partagez l'ordre du jour à l'avance. De cette façon, tous les participants peuvent être mieux préparés à participer. Assurez-vous de prévoir du temps dans l'ordre du jour pour les rencontres en personne et interactions virtuelles pour aider à prévenir biais de proximité et n'importe quel groupe de conversations dominantes.

« Ce n'est pas parce que les gens m'ont laissé de côté exprès. C'était un préjugé inconscient : parce que je n'étais pas là dans le bâtiment, on ne pensait parfois pas à moi ou on me sous-évaluait. » - Sacha Connor, fondateur et PDG de Virtual Work Insider

Invitations incluses

Lorsque les réunions peuvent avoir lieu à la fois dans des lieux virtuels et physiques, il est important d'envoyer des invitations avec des instructions claires. Cela implique de fournir des liens de réunion virtuels ainsi que des informations sur l'emplacement physique. À l'aide d'un système de réservation de salles de conférence qui se synchronise avec les calendriers existants que vous utilisez, permet aux participants de consulter plus facilement toutes les informations nécessaires sur une seule plateforme.

2. Préparer le terrain pour une interaction fluide lors des réunions

Lors des réunions hybrides, vous devrez réfléchir à la marche à suivre pour présenter et connecter à la fois vos participants en personne et virtuels. Pour certains d'entre eux, c'est peut-être la première fois qu'ils se rencontrent. Voici des stratégies pour les aider à établir des liens et à se sentir plus à l'aise les uns avec les autres :

Bienvenue et Icebreakers

Il peut être difficile de créer un sentiment de camaraderie et d'esprit d'équipe lorsque certains membres de l'équipe sont physiquement distants. Assurez-vous d'accueillir à la fois vos participants en personne et virtuels et utilisez la vidéoconférence pour tous afin d'améliorer la connexion en face à face. En outre, intégrer des activités de team building cela peut être fait à la fois sur place et à distance et envisagez une forme de partage entre les deux parties pour renforcer la connexion.

« Nous avons mis en relation nos collaborateurs à distance pendant que les employés du bureau faisaient autre chose ensemble. À la fin, nous avons désigné un porte-parole de chaque groupe pour partager ce que le groupe a fait. L'objectif était de faire en sorte que ces personnes s'amusent ensemble et ressortent avec le sentiment d'être connectées et d'appartenir. » - Bethany Nicole Smith, fondatrice du HerITage Network

Établir des règles de base

Communiquez clairement l'étiquette et les attentes en matière de réunion. Par exemple, commencez les réunions à l'heure et terminez-les un peu plus tôt pour que les participants aient le temps de passer à leur prochaine réunion ou de faire une pause biographique. Assurez-vous de relever les défis potentiels dès maintenant afin de ne pas perdre de temps à résoudre les problèmes plus tard, ce qui peut être plus difficile dans un environnement hybride.

N'oubliez pas que les participants en personne peuvent par inadvertance dominer les discussions simplement parce que leur présence physique le permet. À ce titre, utiliser des outils de collaboration et mettre en œuvre des stratégies telles que la rotation des allocutions pour encourager une participation égale.

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3. Stratégies visant à faciliter l'engagement et la discussion

Lorsque vous organisez des réunions hybrides, tenez compte de la dynamique entre les participants en personne et virtuels. Il est facile de sombrer dans une dynamique de pouvoir déséquilibrée où les participants en personne dominent les conversations et font davantage entendre leurs opinions. Voici des stratégies pour trouver un équilibre entre la dynamique en personne et la dynamique virtuelle :

Parlez à tour de rôle pour inclure tout le monde

Biais de proximité fait référence à la tendance de notre cerveau à favoriser les personnes et les choses qui sont physiquement plus proches de nous. Ce biais peut donner aux membres de l'équipe travaillant à distance le sentiment d'être sous-évalués ou exclus. Désignez un facilitateur pour vous assurer que les participants à distance ont des chances égales de contribuer. Cette personne surveille les participants à distance pour voir s'ils ont les mains levées et s'assure que le leader intègre des voix à distance à la conversation.

Utilisez la technologie pour des interactions plus fluides

Tirez parti des outils de collaboration virtuelle (tableaux blancs, sondages, plateformes de gestion de projet, par exemple) pour des interactions synchrones. De cette façon, les participants à distance peuvent également présenter leurs idées en temps réel à la vue de tous. Encouragez tout le monde à utiliser les outils de visioconférence avec leurs caméras allumées pour inclure les travailleurs à distance et faciliter les interactions. Utilisation de la fonction de chat pour poser des questions ou faire des commentaires sans interruption et la fonction « lever la main » pour indiquer le désir de prendre la parole, en particulier lors de réunions plus importantes, sont également très utiles pour garantir à tous les participants la possibilité de prendre la parole.

« Nous avons également pour habitude d'utiliser Zoom pendant les réunions, que vous soyez sur place ou non, afin que les personnes distantes puissent facilement observer les expressions faciales, et parce que la fonctionnalité de chat fait désormais partie intégrante de la communication pendant ces réunions. » - Jackie Dube, directrice des ressources humaines chez The Predictive Index

Utilisez l'IA pour améliorer l'efficacité et la productivité

L'utilisation de l'IA pour documenter le déroulement de vos réunions permet aux participants de se concentrer pleinement sur les discussions en cours tout en créant des notes de réunion détaillées que les participants pourront consulter ultérieurement. L'IA peut également faire office d'assistant virtuel pour la gestion des réunions et la facilitation des questions-réponses en hiérarchisant les questions et en fournissant des réponses instantanées, ce qui contribue à un flux de communication plus fluide.

Intégrez des sessions en petits groupes pour approfondir les discussions

Les sessions en petits groupes sont une technique qui permet d'organiser les personnes en petits groupes pour les discussions. Les petits groupes permettent à chacun d'avoir plus facilement la possibilité d'exprimer son opinion. Pour vous assurer que les participants présents en personne ne dominent pas la conversation ou ne participent pas à des conversations secondaires que les participants à distance ne peuvent pas entendre, assurez-vous de fournir au préalable des instructions de prise de parole claires.

Optez pour la flexibilité pour améliorer l'engagement

Les réunions virtuelles constantes peuvent entraîner de la fatigue et une baisse de productivité. Vous pouvez contribuer à améliorer l'engagement lors des réunions hybrides en limitant la durée des réunions, en encourageant les pauses et en prenant en compte communication asynchrone pour les tâches qui ne nécessitent pas d'interactions en temps réel.

4. Outils et compétences pour assurer une communication claire

Il y a beaucoup plus de chances que des mots se perdent dans la traduction lorsque vous les communiquez sur différentes plateformes lors de réunions hybrides. Voici les meilleures pratiques pour garantir une communication claire entre toutes les parties :

Résumez pour mieux comprendre

Parler à un rythme modéré est toujours une bonne pratique lors de la communication, mais c'est encore plus important dans les environnements virtuels où la qualité du son peut être un problème. La connectivité Internet peut également poser problème lors de l'utilisation de plateformes de visioconférence, obligeant les télétravailleurs à manquer certaines parties de la réunion. Pour y remédier, résumez les points clés à la fin de la réunion afin de renforcer la compréhension pour tous et de clarifier les prochaines étapes.

Utilisez l'IA pour documenter les actes des réunions

Désignez un preneur de notes ou utilisez l'IA pour faciliter la transcription automatique et la prise de notes détaillée. Services de transcription alimentés par l'IA comme Otter.ai, il peut transcrire automatiquement les mots prononcés en texte pendant la réunion. Ces notes sont ensuite enregistrées dans des documents que vous pouvez partager avec tous les participants juste après la fin de la réunion.

« La capacité d'enregistrer les conversations, de les distiller, de les transformer en actions et de les transmettre à une équipe va devenir très importante dans les environnements hybrides. L'IA est vraiment bien placée pour faire ce genre de choses. » - Rob Sadow, PDG et cofondateur de Scoop

Limitez les distractions pour vous aider à vous concentrer

Les réunions hybrides peuvent entraîner des distractions supplémentaires, telles que le multitâche à distance ou la technologie de dépannage. Pour aider les participants à mieux se concentrer, citons la désactivation du microphone lorsqu'ils ne parlent pas pour minimiser le bruit de fond et la réactiver uniquement pour parler. Vous pouvez également encourager les participants à minimiser le multitâche et à rester concentrés sur la réunion en fermant les applications et les onglets de navigateur inutiles.

5. Des suivis après les réunions qui créent une dynamique

Le suivi après la réunion est un bon moment pour dissiper toute confusion et recueillir des commentaires afin d'améliorer les réunions hybrides. Voici quelques stratégies pour vous assurer de terminer les réunions hybrides sur une bonne note :

Documentez les mesures à prendre et les prochaines étapes

La communication entre les participants en personne et les participants à distance peut entraîner une confusion supplémentaire en raison de problèmes techniques et de conversations parallèles. Le fait de documenter clairement les mesures à prendre et les prochaines étapes à examiner par les participants après la réunion peut contribuer à réduire une partie de cette confusion. L'utilisation de l'IA pour analyser les procès-verbaux des réunions et générer automatiquement des actions de suivi est un moyen rapide et facile de résumer les idées discutées. Cela permet de s'assurer que les décisions prises au cours de la réunion sont correctement mises en œuvre et que les prochaines étapes sont définies pour une collaboration continue, améliorant ainsi la productivité globale.

Recueillez des commentaires pour vous améliorer

Recueillez des commentaires sur le format de la réunion et encouragez les participants à partager leurs expériences. N'oubliez pas de utiliser différentes méthodes de collecte de commentaires afin qu'ils soient accessibles à la fois à vos participants en personne et virtuels. Cela peut être aussi simple que de leur demander de répondre à un court sondage électronique. Pour que les gens se sentent en sécurité lorsqu'il s'agit de partager, veillez à créer une culture inclusive dans laquelle les gens ont le sentiment de pouvoir exprimer leurs préoccupations sans représailles. Il existe également de nombreuses façons de recueillir des commentaires de manière anonyme.

« Il est essentiel de former les managers sur la façon de travailler avec des employés travaillant dans divers endroits. Il s'agit notamment de savoir comment effectuer des contrôles et des commentaires réguliers et comment faire face aux défis potentiels, tels que le fuseau horaire et les différences de communication. Les managers doivent également être ouverts aux commentaires de leurs équipes et disposés à apporter les modifications nécessaires. » - Tracie Sponenberg, directrice des ressources humaines de The Granite Group

Suivez les progrès et apportez des ajustements à partir d'Insights

L'efficacité des réunions hybrides varie d'une équipe à l'autre. Il est donc important de recueillir des informations sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. À l'aide d'un système de réservation de salles de conférence peut vous fournir des analyses sur votre lieu de travail et des données sur l'utilisation de votre espace, vos taux de fréquentation, etc. Ces informations peuvent être utilisées pour suivre les progrès et ajuster votre stratégie de réunion hybride. Cela peut également être la preuve que ce que vous faites fonctionne et que les dirigeants devraient investir davantage dans la stratégie.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les organisations peuvent rationaliser la gestion des réunions hybrides, améliorer la collaboration et créer un environnement de réunion plus inclusif et plus efficace pour les participants en personne et virtuels.

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