5 mejores prácticas de reuniones híbridas para mejorar la participación

Las reuniones híbridas ya no se pueden evitar. Un estudio de Cisco reveló que hasta el 98% de todas las reuniones incluirán la asistencia remota de al menos un participante. Para garantizar una excelente experiencia para los empleados, las reuniones híbridas deben satisfacer las necesidades de los asistentes presenciales y virtuales.

La facilitación eficaz de las reuniones híbridas debe abordar los desafíos relacionados con la inequidad en la comunicación, la participación y la atención, el acceso a la información y los problemas técnicos. Abordar estos desafíos requiere una combinación de tecnología, estrategias de comunicación, y un enfoque proactivo de la inclusión y el compromiso.

Si bien no existe una única forma «correcta» de dirigir las reuniones híbridas, hay elementos clave y mejores prácticas que debe tener en cuenta para satisfacer las necesidades de sus empleados presenciales y virtuales. A continuación, explicamos cómo las organizaciones pueden incorporar las mejores prácticas recomendadas en materia de reuniones híbridas para crear un entorno más equilibrado y entorno de trabajo híbrido productivo.

1. Preparativos previos a la reunión que minimizan la confusión

Las reuniones híbridas requieren más preparación debido al aumento de la tecnología requerida, los múltiples métodos para invitar a los participantes y la inclusión de un público más amplio que puede estar ubicado en todo el mundo en diferentes zonas horarias. Estos son los puntos clave que hay que tener en cuenta a la hora de hacer los preparativos:

Configuración de la sala de reuniones

Si bien es posible que la sala de reuniones no tenga que albergar a todos los participantes, debe asegurarse de tener el equipo de audio y vídeo correcto para conectarse virtualmente con los participantes remotos. Hoy en día existen muchas herramientas técnicas para ello, así que familiarízate con la tecnología de antemano, como las cámaras, los micrófonos y las pantallas.

Para tener en cuenta las fallas técnicas, la mala conectividad a Internet o los problemas de audio y vídeo, proporcione instrucciones claras para la configuración de la tecnología, ofrezca soporte técnico y tenga planes de respaldo en caso de fallas técnicas.

Creación de agenda

Para minimizar la confusión y garantizar que las reuniones híbridas se desarrollen sin problemas, describa claramente los objetivos de la reunión y comparta la agenda con antelación. De este modo, todos los asistentes pueden estar mejor preparados para participar. Asegúrese de asignar tiempo en la agenda para que participe en persona y interacciones virtuales para ayudar a prevenir sesgo de proximidad y cualquier grupo de conversaciones dominantes.

«No es que la gente me dejara fuera a propósito. Era un prejuicio inconsciente que, por no estar en el edificio, a veces no me tenían en cuenta o me infravaloraban». - Sacha Connor, fundador y director ejecutivo de Virtual Work Insider

Invitaciones inclusivas

Cuando las reuniones pueden tener lugar tanto en ubicaciones virtuales como físicas, es importante enviar las invitaciones con instrucciones claras. Esto significa proporcionar enlaces a las reuniones virtuales junto con detalles de la ubicación física. Uso de un sistema de reserva de salas de conferencias que se sincronice con los calendarios existentes que utilice puede facilitar a los participantes la visualización de toda la información necesaria en una plataforma.

2. Preparando el escenario para una interacción fluida en las reuniones

En las reuniones híbridas, tendrás que considerar qué hacer para presentar y conectar a tus participantes presenciales y virtuales. Para algunos de ellos, esta podría ser la primera vez que se conocen. Estas son algunas estrategias para ayudarlos a conectarse y sentirse más cómodos el uno con el otro:

Bienvenidos y rompehielos

Desarrollar un sentido de camaradería y espíritu de equipo puede ser difícil cuando algunos miembros del equipo están físicamente distantes. Asegúrate de dar la bienvenida tanto a los participantes presenciales como a los virtuales y utiliza la videoconferencia para que todos puedan mejorar la conexión cara a cara. Además, incorporar actividades de formación de equipos eso se puede hacer tanto en el sitio como de forma remota y considerar alguna forma de compartir entre ambas partes para continuar con la conexión.

«Unimos a nuestros empleados remotos entre sí mientras los de la oficina hacían otra cosa juntos. Al final, designamos a un portavoz de cada grupo para que compartiera lo que había hecho el grupo. El objetivo era asegurarnos de que estas personas se divirtieran juntas y salieran sintiendo que estaban conectadas y que pertenecían». - Bethany Nicole Smith, fundadora de Heritage Network

Establecimiento de reglas básicas

Comunique claramente la etiqueta y las expectativas de la reunión. Por ejemplo, comience las reuniones a tiempo y termine un poco antes para que las personas tengan tiempo de pasar a su próxima reunión o tomarse un descanso biológico. Asegúrate de abordar los posibles desafíos en el momento para no perder tiempo solucionándolos más adelante, lo que puede resultar más difícil en un entorno híbrido.

Tenga en cuenta que los participantes presenciales pueden dominar las discusiones sin darse cuenta simplemente porque la presencia física lo permite. Como tal, utilizar herramientas de colaboración e implementar estrategias como la rotación de turnos de uso de la palabra para fomentar la igualdad de participación.

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3. Estrategias para facilitar la participación y el debate

Al facilitar las reuniones híbridas, tenga en cuenta la dinámica entre los participantes presenciales y virtuales. Es fácil caer en una dinámica de poder desequilibrada en la que los participantes presenciales dominan las conversaciones y hacen que se escuchen más sus opiniones. Estas son algunas estrategias para equilibrar las dinámicas presenciales y virtuales:

Túrnense para hablar para incluir a todos

Sesgo de proximidad se refiere a la tendencia de nuestro cerebro a favorecer a las personas y las cosas que están físicamente más cerca de nosotros. Este sesgo puede hacer que los miembros de un equipo remoto se sientan infravalorados o excluidos. Asigne un facilitador para garantizar que los participantes remotos tengan las mismas oportunidades de contribuir. Esta persona monitorea a los participantes remotos para ver si levantan la mano y se asegura de que el líder incorpore voces remotas a la conversación.

Utilice la tecnología para lograr interacciones más fluidas

Aproveche las herramientas de colaboración virtual (por ejemplo, pizarras, encuestas, plataformas de gestión de proyectos) para interacciones sincrónicas. De este modo, los participantes remotos también pueden demostrar sus ideas en tiempo real para que todos las vean. Anime a todos a usar las herramientas de videoconferencia con las cámaras encendidas para incluir a los trabajadores remotos y facilitar las interacciones. Uso de la función de chat para preguntas o comentarios sin interrupciones y la función de «levantar la mano» para indicar el deseo de hablar, especialmente en reuniones más grandes, también son excelentes para garantizar que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar.

«También tenemos la costumbre de usar Zoom durante las reuniones, independientemente de si estás presencial o no, para que quienes trabajan a distancia puedan observar fácilmente las expresiones faciales y porque la función de chat se ha convertido en una parte fundamental de la comunicación durante estas reuniones». - Jackie Dube, directora de personal de The Predictive Index

Utilice la IA para mejorar la eficiencia y la productividad

El uso de la IA para documentar las actas de las reuniones permite a los asistentes centrarse por completo en las discusiones en cuestión y, al mismo tiempo, crear notas detalladas de la reunión para que los participantes las revisen más adelante. La IA también puede actuar como asistente virtual para la gestión de las reuniones y facilitar las preguntas y respuestas al priorizar las preguntas y proporcionar respuestas instantáneas, lo que contribuye a un flujo de comunicación más fluido.

Incorpore sesiones grupales para discusiones más profundas

El uso de sesiones grupales es una técnica en la que se organiza a las personas en grupos más pequeños para las discusiones. Los grupos más pequeños facilitan que todos tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. Para garantizar que los participantes presenciales no dominen la conversación ni tengan conversaciones paralelas que los participantes remotos no puedan oír, asegúrate de dar instrucciones claras de antemano para hablar.

Adopte la flexibilidad para mejorar el compromiso

Las reuniones virtuales constantes pueden provocar fatiga y una disminución de la productividad. Puedes ayudar a mejorar la participación en las reuniones híbridas limitando la duración de las reuniones, fomentando las pausas y teniendo en cuenta comunicación asincrónica para tareas que no requieren interacciones en tiempo real.

4. Herramientas y habilidades para garantizar una comunicación clara

Hay una probabilidad mucho mayor de que las palabras se pierdan en la traducción cuando se comunican a través de diferentes plataformas en reuniones híbridas. Estas son las mejores prácticas para ayudar a garantizar una comunicación clara entre todas las partes:

Resuma para una mejor comprensión

Hablar a un ritmo moderado siempre es una buena práctica a la hora de comunicarse, pero es aún más importante en entornos virtuales, cuando la calidad del sonido puede ser un problema. La conectividad a Internet también puede ser un problema cuando se utilizan plataformas de videoconferencia, ya que hace que los trabajadores remotos se pierdan partes de la reunión. Para ayudar a mitigarlo, resuma los puntos clave al final de la reunión para reforzar la comprensión por parte de todos y ayudar a aclarar los próximos pasos.

Utilice la IA para documentar las actas de las reuniones

Asigne a una persona que tome notas o utilice la IA para facilitar la transcripción automática y la toma de notas detallada. Servicios de transcripción basados en inteligencia artificial like Otter.ai puede transcribir automáticamente las palabras habladas en texto durante la reunión. Estas notas se guardan luego en documentos que puede compartir con todos los participantes justo después de que finalice la reunión.

«La capacidad de grabar una conversación, resumirla, convertirla en elementos de acción y distribuirlos entre un equipo es algo muy importante en los entornos híbridos. La IA está muy bien situada para hacer ese tipo de cosas». - Rob Sadow, director ejecutivo y cofundador de Scoop

Limite las distracciones para ayudar a concentrarse

Las reuniones híbridas pueden generar distracciones adicionales, como la multitarea remota o la tecnología de solución de problemas. Algunos consejos sencillos para ayudar a los participantes a concentrarse mejor incluyen silenciar el micrófono cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo y desactivarlo solo para hablar. También puedes animar a los participantes a reducir al mínimo la cantidad de tareas múltiples y a que se concentren en la reunión cerrando las aplicaciones y pestañas del navegador que no sean necesarias.

5. Seguimientos posteriores a la reunión que generan impulso

El seguimiento posterior a la reunión es un buen momento para aclarar cualquier confusión y recopilar comentarios para mejorar las reuniones híbridas. Estas son algunas estrategias para asegurarte de terminar las reuniones híbridas con buen pie:

Documente los elementos de acción y los próximos pasos

La comunicación entre los asistentes presenciales y remotos puede generar confusión adicional debido a problemas técnicos y conversaciones paralelas. Documentar las acciones claras y los próximos pasos para que los participantes los revisen después de la reunión puede ayudar a reducir parte de esta confusión. El uso de la inteligencia artificial para analizar las actas de las reuniones y generar automáticamente las acciones de seguimiento es una forma rápida y sencilla de resumir las ideas discutidas. Esto ayuda a garantizar que las decisiones tomadas durante la reunión se implementen correctamente y que se describan los próximos pasos para una colaboración continua, lo que mejora la productividad general.

Recopile comentarios para mejorar

Recopile comentarios sobre el formato de la reunión y anime a los participantes a compartir sus experiencias. Recuerde: utilizar varios métodos de recopilación de comentarios para que sean accesibles tanto para los asistentes presenciales como virtuales. Esto puede ser tan sencillo como pedirles que completen una breve encuesta electrónica. Para garantizar que las personas se sientan seguras al compartir, procura crear una cultura inclusiva en la que las personas sientan que pueden expresar sus preocupaciones sin represalias. También hay muchas maneras de recopilar comentarios de forma anónima.

«Es fundamental capacitar a los gerentes. sobre cómo trabajar con los empleados que trabajan en una variedad de ubicaciones. Esto incluye cómo realizar controles y comentarios periódicos y cómo hacer frente a los posibles desafíos, como la zona horaria y las diferencias de comunicación. Los gerentes también deben estar abiertos a los comentarios de sus equipos y dispuestos a hacer los cambios que sean necesarios». - Tracie Sponenberg, directora de personal de The Granite Group

Realice un seguimiento del progreso y realice ajustes a partir de las estadísticas

La eficacia de las reuniones híbridas variará de un equipo a otro, por lo que es importante recopilar información sobre lo que funciona y lo que no. Uso de un sistema de reserva de salas de conferencias puede proporcionarle análisis y datos del lugar de trabajo sobre el uso del espacio, las tasas de asistencia y más. Esta información se puede utilizar para hacer un seguimiento del progreso y realizar ajustes en su estrategia de reuniones híbridas. También puede ser una prueba que demuestre que lo que está haciendo funciona y que los líderes deberían invertir más en la estrategia.

Al implementar estas mejores prácticas, las organizaciones pueden optimizar la administración de las reuniones híbridas, mejorar la colaboración y crear un entorno de reuniones más inclusivo y eficiente para los participantes presenciales y virtuales.

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