Guía de hotelería de oficinas 2025: ROI, políticas y piloto

La hotelería de oficinas (Reino Unido) o la hotelería de oficinas (EE. UU.) es un modelo de asientos basado en reservas en el que los empleados reservan escritorios y espacios en lugar de tener un asiento permanente. Está diseñado para lugares de trabajo híbridos y se basa en un software de reserva de escritorios, políticas claras y análisis de utilización para mantener un espacio justo y eficiente.

Esta guía explica cómo funciona la hotelería de oficinas, dónde encaja mejor, el ROI esperado y cómo implementarla con confianza.

¿Qué es la hotelería de oficinas? (Hotelería contra hotelería)

La hotelería de oficinas/oficinas es un enfoque basado en la reserva de asientos compartidos: las personas reservan escritorios, habitaciones y equipos para horarios específicos a través de un sistema de reserva de espacios de trabajo. A diferencia de los escritorios compartidos por orden de llegada, utiliza la programación, las reglas y el software para hacer coincidir la demanda con la oferta. El objetivo es tener un acceso predecible al espacio adecuado sin que los escritorios asignados estén infrautilizados.

Hotelería de oficina versus escritorios compartidos versus trabajo basado en actividades (ABW)

• La hotelería está estructurada y se puede reservar.
• Los escritorios compartidos no se reservan y se asignan por orden de llegada.
• ABW es una filosofía de planificación que ofrece múltiples entornos (concentración, colaboración, redes sociales) y puede funcionar tanto en hoteles como en escritorios compartidos.
• Los asientos asignados brindan a cada persona un escritorio fijo y maximizan la previsibilidad a costa de la eficiencia del espacio.

Por ejemplo, un equipo de producto puede ejecutar ABW con Hotelling para reservar cabinas silenciosas para los sprints y mesas de proyectos para las demostraciones. Es posible que mantengan asientos fijos para puestos especializados.

En la práctica, muchas organizaciones combinan el ABW con la hotelería de oficinas para que las personas puedan reservar el tipo de espacio adecuado para la tarea. Esto protege el tiempo de concentración, mantiene la equidad y genera datos para mejorar la distribución y la proporción de asientos.

Si su cultura valora la previsibilidad y los niveles de servicio medibles, la hotelería es la apuesta más segura que los escritorios compartidos. Esto es especialmente cierto durante los picos más concurridos entre semana.

Dónde funciona mejor la hotelería de oficinas (híbrida, de coworking, multisitio)

La hotelería brilla cuando la asistencia diaria varía y la previsibilidad es importante. Es una excelente opción para:

• Equipos híbridos.
• Funciones que requieren mucho trabajo de campo (ventas, consultoría).
• Empresas con múltiples sedes que deben coordinarse en todas las ubicaciones.

Si necesita coordinar la colaboración sin construir demasiado, el acceso programado supera el caos por orden de llegada.

Los operadores de coworking utilizan la hotelería con escritorio para monetizar el inventario, controlar los días pico y proteger los asientos premium.

Las organizaciones globales lo adoptan para estandarizar la etiqueta y el análisis en todas las ubicaciones y, luego, localizar las reglas para las zonas horarias, la accesibilidad y el cumplimiento.

Si su oficina tiene picos entre semana, pero los lunes y viernes son tranquilos, la hotelería ayuda a reducir la demanda sin sobreabastecer los escritorios. También te proporciona datos para seguir ajustando la proporción de asientos.

Beneficios y riesgos de la hotelería en oficinas

Una visión clara de los beneficios y las compensaciones lo ayudará a elegir el modelo y las políticas correctos. A continuación se detallan los beneficios que cabe esperar y las dificultades que hay que tener en cuenta para que la adopción se desarrolle sin problemas.

Beneficios clave: reducción del costo por asiento, utilización del espacio, flexibilidad y colaboración

Hotelling reduce el costo total de ocupación al alinear los asientos con la demanda máxima real en lugar de con el número de empleados. En los modelos híbridos, las organizaciones suelen pasar de una proporción de escritorios de 1 a 0,6 a 0,8 escritorios por empleado sin perjudicar los niveles de servicio.

Ese cambio genera ahorros cuantificables y, al mismo tiempo, mejora las opciones y el control de los empleados.

• Menor costo por asiento: menos escritorios, espacio más pequeño y menos servicios públicos y limpieza.
• Mayor utilización del espacio: las reservas y los sensores revelan la verdadera demanda, por lo que planifica alcanzar los picos, no los promedios.
• Flexibilidad y opciones: los empleados seleccionan el entorno correcto (zona tranquila, vecindario de equipo, mesas de proyectos).
• Mejor colaboración: equipo «barrios» y los días de anclaje crean una superposición intencional.
• Planificación basada en datos: los análisis de utilización y los datos de ausencias guían la inversión en mobiliario y diseño.
• Escalado más rápido: agregar equipos o sitios es una actualización del software y de las políticas, no una expansión total.

Nota sobre el mundo real: los estudios de ocupación posteriores a la pandemia suelen mostrar que la utilización media diaria es inferior al 60%, con picos entre semana (CBRE y JLL 2023—2024). Esto crea espacio para reducir los asientos de forma segura cuando se gobierna bien.

Utilice estos puntos de referencia para establecer objetivos realistas y explicar el modelo de negocio internamente.

Inconvenientes comunes: personalización, conflictos de programación, saneamiento, carga de soporte

Los mayores riesgos son culturales y operativos, no técnicos. Estás pidiendo a las personas que compartan espacio, sigan las reglas y confíen en el sistema de reservas. La mayoría de las fricciones se producen en los días pico y durante los primeros meses de cambio.

• Personalización reducida: mitigue con casilleros, carritos móviles y ventanas de personalización limitadas.
• Fricción de programación: evite las reservas dobles con ventanas de reserva, búferes y listas de espera claros.
• Saneamiento y entregas: estandarice las limpiezas, proporcione suministros y programe la limpieza entre bloques.
• Carga de soporte en los días pico: designe a los administradores de planta, numere los escritorios con claridad y utilice la orientación.
• Preocupaciones de equidad: proteja las necesidades de accesibilidad con ventanas prioritarias y escritorios accesibles reservados.
• Aplicación de políticas: haga un seguimiento de las ausencias y de los «ocupantes ilegales» y aumente la escala de manera constante para mantener la confianza.

En resumen: una etiqueta sólida, datos transparentes y un soporte in situ visible convierten estos riesgos en rutinas manejables. Invierta pronto en ayuda adicional al estilo de un conserje y, a continuación, vaya reduciéndola a medida que las normas se mantengan y los datos muestren que el cumplimiento está mejorando.

ROI y utilización: una fórmula sencilla que puede utilizar

Un modelo simple le permite calcular los ahorros rápidamente y decidir el alcance del proyecto piloto antes de comprometer el capital. Úselo para estimar la capacidad de forma segura, establecer umbrales y explicar la rentabilidad de la financiación.

La fórmula (con ejemplo resuelto)

• ROI de la hotelería de oficinas (primer año) = Ahorros brutos de ocupación − Costos del programa
• Ahorro bruto de ocupación = asientos retirados × TCO por asiento
• Asientos retirados = asientos básicos − Asientos obligatorios
• Asientos requeridos = Número máximo de usuarios simultáneos × Capacidad máxima de almacenamiento (p. ej., 1,15)

Insumos a recopilar:

• Número de empleados
• Máxima asistencia diaria
• Escritorios actuales
• TCO por asiento (alquiler + OPEX)
• Costos del programa (software, sensores, gestión de cambios, casilleros, reconfiguración)

Utilice suposiciones conservadoras con respecto a los búferes y la asistencia para no reducir demasiado la capacidad demasiado pronto.

Ejemplo resuelto:

• Una empresa de 500 personas tiene un promedio de asistencia del 55%, con un pico del 65% entre semana.
• Número máximo de usuarios simultáneos = 325.
• Con un margen del 15%, los asientos requeridos son de 325 × 1,15 ≈ 374.
• Escritorios básicos = 500, por lo que los asientos retirados = 126.
• Si el coste total de propiedad por puesto es de 7000£ al año, el ahorro bruto = 126 × 7000£ = 882 000£.
• Los costes del programa del primer año (software, sensores, cambio y equipamiento) ascienden a un total de 150 000 libras esterlinas.
• Ahorros netos: 732.000 libras esterlinas con amortización en meses, no en años.

Objetivos de referencia y KPI (utilización, tasa de ausencias, satisfacción de los empleados)

Realice un seguimiento de un conjunto pequeño y equilibrado de métricas para poder iterar sin ruido.

• Utilización media: Un promedio diario del 45 al 60%, con picos del 70 al 85% en los días de anclaje.
• Tarifa de no presentación: menos del 10% de las reservas; publicación automática después de un período de gracia.
• Plazo de reserva: Mediana de 2 a 5 días para escritorios; más para equipos especiales.
• Proporción de asientos (escritorios por empleado): 0,6-0,8 para una asistencia híbrida de 2 a 3 días a la semana.
• Satisfacción de los empleados: ≥ 75% de ventaja en cuanto a disponibilidad de asientos y experiencia (p. ej., pulso trimestral).
• Hora de sentarse a la llegada: menos de 3 minutos en los días pico.
• Cumplimiento de políticas: disminución de la incidencia de ocupantes ilegales y cancelaciones tardías trimestre tras trimestre.

Cómo implementar la hotelería en oficinas: paso a paso

El éxito se traduce en escritorios llenos en los días pico, asientos rápidos, bajas ausencias y alta satisfacción. Logre esto mediante un pequeño proyecto piloto, una gobernanza estricta y datos transparentes.

Los pasos siguientes se centran en la demanda, las políticas, la tecnología y la iteración para que puedas escalar con la evidencia.

Paso 1: Evaluar la demanda y establecer la proporción de asientos

Empieza por entender los patrones de asistencia y los picos de concurrencia por equipo y sede. Usa los datos de las tarjetas identificativas y la conexión wifi, una muestra de calendarios y una breve encuesta para confirmar los días clave y centrarte en las necesidades de colaboración. Esta evidencia determina la proporción de asientos y el margen de maniobra iniciales.

• Haga un mapa de la asistencia promedio y máxima por día y función durante 6 a 8 semanas.
• Identifique las necesidades protegidas (accesibilidad, neurodiversidad, funciones que requieren mucho equipo).
• Modele escenarios con un búfer del 10%, 15% y 20% para establecer los asientos requeridos.
• Proponga asientos en el vecindario por equipo y alinee los días de anclaje para reducir los enfrentamientos.
• Acuerde una proporción inicial de asientos (por ejemplo, 0.7) y defina los umbrales de éxito.

Paso 2: Diseño de políticas y etiqueta

Escriba reglas concisas y justas que las personas puedan seguir y que los gerentes puedan hacer cumplir. Mantén un lenguaje sencillo, automatiza las publicaciones y haz que las excepciones sean explícitas. La coherencia genera confianza; la simplicidad reduce las cargas de trabajo de soporte.

• Establece periodos de reserva (p. ej., reserva con hasta 14 días de antelación; se permite el mismo día).
• Defina la opción de no presentación y la liberación automática (por ejemplo, 15 minutos).
• Limite las reservas consecutivas y proteja las reservas de accesibilidad.
• Publica las reglas del vecindario, los días de anclaje y las zonas tranquilas frente a las de colaboración.
• Aclare las expectativas de limpieza del escritorio y el almacenamiento (casilleros, caddies).
• Establezca medidas de cumplimiento para los ocupantes ilegales y las ausencias reiteradas.

Paso 3: Seleccione el software y las integraciones

Elija herramientas independientes del proveedor que funcionen con su identidad, calendarios y sistemas de construcción. Priorice la confiabilidad en los días pico y las reservas móviles sencillas. Opte por los productos con controles de administración sólidos y análisis transparentes.

• Exija el inicio de sesión único (Azure AD/Entra, Google, Okta) y el acceso basado en funciones.
• Integre los calendarios de Outlook/Google para hacer reservas e invitaciones con un solo clic.
• Apoye los planos de planta, la orientación, el registro mediante QR y la publicación automática.
• Ingiera datos de sensores/distintivos para analizar el uso y limpiar los activadores.
• Conecta la administración de visitantes y las salas de reuniones para evitar reservas dobles.
• Garantice la exportación de datos, controles de retención y registros de auditoría administrativa.

Paso 4: Pilotar, medir, iterar

Realice una prueba piloto de 60 a 90 días en una planta o en 2 o 3 equipos y, a continuación, escale en función de las pruebas. Comunícate con antelación, nombra a los comisarios de planta y comparte los resultados semanales. Trate el proyecto piloto como un sprint de aprendizaje, no como un diseño final.

• Utilización actual de referencia, ausencias y satisfacción antes del lanzamiento.
• Establezca objetivos (p. ej., uso máximo del 75 al 80%, ausencias < 10%, satisfacción ≥ 75%).
• Revise los KPI semanalmente; ajuste los búferes, los barrios y los días de anclaje.
• Decide si quieres o no, con un cuadro de mando simple y publica la decisión con los pasos siguientes.

Plantilla de políticas y etiqueta (viñetas listas para copiar)

Utilice estas viñetas políticas como punto de partida y adáptese a la legislación y la cultura locales. Confirma con el departamento legal y de recursos humanos antes de la implementación para garantizar la coherencia y el cumplimiento.

Normas de reserva, gestión de las ausencias, «barrios», días de anclaje

• Plazo de reserva: escritorios para hasta 14 días; habitaciones para hasta 30; se permite el mismo día si hay disponibilidad.
• Registro: confirme en 15 minutos mediante QR o una aplicación; las reservas no confirmadas se publicarán automáticamente.
• No se presentó: Si no te presentas en 30 días, se activa una advertencia; si se repiten, se pierde la reserva con 2 semanas de antelación.
• Barrios: los equipos hacen reservas dentro de su zona los días de anclaje; se permiten reservas cruzadas los días que no son de anclaje.
• Accesibilidad: los escritorios designados siguen siendo prioritarios; solo pueden reservarlos usuarios o administradores aprobados.
• Personalización: despeje el escritorio al final del día; use casilleros o caddies; no use monitores permanentes a menos que se apruebe.

Entregas de limpieza y limpieza entre reservas

• Limpie las superficies y los periféricos antes de salir; los suministros se proporcionan en cada vecindario.
• Retire todos los objetos personales; guárdelos en casilleros; deseche los residuos y el reciclaje.
• El servicio de limpieza limpia los puntos de contacto más frecuentes a diario y entre los bloques de alta rotación.
• Denuncie los derrames o daños a través de la aplicación; los comisarios resuelven o reasignan los asientos.
• Política alimentaria: solo se permite en las áreas designadas; comida caliente en la despensa/cafetería, no en los escritorios.

Guía de selección de software (independiente del proveedor)

Evalúe las herramientas comparándolas con las funciones que protegen la equidad, la privacidad y el rendimiento en los mejores días. Prefiera la simplicidad y la resiliencia en lugar de los extras llamativos que añaden poco valor cuando se está sobrecargando.

Funciones y controles de administración imprescindibles

• Planos de planta interactivos con disponibilidad en tiempo real y registro de entrada y salida mediante QR.
• Aplicaciones móviles y web sólidas, tolerancia fuera de línea y búsqueda rápida.
• Flujos de trabajo de acceso, reserva delegada y aprobación basados en roles.
• Automatización de políticas: límites de reservas, barrios, publicación automática, listas de espera.
• Análisis de utilización con opciones de exportación, API y anonimización.
• Retención granular de datos, registros de auditoría e informes de incidentes.
• Soporte multisitio con zonas horarias, días festivos y localización de idiomas.

Integraciones: calendarios, SSO, sensores/IoT, gestión de visitantes

• Identidad: SSO (Azure/Entra, Google, Okta) con aprovisionamiento de SCIM y MFA.
• Calendarios: Sincronización bidireccional de Outlook y Google para escritorios, salas y recursos.
• Sensores/IoT: ocupación, presencia y calidad del aire para validar las reservas y activar la limpieza.
• Control de acceso: sistemas de credenciales para corroborar los registros y mejorar la precisión.
• Gestión de visitantes: preinscriba a los huéspedes, asigne asientos temporales e imprima tarjetas de identificación.
• ISMS/CAFM: sincronice los planos de planta, los activos y las mudanzas, adiciones o cambios con su software de administración del espacio de trabajo.

Cumplimiento, privacidad y accesibilidad

Trate los datos de las reservas y los sensores como datos personales, minimice los datos y documente sus decisiones. La buena gobernanza genera confianza en los empleados y satisface a los reguladores de todas las jurisdicciones.

Protección de datos, retención de datos y acceso basado en roles según el GDPR/Reino Unido

Explica qué recopilas, por qué y durante cuánto tiempo, y brinda a las personas un control sencillo. Complete una DPIA si utiliza sensores o datos de ubicación detallados. Incorpore la privacidad basada en el diseño en sus elecciones y procesos de software.

• Establezca una base legal (intereses legítimos o consentimiento cuando sea necesario) y publique un aviso de privacidad claro.
• Minimice los datos (por ejemplo, las reservas en tiendas, no las rutas de ubicación continuas) y agregue los análisis siempre que sea posible.
• Defina la retención (por ejemplo, elimine los datos identificables de la reserva después de 90 días; mantenga las estadísticas agregadas durante más tiempo).
• Implemente el acceso basado en roles; limite los datos identificables a los administradores que necesiten conocerlos.
• Ejecute las DPA con los proveedores; garantice las opciones de residencia de datos y la transparencia de los subprocesadores.
• Respete los DSAR y las solicitudes de corrección/eliminación; mantenga registros de auditoría para el acceso y los cambios.

Nota: Alinéese con las directrices del GDPR/ICO del Reino Unido, el GDPR de la UE y las leyes de privacidad estatales pertinentes de EE. UU., si opera a nivel mundial. Colabore con un abogado para planificar las transferencias transfronterizas y establecer normas de retención específicas para cada sitio.

Accesibilidad e inclusión (neurodiversidad, ajustes razonables)

Diseñe para diferentes necesidades sensoriales y físicas desde el principio. Esto mejora la equidad y el cumplimiento (Ley de Igualdad de 2010, ADA). Las funciones accesibles también reducen la fricción para todos, especialmente en los días ajetreados.

• Reserve escritorios, rutas y equipos accesibles; habilite las ventanas de reserva prioritarias.
• Ofrezca zonas tranquilas, áreas de bajo estímulo y una etiqueta clara sobre el ruido en cada piso.
• Indique los atributos del asiento en la aplicación (silencio, cerca de la ventana, monitores duales, sentado y de pie).
• Permita reservas repetibles con ajustes razonables (por ejemplo, misma área, configuración específica).
• Admite tecnología de asistencia, mapas de alto contraste, subtítulos y aplicaciones aptas para lectores de pantalla.
• Capacite a los comisarios/gerentes para que manejen las adaptaciones de manera discreta y consistente.

Hotelación inversa y patrones avanzados

A medida que los programas vayan madurando, la hotelería inversa y las reservas en equipo pueden liberar más capacidad sin perjudicar la previsibilidad. Usa estos patrones para ampliar el espacio y, al mismo tiempo, mantener las configuraciones conocidas donde importan.

Cuando la hotelación inversa tiene sentido

La hotelería inversa mantiene a un «propietario» principal para un escritorio, pero lo deja en la piscina cuando están fuera (vacaciones, viajes, días remotos). Es ideal para funciones que se benefician de configuraciones conocidas, pero que con frecuencia se realizan fuera de la oficina. El resultado es una mayor utilización sin abandonar por completo la propiedad del escritorio.

• Equipos que viajan mucho (ventas, ejecutivos) con patrones de ausencias predecibles.
• Escritorios específicos para cada equipo (configuraciones ergonómicas) que se pueden compartir de forma segura.
• Sitios que se acercan a su capacidad máxima y en los que las pequeñas ganancias retrasan la expansión.
• Culturas que necesitan una mayor previsibilidad que la que ofrece la hotelación completa.
• Equipos con días de anclaje establecidos y ritmos estables.
• Entornos con buena provisión de taquillas y almacenamiento y servicio de limpieza.

Dificultades de gobernanza que se deben evitar:

• No establecer reglas de publicación (por ejemplo, publicación automática después de una licencia aprobada o OOO calendario).
• Reinicios complejos de equipos que hacen que compartir el mismo día no sea práctico.
• Ambigüedad sobre la prioridad: el propietario conserva la prioridad a la devolución dentro de los plazos definidos.
• La privacidad se filtra al exponer horarios individuales; utilice la abstracción de estados en la aplicación.

Mantén las reglas simples, automatiza las publicaciones siempre que sea posible y haz pruebas con un grupo pequeño antes de una implementación más amplia.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos escritorios por empleado necesitamos en un modelo híbrido?
Calcule los escritorios necesarios como número máximo de usuarios simultáneos × búfer (normalmente del 10 al 20%). La proporción de escritorios por empleado es entonces (escritorios obligatorios) ÷ (total de empleados); muchas organizaciones híbridas se sitúan entre 0,6 y 0,8. Realice la validación con una prueba piloto de 60 a 90 días antes de retirar los muebles.

¿Los hoteles de oficina son lo mismo que los escritorios compartidos?
No, los escritorios compartidos se asignan por orden de llegada, mientras que la hotelería de oficinas utiliza las reservas y las políticas para asignar los asientos compartidos. Hotelling ofrece más previsibilidad, mejores datos y una etiqueta más clara para los equipos híbridos.

¿Qué KPI debemos rastrear para saber que funciona?

• Utilización media y máxima (objetivo: promedio del 45 al 60%; pico del 70 al 85%).
• Tasa de no presentación (objetivo inferior al 10% tras el período de gracia).
• Satisfacción de los empleados con la disponibilidad de asientos y la experiencia (≥ 75% favorable).
• Tiempo para sentarse a la llegada (menos de 3 minutos en los días pico).
• Cumplimiento de las políticas (disminución de ocupantes ilegales y cancelaciones tardías).
• Plazo de reserva y tasas de llenado de la lista de espera los días de anclaje.

Conclusiones clave y próximos pasos

• La hotelería de oficinas/hoteles de oficinas es un modelo basado en reservas que se adapta al trabajo híbrido, mejora la utilización del espacio y puede reducir significativamente el costo total de ocupación.
• El trío ganador es un buen software, una política clara y una gobernanza estable; el cambio cultural importa tanto como las características.
• Usa una fórmula simple de ROI y una prueba piloto de 60 a 90 días para ajustar el tamaño correcto de tu número de asientos antes de expandirte a nivel mundial.

Próximos pasos:

• Auditoría y picos de asistencia; establezca una proporción inicial de puestos con un margen del 10 al 20%.
• Redacte la política utilizando la plantilla anterior y socialícela con los gerentes y los ERG.
• Lista de finalistas 2-3 herramientas de reserva de escritorio que cumplan con las necesidades de SSO, calendario y sensores; validen con un piloto.
• Ejecute el proyecto piloto, publique los KPI semanales y repita los barrios y los días de anclaje antes del lanzamiento.