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En las dinámicas y aceleradas culturas laborales actuales, la semana laboral tradicional está dando paso a un enfoque más flexible y adaptable.
En su estudio sobre el futuro del trabajo, Accenture descubrió que el 83% de los trabajadores de todo el mundo consideraba ideal un modelo de trabajo híbrido, y el 68% de las empresas de alto crecimiento ya han implementado modelos de trabajo híbridos. Las empresas ofrecen trabajo flexible para seguir siendo competitivas en un mercado laboral en el que hay escasez de talento y para aprovechar mejor los espacios de oficina para los equipos híbridos.
Escritorio compartido—también conocida como escritorio compartido, trabajo ágil u hotelería— está ganando popularidad como la solución que maximiza la utilización del espacio y fomenta la colaboración en un entorno híbrido.
Según el estudio sobre el futuro del trabajo de Accenture, el 83% de los trabajadores de todo el mundo considera que un modelo de trabajo híbrido es ideal, y el 68% de las empresas de alto crecimiento ya han implementado modelos de trabajo híbridos.
Cuando se implementan estratégicamente, los escritorios compartidos pueden fomentar un ambiente de trabajo vibrante, pero muchos parecen estar mal preparados para hacer la transición. Solo el 26% de los directores ejecutivos tienen una estrategia preparada para el futuro que se centra de manera integral en cambiar cómo, por qué y dónde trabajamos, según Accenture.
Con la falta de estrategia y de la tecnología adecuada, la gestión de mesas compartidas puede parecer un juego frustrante de sillas musicales y afectar negativamente a la experiencia de los empleados. Para mitigar este problema, aquí tienes nueve consejos que te ayudarán a hacer la transición a los escritorios compartidos:
1. Evalúe y planifique el diseño de su oficina
Antes de implementar los escritorios compartidos, piense en planificar su espacio de trabajo para lograr eficiencia, ahorro y productividad. ¿Qué tan adecuado es el espacio para los escritorios compartidos? ¿Hay algo que debas cambiar para crear espacios de trabajo físicos que sean ideales para las colaboraciones y también para el trabajo individual que requiere concentración?
Tenga en cuenta factores como el diseño, el mobiliario y la infraestructura tecnológica. Cuando comience a diseñar, tenga en cuenta la cantidad de escritorios que necesitará, ya sea que tenga estaciones de computadoras permanentes o solo espacios para computadoras portátiles y espacios de almacenamiento para los artículos personales y de trabajo de los empleados.
2. Haga que los empleados se entusiasmen con ello
El cambio es difícil y la gestión del cambio puede ser un desafío cuando se trata de convencer a los empleados de que adopten el trabajo híbrido. Informe con antelación a todos los empleados sobre la próxima implementación de los escritorios compartidos. Al hacerlo, solicitar la opinión de los empleados sobre cómo ven una transición fluida a los modelos de escritorios compartidos. Buscar la opinión de los empleados ayuda a identificar los problemas y a obtener la aceptación de los empleados.
Ofrezca sesiones de capacitación o talleres para familiarizar a los empleados con el nuevo sistema y explicar los beneficios antes de que se implementen los cambios. Esté abierto y preparado para abordar cualquier inquietud o pregunta que pueda surgir con el tiempo. Hacer que el proceso sea simplificado y fácil de entender para los empleados y, al mismo tiempo, involucrarlos en el proceso de toma de decisiones ayuda a garantizar que las políticas no parezcan impuestas.
3. Cree una guía de mejores prácticas para los empleados
Desarrolle una política de escritorios compartidos clara y completa para mantener el entorno de la oficina ordenado y acogedor para todos. La política debe describir claramente las reglas, los procedimientos y las expectativas de los empleados. ¿Cuáles son las expectativas a la hora de mantener conversaciones o comer en espacios compartidos? ¿Deberían los empleados limpiar sus escritorios por la noche?
Incluya pautas para reservar escritorios, mantener el espacio de trabajo limpio y organizado y manipular objetos personales. Cada uno tiene sus propios estándares de limpieza, por lo que es esencial fomentar una cultura en la que los empleados sientan empatía por las necesidades de sus compañeros de trabajo.
4. Invierta en software de escritorio compartido
Invertir en software de gestión de espacios o de reserva de escritorios puede ayudarte a implementar los escritorios compartidos de manera más eficiente. El software de reserva de escritorios centralizado permite a los empleados reservar escritorios con antelación para que sepan que tienen un espacio de trabajo designado cuando llegan a la oficina. Esto puede ayudar a evitar conflictos o hacinamiento.
Algunos programas de reserva de escritorio incluso permiten a los usuarios ver en tiempo real cuándo hay espacios disponibles, por lo que los empleados y los equipos tienen más flexibilidad a la hora de elegir cuándo y dónde trabajar. Considera funciones de administración de escritorios que desea y necesita para su espacio de trabajo, como los incrementos de tiempo para reservar escritorios, los mapas del espacio de trabajo y la posibilidad de establecer barrios en los que equipos específicos puedan colaborar.
5. Asegúrese de que su infraestructura de TI esté lista
El éxito de los escritorios compartidos requiere una infraestructura de TI para garantizar que la reserva de escritorios se realice sin problemas y de manera consistente. La lentitud de la conexión Wi-Fi puede causar frustración a los empleados que intentan reservar escritorios, acceder a Internet o realizar videollamadas en la oficina.
El uso de un software de reserva de escritorio también plantea riesgos de seguridad y privacidad y la posibilidad de incumplimiento. Implemente medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales y aliente a los empleados a seguir las prácticas de protección de datos. A medida que más empleados trabajen en la oficina, asegúrese de que tienen acceso a redes Wi-Fi confiables, impresoras, escáneres y otros recursos técnicos necesarios.
6. Proporcione suficientes suministros y servicios
Garantizar que todos los empleados reciban el equipo que necesitan cuando lo necesitan se convierte en un desafío aún mayor en una organización de trabajo híbrida. Por lo tanto, configurar un sistema de gestión de equipos puede ser extremadamente útil para mejorar su oficina híbrida.
Como punto de partida, equipe las áreas de escritorios compartidos con servicios esenciales como tomas de corriente, estaciones de acoplamiento, sillas ergonómicas y escritorios ajustables. Considere la posibilidad de ofrecer servicios como pizarras blancas, proyectores e instalaciones de videoconferencia para facilitar el trabajo colaborativo tanto para sus empleados virtuales como para los que trabajan en la oficina.
7. Supervise y adáptese a los comentarios
Supervise continuamente la implementación de los escritorios compartidos y recopile los comentarios de los empleados. ¿Los empleados limpian sus escritorios por la noche? ¿Hay dificultades para reservar los espacios que los empleados necesitan? ¿El software de reservas de escritorio es fácil de usar y navegar? Usa los comentarios para hacer los ajustes y mejoras necesarios en el sistema. Evalúe periódicamente la eficacia de los escritorios compartidos para cumplir los objetivos de la organización y realice las modificaciones necesarias.
8. Mida y evalúe para iterar rápidamente
Establecer métricas para medir el éxito de los escritorios compartidos puede informar mejor a la organización sobre cómo pueden mejorar los escritorios compartidos. Las métricas básicas deben incluir la satisfacción de los empleados, los niveles de productividad y la utilización del espacio. ¿Los empleados pueden reservar los escritorios que necesitan cuando los necesitan? ¿Se asignan los espacios para que los equipos puedan colaborar de forma eficaz y sin interrupciones? Evalúe estas métricas con regularidad para evaluar el impacto de los escritorios compartidos en su organización y tome decisiones basadas en datos para la mejora continua.
9. Considere los espacios de trabajo alternativos
Además de un área de escritorios compartidos centralizada, considera la posibilidad de ofrecer espacios de trabajo alternativos, como salas silenciosas, áreas de colaboración o zonas de descanso. Un estudio de Advanced Workplace Associates (AWA) reveló que el 61% del tiempo de los empleados se dedica a trabajar solos, y que más de la mitad de ese tiempo requiere un entorno libre de distracciones para poder concentrarse en el trabajo. Al crear espacios que se adapten a las diferentes preferencias laborales, puedes ayudar a mejorar la productividad y promover el bienestar de los empleados.
Implementación de un trabajo híbrido que funciona
A medida que el trabajo híbrido se convierta en la norma y los trabajadores distribuyan su tiempo entre la oficina y su hogar, los escritorios compartidos se harán cada vez más populares. Los empleados querrán mantener un horario de trabajo flexible en el que puedan elegir cuándo y dónde trabajar mejor, y los empleadores querrán optimizar la gestión del espacio de trabajo y, al mismo tiempo, equilibrar la productividad y la colaboración de los empleados.
Si planifica cuidadosamente y escucha a sus empleados durante toda la implementación del escritorio compartido, puede construir relaciones con los empleados, implementar políticas claras e inclusivas y gestionar con éxito la logística que conducirá a una transición más fluida al trabajo híbrido.
Para obtener más información sobre cómo las empresas han adoptado y mejorado el trabajo híbrido, lea más en Marcas a tener en cuenta: reinventando el regreso a la oficina. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.
