Les écoles utilisent Skedda pour aider leur personnel et leurs étudiants à réserver facilement un espace dédié pour les réunions, les événements et les cours.

Faciliter le partage des espaces pour les professeurs, le personnel et les étudiants

École climatique de Columbia est la première école climatique du pays créée sous l'égide de l'université de Columbia. Sa mission est de développer et d'inspirer des solutions fondées sur la connaissance et de former les futurs dirigeants pour des sociétés justes et prospères sur une planète saine. Les étudiants sont de retour sur le campus à plein temps pour les cours, et l'école demande aux professeurs et au personnel de revenir 3 à 4 jours par semaine.

Université Cornell est un collège privé d'arts libéraux situé à Mount Vernon, dans l'Iowa, connu pour son programme d'études en un seul cours. Fondée en 1853, l'école attire aujourd'hui des étudiants de 42 États et de 17 pays étrangers. Les étudiants sont de retour sur le campus à plein temps pour les cours, et les professeurs et le personnel ont de plus en plus besoin d'espace pour travailler en personne ou prendre des appels vidéo.

Auparavant, ces universités ne disposaient d'aucune technologie officielle de gestion de l'espace. Certains utilisaient des feuilles de calcul traditionnelles ou des calendriers Google pour effectuer des réservations. Les universités ont choisi Skedda pour les aider à mieux gérer les réservations de chambres et de bureaux pour les professeurs, le personnel et les étudiants.

Le problème :

De nombreuses écoles utilisaient encore des feuilles de calcul, Google Agenda ou des piles de documents pour gérer les réservations. Cela a rendu le suivi de toutes les réservations sur les différents campus presque impossible. Cela a également créé une expérience utilisateur confuse car il n'y avait pas de photos ni de descriptions de ces espaces, de sorte que les nouveaux étudiants ne savaient pas à quoi ressemblaient ces espaces.

Les différentes méthodes ont rendu le processus de réservation extrêmement confus et inefficace. Les gens ne sauraient pas où réserver une place, comment en réserver une, ni même s'ils en ont besoin. En cas de litige, il était également difficile de savoir qui avait réservé l'espace.

« Notre salle de conférence et notre espace de bureau privé sont limités. Nous voulons donc nous assurer que chacun dispose de l'espace dont il a besoin, au moment où il en a besoin, sans se marcher sur les pieds. » - Alejandro Vazquez, directeur administratif chez Columbia

Les universités avaient besoin d'un moyen plus simple de réserver des places sans se marcher les uns sur les autres. Pour certaines écoles, comme Columbia, l'espace sur le campus est très limité et, comme de plus en plus de personnes retournent sur le campus, leurs espaces communs se remplissent rapidement. Ils ont également vu des personnes venir d'autres campus qui avaient besoin d'un bureau ou d'une salle de conférence juste pour la journée, et les gens arrivaient souvent sur le campus pour constater qu'il n'y avait plus d'espace de travail pour eux.

Avant Skedda, les universités n'utilisaient pas leurs biens immobiliers de manière efficace. Une personne peut occuper toute une salle de réunion pour simplement répondre à un appel. Les universités avaient besoin d'un moyen de consulter toutes les réservations et les coordonnées sur une seule plateforme. Ils voulaient également un système de réservation accessible, rapide à mettre en œuvre et facile à utiliser.

La solution :

Les universités se sont tournées vers Skedda comme solution de gestion des espaces pour aider leur personnel, leur corps professoral et leurs étudiants à réserver plus facilement des espaces dédiés pour les réunions, les événements et les cours. Ils souhaitaient un système rapide à mettre en œuvre, facile à utiliser et capable de s'intégrer à leurs calendriers Google existants.

Visualisez facilement les espaces et les équipements grâce à des cartes interactives

Les universités ont adoré des cartes interactives personnalisées en fonction de leurs plans d'étage spécifiques. Avant Skedda, il était difficile pour les gens de voir à quoi ressemblaient les espaces, ce qui rendait difficile de savoir si un espace leur convenait. Les cartes interactives indiquent en temps réel les espaces disponibles et les équipements (projecteur, caméra vidéo, système audio, etc.) fournis. Les gens pouvaient cliquer sur un espace réservable et voir des photos et des descriptions de celui-ci, ce qui expliquait très clairement à quoi ressemblent les espaces.

« Quelqu'un qui n'a jamais utilisé Skedda peut le découvrir. Les étudiants adorent consulter le plan d'étage interactif et les descriptions des espaces afin de pouvoir réserver l'espace de la bonne taille avec les bonnes ressources au moment où ils en ont besoin. » - Gavin Curless, événements/installations au Cornell College

Rationalisez et sécurisez l'utilisation de l'espace grâce à des contrôles automatisés

Les administrateurs peuvent limiter les heures de réservation, créer des zones tampons entre les réservations pour la configuration et le nettoyage, et même restreindre l'accès à des espaces spécifiques. Par exemple, les administrateurs ont utilisé tags utilisateur pour différencier les étudiants des professeurs. Les professeurs ne peuvent pas réserver de places réservées aux étudiants dans les bâtiments résidentiels, et vice-versa. Cela permet également d'empêcher les utilisateurs de réserver des places dans des bâtiments auxquels ils n'ont pas accès, car les administrateurs pourraient restreindre les droits de réservation uniquement aux personnes ayant accès au bâtiment.

« Nous avons un bâtiment qui n'est pas un site de Columbia, nous n'y avons donc pas accès gratuitement. Nous avons commencé à limiter les personnes qui utilisent ces salles de conférence aux personnes qui ont déjà accès à ce bâtiment, et jusqu'à présent, cela a fonctionné. » - Alejandro Vazquez, directeur administratif chez Columbia

Améliorez la visibilité et l'organisation grâce à une source unique de données fiables

Skedda a donné de la visibilité aux différents événements qui se déroulent sur le campus, car les gens doivent réserver des places via la plateforme pour ces événements. L'administrateur pourrait consulter toutes les réservations sur Skedda, ce qui lui donnerait une idée de l'affluence des différents espaces et de la nécessité de reprogrammer quoi que ce soit à l'avenir. En étant capable de consulter le calendrier des réservations dans différents formats, les administrateurs pouvaient « approfondir » les détails de la réservation, voir à quoi ressemble leur journée grâce à la vue journalière ou planifier à l'avance grâce à la vue mensuelle.

« Le fait de disposer d'un seul endroit pour vérifier qui réserve quoi nous donne une visibilité et un contrôle complets sur ce qui se passe dans le bâtiment. » - Gavin Curless, événements/installations au Cornell College

Le résultat :

Les administrateurs de l'université peuvent se concentrer sur d'autres responsabilités essentielles sans se soucier des réservations de bureaux et de chambres. Ils n'ont plus à s'inquiéter de la présence de personnes dans des espaces où ils ne devraient pas se trouver ou à vérifier constamment s'il y a des places disponibles. Tout cela est visible sur la plateforme Skedda.

Les administrateurs peuvent également voir qui a effectué des réservations, la disponibilité et les places actuellement réservées. Comme les réservations sur Skedda sont mises à jour en temps réel, les administrateurs peuvent facilement savoir si quelqu'un n'a pas réservé de place et utiliser ces informations pour remédier à la situation.

« Je suis ravie. Skedda fonctionne tout simplement. Je n'ai pas besoin de guider qui que ce soit tout au long du processus. C'est une chose de moins à gérer pour que je puisse me concentrer sur des choses plus importantes. » - Alejandro Vazquez, directeur administratif chez Columbia

Skedda a contribué à minimiser la confusion et les erreurs. Les gens peuvent voir à quoi ressemble l'espace et quelles sont les commodités proposées sans avoir à se présenter en personne. Cela est particulièrement utile pour les personnes qui viennent d'arriver sur le campus ou qui ont besoin d'équipements spécifiques dans les salles. En outre, Skedda aide le personnel à mieux contrôler la fenêtre de réservation et à empêcher les gens de réserver des places en dehors des heures de bureau.

« Skedda a rétabli l'ordre dans le bâtiment. Même pendant les journées les plus chargées, les Communes sont calmes. C'était Homecoming avec un million de choses qui se passaient, et pas une seule fois je n'ai eu à m'inquiéter que quelqu'un se trouve dans la mauvaise pièce au mauvais moment. Maintenant, nous nous demandons : pourquoi le ferions-nous autrement ? » - Gavin Curless, événements/installations au Cornell College

Les gens se sentent plus à l'aise de savoir qu'ils disposent d'un espace dédié lorsqu'ils sont sur le campus. L'administrateur se sent également plus habilité à gérer les espaces partagés car Skedda rationalise le processus de réservation et fournit des informations détaillées pouvant être utilisées pour résoudre les conflits. Skedda a aidé les universités et les collèges à utiliser leurs espaces et leurs ressources de manière plus efficace afin que le personnel, les professeurs et les étudiants ont tous une meilleure expérience professionnelle et universitaire.

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