Quand Zoom, Loom ou obtenir une pièce : la technologie au service d'une expérience hybride exceptionnelle

La communication dans un environnement de travail hybride est parsemée de défis uniques que l'on ne retrouve pas dans un environnement de bureau traditionnel. Qu'il s'agisse de lacunes en matière d'informations ou de problèmes de planification, les employés mal préparés et sous-équipés pour le travail hybride seront rapidement confus et débordés. Dans une étude réalisée par Canon USA, de nombreux introvertis ont cité le manque de feedback ou de communication comme leur principal obstacle quotidien (32 %), et de nombreux extravertis ont eu du mal à utiliser trop de canaux de communication (21 %).

Les résultats démontrent la nécessité de fournir les bons outils et les bonnes ressources pour améliorer l'expérience de travail hybride. Dans son étude sur l'avenir du travail 2022, Accenture souligne que »ce qui distingue les travailleurs productifs de ceux qui sont déconnectés et frustrés, ce n'est pas le stress, mais la question de savoir s'ils disposent des bonnes ressources au niveau individuel et organisationnel pour les aider à être productifs n'importe où. » Étant donné que les employés partagent leur temps entre le travail au bureau et le travail à distance, les organisations doivent tirer parti d'outils qui permettre une communication fluide, un accès équitable et un travail d'équipe efficace.

« Ce qui distingue les travailleurs productifs de ceux qui sont déconnectés et frustrés, ce n'est pas le stress, mais la question de savoir s'ils disposent des bonnes ressources au niveau individuel et organisationnel pour les aider à être productifs n'importe où », souligne le rapport de l'étude 2022 d'Accenture sur l'avenir du travail.

Par exemple, trouver l'équilibre entre travail synchrone et asynchrone peut être difficile, et choisir les meilleurs outils pour chacun peut créer de la confusion. La productivité étant en jeu, il est important de s'assurer que l'environnement de travail de votre organisation est conçu pour soutenir et promouvoir une collaboration efficace.

Pour plus de clarté, nous explorons une gamme d'outils qui peuvent permettre aux équipes de travailler ensemble efficacement et partageons des recommandations sur les technologies essentielles à intégrer au travail hybride.

Quels outils de communication et de collaboration les équipes hybrides peuvent-elles utiliser ?

Un environnement de travail flexible nécessite des changements dans le lieu et la façon dont nous travaillons, et présente des défis et des opportunités uniques en matière de collaboration et de communication. Pour relever ces défis avec succès, les organisations doivent tirer parti des bons outils pour permettre un travail d'équipe fluide, qu'il soit synchrone ou asynchrone.

Vidéoconférence

Utilisez des plateformes de visioconférence telles que Google Meet et Zoom pour mieux communiquer avec des équipes dispersées par le biais de réunions virtuelles, de sessions de brainstorming et d'activités de team building. La vidéo fournit des repères visuels et des expressions faciales qui renforcent le sentiment de connexion entre les membres de l'équipe. Selon Canon, 58 % des personnes interrogées ont déclaré que le fait de voir qui d'autre était présent à la réunion les avait aidées à mieux interagir avec leurs collègues.

Outils de chat et de messagerie

Encouragez l'utilisation de plateformes de discussion telles que Slack ou Microsoft Teams pour une communication rapide et informelle entre les équipes travaillant sur différents sites. Ce sont d'excellents moyens de collaborer presque en temps réel tout en offrant de la flexibilité. Ces chaînes et outils de messagerie vidéo tels que Loom permettent aux membres de l'équipe de partager des idées, de recueillir des commentaires et de créer un environnement virtuel inclusif.

Logiciel de gestion de projet

Utilisez des outils de gestion de projet tels que Trello, Asana ou Monday.com pour faciliter la transparence et garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Dans un environnement hybride, les employés doivent être en mesure de contribuer et de travailler de manière productive, où qu'ils se trouvent. Ces plateformes contribuent à faciliter le concept de « productivité partout » en permettant l'attribution des tâches, le suivi des progrès et le partage de documents.

Logiciel de gestion de l'espace

Hot desking, ou l'hôtellerie, et l'utilisation des espaces de bureau dans un lieu de travail hybride peuvent présenter des défis. Le logiciel de réservation de bureaux rationalise le processus de réservation des espaces de travail, garantissant ainsi aux équipes la possibilité de collaborer efficacement en cas de besoin, tout en préservant la flexibilité et en s'adaptant aux différents horaires.

Quels sont les meilleurs outils pour la communication synchrone ?

La communication synchrone est cruciale pour les interactions en temps réel, le feedback immédiat, la génération d'idées et l'établissement de relations. Ces outils incluent des plateformes de visioconférence, des outils de messagerie instantanée et même logiciel de réservation de bureau.

Tirez parti de ces outils pour discuter de sujets complexes, organiser des séances de remue-méninges et résoudre des problèmes urgents. Interagir les uns avec les autres en temps réel renforce la confiance, notamment grâce à l'ajout de signaux sociaux et au ton de la voix, ce qui entraîne une main-d'œuvre plus engagée.

Voici quelques outils essentiels pour faciliter la collaboration synchrone :

• Google Meet et Zoom : Les réunions Google Meet et Zoom offrent des fonctionnalités de visioconférence, permettant aux équipes de se connecter virtuellement en face à face. Grâce à des fonctionnalités telles que le partage d'écran et la fonctionnalité de chat, ces outils permettent des discussions en temps réel, des sessions de brainstorming et des réunions d'équipe.
• Slack : Slack est une plateforme de messagerie instantanée qui facilite une communication rapide et efficace entre les équipes. Il permet aux équipes de créer des chaînes pour différents sujets, de partager des fichiers et de collaborer sur des projets en temps réel, améliorant ainsi la coordination et favorisant une communication fluide.
• Microsoft Teams : Teams propose des fonctionnalités de chat en espace de travail, de visioconférence, de stockage de fichiers et d'intégration d'applications. Les employés peuvent collaborer sur des documents, organiser des réunions et rester connectés via le chat, garantissant ainsi une communication et une collaboration efficaces au sein de l'organisation.
• Skedda : Skedda propose des outils simples pour planifier et réserver facilement des bureaux et des salles, simplifiant ainsi le hot desking et gestion de l'espace de bureau. L'utilisation de Skedda augmente l'engagement et la productivité des employés au bureau, et aide les entreprises à gérer l'utilisation de l'espace pour un retour sur investissement maximal.

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Quels sont les meilleurs outils pour les communications asynchrones ?

Les outils de communication asynchrones, tels que le courrier électronique, la messagerie vidéo, les plateformes de gestion de projet et les référentiels de documents partagés, sont essentiels pour des modalités de travail flexibles et des équipes internationales.

Tirez parti de ces outils pour partager les mises à jour, la documentation des projets et les commentaires, en particulier lorsque vous rencontrez des problèmes de fuseau horaire. Les membres de l'équipe peuvent consulter les messages et y répondre à leur rythme, ce qui réduit les interruptions et permet de se concentrer pleinement sur le travail.

Voici quelques outils asynchrones pour aider les équipes à rester connectées et à collaborer efficacement :

• Métier à tisser : Loom fournit des technologies de communication et de collaboration vidéo, notamment l'enregistrement d'écran et de caméra, le montage vidéo, la transcription et la possibilité de partager le lien vidéo enregistré avec d'autres personnes. Ses fonctionnalités d'enregistrement aident les équipes du monde entier à se connecter sur différents fuseaux horaires et peuvent servir de centre d'informations.
• Trello : Trello est un outil visuel de gestion de projet qui permet aux équipes de créer des tableaux Kanban, des cartes et des listes de contrôle pour suivre les tâches et les progrès. Il fournit un aperçu visuel des projets, permettant aux membres de l'équipe de collaborer de manière asynchrone, d'attribuer des tâches et de suivre les progrès.
• Monday.com : Monday.com est une plateforme polyvalente qui aide les équipes à gérer les tâches, les flux de travail et les projets. Grâce à des tableaux personnalisables, les équipes peuvent organiser et suivre le travail, collaborer sur des projets et rationaliser la communication.
• Asana : Asana est une solution de gestion des tâches qui permet aux entreprises de gérer, de collaborer, de communiquer et d'organiser leurs tâches et leurs projets. Ses capacités d'attribution des tâches, d'organisation des projets, de collaboration en équipe et de communication permettent aux équipes hybrides de rester organisées, de suivre les progrès et de respecter les délais.

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Meilleures pratiques pour utiliser ces outils dans un bureau hybride

La véritable force de la collaboration réside dans l'intégration de ces outils pour créer un écosystème de travail hybride cohérent.

Pour réduire la distance.

Au sein d'une équipe dispersée, les obstacles à la communication peuvent entraver la collaboration. Les fonctionnalités de visioconférence permettent une communication en temps réel, permettant aux membres de l'équipe de se connecter en face à face, quelle que soit leur localisation. Il contribue à combler le fossé créé par la distance physique, à promouvoir une communication plus transparente et à favoriser un sentiment d'unité.

Dans un environnement hybride où les employés se rendent au bureau certains jours de la semaine, l'utilisation d'une solution de réservation de bureau garantit que les employés disposeront d'un espace de travail à leur arrivée et encourage la collaboration en personne. La mise en place d'une salle de travail permet aux équipes de se réunir physiquement pour améliorer la génération d'idées et l'innovation, ainsi que pour renforcer les relations. De plus, il est préférable de tenir des entretiens individuels et d'évaluer les performances en personne, car ces réunions peuvent aborder des sujets sensibles. Le fait de voir des indices visuels et d'entendre le ton et l'intention de chacun peut contribuer à réduire les risques de mauvaise communication et à favoriser une meilleure compréhension.

Pour combler les différences de fuseaux horaires.

Les variations de fuseau horaire peuvent compliquer la planification et la collaboration en temps réel. La capacité de Loom à enregistrer, stocker et partager des vidéos fait office de référentiel de données et en fait un excellent moyen pour les équipes internationales d'accéder aux mêmes informations et de rester à jour. En outre, les organisations peuvent tirer parti des vidéos Loom pour présenter les nouveaux membres de l'équipe et fournir des informations essentielles sur l'intégration.

La plateforme unifiée de Microsoft Teams pour la communication d'équipe (visioconférence, chat et partage de fichiers) est également un excellent outil pour connecter vos équipes internationales. Grâce à des fonctionnalités telles que l'intégration du calendrier et les conversations basées sur les canaux, il aide les équipes à se coordonner efficacement et à surmonter les défis posés par les différents fuseaux horaires.

Renforcer la cohésion d'équipe.

L'établissement de rapports et de relations solides est essentiel pour une collaboration efficace. Rien de tel que de travailler avec les membres de votre équipe au bureau pour renforcer la cohésion de l'équipe. Dans un bureau hybride où les employés ne se présentent au bureau que certains jours, l'utilisation du logiciel de réservation de bureau de Skedda est le moyen le plus simple de s'assurer que votre équipe arrive le jour même et dispose d'un espace de travail pour collaborer.

Slack est également un bon outil pour aider les équipes à renforcer leur cohésion de manière virtuelle. Sa plateforme de messagerie instantanée permet aux équipes de communiquer en temps quasi réel, favorisant ainsi la camaraderie et la confiance. Slack favorise une collaboration efficace tout en favorisant la cohésion d'équipe en facilitant les échanges rapides, le partage de fichiers et les intégrations avec d'autres outils.

Rationaliser la gestion de projet.

Avec le travail hybride, la gestion des tâches et des projets peut s'avérer difficile. L'interface visuelle et les tableaux personnalisables de Trello simplifient la gestion de projet, permettant aux équipes de suivre les progrès, d'attribuer des tâches et de collaborer de manière asynchrone. Il permet de surmonter les contraintes de temps en fournissant une plate-forme centralisée pour organiser le travail et faciliter la transparence.

Définir des communications et des attentes claires.

Une communication claire et la définition des attentes sont cruciales pour la réussite du travail asynchrone. La solution de gestion des tâches basée sur le cloud d'Asana permet aux équipes de collaborer, de communiquer et d'organiser leur travail de manière efficace. Il fournit des fonctionnalités telles que l'attribution des tâches, les dates d'échéance et le suivi des progrès, garantissant que tout le monde est aligné et informé des objectifs et des responsabilités du projet.

Les chefs d'équipe peuvent également désigner certains jours de la semaine comme des jours de collaboration en équipe dans un bureau hybride. L'objectif peut être de définir ou de réviser les attentes, d'informer tout le monde des changements importants et de demander des commentaires sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En réunissant tous les membres de l'équipe pour qu'ils se rencontrent en personne, vous pouvez vous assurer que tout le monde reçoit le message, évaluer les réponses en fonction des expressions faciales ou du langage corporel et répondre immédiatement aux questions des employés.

Promouvoir la productivité et la responsabilisation.

Pour rester concentrées et productives dans un environnement hybride, les équipes ont besoin d'un outil permettant de rationaliser les flux de travail et de renforcer la responsabilisation. Monday.com propose des tableaux de tâches personnalisables, des fonctionnalités d'automatisation et des intégrations, fournissant aux équipes une plateforme pour gérer des projets, collaborer et suivre les progrès de manière asynchrone. Cela permet de s'assurer que chacun reste sur la bonne voie et donne le meilleur d'lui-même.

Promouvoir la productivité et la responsabilisation nécessite également que les équipes soient sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes et les responsabilités. Il est préférable de passer du temps en face à face pour donner le ton à votre équipe et dissiper toute confusion. Bien que les réunions virtuelles à l'aide d'une plateforme de vidéoconférence soient suffisantes, le fait d'être en personne peut faciliter les conversations sur les conflits potentiels.

En connectant des plateformes qui prennent en charge le travail synchrone et asynchrone, les organisations favorisent une communication, un partage de fichiers et une gestion de projet efficaces qui conviennent à leurs équipes hybrides. Quels que soient le moment et le lieu de travail d'un employé, les équipes disposent des ressources nécessaires pour collaborer et travailler de manière plus productive et efficace.

En savoir plus : La communication hybride est défaillante : avantages et inconvénients des modes synchrone et asynchrone

Utilisation efficace de Loom, Zoom et des bureaux

Tirer parti de la puissance de ces outils permettra aux organisations de prospérer dans le paysage évolutif du travail hybride. Les outils synchrones tels que Zoom, Slack et Microsoft Teams facilitent les interactions en temps réel et le feedback immédiat, tandis que les outils asynchrones tels que Loom, Trello et Monday.com permettent une gestion flexible des tâches et une collaboration virtuelle.

Malgré tous ces outils numériques qui améliorent l'expérience de travail, le temps passé en face à face au bureau reste essentiel pour établir un climat de confiance et de camaraderie avec vos collègues. L'utilisation d'un logiciel de réservation de bureaux tel que Skedda rationalise la gestion des bureaux, permettant aux équipes hybrides de se rencontrer facilement en personne et d'intégrer les journées de travail dans un horaire de travail qui privilégie la flexibilité.

Pour connaître les meilleures pratiques en matière de création d'un espace de travail collaboratif dans un bureau hybride, lisez Travail d'équipe ou dur labeur ? Faites 5 pas de plus vers un bureau hybride collaboratif. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.