Cuándo utilizar el zoom, el telar o conseguir una habitación: tecnología para una experiencia híbrida excelente

La comunicación en un lugar de trabajo híbrido está plagada de desafíos únicos que no se ven en un entorno de oficina tradicional. Desde las brechas de información hasta los desafíos de programación, los empleados que no estén preparados y no estén equipados para el trabajo híbrido se confundirán rápidamente y se sentirán abrumados. En un estudio realizado por Canon USA, muchos introvertidos mencionaron la falta de retroalimentación o comunicación como su mayor obstáculo diario (32%), y muchos extrovertidos tenían problemas con demasiados canales de comunicación (21%).

Los resultados demuestran la necesidad de proporcionar las herramientas y los recursos adecuados para mejorar la experiencia laboral híbrida. En su estudio sobre el futuro del trabajo de 2022, Accenture subraya que»lo que separa a los trabajadores que son productivos de los que están desconectados y frustrados no es el estrés, sino si tienen los recursos adecuados a nivel individual y organizacional para ayudarlos a ser productivos en cualquier lugar». Dado que los empleados dividen su tiempo entre el trabajo en la oficina y el trabajo remoto, las organizaciones deben aprovechar las herramientas que permitir una comunicación fluida, acceso equitativo y trabajo en equipo eficaz.

«Lo que separa a los trabajadores que son productivos de los que están desconectados y frustrados no es el estrés, sino si cuentan con los recursos adecuados a nivel individual y organizacional para ayudarlos a ser productivos en cualquier lugar», destaca el informe del estudio sobre el futuro del trabajo de 2022 de Accenture.

Por ejemplo, encontrar el equilibrio entre trabajo sincrónico y asincrónico puede ser un desafío, y decidir cuáles son las mejores herramientas para cada uno puede generar confusión. Cuando la productividad está en juego, es importante garantizar que el entorno de trabajo de su organización esté preparado para respaldar y promover una colaboración eficaz.

Para brindar claridad, exploramos una variedad de herramientas que pueden ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera efectiva y compartir recomendaciones para incorporar la tecnología esencial al trabajo híbrido.

¿Qué herramientas de comunicación y colaboración pueden usar los equipos híbridos?

Un entorno de trabajo flexible exige cambios en el lugar y la forma en que trabajamos, y presenta desafíos y oportunidades únicos para la colaboración y la comunicación. Para superar estos desafíos con éxito, las organizaciones deben aprovechar las herramientas adecuadas para permitir un trabajo en equipo fluido, ya sea sincrónico o asincrónico.

Videoconferencia

Usa plataformas de videoconferencia como Google Meet y Zoom para conectarte mejor con equipos dispersos a través de reuniones virtuales, sesiones de lluvia de ideas y actividades de creación de equipos. El vídeo permite introducir señales visuales y expresiones faciales que mejoran la sensación de conexión entre los miembros del equipo. Según Canon, el 58% de los encuestados dijo que ver quién más estaba en la reunión les ayudó a interactuar mejor con sus compañeros de trabajo.

Herramientas de chat y mensajería

Fomente el uso de plataformas de chat como Slack o Microsoft Teams para una comunicación rápida e informal entre los equipos que trabajan en diferentes ubicaciones. Son excelentes formas de lograr una colaboración casi en tiempo real y, al mismo tiempo, ofrecen flexibilidad. Estos canales y herramientas de mensajería por vídeo, como Loom, permiten a los miembros del equipo compartir ideas, recabar opiniones y crear un entorno virtual inclusivo.

Software de gestión de proyectos

Utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Monday.com para facilitar la transparencia y mantener a todos informados. En un entorno híbrido, los empleados deben poder contribuir y trabajar de manera productiva, sin importar su ubicación. Estas plataformas ayudan a facilitar el concepto de «productividad en cualquier lugar» al permitir la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y el intercambio de documentos.

Software de gestión del espacio

Escritorio compartido, o la hotelería y la utilización del espacio de oficina en un lugar de trabajo híbrido puede plantear desafíos. El software de reserva de escritorios agiliza el proceso de reserva de espacios de trabajo, lo que garantiza que los equipos puedan colaborar de manera eficaz cuando sea necesario, al tiempo que mantienen la flexibilidad y se adaptan a los diferentes horarios.

¿Qué herramientas son las mejores para la comunicación sincrónica?

La comunicación sincrónica es crucial para las interacciones en tiempo real, la retroalimentación inmediata, la generación de ideas y la construcción de relaciones. Estas herramientas incluyen plataformas de videoconferencia, herramientas de mensajería instantánea e incluso software de reserva de escritorio.

Aproveche estas herramientas para debatir temas complejos, realizar sesiones de intercambio de ideas y resolver problemas urgentes. La interacción mutua en tiempo real genera confianza, especialmente si se añaden las señales sociales y el tono de voz, lo que se traduce en una fuerza laboral más comprometida.

Estas son algunas de las principales herramientas para facilitar la colaboración sincrónica:

• Google Meet & Zoom: Las reuniones de Google Meet y Zoom ofrecen funciones de videoconferencia, lo que permite a los equipos conectarse cara a cara de forma virtual. Con funciones como compartir pantalla y chatear, estas herramientas permiten debatir en tiempo real, realizar sesiones de intercambio de ideas y reuniones de equipo.
• Slack: Slack es una plataforma de mensajería instantánea que facilita la comunicación rápida y eficiente del equipo. Permite a los equipos crear canales para diferentes temas, compartir archivos y colaborar en proyectos en tiempo real, lo que mejora la coordinación y fomenta una comunicación fluida.
• Equipos de Microsoft: Teams ofrece chat en el espacio de trabajo, videoconferencias, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Los empleados pueden colaborar en documentos, celebrar reuniones y mantenerse conectados a través del chat, lo que garantiza una comunicación y una colaboración eficaces en toda la organización.
• Skedda: Skedda ofrece herramientas sencillas para programar y reservar escritorios y habitaciones con facilidad, lo que simplifica los escritorios compartidos y gestión del espacio de oficina. El uso de Skedda aumenta el compromiso y la productividad de los empleados en la oficina y ayuda a las organizaciones a gestionar la utilización del espacio para obtener el máximo retorno de la inversión.

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¿Qué herramientas son las mejores para la comunicación asincrónica?

Las herramientas de comunicación asincrónica, como el correo electrónico, los mensajes de vídeo, las plataformas de gestión de proyectos y los repositorios de documentos compartidos, son esenciales para lograr acuerdos de trabajo flexibles y equipos globales.

Aproveche estas herramientas para compartir actualizaciones, documentación de proyectos y comentarios, especialmente cuando se enfrente a desafíos relacionados con las zonas horarias. Los miembros del equipo pueden revisar los mensajes y responder a ellos en su tiempo libre, lo que reduce las interrupciones y permite centrarse más en el trabajo.

Estas son algunas herramientas asíncronas que ayudan a los equipos a mantenerse conectados y colaborar de manera eficaz:

• Telar: Loom ofrece tecnología de comunicación y colaboración por vídeo, que incluye grabación de pantalla y cámara, edición de vídeo, transcripción y la posibilidad de compartir el enlace del vídeo grabado con otras personas. Sus funciones de grabación ayudan a los equipos globales a conectarse en diferentes zonas horarias y pueden servir como un centro de información.
• Trello: Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos que permite a los equipos crear tablas kanban, tarjetas y listas de verificación para realizar un seguimiento de las tareas y el progreso. Proporciona una descripción visual de los proyectos, lo que permite a los miembros del equipo colaborar de forma asincrónica, asignar tareas y supervisar el progreso.
• Monday.com: Monday.com es una plataforma versátil que ayuda a los equipos a gestionar tareas, flujos de trabajo y proyectos. Con los tableros personalizables, los equipos pueden organizar y realizar un seguimiento del trabajo, colaborar en proyectos y agilizar la comunicación.
• Asana: Asana es una solución de administración de tareas que permite a las empresas gestionar, colaborar, comunicarse y organizar sus tareas y proyectos. Sus capacidades de asignación de tareas, organización de proyectos, colaboración en equipo y comunicación permiten a los equipos híbridos mantenerse organizados, hacer un seguimiento del progreso y cumplir con los plazos.

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Mejores prácticas para utilizar estas herramientas en una oficina híbrida

La verdadera fuerza de la colaboración radica en la integración de estas herramientas para crear un ecosistema de trabajo híbrido cohesivo.

Para reducir la distancia.

En un equipo disperso, las barreras de comunicación pueden dificultar la colaboración. Las funciones de videoconferencia permiten la comunicación en tiempo real, lo que permite a los miembros del equipo conectarse cara a cara independientemente de su ubicación. Ayuda a cerrar la brecha creada por la distancia física, promoviendo una comunicación más transparente y fomentando un sentido de unión.

En un entorno híbrido en el que los empleados van a la oficina algunos días de la semana, el uso de una solución de reserva de escritorio garantiza que los empleados tengan un espacio de trabajo cuando entren y fomenta la colaboración presencial. Tener una sala de trabajo reúne físicamente a los equipos para una mejor generación de ideas e innovación y también para fortalecer la construcción de relaciones. Además, es mejor realizar evaluaciones individuales y de desempeño en persona, ya que estas reuniones pueden tratar temas delicados. Ver las señales visuales y escuchar el tono y la intención de cada uno puede ayudar a reducir las probabilidades de problemas de comunicación y promover una mejor comprensión.

Para reducir las diferencias de zona horaria.

Las variaciones de zona horaria pueden complicar la programación y la colaboración en tiempo real. La capacidad de Loom para grabar, almacenar y compartir vídeos actúa como un repositorio de datos y la convierte en una forma excelente para que los equipos globales accedan a la misma información y se mantengan actualizados. Además, las organizaciones pueden aprovechar los vídeos de Loom para presentar a los nuevos miembros del equipo y proporcionar información esencial sobre la incorporación.

La plataforma unificada de Microsoft Teams para la comunicación en equipo (videoconferencias, chat e intercambio de archivos) también es una excelente herramienta para conectar a tus equipos globales. Con funciones como la integración de calendarios y las conversaciones basadas en canales, ayuda a los equipos a coordinarse de manera eficaz y a superar los desafíos que plantean las diferentes zonas horarias.

Fomentar la cohesión del equipo.

Establecer una buena relación y relaciones sólidas es vital para una colaboración eficaz. No hay nada mejor que trabajar con los miembros de tu equipo en la oficina para fomentar la cohesión del equipo. En una oficina híbrida en la que los empleados vienen a la oficina solo ciertos días, usar el software de reservas de escritorio de Skedda es la forma más fácil de garantizar que tu equipo llegue el mismo día y tenga un espacio de trabajo para colaborar.

Slack también es una buena herramienta para ayudar a los equipos a crear cohesión de forma virtual. Su plataforma de mensajería instantánea permite a los equipos comunicarse casi en tiempo real, lo que fomenta la camaradería y la confianza. Slack promueve la colaboración eficiente y, al mismo tiempo, fomenta la cohesión del equipo al facilitar los intercambios rápidos, el intercambio de archivos y la integración con otras herramientas.

Para agilizar la gestión de proyectos.

Con el trabajo híbrido, la gestión de tareas y proyectos puede ser un desafío. La interfaz visual y los tableros personalizables de Trello simplifican la gestión de proyectos, lo que permite a los equipos hacer un seguimiento del progreso, asignar tareas y colaborar de forma asincrónica. Ayuda a superar las limitaciones de tiempo al proporcionar una plataforma centralizada para organizar el trabajo y facilitar la transparencia.

Establecer comunicaciones y expectativas claras.

Comunicación clara y el establecimiento de expectativas son cruciales para el éxito del trabajo asincrónico. La solución de gestión de tareas basada en la nube de Asana permite a los equipos colaborar, comunicarse y organizar su trabajo de manera eficaz. Proporciona funciones como la asignación de tareas, las fechas límite y el seguimiento del progreso, lo que garantiza que todos estén alineados e informados sobre los objetivos y responsabilidades del proyecto.

Los líderes de equipo también pueden designar ciertos días de la semana como días de colaboración en equipo en una oficina híbrida. El propósito puede ser establecer o revisar las expectativas, informar a todos sobre los cambios importantes y solicitar comentarios sobre lo que funciona y lo que no. Al reunir a todos los miembros del equipo para que se reúnan en persona, puedes asegurarte de que todos reciban el mensaje, evaluar las respuestas en función de las expresiones faciales o el lenguaje corporal y responder a las preguntas de los empleados de inmediato.

Promover la productividad y la responsabilidad.

Para mantener la concentración y la productividad en un entorno híbrido, los equipos necesitan una herramienta para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la responsabilidad. Monday.com ofrece paneles de tareas personalizables, funciones de automatización e integraciones, lo que proporciona a los equipos una plataforma para gestionar proyectos, colaborar y hacer un seguimiento del progreso de forma asincrónica. Ayuda a garantizar que todos se mantengan al día y entreguen su mejor trabajo.

Promover la productividad y la responsabilidad también requiere que los equipos estén en sintonía con respecto a las expectativas y responsabilidades. Lo mejor es pasar tiempo cara a cara para marcar la pauta de tu equipo y aclarar cualquier confusión. Si bien es suficiente con reunirse virtualmente usando una plataforma de videoconferencia, hacerlo en persona puede facilitar las conversaciones sobre posibles conflictos.

Al conectar plataformas que admiten el trabajo sincrónico y asincrónico, las organizaciones fomentan la comunicación efectiva, el intercambio de archivos y la gestión de proyectos que funcionan para sus equipos híbridos. Independientemente de cuándo o dónde trabaje un empleado, los equipos tienen los recursos para colaborar y trabajar de manera más productiva y eficaz.

Leer más: La comunicación híbrida está rota: los pros y los contras de la sincrónica y la asincrónica

Utilización eficaz de salas de telar, zoom y oficinas

Aprovechar el poder de estas herramientas permitirá a las organizaciones prosperar en el cambiante panorama del trabajo híbrido. Las herramientas sincrónicas como Zoom, Slack y Microsoft Teams facilitan las interacciones en tiempo real y los comentarios inmediatos, mientras que las herramientas asincrónicas como Loom, Trello y Monday.com permiten una gestión flexible de las tareas y la colaboración virtual.

Sin embargo, incluso con todas estas herramientas digitales que mejoran la experiencia laboral, el tiempo cara a cara en la oficina sigue siendo esencial para generar confianza y camaradería con sus colegas. El uso de un software de reserva de escritorios como Skedda agiliza la gestión de los escritorios, lo que permite a los equipos híbridos reunirse fácilmente en persona y adaptar los días de oficina a un horario de trabajo que priorice la flexibilidad.

Para conocer las mejores prácticas sobre la creación de un espacio de trabajo colaborativo en una oficina híbrida, lee ¿Trabajo en equipo o trabajo duro? Acérquese 5 pasos a una oficina híbrida colaborativa. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.