Vous passez au travail hybride ? 10 étapes pour gérer le changement

Lorsque Salesforce a lancé son modèle de travail « Success from Anywhere » en 2021, les dirigeants ont passé des années à rechercher la meilleure façon de créer un lieu de travail où leurs employés pourraient s'épanouir. Le changement a commencé par le lancement de nombreuses enquêtes internes auprès des employés afin de comprendre ce que les employés attendent de leur lieu de travail et de leur travail après la pandémie. Les résultats ont montré que la majorité souhaitait un modèle de travail hybride.

Plutôt que de forcer ses employés à s'adapter à une structure de travail sans leur demander de commentaires, Salesforce a repensé son environnement de travail en fonction des commentaires des employés. Elle a responsabilisé les employés en leur donnant une voix, une voix que l'entreprise a écoutée et a pris des mesures en conséquence.

Salesforce a repensé son environnement de travail en fonction des commentaires des employés.

Alors que les employés exigent de plus en plus de flexibilité en matière de travail et que de plus en plus d'entreprises envisagent de mettre en œuvre un modèle hybride, les organisations qui souhaitent effectuer la transition peuvent se méfier de la manière de s'y prendre. Cette hésitation est d'autant plus compréhensible lorsqu'il n'existe aucune stratégie pour orienter un plan de communication pour la mise en œuvre du travail hybride. Selon Accenture, seuls 26 % des PDG disposent d'une stratégie tournée vers l'avenir, axée de manière globale sur la modification de la façon dont nous travaillons, des raisons et des lieux de travail.

Voici 10 étapes pour gérer et communiquer efficacement la transition vers le travail hybride dans votre organisation :

1. Réalisez un audit de la culture actuelle de votre entreprise

Avant de vous lancer directement dans le travail hybride au sein de votre organisation, vous devez décider comment structurer cette nouvelle façon de travailler. Un audit des attitudes actuelles de votre entreprise à l'égard du travail hybride peut vous aider à identifier les problèmes potentiels. Y a-t-il des craintes, des malentendus ou des incertitudes que vos employés entretiennent et auxquels vous devez répondre ? Vous pouvez être mieux préparé en anticipant et en répondant de manière proactive aux préoccupations et à la résistance potentielles des employés.

Lorsque vous effectuez un audit, créez des canaux permettant aux employés de fournir des commentaires, de poser des questions et de partager leurs expériences. Vous pouvez mener des enquêtes, des sondages et des groupes de discussion pour vous aider à recueillir des données et à interpréter les données sur les préférences et les besoins de vos employés. Savoir ce qui fonctionne le mieux pour vos employés vous aidera à obtenir l'adhésion, à faciliter la transition et à créer une expérience plus positive pour les employés qui récompensera votre organisation à long terme.

« Pour être un auditeur qui communique avec toutes sortes de personnes, nous devons désapprendre certaines choses. Nous avons tous appris ce qu'est l'écoute active, le contact visuel, le regard fixe et le regard compatissant : ce n'est pas écouter. Répéter ce que dit la personne, c'est ne pas écouter. Cependant, être humble et toujours à la recherche de la meilleure idée possible, c'est ça l'écoute. Et les employés peuvent sentir si vous le faites ou non. »
— Michael Bush, PDG de Great Place to Work

2. Définissez les objectifs et fixez-vous des buts

Identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre en mettant en œuvre le travail hybride. Il peut s'agir d'améliorer l'expérience des employés, d'augmenter la productivité, d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou d'optimiser l'utilisation de l'espace. Les objectifs que vous définissez doivent être basés sur les conclusions de votre audit.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, fixez-vous des buts et des indicateurs de réussite pour orienter vos efforts de communication. Par exemple, si vos employés craignent que le travail hybride ne perturbe leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, vous pourriez envisager les différents modèles de travail hybrides et les équipements que vous pouvez inclure au bureau pour aider vos employés. Ensuite, mesurez la satisfaction des employés et les taux d'utilisation des équipements pour évaluer la réussite de vos objectifs.

3. Identifier les publics cibles

Une bonne communication commence par la connaissance et la compréhension de votre public. Lors de la mise en œuvre du travail hybride dans votre organisation, plusieurs parties prenantes clés existent, notamment les dirigeants, les responsables, le personnel des ressources humaines et les employés. Il devrait y avoir un processus pour déterminer qui parlera aux parties prenantes, un aperçu de ce qu'ils vont dire et un plan d'action pour l'avenir.

En comprenant que ces parties prenantes ont des responsabilités et des difficultés différentes lors de la transition vers le travail hybride, vous pouvez être mieux préparé à faire face aux différents problèmes et faire preuve d'empathie face à toute frustration potentielle dans votre plan de communication.

Une fois que vous aurez compris les différents points de vue et préoccupations, vous pourrez adapter efficacement votre message. Si votre public est composé de vos employés, créez un document interne à jour contenant des informations importantes et des dates auxquelles les employés peuvent se référer, ainsi que les coordonnées si les employés ont des questions complémentaires.

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4. Rédigez des messages clés

Avant de définir et de rédiger votre plan, identifiez les messages que vous devez promouvoir, les destinataires de ces messages et les canaux de communication sur lesquels vous allez les promouvoir. Toutes les mesures que vous avez prises au préalable devraient vous aider à répondre à ces questions. Assurez-vous que vos messages sont clairs, concis et conformes aux objectifs de l'organisation. Par exemple, si l'objectif est d'aider les employés à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, vous pourriez mettre l'accent sur les avantages de la possibilité de travailler à partir de différents endroits et sur les opportunités que cela représente pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Lorsque vous rédigez votre plan de communication, travaillez avec des groupes ou des représentants de vos parties prenantes pour améliorer la précision, en tenant compte des besoins variables des différents groupes d'employés. Par exemple, alors que certaines personnes seront plus enclines à travailler au bureau, d'autres groupes, comme les parents ou ceux dont les parents sont âgés, peuvent avoir besoin de plus de flexibilité en raison de leurs responsabilités en matière de soins.

5. Choisissez le (s) canal (s) de communication

Les canaux que vous choisissez pour communiquer avec vos employés dépendent de votre message. Pour les annonces à l'échelle de l'entreprise, pensez à une réunion ou à une assemblée publique, au cours de laquelle les employés peuvent poser des questions, puis envoyez un e-mail à tous les employés et publiez les nouvelles sur le site interne de votre organisation.

À partir de là, vous pourriez envisager des communications plus personnalisées sur différents canaux (réunions individuelles, réunions d'équipe, chats directs, messages vidéo) afin de garantir une couverture complète.

Si les informations doivent pouvoir être référencées, enregistrez un message vidéo afin qu'il soit facilement repérable et accessible ultérieurement. Vous pouvez envoyer des messages directs via Slack ou Google Chat pour recevoir des mises à jour générales. Considérez communiquer de manière synchrone par le biais d'un appel vidéo pour des messages urgents, spécifiques ou confidentiels.

6. Création d'une chronologie

Établissez un calendrier pour les activités de communication, y compris un calendrier indiquant quand et à quelle fréquence vous communiquerez les messages clés et les mises à jour. Voici quelques questions à prendre en compte lors de la création de votre chronologie :

• Combien de temps avant la mise en œuvre allez-vous commencer à communiquer ?
• Quel est le rythme de vos communications ?
• Disposerez-vous d'un canal pour recueillir les commentaires tout en communiquant ?
• S'agit-il d'une communication à sens unique ou d'une discussion bidirectionnelle ?

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Vous devriez avoir une estimation du temps que prendra chaque étape de la mise en œuvre du nouveau modèle de travail. Envisagez à la fois les phases de pré-mise en œuvre et de post-mise en œuvre pour garantir une communication cohérente et continue.

7. Élaboration de matériel d'appui

Une transition en douceur vers une main-d'œuvre hybride nécessite différentes technologies que les employés peuvent avoir besoin d'apprendre à utiliser. Logiciel de réservation de bureaux est essentiel pour une main-d'œuvre hybride qui doit entrer et sortir du bureau à des jours différents. Les outils de gestion des appareils et de tableau blanc numérique garantiront un accès rapide aux informations et une collaboration virtuelle.

Les employés devront acquérir de nouvelles compétences pour utiliser ces outils, et les organisations doivent trouver des moyens de les soutenir. Utilisez du matériel pour répondre aux questions courantes, fournir des conseils et informer les employés sur les nouvelles modalités de travail. Créez des FAQ, des fiches d'information, des infographies, des vidéos à tisser et des ressources de formation auxquelles les employés pourront accéder à tout moment s'ils ont des questions ou ont besoin d'un rappel.

En outre, un lieu de travail hybride nécessite de nouvelles politiques et directives, telles que l'étiquette en matière de partage de bureau, pour garantir le bon fonctionnement du modèle. Partagez des directives sur des sujets tels que bureau avec accès à un bureau l'étiquette, qui peut inclure le nettoyage des postes de travail après utilisation, le respect de l'espace personnel et le maintien des niveaux de bruit dans les espaces communs à un niveau raisonnable.

8. Communiquer les attentes

Un modèle de travail hybride implique de nouvelles façons de gérer et de communiquer les attentes aux équipes en proposant des ressources et des formations pour aider les employés à s'adapter aux nouvelles modalités de travail. Cela inclut des conseils et des meilleures pratiques pour travailler dans un environnement hybride, tels que des suggestions sur quand travailler de manière synchrone ou asynchrone, la gestion du temps, l'établissement de priorités, la réduction des distractions et la création d'une routine de travail efficace. Ne laisser aucune place aux devinettes contribue à renforcer la confiance de l'équipe.

« Le plus grand défi que j'ai rencontré en matière de travail hybride est la mauvaise communication et la méfiance qui découlent d'attentes mal définies en matière de communication. Par exemple, le fait de ne pas avoir d'attentes claires en matière d'heures de disponibilité et/ou de temps de réponse peut susciter des soupçons entre pairs. Assurez-vous de les noter et de les garder en place pour que les gens puissent s'y référer. »
-Jenny Moebius, vice-présidente principale de Skedda

9. Favorisez la communication bidirectionnelle

Tout comme si vous réalisiez l'audit dès le début, continuez à encourager les employés à fournir des commentaires, à poser des questions et à partager leurs expériences tout au long du processus de mise en œuvre. Envisagez des assemblées publiques, des enquêtes, des groupes de discussion, des boîtes à suggestions ou des adresses e-mail dédiées pour recueillir des commentaires et répondre aux préoccupations.

Par exemple, Salesforce a établi une communication bidirectionnelle réussie qui a révélé que seuls 3 % des employés de Salesforce souhaitaient travailler au bureau, 27 % préféraient travailler entièrement à domicile/à distance et 34 % préféraient une option hybride. Ces informations ont motivé sa politique de main-d'œuvre hybride. L'entreprise a réaménagé bon nombre de ses bureaux pour les adapter à son modèle hybride.

Mettez en œuvre un modèle de travail hybride soutenu par vos employés. Favorisez une culture de communication ouverte et recherchez activement des contributions pour répondre aux préoccupations, répéter les processus et améliorer l'expérience de travail hybride.

10. Evaluer et ajuster

Il y a toujours place à l'amélioration. Après avoir présenté votre plan aux parties prenantes, déterminez les aspects qui se sont bien déroulés et les points à améliorer la prochaine fois. Par exemple, les supports que vous avez créés ont peut-être fonctionné pour un public spécifique mais pas pour un autre, ou vous avez utilisé le mauvais canal de communication et laissé involontairement certains employés dans l'ignorance.

Évaluez en permanence l'efficacité de votre plan de transition vers le travail hybride en surveillant les commentaires, l'engagement et les taux d'adoption des employés, et utilisez ces commentaires pour affiner vos stratégies de messagerie et de communication selon les besoins.

Création d'un plan de travail hybride adapté à votre organisation

L'élaboration d'un plan de communication complet est cruciale pour mettre en œuvre avec succès le travail hybride au sein d'une organisation. Il n'existe pas de solution unique lorsqu'il s'agit de fournir ce qu'il y a de mieux pour votre entreprise. Le travail hybride pour une petite entreprise de moins de 50 employés sera différent de celui d'une entreprise, alors adaptez votre plan à la culture, aux valeurs et aux besoins spécifiques de votre organisation.

L'examen et la mise à jour réguliers de votre plan pour tenir compte des changements et des préoccupations peuvent créer une stratégie de communication robuste qui favorise l'engagement de toutes les parties prenantes et facilite la transition.

Pour découvrir des stratégies visant à rendre la collaboration plus efficace pour vos équipes hybrides, lisez Travail d'équipe ou dur labeur ? Faites 5 pas de plus vers un bureau hybride collaboratif. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.