¿Está haciendo la transición al trabajo híbrido? 10 pasos para gestionar el cambio

Cuando Salesforce lanzó su modelo de trabajo «El éxito desde cualquier lugar» en 2021, los líderes dedicaron años a investigar la mejor manera de crear un lugar de trabajo en el que sus empleados pudieran prosperar. El cambio comenzó con la puesta en marcha de numerosas encuestas internas a los empleados para hacerse una idea de lo que los empleados quieren de su lugar de trabajo y de sus puestos de trabajo tras la pandemia. Los resultados mostraron que la mayoría quería un modelo de trabajo híbrido.

En lugar de obligar a sus empleados a adaptarse a una estructura de trabajo sin solicitar su opinión, Salesforce rediseñó su lugar de trabajo basándose en los comentarios de los empleados. Empoderó a los empleados dándoles una voz, una voz que la empresa escuchó y tomó medidas en función de ella.

Salesforce rediseñó su lugar de trabajo basándose en los comentarios de los empleados.

Dado que los empleados exigen cada vez más un trabajo flexible y cada vez más empresas planean implementar un modelo híbrido, las organizaciones que buscan hacer el cambio pueden desconfiar de cómo hacerlo. La duda es especialmente comprensible cuando es posible que no haya una estrategia que guíe un plan de comunicación para implementar el trabajo híbrido. Según Accenture, solo el 26% de los directores ejecutivos tienen una estrategia preparada para el futuro que se centra de manera integral en cambiar cómo, por qué y dónde trabajamos.

Estos son 10 pasos para gestionar y comunicar de forma eficaz la transición al trabajo híbrido en su organización:

1. Realice una auditoría de la cultura actual de su empresa

Antes de lanzarse directamente al trabajo híbrido en su organización, debe decidir cómo estructurar esta nueva forma de trabajar. Una auditoría de las actitudes actuales de su empresa hacia el trabajo híbrido puede ayudarle a identificar cualquier área problemática potencial. ¿Hay temores, malentendidos o incertidumbres que albergan sus empleados y que deba abordar? Puedes estar más preparado anticipando y abordando de manera proactiva las posibles preocupaciones y resistencias de los empleados.

Cuando realices una auditoría, crea canales para que los empleados den su opinión, formulen preguntas y compartan sus experiencias. Puedes realizar encuestas, sondeos y grupos focales para ayudarte a recopilar datos e interpretar los datos sobre las preferencias y necesidades de tus empleados. Saber qué es lo que mejor funciona para tus empleados te ayudará a conseguir la aceptación, facilitar la transición y crear una experiencia más positiva para los empleados que, a la larga, recompensará a tu organización.

«Para ser un oyente que conecta con todo tipo de personas, tenemos que desaprender algunas cosas. A todos nos han enseñado acerca de la escucha activa, el contacto visual, la mirada intensa y la mirada compasiva; eso no es escuchar. Repetir lo que dice la persona no es escuchar. Sin embargo, ser humilde y estar siempre buscando la mejor idea posible, eso es escuchar. Y los empleados pueden darse cuenta de si lo están haciendo o no».
— Michael Bush, director ejecutivo de Great Place to Work

2. Defina los objetivos y establezca metas

Identifique lo que quiere lograr mediante la implementación del trabajo híbrido. Podría consistir en mejorar la experiencia de los empleados, aumentar la productividad, mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal u optimizar la utilización del espacio. Los objetivos que establezca deben basarse en las conclusiones de la auditoría.

Una vez que haya definido sus objetivos, establezca metas y métricas de éxito para guiar sus esfuerzos de comunicación. Por ejemplo, si a tus empleados les preocupa que el trabajo híbrido altere su equilibrio entre la vida laboral y personal, podrías considerar los diferentes modelos de trabajo híbridos y los servicios que puedes incluir en la oficina para ayudar a tus empleados. Luego, mide la satisfacción de los empleados y las tasas de uso de los servicios para evaluar el éxito de tus objetivos.

3. Identifique el público objetivo

La buena comunicación comienza con conocer y entender a tu audiencia. Al implementar el trabajo híbrido en su organización, existen varias partes interesadas clave, como ejecutivos, gerentes, personal de recursos humanos y empleados. Debe haber un proceso para determinar quién hablará con las partes interesadas, un resumen de lo que dirán y un plan de acción para el futuro.

Si comprende que estas partes interesadas tienen diferentes responsabilidades y puntos débiles con la transición al trabajo híbrido, puede estar mejor preparado para abordar los diversos problemas y empatiza con cualquier posible frustración en su plan de comunicación.

Una vez que comprenda las diferentes perspectivas e inquietudes, puede adaptar sus mensajes de manera efectiva. Si tu audiencia son tus empleados, crea un documento interno actualizado con información importante y fechas para que los empleados puedan consultarlas, además de información de contacto si los empleados tienen preguntas de seguimiento.

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4. Crea mensajes clave

Antes de delinear y redactar tu plan, identifica los mensajes que necesitas promocionar, a quién vas a dirigirlos y en qué canales de comunicación los promocionarás. Todas las medidas que hayas tomado previamente deberían ayudarte a responder a estas preguntas. Asegúrese de que sus mensajes sean claros, concisos y estén alineados con los objetivos de la organización. Por ejemplo, si una meta es ayudar a los empleados a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, puedes hacer hincapié en los beneficios de tener la opción de trabajar desde diferentes ubicaciones y en las oportunidades que brinda para conciliar la vida laboral y personal.

Cuando redacte su plan de comunicación, trabaje con grupos o representantes de las partes interesadas para mejorar la precisión, teniendo en cuenta las diferentes necesidades de los diferentes grupos de empleados. Por ejemplo, si bien algunas personas se inclinarán más por trabajar en la oficina, otros grupos, como los padres o aquellos cuyos padres son mayores, pueden necesitar más flexibilidad debido a las responsabilidades de cuidar a otros.

5. Elija los canales de comunicación

Los canales que elija para comunicarse con sus empleados dependen de su mensaje. En el caso de los anuncios que afecten a toda la empresa, considera la posibilidad de organizar una reunión de toda la empresa o un ayuntamiento (en el que los empleados puedan hacer preguntas) y, a continuación, enviar correos electrónicos a todos los empleados y publicar las noticias en el sitio web interno de la organización.

A partir de ahí, podrías considerar una comunicación más personalizada en una combinación de canales (reuniones individuales, reuniones de equipo, chats directos, mensajes de vídeo) para garantizar una cobertura integral.

Si es necesario que se pueda hacer referencia a la información, graba un mensaje de vídeo para encontrarlo fácilmente y poder acceder a él más adelante. Puedes enviar mensajes directos a través de Slack o Google Chat para recibir actualizaciones generales. Considera comunicación sincrónica a través de una videollamada para mensajes urgentes, específicos o confidenciales.

6. Crea una línea de tiempo

Establezca un cronograma para las actividades de comunicación, incluido un cronograma que indique cuándo y con qué frecuencia comunicará los mensajes y actualizaciones clave. Estas son algunas preguntas que debes tener en cuenta al crear tu cronograma:

• ¿Qué tan pronto empezará a comunicarse antes de la implementación?
• ¿Cuál es la cadencia de tu comunicación?
• ¿Dispondrás de un canal para recibir comentarios mientras te comunicas?
• ¿Se trata de una comunicación unidireccional frente a una discusión bidireccional?

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Debe tener una estimación del tiempo que llevará cada paso de la implementación del nuevo modelo de trabajo. Tenga en cuenta las fases previas y posteriores a la implementación para garantizar una comunicación constante y continua.

7. Desarrolle materiales de apoyo

Una transición fluida a una fuerza laboral híbrida requiere diferentes tecnologías que los empleados pueden necesitar aprender a usar. Software de reserva de escritorio es esencial para una fuerza laboral híbrida que necesita entrar y salir de la oficina en días diferentes. Las herramientas de administración de dispositivos y de pizarra digital garantizarán el acceso oportuno a la información y la colaboración virtual.

Los empleados deberán aprender nuevas habilidades para usar estas herramientas, y las organizaciones deben encontrar formas de apoyarlas. Use materiales para abordar las preguntas más comunes, brindar orientación y educar a los empleados sobre los nuevos arreglos laborales. Crea preguntas frecuentes, hojas informativas, infografías, vídeos sobre telares y recursos de formación para que los empleados puedan acceder a ellos en cualquier momento si tienen preguntas o necesitan un recordatorio.

Además, un lugar de trabajo híbrido requiere nuevas políticas y directrices, como la etiqueta para compartir el escritorio, para garantizar que el modelo funcione. Comparta directrices sobre temas como escritorio compartido etiqueta, que puede incluir limpiar las estaciones de trabajo después de usarlas, respetar el espacio personal y mantener los niveles de ruido en las áreas compartidas a un nivel considerado.

8. Comunique las expectativas

Un modelo de trabajo híbrido implica nuevas formas de gestionar y comunicar las expectativas a los equipos ofreciendo recursos y formación para ayudar a los empleados a adaptarse a las nuevas formas de trabajo. Esto incluye consejos y mejores prácticas para trabajar en un entorno híbrido, como sugerencias sobre cuándo trabajar de forma sincrónica o asincrónica, la gestión del tiempo, el establecimiento de prioridades, la minimización de las distracciones y la creación de una rutina de trabajo eficaz. No dejar espacio para las conjeturas ayuda a fomentar la confianza del equipo.

«El mayor desafío al que me he enfrentado con el trabajo híbrido es la falta de comunicación y la desconfianza que se derivan de expectativas de comunicación mal establecidas. Por ejemplo, no tener expectativas claras en cuanto a las horas de disponibilidad o los tiempos de respuesta puede generar sospechas entre los compañeros. Asegúrate de anotarlas y mantenerlas en un lugar donde las personas puedan consultarlas».
-Jenny Moebius, vicepresidenta sénior de Skedda

9. Fomentar la comunicación bidireccional

Al igual que cuando realizas la auditoría desde el principio, continúa alentando a los empleados a que den su opinión, formulen preguntas y compartan sus experiencias a medida que avanzas en el proceso de implementación. Considera los ayuntamientos, las encuestas, los grupos focales, los buzones de sugerencias o las direcciones de correo electrónico exclusivas para recopilar comentarios y abordar las inquietudes.

Por ejemplo, Salesforce estableció una comunicación bidireccional exitosa que descubrió que solo el 3% de los empleados de Salesforce querían trabajar en la oficina, el 27% dijo que prefería trabajar completamente desde casa o de forma remota y el 34% prefería una opción híbrida. Estas ideas impulsaron su política de fuerza laboral híbrida. La empresa ha rediseñado muchas de sus oficinas para adaptarlas a su modelo híbrido.

Implemente un modelo de trabajo híbrido que respalden sus empleados. Fomente una cultura de comunicación abierta y busque activamente opiniones para abordar las inquietudes, repetir los procesos y mejorar la experiencia laboral híbrida.

10. Evaluar y ajustar

Siempre hay margen de mejora. Después de presentar tu plan a las partes interesadas, determina qué aspectos funcionaron bien y qué áreas podrían mejorarse la próxima vez. Por ejemplo, es posible que los materiales de apoyo que creaste hayan funcionado para un público específico, pero no para otro, o que hayas utilizado el canal de comunicación incorrecto y hayas dejado sin saberlo a algunos empleados de forma involuntaria.

Evalúe continuamente la eficacia de su plan de transición laboral híbrido supervisando los comentarios, el compromiso y las tasas de adopción de los empleados, y utilice estos comentarios para refinar sus estrategias de mensajería y comunicación según sea necesario.

Creación de un plan de trabajo híbrido que funcione para su organización

Desarrollar un plan de comunicación integral es crucial para implementar con éxito el trabajo híbrido dentro de una organización. A la hora de ofrecer lo mejor para su empresa, no hay una solución única. El trabajo híbrido para una empresa pequeña con menos de 50 empleados tendrá un aspecto diferente al de una empresa empresarial, así que adapte su plan a la cultura, los valores y las necesidades específicas de su organización.

La revisión y actualización periódicas de su plan para adaptarse a los cambios y preocupaciones puede crear una estrategia de comunicación sólida que fomente la participación de todas las partes interesadas y conduzca a una transición más fluida.

Para obtener estrategias sobre cómo hacer que la colaboración sea más eficaz para sus equipos híbridos, lea ¿Trabajo en equipo o trabajo duro? Acérquese 5 pasos a una oficina híbrida colaborativa. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.