Comment rationaliser le travail hybride pour les services financiers et juridiques avec Skedda

Le travail hybride est une tendance croissante, non seulement dans le secteur de la technologie, mais également dans des secteurs hautement réglementés tels que les services financiers et professionnels. Selon une enquête de la London School of Economics, 95 % des personnes interrogées dans le secteur financier pensent que l'avenir du travail est hybride, 5 % seulement souhaitant retourner entièrement sur place.

La mise en œuvre du travail « hybride » est complexe pour ces secteurs très réglementés. Qu'il s'agisse de garantir la sécurité et la conformité des données ou de s'acquitter de leurs responsabilités réglementaires, ces secteurs ont besoin d'une surveillance et d'une transparence accrues. Selon la première enquête mondiale de Deloitte sur le travail à distance, les organisations ont cité les questions réglementaires comme l'un de leurs trois principaux défis lors de la mise en œuvre du travail hybride.

Par exemple, ces organisations sont confrontées à des défis dans mise en œuvre de stratégies de travail hybrides pour des départements ou des fonctions spécifiques ayant des exigences et des attentes différentes. Certains pourraient faire valoir que certains postes devraient être confiés au bureau pour des raisons de sécurité et de conformité (par exemple, les opérateurs du secteur des services financiers), tandis que d'autres occupant des postes soumis à des exigences réglementaires moins strictes (par exemple, le marketing) peuvent bénéficier d'une plus grande flexibilité dans leur lieu de travail.

Les défis du travail hybride sur les marchés hautement réglementés

Les marchés hautement réglementés, tels que les services financiers et juridiques, sont des secteurs qui opèrent dans des cadres stricts établis par des organismes de réglementation gouvernementaux ou sectoriels. Ces réglementations sont conçues pour garantir la transparence, l'équité et la responsabilité et pour protéger les intérêts des consommateurs, des investisseurs et du grand public.

Ces secteurs peu fiables et hautement conformes rencontrent des obstacles supplémentaires lors de la mise en œuvre de stratégies de travail hybrides. Parmi les défis auxquels ils sont confrontés, citons :

• Garantir la sécurité et la conformité des données : Les industries hautement réglementées ont des obligations de conformité strictes, et les modalités de travail hybrides peuvent rendre plus difficile le respect de ces exigences. Le travail hybride introduit également des vulnérabilités supplémentaires en matière de protection des données sensibles, telles que l'utilisation d'appareils personnels pour le travail.
• Maintien de la collaboration et de la communication : Le travail hybride peut entraver communication en temps réel et entravent la collaboration entre les équipes des professions financières et juridiques. La coordination des réunions, le partage de documents en toute sécurité et le maintien de flux de travail efficaces peuvent présenter des défis.
• Équilibrer les charges de travail et gérer les attentes : Dans un environnement de travail hybride, il devient plus complexe de gérer et d'évaluer les performances des employés, tout en veillant à ce que les employés soient responsables et alignés sur les objectifs de l'organisation.
• Surmonter les résistances culturelles potentielles : Il peut être plus difficile de créer et de maintenir une culture organisationnelle solide et l'engagement des employés dans un environnement de travail hybride. Les employés n'ont pas accès aux interactions informelles, aux opportunités de réseautage et aux liens d'équipe qui se produisent souvent dans un bureau physique.

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Avec plus ou moins de flexibilité, les organisations doivent réfléchir à la manière dont tous les employés peuvent disposer d'un espace de travail au bureau et à la manière de faciliter ce processus pour les employés ayant des horaires différents. Tirer parti soit bureau avec accès à un bureau ou l'hôtellerie associée à un logiciel de réservation de bureau est un excellent moyen de gérer le travail hybride pour des secteurs soumis à des exigences réglementaires plus ou moins strictes.

Comment Skedda aide les services financiers et juridiques à intégrer la sécurité et la conformité au travail hybride

Skedda est une plateforme de travail hybride qui permet aux secteurs hautement réglementés de distribuer facilement des sièges flexibles et fixes pour différents postes. Qu'il s'agisse de donner la priorité aux avocats pour réserver des salles de réunion ou de désigner des bureaux privés pour les agents d'assurance, les fonctionnalités robustes de Skedda fournissent la granularité dont vous avez besoin pour rationaliser votre espace de travail.

Voici comment Skedda permet aux sociétés de services financiers et juridiques de gérer un environnement de travail hybride conforme aux réglementations et réduisant les risques de sécurité :

Règles automatisées

Pour maintenir la conformité, les secteurs hautement réglementés doivent définir de manière intentionnelle la localisation des différentes fonctions. Avec Skedda, ils peuvent utiliser les règles automatisées suivantes :

• Conditions de réservation : Établissez des restrictions et des limites spécifiques pour chaque réservation. Cela inclut la définition de restrictions concernant les personnes autorisées à réserver des bureaux ou des salles de réunion spécifiques et la durée de réservation, telles que les plages horaires et la durée de réservation maximale.
• Quotas : Limitez l'utilisation globale des espaces (par des individus ou des groupes) au cours d'une période donnée. Cela garantit que différents départements ou équipes peuvent réserver ces espaces.
• Durée de la mémoire tampon : Créez des intervalles de temps entre les réservations consécutives, permettant aux individus ou aux équipes de organiser leurs espaces de travail avant que les prochains employés ne les utilisent. Cela peut aider à protéger les informations privées et confidentielles contre la perte accidentelle.
• Fenêtre de réservation : Évitez que les places ne soient réservées trop longtemps à l'avance, en garantissant un accès équitable et une planification optimale. Cette fonctionnalité peut être personnalisée en fonction des tags des utilisateurs afin de fournir un accès préférentiel ou anticipé à certains types d'utilisateurs.

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En savoir plus: Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda

Segmentation basée sur des balises

Outre les règles automatisées, les organisations peuvent utiliser les balises utilisateur pour segmenter les différents rôles et attribuer différentes autorisations. Par exemple, vous pouvez créer le tag utilisateur « siège permanent » pour les employés dont la responsabilité les oblige à venir plus souvent au bureau. Vous pouvez également créer le tag utilisateur « sièges flexibles » pour les employés qui peuvent travailler de manière plus flexible. De cette façon, les employés qui ont besoin de plus d'intimité peuvent utiliser en priorité les espaces de travail désignés.

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Les organisations peuvent également mettre en place quartiers de bureaux sur la base des tags des utilisateurs pour des raisons réglementaires et de conformité. Par exemple, les organisations peuvent décider que seuls les employés portant le tag « Legal » peuvent réserver des bureaux dans le quartier du service juridique.

« Notre processus de réservation d'hôtel a été rationalisé et il est beaucoup plus facile pour nos employés de planifier à l'avance leur arrivée au bureau. J'aime sa facilité d'utilisation pour nos utilisateurs, ainsi que pour nous (en informatique) à gérer. » - The Horton Group, client de Skedda

Intégration directe avec Microsoft 365 et Google Workspace

Les marchés réglementés ont tendance à avoir des plateformes spécifiques qu'ils doivent utiliser et qu'ils utilisent depuis longtemps. Il faut du temps pour en approuver de nouveaux en raison des risques de sécurité. L'intégration de Skedda aux plateformes existantes les plus populaires tels que Microsoft et Google, facilitent l'intégration de Skedda dans leur infrastructure existante. L'intégration protège également les réservations effectuées dans Skedda contre toute modification par les participants qui peuvent consulter les réservations sur leurs calendriers MS365 et GW.

Authentification unique (SSO)

Skedda prend en charge l'intégration de l'authentification unique via des fournisseurs d'identité dotés d'une option SAML 2.0, tels que Microsoft Azure Active Directory (O365), Okta et bien d'autres. Cela permet aux employés de se connecter à Skedda à l'aide de leurs informations d'identification existantes, de simplifier le processus de connexion et d'améliorer la sécurité en tirant parti des mécanismes d'authentification existants. Le SSO fournit un accès sécurisé et intégré à l'aide de plateformes déjà contrôlées et approuvées par les organismes de réglementation.

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Politiques de verrouillage et de répétition

Les organisations peuvent également choisir à quel moment leurs employés peuvent annuler ou modifier leurs réservations. Par exemple, vous pouvez créer une politique qui n'autorise les employés à modifier/annuler leur réservation que 24 heures avant le début de celle-ci, ce qui permet une plus grande transparence et un contrôle administratif sur la manière dont les bureaux ou les chambres sont utilisés. Les organisations peuvent également autoriser uniquement certains employés à créer des réservations répétées afin d'éviter la congestion des espaces et de garantir que des rôles spécifiques disposent de l'espace de travail dont ils ont besoin.

« Avec Skedda, nous tenons un registre et nous pouvons suivre (et savoir) si le bureau sera complet. Cela nous permet toujours d'éviter les surréservations et de disposer de suffisamment de bureaux pour tout le monde. Sur la base des réservations en cours, les employés sauront également s'ils peuvent venir ou travailler de chez eux si le bureau est plein. »
- Allica Bank, cliente de Skedda

Offrir une expérience de travail hybride plus fluide

Les employés étant majoritairement favorables aux modalités de travail hybrides dans ces secteurs réglementés, les employeurs qui ne trouvent pas de solutions à long terme pour le travail hybride risquent de perdre des talents. Pour continuer à attirer les meilleurs talents et à favoriser l'engagement des employés, tout en respectant d'importantes réglementations, les secteurs de la finance et des services juridiques ne peuvent pas se permettre de ne pas explorer le travail hybride.

Logiciel de réservation de bureaux peut rationaliser le processus de réservation des salles de réunion et des bureaux pour permettre aux équipes de se rencontrer sur site, réduisant ainsi les problèmes de sécurité et de confidentialité qui peuvent survenir. En mettant en œuvre Skedda, les sociétés de services financiers et juridiques peuvent adopter une stratégie de travail hybride qui leur permet de continuer à respecter leurs responsabilités en matière de sécurité et de réglementation.

Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.