Cómo optimizar el trabajo híbrido para los servicios financieros y legales con Skedda

El trabajo híbrido es una tendencia creciente, no solo en el sector tecnológico, sino también en sectores altamente regulados, como los servicios financieros y profesionales. Según una encuesta de la Escuela de Economía de Londres, El 95% de los encuestados en el sector financiero cree que el futuro del trabajo es híbrido, y solo el 5% desea regresar completamente in situ.

La implementación del trabajo «híbrido» es compleja para estas industrias altamente reguladas. Desde garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento hasta cumplir con las responsabilidades reglamentarias, estos sectores requieren más supervisión y transparencia. Según la primera encuesta mundial sobre trabajo remoto de Deloitte, las organizaciones citaron los problemas regulatorios como uno de sus tres principales desafíos a la hora de implementar el trabajo híbrido.

Por ejemplo, estas organizaciones enfrentan desafíos en implementación de estrategias de trabajo híbridas para departamentos o funciones específicos con diferentes requisitos y expectativas. Se podría argumentar que algunos puestos deberían estar en la oficina por motivos de seguridad y cumplimiento (por ejemplo, los operadores de servicios financieros), mientras que a otros que desempeñan funciones con requisitos reglamentarios menos estrictos (por ejemplo, el marketing) se les puede permitir una mayor flexibilidad a la hora de trabajar.

Los desafíos del trabajo híbrido en los mercados altamente regulados

Los mercados altamente regulados, como los servicios financieros y legales, son sectores que operan dentro de marcos estrictos establecidos por organismos reguladores gubernamentales o específicos de la industria. Estas regulaciones están diseñadas para garantizar la transparencia, la equidad y la responsabilidad y proteger los intereses de los consumidores, los inversores y el público en general.

Estas industrias de baja confianza y alto cumplimiento se enfrentan a obstáculos adicionales a la hora de implementar estrategias de trabajo híbridas. Algunos de los desafíos a los que se enfrentan incluyen:

• Garantizar la seguridad y el cumplimiento de los datos: Las industrias altamente reguladas tienen obligaciones de cumplimiento estrictas, y los acuerdos de trabajo híbridos pueden dificultar el cumplimiento de estos requisitos. El trabajo híbrido también introduce vulnerabilidades adicionales en la protección de datos confidenciales, como el uso de dispositivos personales en el trabajo.
• Mantener la colaboración y la comunicación: El trabajo híbrido puede obstaculizar comunicación en tiempo real e impiden la colaboración entre los equipos de las profesiones financiera y jurídica. Pueden surgir desafíos a la hora de coordinar las reuniones, compartir documentos de forma segura y mantener flujos de trabajo eficientes.
• Equilibrar las cargas de trabajo y gestionar las expectativas: Gestionar y evaluar el desempeño de los empleados, así como garantizar que los empleados rindan cuentas y estén alineados con los objetivos de la organización, se vuelve más complejo en un entorno de trabajo híbrido.
• Superar la posible resistencia cultural: Crear y mantener una cultura organizacional sólida y el compromiso de los empleados puede ser más difícil en un entorno de trabajo híbrido. Los empleados carecen de acceso a las interacciones informales, las oportunidades de establecer contactos y los vínculos de equipo que suelen tener lugar en una oficina física.

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Con distintos grados de flexibilidad, las organizaciones deben considerar cómo todos los empleados pueden tener un espacio de trabajo en la oficina y cómo facilitar ese proceso para los empleados con horarios diferentes. Aprovechando cualquiera de los dos escritorio compartido o la hotelería junto con un software de reserva de escritorio es una forma excelente de gestionar el trabajo híbrido para sectores con diversos grados de requisitos reglamentarios.

Cómo ayuda Skedda a los servicios financieros y legales a convertir la seguridad y el cumplimiento en el trabajo híbrido

Skedda es una plataforma de trabajo híbrida que permite a las industrias altamente reguladas distribuir fácilmente asientos flexibles y fijos para diversas funciones laborales. Ya sea que se trate de dar prioridad a los abogados a la hora de reservar salas de reuniones o de designar escritorios privados para los agentes de seguros, las sólidas funciones de Skedda proporcionan la granularidad que necesitas para optimizar tu lugar de trabajo.

Así es como Skedda permite a las empresas de servicios financieros y legales gestionar un lugar de trabajo híbrido que cumpla con las normativas y reduzca los riesgos de seguridad:

Reglas automatizadas

Para mantener el cumplimiento, las industrias altamente reguladas deben tener en cuenta la ubicación de las diferentes funciones. Con Skedda, pueden usar las siguientes reglas automatizadas:

• Condiciones de reserva: Establece restricciones y límites específicos para cada reserva. Esto incluye establecer restricciones sobre quién puede reservar escritorios o salas de reuniones específicos y el plazo de reserva, como los bloques de tiempo y el tiempo máximo de reserva.
• Cuotas: Limite el uso general de los espacios (por parte de individuos o grupos) dentro de un período de tiempo determinado. Esto garantiza que varios departamentos o equipos puedan reservar estos espacios.
• Tiempo de almacenamiento intermedio: Crea intervalos de tiempo entre reservas consecutivas, lo que permite a las personas o equipos organizar sus espacios de trabajo antes de que los usen los próximos empleados. Esto puede ayudar a proteger la información privada y confidencial para que no se quede accidentalmente en el olvido.
• Plazo de reserva: Evite que los espacios se reserven con demasiada antelación, garantizando un acceso justo y una planificación óptima. Esta función se puede personalizar en función de las etiquetas de usuario para ofrecer un acceso preferencial o con reserva anticipada a ciertos tipos de usuarios.

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Leer más: Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda

Segmentación basada en etiquetas

Además de las reglas automatizadas, las organizaciones pueden aprovechar las etiquetas de usuario para segmentar diferentes funciones y asignar distintos permisos. Por ejemplo, puede crear la etiqueta de usuario «asientos permanentes» para los empleados cuya responsabilidad les obligue a ir a la oficina con más frecuencia. También puedes crear la etiqueta de usuario «asientos flexibles» para los empleados que puedan trabajar de forma más flexible. De esta manera, los empleados que requieren más privacidad tienen prioridad para usar los espacios de trabajo designados.

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Las organizaciones también pueden configurar barrios de oficinas basado en etiquetas de usuario por motivos normativos y de cumplimiento. Por ejemplo, las organizaciones pueden decidir que solo los empleados con la etiqueta «Legal» puedan reservar escritorios en el vecindario del departamento legal.

«Nuestro proceso de hospedaje se ha simplificado y es mucho más fácil para nuestros empleados planificar con anticipación cuando van a venir a la oficina. Me gusta lo fácil que resulta para nuestros usuarios usarlo, así como para nosotros (en TI) gestionarlo». - The Horton Group, cliente de Skedda

Integración directa con Microsoft 365 y Google Workspace

Los mercados regulados tienden a tener plataformas específicas que deben usar y han estado usando durante mucho tiempo. La aprobación de otros nuevos lleva tiempo debido a los riesgos de seguridad. La integración de Skedda con las plataformas populares existentes como Microsoft y Google, facilitan la integración de Skedda en su infraestructura existente. La integración también evita que las reservas realizadas en Skedda sean modificadas por los asistentes, que pueden verlas en sus calendarios de MS365 y GW.

Inicio de sesión único (SSO)

Skedda admite la integración de inicio de sesión único a través de proveedores de identidad con una opción SAML 2.0, como Microsoft Azure Active Directory (O365), Okta y muchos más. Esto permite a los empleados iniciar sesión en Skedda con sus credenciales actuales, lo que simplifica el proceso de inicio de sesión y mejora la seguridad al aprovechar los mecanismos de autenticación existentes. El SSO proporciona un acceso seguro e integrado mediante plataformas ya examinadas y aprobadas por los organismos reguladores.

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Políticas de bloqueo y repetición

Las organizaciones también pueden elegir cuándo sus empleados pueden cancelar o cambiar sus reservas. Por ejemplo, puedes crear una política que solo permita a los empleados cambiar o cancelar su reserva 24 horas antes de que comience, lo que permite una mayor transparencia y control administrativo sobre el uso de los escritorios o las habitaciones. Las organizaciones también pueden permitir que solo ciertos empleados creen reservas repetidas para evitar la congestión de espacio y garantizar que los roles específicos tengan el espacio de trabajo que necesitan.

«Con Skedda, llevamos un registro y podemos hacer un seguimiento (y saber) si la oficina estará llena, lo que siempre nos ayuda a evitar el exceso de reservas y nos asegura que tenemos suficientes escritorios para todos. En función de las reservas actuales, los empleados también sabrán si pueden entrar o trabajar desde casa si la oficina está a plena capacidad».
- Allica Bank, cliente de Skedda

Brindar una experiencia de trabajo híbrida más fluida

Dado que los empleados prefieren abrumadoramente los acuerdos laborales híbridos en estos sectores regulados, los empleadores que no encuentran soluciones a largo plazo para el trabajo híbrido corren el riesgo de perder talento. Para seguir atrayendo a los mejores talentos y fomentar el compromiso de los empleados, sin dejar de cumplir con las normativas importantes, los sectores de los servicios financieros y legales no pueden darse el lujo de no explorar el trabajo híbrido.

Software de reserva de escritorio puede agilizar el proceso de reserva de salas de reuniones y escritorios para que los equipos se reúnan in situ, lo que reduce los problemas de seguridad y confidencialidad que puedan surgir. Al implementar Skedda, las empresas de servicios financieros y legales pueden adoptar una estrategia de trabajo híbrida que garantice que siguen cumpliendo con sus responsabilidades normativas y de seguridad.

Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.