La communication hybride est défaillante : avantages et inconvénients des modes synchrone et asynchrone

Un environnement de travail hybride nécessite des changements dans le lieu et la façon dont nous travaillons. Dans ce paysage de travail flexible, l'utilisation stratégique de divers flux de travail est essentielle pour surmonter les défis liés au travail dans un bureau hybride et parvenir à une collaboration fluide entre les membres de l'équipe.

Les équipes hybrides tirent souvent parti du flux de travail synchrone (interactions en temps réel), comme les réunions, pour communiquer et collaborer avec des équipes distantes. Cela peut toutefois entraîner de la fatigue lors des réunions, une baisse de productivité et même une représentation inégale des informations. Le flux de travail asynchrone, qui permet de communiquer et de collaborer à votre rythme, peut être un nouveau moyen de contrebalancer une dépendance excessive à l'égard de la communication synchrone.

La technologie facilitant la connexion numérique, le temps passé en réunion n'a cessé d'augmenter ces dernières années. L'indice des tendances du travail 2022 de Microsoft a indiqué que l'utilisateur moyen de Teams a vu sa durée de réunion hebdomadaire augmenter de 252 % et le nombre de réunions hebdomadaires a augmenté de 153 %. Sur l'ensemble des applications Microsoft 365, l'employé passe en moyenne 57 % de son temps à communiquer (en réunion, par e-mail et par chat).

L'utilisateur moyen de Teams a vu sa durée de réunion hebdomadaire augmenter de 252 % et le nombre de réunions hebdomadaires de 153 %, selon le Work Trend Index 2022 de Microsoft.

Et même si les heures de réunion ont augmenté, elles s'avèrent inefficaces pour de nombreux employés. Une étude récente de Canon USA sur la communication dans un environnement de travail hybride a révélé que 9 employés sur 10 ont trouvé qu'il était difficile de s'exprimer au travail, 47 % des personnes interrogées ayant indiqué que le principal problème était le fait que tout le monde parle simultanément.

Les résultats soulignent l'importance de proposer diverses options de communication afin de réduire la surcharge numérique des employés et de mieux utiliser leur journée de travail. Les organisations doivent prendre en compte les différents besoins de leurs équipes hybrides afin de garantir le moyen le plus efficace de gagner en productivité et en collaboration.

Ci-dessous, nous expliquons à quoi ressemblent les communications synchrones et asynchrones dans un bureau hybride et abordons les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elles pour votre équipe hybride.

Synchrone ou asynchrone : quelle est la différence ?

Communication synchrone se déroule en temps réel, toutes les parties étant impliquées simultanément. Il se déroule souvent en face à face et nécessite des échanges immédiats. La communication synchrone peut se faire à la fois en personne et virtuellement. Cela nécessite généralement une certaine forme de planification préalable dans un environnement de travail hybride et offre moins de flexibilité.

Voici des exemples de travaux synchrones :

• Rencontre en personne
• Vidéoconférences à l'aide d'outils tels que Zoom ou Google Meet
• Appel téléphonique
• Discuter en personne
• Un rassemblement en tête-à-tête
• Messagerie instantanée à l'aide d'outils tels que Slack ou Google Chat
• Chat virtuel en direct

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Communication asynchrone se déroule pendant votre temps libre et n'a pas besoin d'avoir lieu pendant des heures de travail spécifiques. Le flux de travail à rythme libre donne aux employés une flexibilité dans leurs horaires de travail et facilite la tâche des employés confrontés à des problèmes conflictuels.

Voici des exemples de travail asynchrone :

• Message vidéo préenregistré à l'aide d'outils tels que Loom
• Des référentiels de données auxquels les employés peuvent accéder à tout moment
• Messages qui ne sont pas urgents (par exemple, e-mails, lettres)
• Collaborations en matière de partage de fichiers
• Outils de gestion de projet
• Préparation des réunions (p. ex., examen des diapositives, collecte de questions)
• Travail approfondi et ciblé (par exemple, recherche, rédaction)

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Avantages du travail synchrone

La plus grande force du flux de travail synchrone est l'instantanéité. Il convient aux travaux nécessitant des échanges et des réponses immédiates. La communication en temps réel peut également être meilleure pour l'établissement de relations.

Voici certains des avantages du travail synchrone :

Des interactions plus approfondies.

La communication synchrone, facilitée en personne ou virtuellement, renforce la confiance et la camaraderie, et permet aux participants de capter les signaux sociaux du moment. La possibilité d'échanger des informations en temps réel et de voir les expressions faciales est essentielle à une collaboration efficace. Les personnes interrogées dans le cadre de l'étude Canon ont indiqué que le partage de documents, d'images et de vidéos en temps réel pendant les réunions (66 %) et le fait de voir qui d'autre y assistait (58 %) les aidaient à mieux interagir avec leurs collègues.

De plus, la socialisation avec les collègues améliore l'humeur et rend les employés plus heureux. Gallup a découvert que presque toutes les formes de temps social, que ce soit en personne ou virtuellement, contribuent à améliorer l'humeur.

58 % des personnes interrogées déclarent que le fait de voir qui d'autre participe à la réunion les a aidées à mieux interagir avec leurs collègues, selon Canon.

Obtenez des résolutions en temps réel.

Le travail synchrone étant centré sur des interactions en direct, il est très efficace lorsque les équipes ont besoin de réponses immédiates. Il peut s'agir de questions urgentes telles que le dépannage et la réponse à une crise commerciale. Les interactions en temps réel sont également essentielles pour les sessions de brainstorming ou de discussion, car des échanges sont nécessaires pour libérer la créativité et la génération d'idées.

Permet un feedback instantané

La communication synchrone permet des interactions va-et-vient, essentielles pour clarifier les informations et recevoir des commentaires. Clarifier les questions qui peuvent découler d'un sujet complexe en temps réel est beaucoup plus facile et efficace que d'attendre des réponses et de créer potentiellement un goulot d'étranglement dans le projet. La communication synchrone permet également un feedback plus immédiat, ce qui peut favoriser la croissance et le développement des employés.

« Le travail asynchrone m'a appris à mieux m'auto-évaluer et à m'auto-modifier, car les collègues ne sont pas toujours disponibles pour donner leur avis. Une fois que j'ai eu l'occasion de résoudre le problème, il est très efficace d'organiser une session synchrone pour tirer parti des idées des uns et des autres et clarifier les problèmes restants en temps réel. »
-Alice Twu, spécialiste du marketing chez Skedda

Inconvénients du travail synchrone

Le travail synchrone présente des défis, en particulier lorsqu'il est surutilisé. Étant donné que le travail synchrone exige que tous les participants s'impliquent simultanément dans le même espace de travail, qu'il soit virtuel ou physique, cela nuit à la commodité.

Voici certains des inconvénients du travail synchrone :

Problèmes de coordination et de planification.

La communication synchrone nécessite que tous les participants se trouvent simultanément dans le même espace de travail, ce qui complique la tâche des personnes qui ont besoin d'horaires plus flexibles ou d'outils supplémentaires pour l'accessibilité. La planification des horaires peut être un problème pour les parents, les tuteurs et les communications mondiales. En outre, si les équipes doivent se rencontrer en personne, les organisations doivent s'assurer qu'il existe un endroit confortable où elles peuvent s'asseoir et collaborer. Tirer parti bureau avec accès à un bureau ainsi que les fonctionnalités de réservation de chambres peuvent aider à résoudre les problèmes de planification et à améliorer l'expérience globale de l'employé.

Nécessite de la technologie.

S'assurer que les employés sur site disposent des outils dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin peut devenir un problème s'il y a plus de personnes que des bureaux ou des équipements. À l'aide d'un solution de réservation de bureau peut aider une organisation à coordonner les moments où les employés seront au bureau et la manière dont l'équipement est partagé. La communication synchrone par des moyens virtuels présente des défis technologiques supplémentaires. La connectivité Internet et les outils de collaboration à distance, qui peuvent ne pas être facilement accessibles dans toutes les situations et dans tous les pays, doivent être pris en compte pour garantir une collaboration fluide.

Perturbe la concentration.

La communication synchrone nécessite que les employés soient présents en ce moment. Dans un environnement hybride, de nombreux employés peuvent ressentir la pression d'être « toujours actifs » et de se sentir attachés à leurs appareils pour donner des réponses rapides lorsqu'ils travaillent à distance. Trop de communication synchrone virtuelle peut également entraîner une « fatigue liée au zoom » qui affecte différemment les employés. Une étude de Stanford a révélé que les femmes ont déclaré se sentir plus épuisées que leurs homologues masculins, 13,8 % des femmes contre 5,5 % des hommes déclarant se sentir « très » à « extrêmement » fatiguées après les appels Zoom, en raison d'une « attention focalisée sur soi ».

13,8 % des femmes contre 5,5 % des hommes ont déclaré se sentir « très » à « extrêmement » fatiguées après les appels Zoom, selon une étude de Stanford.

De plus, la communication synchrone peut réduire la productivité des employés qui travaillent sur un projet qui nécessite de la concentration. Les employés peuvent être distraits de leur travail et incapables de se concentrer pleinement sur ce qui se passe actuellement.

Avantages du travail asynchrone

Le travail asynchrone libère les équipes des contraintes de temps, ce qui est idéal pour les équipes internationales et les employés qui ont besoin d'horaires de travail plus flexibles. Les employés peuvent donner des informations et répondre aux questions non urgentes lorsqu'ils sont prêts. Voici certains des avantages du travail asynchrone :

Connecter une équipe mondiale.

Les méthodes de travail asynchrones permettent aux employés du monde entier de travailler ensemble sur des projets. Comme il est difficile de coordonner une heure qui convient à tout le monde dans différents fuseaux horaires, l'enregistrement de vidéos d'information sur Loom et l'exploitation de référentiels de données permettent aux employés de se tenir au courant des tâches. Par exemple, les membres de l'équipe aux États-Unis peuvent envoyer un métier à tisser le soir et, à leur arrivée le lendemain, peuvent obtenir des réponses et des commentaires de la part de tous leurs homologues de l'UA.

Optimise les performances et la concentration.

L'utilisation de méthodes de travail asynchrones peut réduire les réunions inutiles et libérer du temps pour permettre aux employés de travailler de manière indépendante. Une étude réalisée en juin 2022 par Gallup auprès d'employés occupant des emplois prêts à travailler à distance a révélé que 88 % des personnes travaillent à la fois de manière indépendante et collaborative, et que 61 % exécutent leurs tâches de manière indépendante, puis transmettent leur travail à l'équipe à des fins de collaboration.

Le travail hybride permet de passer plus de temps à la maison, et la communication asynchrone permet aux employés d'effectuer des tâches spécifiques au moment où ils sont le plus productifs, ce qui peut les aider à se concentrer et à améliorer leurs performances globales. Le travail asynchrone réduit également les distractions, car les employés ne doivent pas nécessairement être « actifs » pour interagir.

61 % des employés occupant des postes prêts à travailler à distance exécutent leurs tâches de manière indépendante, puis confient leur travail à l'équipe pour qu'elle collabore, selon Gallup.

Flexibilité et commodité accrues.

Grâce à la communication asynchrone, il n'est pas nécessaire de s'assurer que les horaires de chacun sont alignés, ce qui réduit le temps et l'énergie consacrés à la coordination des horaires des réunions. À l'heure actuelle, les employés ressentent déjà la pression d'une surcharge de réunions. Selon le rapport de Microsoft, 68 % des personnes déclarent ne pas avoir suffisamment de temps de concentration ininterrompu pendant la journée de travail en raison du volume de communications constantes. La communication asynchrone permet aux employés de répartir leur journée de travail de manière plus inefficace. Ils peuvent réagir de manière réfléchie et à leur propre rythme, ce qui permet d'obtenir de meilleurs résultats et de réduire le stress des employés.

Inconvénients du travail asynchrone

L'un des principaux inconvénients du travail asynchrone est le manque d'instantanéité. Les équipes ne peuvent pas répondre rapidement aux questions urgentes et les employés peuvent ne pas recevoir les réponses dont ils ont besoin assez rapidement pour faire avancer leurs projets. Il est également difficile d'établir des relations par le biais de communications asynchrones.

Voici certains des inconvénients du travail asynchrone :

Absence de relations interpersonnelles.

Des difficultés technologiques et une communication peu claire peuvent y remédier difficile d'établir des relations interpersonnelles par le biais d'une communication asynchrone. Les employés peuvent facilement mal comprendre le ton de la voix lors d'un message, surtout s'il n'y a pas d'expressions faciales ni de langage corporel pour appuyer l'écriture. Une mauvaise étiquette virtuelle, telle que @mentionner toutes les personnes avec des informations non pertinentes et ne pas répondre aux messages dans les délais prévus, peut également nuire à la confiance et à l'établissement de relations.

Avec des connexions plus sporadiques, il peut également être difficile d'exprimer pleinement sa personnalité ou de comprendre quelqu'un simplement par des moyens asynchrones, ce qui peut entraîner un manque de confiance lorsque les employés ont l'impression de ne pas vraiment connaître les personnes avec lesquelles ils travaillent.

« L'une des plus grandes erreurs des dirigeants est d'agir comme s'ils appliquaient une politique de « porte ouverte » à l'égard des personnes travaillant à distance. Cela a peut-être fonctionné dans un espace de travail où les gens passaient devant votre porte, mais les télétravailleurs n'obtiendront pas cet amour (ce qui alimente le biais de proximité). Il incombe aux responsables des ressources humaines de prendre régulièrement contact avec les membres de leur équipe. Une communication proactive est essentielle dans un environnement de travail hybride. » —Drew Fortin, PDG de Lever Talent

Aucun feedback immédiat.

En cas de crise à laquelle les équipes doivent réagir immédiatement, la communication asynchrone n'est pas la solution. Les actions dans un environnement asynchrone nécessitent un certain temps. Il y a un délai entre chaque étape de l'action, entre le moment où l'événement se produit, le moment où il est traité et finalement la réponse des équipes. Dans de tels cas, le temps perdu peut entraîner des dommages irréversibles.

L'absence de feedback immédiat complique également l'explication de sujets complexes. Les employés peuvent ne pas savoir comment procéder dans certains contextes s'ils n'ont pas la possibilité de poser des questions et de recevoir des réponses immédiatement. Par exemple, dans l'étude Canon, de nombreux introvertis ont cité le manque de feedback ou de communication comme leur principal obstacle quotidien (32 %). L'absence de va-et-vient rend également les sessions de brainstorming et de stratégie improductives, car cela bloque la génération d'idées car les membres de l'équipe ne peuvent pas s'appuyer sur les idées des autres.

32 % des introvertis ont cité le manque de feedback ou de communication comme leur principal obstacle quotidien, selon Canon.

‍Confusion quant aux attentes.

Le travail asynchrone peut facilement devenir un travail cloisonné lorsque les équipes ne se tiennent pas informées les unes des autres. La collaboration dans un environnement hybride nécessite une meilleure planification et une compréhension mutuelle des processus. Souvent, l'absence de définition des attentes quant au moment de contacter l'équipe pour connaître les délais ou les commentaires peut réellement entraver la communication asynchrone. Pour remédier à cette situation, les dirigeants doivent définir des attentes claires pour leurs équipes afin que chacun comprenne ses responsabilités, et les membres de l'équipe doivent fournir suffisamment de détails pour éviter toute confusion car ils ne peuvent pas fournir de précisions immédiates.

« Le revers de la médaille, c'est que lorsqu'il y a une communication claire, qui se traduit par une grande confiance, cela crée un environnement de travail tellement agréable et permet un type de camaraderie vraiment spécial ! Je suis reconnaissante de travailler au sein d'une équipe qui possède tant de compétences en ce moment. »
-Sam Smith, directeur de compte chez Skedda

Utiliser un mélange des deux

Le travail synchrone et asynchrone a sa place dans la création d'une main-d'œuvre hybride productive et engagée. La combinaison de ces méthodes de communication permet aux organisations d'aborder les défis uniques de la collaboration dans un bureau hybride. La communication synchrone offre une interaction en temps réel essentielle pour favoriser l'engagement, promouvoir la collaboration spontanée et établir des relations. La communication asynchrone offre une flexibilité qui favorise une gestion du temps efficace, ce qui permet aux employés de mieux se concentrer et d'accroître leur engagement global.

En tirant parti des méthodes de communication synchrones et asynchrones de manière stratégique, les organisations peuvent promouvoir une collaboration efficace, garantir l'inclusivité et surmonter les défis posés par une configuration de bureau hybride.

Pour connaître les meilleures pratiques relatives à l'utilisation des flux de travail synchrones et asynchrones, consultez Quand Zoomez, zoomez ou trouvez une pièce. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.