La comunicación híbrida está rota: los pros y los contras de la sincrónica y la asincrónica

Un entorno de trabajo híbrido exige cambios en el lugar y la forma en que trabajamos. En este entorno laboral flexible, la utilización estratégica de varios flujos de trabajo es fundamental para superar los desafíos de trabajar en una oficina híbrida y lograr una colaboración fluida entre los miembros del equipo.

Los equipos híbridos suelen aprovechar el flujo de trabajo sincrónico (interacciones en tiempo real), como las reuniones, para comunicarse y colaborar con equipos remotos. Sin embargo, esto puede provocar fatiga en las reuniones, reducir la productividad e incluso una representación desigual de la información. El flujo de trabajo asincrónico, que permite la comunicación y la colaboración en su tiempo libre, puede ser una nueva forma de contrarrestar la dependencia excesiva de la comunicación sincrónica.

Con la tecnología que facilita la conexión digital, el tiempo dedicado a las reuniones ha aumentado constantemente en los últimos años. El índice de tendencias laborales de 2022 de Microsoft informó que el usuario promedio de Teams vio un aumento del 252% en el tiempo de sus reuniones semanales y un aumento del 153% en la cantidad de reuniones semanales que tiene. En todas las aplicaciones de Microsoft 365, el empleado promedio dedica el 57% de su tiempo a comunicarse (en reuniones, correo electrónico y chat).

El usuario medio de Teams experimentó un aumento del 252% en el tiempo que dedica a sus reuniones semanales y un aumento del 153% en el número de reuniones semanales que celebra, según el índice de tendencias laborales de 2022 de Microsoft.

Y aunque las horas de reunión han aumentado, están demostrando ser ineficaces para muchos empleados. Un estudio reciente de Canon USA sobre la comunicación en un entorno de trabajo híbrido reveló que A 9 de cada 10 empleados les resultaba difícil hablar en el trabajo, y el 47% de los encuestados señala que el principal problema es que todos hablen simultáneamente.

Los resultados destacan la importancia de ofrecer varias opciones de comunicación para reducir la sobrecarga digital de los empleados y aprovechar mejor la jornada laboral. Las organizaciones deben tener en cuenta las diversas necesidades de sus equipos híbridos para garantizar la forma más eficaz de lograr la productividad y la colaboración.

A continuación, explicamos cómo son las comunicaciones sincrónicas y asincrónicas en una oficina híbrida y abordamos las ventajas y desventajas de cada una para su equipo híbrido.

Sincrónico frente a asincrónico: ¿cuál es la diferencia?

Comunicación sincrónica ocurre en tiempo real, con la participación simultánea de todas las partes. Suele ser cara a cara y requiere interacciones inmediatas de ida y vuelta. La comunicación sincrónica puede ser tanto presencial como virtual. Por lo general, requiere algún tipo de programación previa en un entorno de trabajo híbrido y ofrece menos flexibilidad.

Algunos ejemplos de trabajo sincrónico son:

• Reunión presencial
• Videoconferencias con herramientas como Zoom o Google Meet
• Llamada telefónica
• Chatear en persona
• Reúne uno a uno
• Mensajería instantánea con herramientas como Slack o Google Chat
• Chat virtual en vivo

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Comunicación asincrónica ocurre en su tiempo libre y no es necesario que sea durante horas de trabajo específicas. El flujo de trabajo personalizado brinda a los empleados flexibilidad en sus horarios de trabajo y hace que sea más cómodo para los empleados con asuntos conflictivos.

Algunos ejemplos de trabajo asincrónico son:

• Mensaje de vídeo pregrabado con herramientas como Loom
• Repositorios de datos a los que los empleados pueden acceder en cualquier momento
• Mensajes que no son urgentes (por ejemplo, correos electrónicos, cartas)
• Colaboraciones para compartir archivos
• Herramientas de gestión de proyectos
• Prepararse para las reuniones (p. ej., revisar diapositivas, recopilar preguntas)
• Trabajo profundo y centrado (por ejemplo, investigar, escribir)

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Ventajas del trabajo sincrónico

La mayor fortaleza del flujo de trabajo sincrónico es la inmediatez. Es adecuado para trabajos que requieren interacciones de ida y vuelta y respuestas inmediatas. La comunicación en tiempo real también puede ser mejor para la construcción de relaciones.

Estas son algunas de las ventajas del trabajo sincrónico:

Interacciones más profundas.

La comunicación sincrónica, facilitada en persona o virtualmente, genera confianza y camaradería, y permite a los participantes captar las señales sociales en el momento. Poder intercambiar información en tiempo real y ver las expresiones faciales es esencial para una colaboración eficaz. Los encuestados del estudio de Canon informaron que compartir documentos, imágenes y vídeos en tiempo real durante las reuniones (66%) y ver quién más estaba presente en la reunión (58%) les ayudó a interactuar mejor con sus compañeros de trabajo.

Además, la socialización con los colegas mejora el estado de ánimo y hace que los empleados sean más felices. Gallup descubrió que casi todas las formas de tiempo social, ya sea en persona o virtualmente, ayudan a mejorar el estado de ánimo.

El 58% de los encuestados afirma que ver quién más está en la reunión les ayudó a interactuar mejor con sus compañeros de trabajo, según Canon.

Obtenga resoluciones en tiempo real.

Dado que el trabajo sincrónico se centra en las interacciones en vivo, es muy eficaz cuando los equipos necesitan respuestas inmediatas. Estos pueden incluir asuntos urgentes como la solución de problemas y la respuesta a una crisis empresarial. Las interacciones en tiempo real también son esenciales para las sesiones de intercambio de ideas o de debate, ya que se necesitan conversaciones de ida y vuelta para dar rienda suelta a la creatividad y la generación de ideas.

Permite comentarios instantáneos

La comunicación sincrónica permite interacciones de ida y vuelta, que son cruciales para aclarar la información y recibir comentarios. Aclarar las preguntas que puedan surgir de un tema complejo en tiempo real es mucho más fácil y eficaz que esperar a recibir respuestas y, potencialmente, crear un cuello de botella en el proyecto. La comunicación sincrónica también permite obtener comentarios más inmediatos, lo que puede beneficiar el crecimiento y el desarrollo de un empleado.

«El trabajo asincrónico me enseñó a autoevaluarme y autoeditarme mejor, ya que los compañeros de equipo no siempre están disponibles para dar su opinión. Una vez que he tenido la oportunidad de plantearme el problema, resulta muy eficaz tener una sesión sincrónica para desarrollar las ideas de los demás y aclarar los problemas pendientes en tiempo real».
-Alice Twu, especialista en marketing de Skedda

Contras del trabajo sincrónico

El trabajo sincrónico tiene sus desafíos, especialmente cuando se usa en exceso. Dado que el trabajo sincrónico requiere que todos los participantes participen simultáneamente en el mismo espacio de trabajo, ya sea virtual o físico, dificulta la comodidad.

Estas son algunas de las desventajas del trabajo sincrónico:

Problemas de coordinación y programación.

La comunicación sincrónica requiere que todos los participantes estén en el mismo espacio de trabajo simultáneamente, lo que supone un desafío para las personas que necesitan horarios más flexibles o herramientas adicionales de accesibilidad. Programar el tiempo puede ser un problema para los padres, los cuidadores y la comunicación global. Además, si los equipos necesitan reunirse en persona, las organizaciones deben asegurarse de que haya un lugar cómodo en el que puedan sentarse y colaborar. Aprovechando escritorio compartido junto con las capacidades de reserva de habitaciones, pueden ayudar con los problemas de programación y la experiencia general del empleado.

Requiere tecnología.

Garantizar que los empleados in situ tengan las herramientas que necesitan cuando las necesitan puede convertirse en un problema si hay más personas que escritorios o equipos. Utilizar un solución de reserva de escritorio puede ayudar a una organización a coordinar cuándo estarán los empleados en la oficina y cómo se comparte el equipo. La comunicación sincrónica a través de medios virtuales presenta desafíos tecnológicos adicionales. Para garantizar una colaboración fluida, hay que tener en cuenta la conectividad a Internet y las herramientas de colaboración remota, a las que puede que no se pueda acceder fácilmente en todas las situaciones o en todos los países.

Interrumpe la concentración.

La comunicación sincrónica requiere que los empleados estén presentes en este momento. En un entorno híbrido, muchos empleados pueden sentir la presión de estar «siempre conectados» y sentirse conectados a sus dispositivos para responder a tiempo cuando trabajan de forma remota. Un exceso de comunicación sincrónica virtual también puede provocar una «fatiga por usar el zoom», que afecta a los empleados de manera diferente. Un estudio realizado en Stanford reveló que las mujeres declaraban sentirse más agotadas que los hombres: el 13,8% de las mujeres frente al 5,5% de los hombres afirmaban sentirse «muy» o «extremadamente» fatigadas después de las llamadas de Zoom, debido a la «atención centrada en sí mismas».

Según un estudio de Stanford, el 13,8% de las mujeres, en comparación con el 5,5% de los hombres, afirman sentirse «muy» o «extremadamente» fatigadas después de las llamadas de Zoom.

Además, la comunicación sincrónica puede reducir la productividad de los empleados que están trabajando en un proyecto que requiere concentración. Es posible que los empleados se distraigan de su trabajo y no puedan prestar toda su atención a lo que está sucediendo actualmente.

Ventajas del trabajo asincrónico

El trabajo asincrónico libera a los equipos de las limitaciones de tiempo, lo que es ideal para los equipos y empleados globales que necesitan horarios de trabajo más flexibles. Los empleados pueden proporcionar información y responder a asuntos no urgentes cuando estén preparados. Estas son algunas de las ventajas del trabajo asincrónico:

Conectando a un equipo global.

Los métodos de trabajo asincrónicos permiten a los empleados de todo el mundo trabajar juntos en proyectos. Dado que es difícil coordinar una hora que funcione para todos en distintas zonas horarias, grabar vídeos informativos de Loom y aprovechar los repositorios de datos son formas de que los empleados se mantengan al día sobre las tareas. Por ejemplo, los miembros de un equipo de EE. UU. pueden enviar un Loom por la noche y, cuando llegan al día siguiente, pueden recibir las respuestas y comentarios de todos sus homólogos de la UA.

Optimiza el rendimiento y el enfoque.

Aprovechar los métodos de trabajo asincrónicos puede reducir las reuniones innecesarias y liberar tiempo para que los empleados trabajen de forma independiente. Un estudio realizado por Gallup en junio de 2022 sobre empleados con trabajos preparados para trabajar a distancia reveló que el 88% de las personas combinan trabajo independiente y colaborativo, y que el 61% realiza sus tareas de forma independiente y luego aporta su trabajo al equipo para que colaboren.

El trabajo híbrido permite dedicar más tiempo a trabajar en casa, y la comunicación asincrónica permite a los empleados realizar tareas específicas cuando son más productivos, lo que puede ayudar a concentrarse y a mejorar el rendimiento general. El trabajo asincrónico también reduce las distracciones, ya que los empleados no necesariamente tienen que estar «listos» para interactuar.

Según Gallup, el 61% de los empleados que tienen trabajos preparados para trabajar de forma remota realizan sus tareas de forma independiente y luego llevan su trabajo al equipo para que colaboren.

Mayor flexibilidad y comodidad.

Con la comunicación asincrónica, no es necesario asegurarse de que los horarios de todos estén alineados, lo que reduce el tiempo y la energía que se dedican a coordinar los horarios de las reuniones. Tal como están las cosas ahora, los empleados ya sienten la presión de la sobrecarga de reuniones. Según el informe de Microsoft, El 68% de las personas afirma que no tiene suficiente tiempo de concentración ininterrumpido durante la jornada laboral debido al volumen de comunicaciones constantes. La comunicación asincrónica permite a los empleados asignar su jornada laboral de manera más ineficiente. Pueden responder con cuidado y a su propio ritmo, lo que genera mejores resultados y ayuda a reducir el estrés de los empleados.

Contras del trabajo asincrónico

Una gran desventaja del trabajo asincrónico es la falta de inmediatez. Los equipos no pueden responder rápidamente a los asuntos urgentes y es posible que los empleados no reciban las respuestas que necesitan con la suficiente rapidez para hacer avanzar sus proyectos. También es difícil construir relaciones a través de la comunicación asincrónica.

Estas son algunas de las desventajas del trabajo asincrónico:

Falta de relaciones interpersonales.

Las dificultades tecnológicas y la comunicación poco clara pueden hacerlo desafiante para construir relaciones interpersonales mediante comunicación asincrónica. Los empleados pueden malinterpretar fácilmente el tono de voz a través de los mensajes, especialmente si no tienen expresiones faciales ni lenguaje corporal que respalden la escritura. La mala etiqueta virtual, como mencionar con @ a todas las personas con información irrelevante y no responder a los mensajes dentro del tiempo previsto, también puede obstaculizar la confianza y la construcción de relaciones.

Con una conexión más esporádica, también puede resultar difícil expresar plenamente la personalidad o entender a alguien simplemente de forma asincrónica, lo que puede provocar una falta de confianza cuando los empleados sienten que no conocen realmente a las personas con las que trabajan.

«Uno de los mayores errores de los líderes es actuar como si tuvieran una política de 'puertas abiertas' con personas remotas. Es posible que esto haya funcionado en un espacio de trabajo cuando la gente pasaba por tu puerta, pero los trabajadores remotos no recibirán ese cariño (lo que alimenta el sesgo de proximidad). Los líderes de personal tienen la responsabilidad de ponerse en contacto con los miembros de su equipo con regularidad. La comunicación proactiva es fundamental en un entorno de trabajo híbrido». —Drew Fortin, director ejecutivo de Lever Talent

No hay comentarios inmediatos.

Si hay una crisis a la que los equipos deben responder de inmediato, la comunicación asincrónica no es la mejor opción. Las acciones en un entorno asincrónico requieren algo de tiempo. Hay un retraso entre cada paso de la acción, desde el momento en que ocurre el evento hasta el momento en que se procesa y, finalmente, hasta que los equipos responden. En tales casos, la pérdida de tiempo puede causar daños irreversibles.

La falta de comentarios inmediatos también hace que sea engorroso explicar temas complejos. Es posible que los empleados no sepan cómo proceder en ciertos entornos sin tener los medios para hacer preguntas y recibir respuestas de inmediato. Por ejemplo, en el estudio de Canon, muchos introvertidos mencionaron la falta de retroalimentación o comunicación como su mayor obstáculo diario (32%). La falta de intercambio de ideas también hace que las sesiones de intercambio de ideas y estrategias sean improductivas, ya que retrasan la generación de ideas, ya que los miembros del equipo no pueden basarse en las ideas de los demás.

Según Canon, el 32% de los introvertidos mencionaron la falta de comentarios o comunicación como su mayor obstáculo diario.

‍Confusión sobre las expectativas.

El trabajo asincrónico puede convertirse fácilmente en trabajo aislado cuando los equipos no se mantienen actualizados entre sí. La colaboración en un entorno híbrido requiere una mayor planificación y comprensión mutua de los procesos. A menudo, la falta de expectativas sobre cuándo consultar con el equipo para conocer los plazos o recibir comentarios puede dificultar la comunicación asincrónica. Para mitigar este problema, los líderes deben establecer expectativas claras para sus equipos de manera que todos entiendan sus responsabilidades, y los miembros del equipo deben proporcionar suficientes detalles para evitar confusiones, ya que no pueden ofrecer aclaraciones inmediatas.

«La otra cara de esto es que cuando hay una comunicación clara, lo que genera una gran confianza, crea un entorno de trabajo muy agradable y permite un tipo de camaradería realmente especial. Estoy agradecido de trabajar en un equipo que tiene tanto de eso en la actualidad».
-Sam Smith, gerente de cuentas de Skedda

Utilización de una combinación de ambos

Tanto el trabajo sincrónico como el asincrónico tienen cabida en la creación de una fuerza laboral híbrida productiva y comprometida. La combinación de estos métodos de comunicación permite a las organizaciones abordar los desafíos únicos de la colaboración en una oficina híbrida. La comunicación sincrónica ofrece una interacción en tiempo real esencial para fomentar el compromiso, promover la colaboración espontánea y construir relaciones. La comunicación asincrónica proporciona una flexibilidad que favorece una gestión eficaz del tiempo, lo que se traduce en empleados más concentrados y en un mayor compromiso en general.

Al aprovechar estratégicamente los métodos de comunicación sincrónica y asincrónica, las organizaciones pueden promover una colaboración eficaz, garantizar la inclusión y superar los desafíos que plantea una configuración de oficina híbrida.

Para conocer las mejores prácticas sobre cuándo utilizar los flujos de trabajo sincrónicos y asíncronos, lee Cuándo Amplíe, mire con telar u obtenga una habitación. Si estás listo para empezar a programar y reservar escritorios y habitaciones, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.