Déploiement d'un système de réservation de bureau ? 3 étapes pour garantir l'adoption

De nombreuses entreprises ont adopté bureau avec accès à un bureau et des solutions de réservation de bureau pour résoudre les problèmes liés au travail hybride, et d'autres visent à suivre cet exemple.

Microsoft a mis en œuvre des systèmes avancés de réservation de bureaux et des outils technologiques pour rationaliser la réservation de bureaux et optimiser l'utilisation de l'espace de travail. L'entreprise a récemment déclaré :

« Chez Microsoft, nous valorisons et soutenons la flexibilité dans le cadre de notre environnement de travail hybride où chaque employé peut donner le meilleur d'lui-même en travaillant de la manière qui lui convient le mieux. Un lieu de travail hybride est un mélange de styles de travail en fonction des sites, des lieux de travail et des heures de travail. »

Meta s'est également préparée à une « nouvelle expérience de travail » pour accueillir ses employés, qui devraient retourner au bureau trois jours par semaine. La stratégie de travail hybride de l'entreprise oblige les travailleurs à partager leurs bureaux et à réserver des espaces de travail à l'avance.

Les réactions à la « nouvelle expérience en milieu de travail » sont mitigées. Bureau à distance dans un environnement hybride sans les bonnes ressources, cela peut être frustrant. Qu'il s'agisse de permettre aux employés de réserver un espace de travail dédié ou de garantir la disponibilité de l'équipement et des équipements appropriés, un hot desking réussi va de pair avec le bon logiciel de réservation de bureau.

Le déploiement d'un système de réservation de bureau ne prend que quelques minutes, mais s'assurer qu'il est pleinement adopté par les employés et adopté sur le lieu de travail nécessite une planification minutieuse.

Qui est généralement responsable du processus de mise en œuvre ?

La nécessité de mettre en œuvre logiciel de réservation de bureau commence souvent (mais pas toujours) par une entreprise qui passe au travail hybride et se rend compte qu'elle a »plus de personnes que de bureaux. » Le service des ressources humaines se rend compte qu'il y a un problème lorsque les employés sont frustrés, désengagés et stressés à cause d'un système qui ne fonctionne pas.

Les RH recherchent des solutions en auditant les besoins des employés de leur entreprise. Après avoir recueilli les informations adéquates lors de leurs audits, ils confient généralement le processus d'approvisionnement au service informatique responsable de logiciel de gestion de l'espace sélection. Les équipes des ressources humaines, informatiques et des installations peuvent travailler ensemble pour déterminer comment elles vont mettre en place le hot desking dans le bureau physique.

Voici 3 étapes pour vous aider à démarrer la mise en œuvre d'un logiciel de réservation de bureau :

1. Collectez des données et obtenez l'adhésion des principales parties prenantes

Commencez par auditer les besoins de vos employés, en collectant des informations auprès de tous, des dirigeants et des contributeurs individuels, pour en savoir plus sur la façon dont solution de réservation de bureau peut vous aider. Les besoins seront notamment les suivants :

• Aider les employés à se sentir plus à l'aise ou plus productifs lorsqu'ils sont sur place
• Améliorer l'utilisation et l'efficacité de l'espace de travail pour
• S'aligner sur la stratégie globale de l'organisation en matière de lieu de travail hybride.

‍

Après avoir collecté les données, obtenir l'adhésion d'autres parties prenantes clés (comme le CHRO et/ou le CIO) est une bonne idée pour montrer l'impact positif que cette solution pourrait avoir sur l'ensemble de l'organisation.

Par exemple, pour intégrer l'informatique, assurez-vous que logiciel de réservation de bureau s'intègre à l'organisation dans son ensemble, notamment :

• Intégration aux systèmes et infrastructures existants (logiciels de gestion de bureau, calendriers, outils de collaboration, systèmes de contrôle d'accès, etc.).
• Personnalisation et configuration proposées pour répondre aux exigences uniques de l'organisation.
• À quel point il est convivial et facile pour les employés de réserver un bureau ou d'autres espaces.

‍

Enfin, évaluez si le bureau physique convient au hot desking. Tenez compte de facteurs tels que la disposition, le mobilier et l'infrastructure technologique pour vous assurer que l'espace de travail est conçu pour prendre en charge le hot desking efficacement, avec des prises de courant adéquates, une connectivité Internet et des options de stockage. Réfléchissez à des questions telles que :

• De combien de bureaux avez-vous besoin ?
• Allez-vous configurer quartiers de bureaux?
• Vos équipes ou départements ont-ils besoin de postes de travail, de commodités ou d'équipements spécifiques ?
• Devriez-vous utiliser des règles d'automatisation pour décider comment et quand les utilisateurs peuvent réserver des places ?

‍

Une fois que vous aurez obtenu toutes les données et l'adhésion des parties prenantes, vous serez prêt à trouver une solution de réservation de bureaux adaptée aux besoins de votre organisation.

2. Créez des politiques de hot desking

Une fois que vous avez sélectionné système de réservation de bureau, l'étape suivante consiste à mettre en place des politiques spécifiques pour garantir à tous les employés l'accès à un espace propre et bien équipé pour travailler de manière productive.

Nous vous suggérons de créer les politiques suivantes pour offrir une expérience positive aux employés en matière de réservation de bureaux :

Réservations justes et équitables

Élaborez une politique utilisateur claire et complète qui décrit les règles, les procédures et les attentes des employés lors de la réservation de bureaux ou d'espaces. L'objectif de cette politique est d'atténuer les problèmes tels que :

• Disponibilité limitée en raison de la forte demande : Lorsqu'un nombre limité de bureaux sont disponibles, les employés peuvent se retrouver sans espace de travail, ce qui affecte leur capacité à collaborer, à se concentrer ou à accéder aux ressources nécessaires.
• Réservation compétitive : Certains bureaux ou espaces peuvent être privilégiés en raison de leur emplacement, de leurs équipements ou de leur proximité avec les collègues. Cela peut amener les employés à se précipiter pour réserver les mêmes espaces, ce qui entraîne une répartition inéquitable et un désavantage pour certains.
• Annulations de dernière minute : Lorsqu'un employé annule sa réservation, il se peut que les autres personnes ne disposent pas de suffisamment de temps pour réserver à nouveau l'espace, ce qui entraîne des ressources inutilisées et de la frustration pour ceux qui ne sont pas en mesure de trouver un bureau.

‍

Maintien de la propreté et de l'organisation

Fournissez des directives claires en matière de propreté et d'étiquette au bureau, telles que le nettoyage des objets personnels à la fin de la journée, le maintien de l'ordre dans les espaces communs et l'utilisation des zones de rangement désignées.

Les exigences de nettoyage pour les espaces communs peuvent inclure :

• Nettoyage régulier : Mettez en place un programme de nettoyage pour les espaces communs, y compris les bureaux, les salles de réunion et les espaces communs. Déterminez la fréquence en fonction du nombre d'utilisateurs et du niveau de circulation piétonnière.
• Fournitures de désinfection : Fournissez des fournitures telles que des lingettes désinfectantes, des désinfectants pour les mains et des mouchoirs dans des endroits facilement accessibles dans les espaces communs. Établissez des directives pour la désinfection de l'équipement partagé avant et après utilisation.
• Politique relative à Clear Desk : Encouragez les employés à maintenir une politique de « bureau propre » où les effets personnels sont rangés lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Cela facilite le nettoyage. Les organisations peuvent utiliser des casiers ou des casiers pour ranger leurs effets personnels.

‍

Signaler les dommages et les problèmes

Les équipements et équipements sont susceptibles d'être endommagés ou de tomber en panne en cas d'utilisation constante. Assurez-vous de disposer de politiques claires et efficaces pour signaler ces problèmes afin d'éviter tout retard dans la résolution de ces problèmes.

Une politique efficace pour signaler les dommages et les problèmes peut inclure :

• Canaux de signalement : Mettez en place un système de signalement clair permettant aux employés de signaler tout dommage ou problème rencontré, y compris un canal dédié pour les questions urgentes. Cela peut se faire par le biais d'un formulaire en ligne, d'une adresse e-mail ou d'une plateforme de reporting centralisée.
• Descriptions détaillées : Encouragez les employés à fournir des descriptions détaillées du problème ou des dommages, y compris l'emplacement, le problème et toute information pertinente. Permettez aux employés de joindre des photos ou des vidéos pour fournir des preuves visuelles.
• Réponses en temps opportun : Assurez-vous qu'une équipe ou une personne désignée est chargée d'examiner rapidement les problèmes signalés et d'y répondre. Définissez des attentes claires concernant les temps de réponse.

‍

3. Prévoyez suffisamment de temps pour communiquer et vous former

Avant de lancer officiellement le nouveau système de réservation de bureau, assurez-vous d'informer les employés des changements à venir le plus tôt possible. Cela vous donne le temps d'expliquer les avantages et de répondre aux préoccupations ou aux questions des employés. Poursuivez la conversation en fournissant un canal de communication bidirectionnel où les employés peuvent poser des questions et donner leur avis.

En outre, pensez à donner aux employés quelques semaines avant la mise en œuvre pour essayer le logiciel de réservation de bureaux et leur proposer une formation pour les familiariser avec le nouveau système. Par exemple, les organisations peuvent fournir un guide de formation et des vidéos Loom pour guider les employés à travers les procédures de réservation de base.

En savoir plus : Vous passez au travail hybride ? 10 étapes pour mieux gérer le changement

Adapter le logiciel de réservation de bureau pour atteindre les objectifs de travail hybride

Logiciel de réservation de bureaux facilite le travail hybride, mais son intégration dans votre entreprise peut varier. Surveillez en permanence la mise en œuvre du hot desking pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et apportez les ajustements et améliorations nécessaires au système afin que la mise en œuvre réponde aux objectifs de votre organisation.

‍

Mesurez le succès du hot desking en établissant des indicateurs tels que la satisfaction des employés, les niveaux de productivité et l'utilisation de l'espace. À l'aide d'un logiciel de réservation de bureau qui fournit des informations et des analyses sur l'utilisation de votre espace peut s'avérer inestimable dans ce cas. Par exemple, le fait de savoir quels espaces sont populaires et lesquels sont sous-utilisés peut vous aider à définir votre politique de réservation et à réévaluer l'utilisation de l'espace. En évaluant régulièrement ces indicateurs pour évaluer l'impact du partage de bureau sur votre organisation, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données qui améliorent continuellement les expériences de travail hybrides de vos employés.

Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.