¿Está implementando un sistema de reservas de escritorio? 3 pasos para garantizar la adopción

Muchas empresas han adoptado escritorio compartido y soluciones de reserva de escritorios para resolver los desafíos del trabajo híbrido, y más pretenden seguir su ejemplo.

Microsoft implementó sistemas avanzados de reserva de escritorios y herramientas tecnológicas para agilizar la reserva de escritorios y optimizar la utilización del espacio de trabajo. La compañía declaró recientemente:

«En Microsoft, valoramos y apoyamos la flexibilidad como parte de nuestro lugar de trabajo híbrido, en el que todos los empleados pueden dar lo mejor de sí mismos trabajando de la forma en que trabajan mejor. Un lugar de trabajo híbrido es una combinación de estilos de trabajo que abarcan distintos lugares de trabajo, lugares de trabajo y horarios de trabajo».

Meta también se ha estado preparando para una «nueva experiencia laboral» para dar la bienvenida a su fuerza laboral, que se espera que regrese a la oficina tres días a la semana. La estrategia de trabajo híbrido de la empresa exige que los trabajadores compartan escritorios y reserven los espacios de trabajo con antelación.

Las reacciones ante la «nueva experiencia laboral» son variadas. Escritorio compartido en un entorno híbrido puede resultar frustrante sin los recursos adecuados. Desde ofrecer a los empleados la posibilidad de reservar un espacio de trabajo exclusivo hasta garantizar que estén disponibles los equipos y servicios adecuados, el éxito de los escritorios compartidos va de la mano con lo correcto software de reserva de escritorio.

La implementación de un sistema de reservas de escritorio lleva unos minutos, pero garantizar que los empleados lo adopten plenamente y lo adopten en el lugar de trabajo requiere una planificación cuidadosa.

¿Quién suele ser el propietario del proceso de implementación?

La necesidad de implementar software de reserva de escritorio a menudo (pero no siempre) comienza cuando una empresa hace la transición al trabajo híbrido y se da cuenta de que tiene»más personas que escritorios». El departamento de recursos humanos se da cuenta de que hay un problema cuando los empleados se sienten frustrados, descomprometidos y estresados debido a un sistema que no funciona.

Los RRHH buscan soluciones auditando las necesidades de los empleados de su empresa. Una vez que han recopilado la información adecuada de sus auditorías, suelen transferir el proceso de adquisición al departamento de TI responsable de software de gestión del espacio selección. Los equipos de recursos humanos, TI e instalaciones pueden trabajar juntos para determinar cómo instalarán los escritorios compartidos en la oficina física.

Estos son 3 pasos que le ayudarán a empezar a implementar un software de reservas de escritorio:

1. Recopile datos y obtenga la aceptación de las principales partes interesadas

Comience por auditar las necesidades de sus empleados (recopilando información de todos, desde ejecutivos y gerentes hasta colaboradores individuales) para obtener más información sobre cómo solución de reserva de escritorio puede ayudar. Las necesidades oscilarán entre:

• Ayudar a los empleados a sentirse más cómodos o productivos cuando están in situ para
• Mejorar la utilización y la eficiencia del espacio de trabajo para
• Se alinea con la estrategia general de lugar de trabajo híbrido de la organización.

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Tras recopilar los datos, es una buena idea obtener la aceptación de otras partes interesadas clave (como el CHRO o el CIO) para demostrar el impacto positivo que esta solución podría tener en toda la organización.

Por ejemplo, para incorporar el departamento de TI, asegúrese de que software de reserva de escritorio se adapta a la organización en su conjunto, lo que incluye:

• Integración con los sistemas e infraestructuras existentes (software de gestión de oficinas, calendarios, herramientas de colaboración, sistemas de control de acceso, etc.).
• Se ofrecen personalización y configuración para cumplir con los requisitos únicos de la organización.
• Qué fácil de usar y fácil es para los empleados reservar un escritorio u otros espacios.

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Por último, evalúe la idoneidad de la oficina física para los escritorios compartidos. Tenga en cuenta factores como el diseño, el mobiliario y la infraestructura tecnológica para garantizar que el espacio de trabajo está diseñado para soportar escritorios compartidos de manera eficiente, con tomas de corriente, conectividad a Internet y opciones de almacenamiento adecuadas. Considera preguntas como las siguientes:

• ¿Cuántos escritorios necesitas?
• ¿Vas a configurar barrios de oficinas?
• ¿Sus equipos o departamentos necesitan estaciones de trabajo, servicios o equipos específicos?
• ¿Debería emplear reglas de automatización para decidir cómo y cuándo las personas pueden reservar espacios?

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Una vez que tenga todos los datos y la aceptación de las partes interesadas, estará listo para encontrar una solución de reserva de escritorios que se adapte a las necesidades de su organización.

2. Cree políticas de escritorio compartido

Una vez que haya seleccionado un sistema de reserva de escritorio, el siguiente paso es establecer políticas específicas para garantizar que todos los empleados tengan acceso a un espacio limpio y bien equipado para que puedan trabajar de manera productiva.

Sugerimos crear las siguientes políticas para que los empleados disfruten de una experiencia positiva con la reserva de escritorios:

Reservas justas e igualitarias

Desarrolle una política de usuario clara y completa que describa las reglas, los procedimientos y las expectativas de los empleados a la hora de reservar escritorios o espacios. El propósito de esta política es mitigar problemas tales como:

• Disponibilidad limitada debido a la gran demanda: Cuando hay un número limitado de escritorios disponibles, los empleados pueden quedarse sin un espacio de trabajo, lo que afecta su capacidad para colaborar, concentrarse o acceder a los recursos necesarios.
• Reserva competitiva: Es posible que se prefieran ciertos escritorios o espacios debido a su ubicación, comodidades o proximidad a los colegas. Esto puede hacer que los empleados se apresuren a reservar los mismos espacios, lo que resulta en una distribución desigual y en una desventaja para algunos.
• Cancelaciones de última hora: Cuando un empleado cancela su reserva, es posible que no haya tiempo suficiente para que otros vuelvan a reservar el espacio, lo que se traduce en recursos no utilizados y frustración para quienes no pueden conseguir un escritorio.

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Mantener la limpieza y la organización

Proporcione pautas claras para la limpieza y la etiqueta del escritorio, como recoger los objetos personales al final del día, mantener ordenadas las áreas compartidas y usar las áreas de almacenamiento designadas.

Los requisitos de limpieza de los espacios compartidos pueden incluir:

• Limpieza regular: Implemente un cronograma de limpieza para los espacios compartidos, incluidos escritorios, salas de reuniones y áreas comunes. Determine la frecuencia en función del número de usuarios y del nivel de tráfico peatonal.
• Suministros de sanitización: Proporcione suministros como toallitas desinfectantes, desinfectantes para manos y pañuelos desechables en lugares de fácil acceso en los espacios compartidos. Establezca pautas para desinfectar los equipos compartidos antes y después de usarlos.
• Política de Clear Desk: Aliente a los empleados a mantener una política de «escritorio limpio» en la que las pertenencias personales se guarden cuando no estén en uso. Esto facilita la limpieza. Las organizaciones pueden usar casilleros o cubículos para guardar sus pertenencias personales.

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Reportar daños y problemas

Es probable que las comodidades y el equipo sufran daños o se estropeen con el uso constante. Asegúrese de contar con políticas claras y eficaces para denunciar estos problemas a fin de evitar demoras en la solución.

Una política eficaz para denunciar daños y problemas puede incluir:

• Canales de denuncia: Establezca un sistema de informes claro para que los empleados denuncien cualquier daño o problema que encuentren, incluido un canal dedicado a los asuntos urgentes. Esto puede hacerse a través de un formulario en línea, una dirección de correo electrónico o una plataforma de informes centralizada.
• Descripciones detalladas: Aliente a los empleados a proporcionar descripciones detalladas del problema o daño, incluida la ubicación, el problema y cualquier información relevante. Permita a los empleados adjuntar fotos o vídeos para proporcionar pruebas visuales.
• Respuestas oportunas: Asegúrese de que un equipo o individuo designado sea responsable de revisar y responder con prontitud a los problemas reportados. Establezca expectativas claras con respecto a los tiempos de respuesta.

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3. Proporcione tiempo suficiente para comunicarse y capacitarse

Antes de lanzar formalmente la nueva sistema de reserva de escritorio, asegúrese de informar a los empleados sobre los próximos cambios con antelación. Así tendrás tiempo para explicar los beneficios y responder a las inquietudes o preguntas de los empleados. Continúe la conversación proporcionando un canal de comunicación bidireccional en el que los empleados puedan hacer preguntas y dar su opinión.

Además, considera la posibilidad de que los empleados prueben el software de reserva de escritorios unas semanas antes de la implementación e impartan formación para que se familiaricen con el nuevo sistema. Por ejemplo, las organizaciones pueden ofrecer una guía de formación y vídeos de Loom para guiar a los empleados a través de los procedimientos básicos de reserva.

Leer más: ¿Está haciendo la transición al trabajo híbrido? ¿10 pasos para gestionar mejor el cambio

Adaptación del software de reservas de escritorio para cumplir con los objetivos de trabajo híbrido

Software de reserva de escritorio facilita el trabajo híbrido, pero la forma en que se adapta a su empresa variará. Supervise continuamente la implementación de los escritorios compartidos para ver qué funciona y qué no, y realice los ajustes y mejoras necesarios en el sistema para que la implementación cumpla con los objetivos de su organización.

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Mida el éxito de los escritorios compartidos estableciendo métricas, como la satisfacción de los empleados, los niveles de productividad y la utilización del espacio. Uso de un software de reservas de escritorio que proporciona información y análisis en el uso de su espacio puede ser invaluable en este caso. Por ejemplo, saber qué espacios son populares y cuáles están infrautilizados puede ayudarte a configurar tu política de reservas y a reevaluar el uso del espacio. Al evaluar periódicamente estas métricas para evaluar el impacto de los escritorios compartidos en tu organización, puedes tomar decisiones basadas en datos que mejoran continuamente las experiencias laborales híbridas de tus empleados.

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