Le coût de la taxe de coordination (et comment l'abaisser)

« La taxe sur le fromage ! Tu dois payer la taxe sur le fromage... Quand le fromage sort, ce chiot vient le chercher. » Un clin d'œil à Puppy Songs, il existe un autre type de taxe en ville...la taxe de coordination hybrideet il n'y a rien d'aussi mignon que votre ami à quatre pattes apparaissant comme par magie pour un morceau de fromage.

Le Wall Street Journal a inventé le terme « taxe de coordination » pour définir le temps et les efforts que les employés consacrent à la coordination de leurs horaires dans des environnements de travail hybrides. Rob Sadow, PDG et cofondateur de Scoop Technologies, l'a décrit comme « l'effort que les équipes et les employés doivent déployer pour se réunir en personne, dans un monde où les jours où les gens doivent être au bureau ne sont pas fixés par l'entreprise ».

Permettre aux équipes de décider de leurs horaires de travail hybrides s'est avéré le plus efficace. 46 % des employés déclarent qu'ils sont plus engagés lorsque leur équipe de travail décide ensemble de la politique de travail hybride (Gallup). Cependant, cela pose également de nouveaux défis aux membres de l'équipe qui passent des heures à coordonner les moments où ils seront tous au bureau pour collaborer. Mais n'ayez crainte ! Il existe des moyens simples de réduire la taxe.

Qu'est-ce que la taxe de coordination du travail hybride ?

La taxe de coordination du travail hybride représente le coût de la coordination avec tout le monde afin de garantir que tout le monde est aligné, communique efficacement et travaille ensemble sans heurts. De nombreuses organisations suivent les meilleures pratiques lorsque structuration d'horaires de travail hybrides, permettant aux équipes de décider des jours de réunion. Cet arrangement permet plus de flexibilité et d'autonomie et améliore la satisfaction et l'engagement des employés. Les accords au niveau de l'équipe donnent lieu à une Augmentation de 13 % de joie sur des mandats du haut vers le bas et réduit de moitié le risque d'attrition, selon le BCG.

Cependant, les horaires fluctuants peuvent compliquer la coordination du temps pour collaborer sur un même projet ou une même mission, ce qui est l'objectif principal de nombreuses équipes lorsqu'elles se rendent au bureau. Coordonner les moments ensemble lorsque il y a un manque de visibilité quant à l'endroit où les personnes travaillent peut également être difficile au sein des équipes et particulièrement difficile pour les équipes interfonctionnelles. Selon Gallup, 18 % des employés pensent que le principal défi du travail hybride est « la réduction de la communication et de la collaboration interfonctionnelles ». Plus les travailleurs sont éloignés les uns des autres au sein de l'organisation, plus il peut être difficile de coordonner le temps passé ensemble.

Quels sont les coûts de la taxe de coordination ?

Les coûts de la taxe de coordination correspondent au temps, aux efforts et aux ressources gaspillés pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Des réunions mal alignées peuvent avoir un impact sur la productivité et les délais des projets. En même temps, le stress et la frustration liés à la tentative de réunir tout le monde peuvent avoir une incidence négative sur le moral et la satisfaction des employés. La taxe de coordination peut avoir un impact sur les travailleurs travaillant dans des environnements de travail hybrides sous les formes suivantes :

Complexité accrue

À mesure que le nombre de personnes ou d'équipes impliquées dans un projet augmente, la complexité de leur coordination augmente. Cela peut entraîner un plus grand nombre de réunions, de courriels et d'autres formes de communication, ce qui peut ralentir les progrès et perturber la productivité. Près de la moitié des employés disent interruptions indésirables réduire leur productivité ou augmenter leur niveau de stress plus de six fois par jour. Pour 1 000 employés, cela représente une perte de productivité de 1,3 million de dollars par an (TechSmith).

Prise de décision différée

Plus de temps et d'efforts sont nécessaires pour tenir tout le monde informé et aligné dans les environnements de travail hybrides, ce qui peut réduire l'efficacité globale. Il peut être plus difficile de coordonner les moments où les parties prenantes impliquées peuvent se réunir pour obtenir un consensus ou une approbation. Cela peut entraîner des retards dans la prise de décisions, car les délais qui conviennent à tout le monde peuvent être plus limités.

« La rapidité est un impératif organisationnel. L'hybride pose souvent des problèmes de coordination. La coordination [inefficace] est l'ennemie de la vitesse. L'asynchronisation est la solution à de nombreux problèmes de coordination. Même lorsque vous êtes au bureau. » - Phil Kirschner, responsable de la stratégie en matière d'environnement de travail chez McKinsey & Company

‍Communication inefficace

La coordination entre les équipes ou les services dans des environnements de travail hybrides peut nécessiter des outils technologiques, du personnel ou des processus supplémentaires pour éviter de perdre du temps à essayer de communiquer. La perte de temps due à une communication inefficace peut entraîner des coûts supplémentaires. L'employé à temps plein gagnant en moyenne 100 000 à 150 000 dollars perd 46 jours de travail par an en raison d'une communication inefficace, ce qui coûte aux employeurs environ 22 000 dollars par an (Reclaim AI).

Quelles stratégies pouvez-vous utiliser pour minimiser la taxe de coordination ?

Déterminer les causes profondes de la taxe de coordination est la première étape pour l'atténuer. La coordination dans les environnements de travail hybrides est difficile en raison du manque de visibilité lorsque les collègues sont au bureau. Dans le cadre du travail flexible, une collaboration efficace implique :

1. Énoncez les rôles et les responsabilités

Lorsque les employés ne sont pas sûrs de ce qu'ils doivent faire, ils perdent un temps précieux à essayer de le comprendre. Selon un rapport publié en 2023 par McKinsey, 40 % des dirigeants pensent que le manque de clarté des rôles et des responsabilités entraîne une inefficacité organisationnelle. Aidez votre équipe à travailler de manière plus efficace et indépendante en définissant clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe afin de réduire les chevauchements et la confusion. Les dirigeants devraient organiser périodiquement des réunions d'alignement interfonctionnelles pour s'assurer que les équipes comprennent les priorités et les dépendances des uns et des autres, réduisant ainsi le besoin de coordination ad hoc.

« Vous pouvez résoudre [la taxe de coordination] en combinant des logiciels plus intelligents et plus réfléchis et de meilleures pratiques d'équipe. » - Rob Sadow, PDG et cofondateur de Scoop

2. Standardiser les processus et les procédures

Les organisations peuvent aider les employés à travailler plus efficacement en leur fournissant des cadres pour normaliser les résultats du travail. De cette façon, les employés comprennent mieux à quoi devrait ressembler le résultat final et ce qu'ils peuvent utiliser pour y parvenir, réduire le besoin de réunions constantes et des messages pour clarifier les détails. Près de 4 travailleurs sur 5 déclarent avoir du mal à terminer leur travail en raison du nombre de réunions auxquelles ils sont censés assister chaque semaine (Atlassian). Les organisations devraient également documenter les procédures opérationnelles standard (SOP) pour s'assurer que tout le monde, y compris les employés nouvellement embauchés, sait comment les tâches doivent être effectuées, réduisant ainsi le besoin de contrôles fréquents et moins d'interruptions.

3. Définissez des attentes et des normes claires

Établissez des objectifs et des résultats clés (OKR) communs à toutes les équipes pour vous assurer que tout le monde poursuit les mêmes objectifs. Par exemple, prévoyez des réunions au bureau pour la formation de nouvelles équipes et le lancement d'initiatives majeures au cours desquelles tout le monde passe du temps ensemble pour discuter des objectifs et des normes d'un projet. Établir des normes de communication au sein de l'équipe et la collaboration pour s'assurer que tout le monde comprend les meilleures façons de travailler ensemble. Cela peut inclure les temps de réponse attendus ou des canaux de communication spécifiques.

« Les approches gratuites qui obligent les individus et les managers à organiser eux-mêmes les normes de travail hybrides ne sont pas couronnées de succès : la taxe de coordination est tout simplement trop élevée. » - Brian Elliott, responsable des produits et cofondateur de Future Forum

4. Rationalisez la communication

La communication peut être interrompue lorsqu'il y a trop de moyens de communiquer les uns avec les autres. L'utilisation de plateformes de communication centralisées (telles que Slack ou Microsoft Teams) permet de garder les discussions organisées et accessibles. De plus, le fait de devoir constamment vérifier vos différents canaux de communication peut perturber votre concentration et vous mettre plus de temps à vous remettre sur la bonne voie. Une étude de l'Université de Californie a révélé qu'il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche après une interruption. Pour réduire le nombre d'interruptions au cours de la journée, encourager les communications asynchrones dans la mesure du possible, en permettant aux membres de l'équipe de réagir quand ils en ont le temps et en réduisant la nécessité de réunions constantes.

5. Favorisez la collaboration avec Workplace Technology

Les outils technologiques peuvent vous aider combler les écarts physiques et les écarts de fuseaux horaires qui aggravent le problème de la coordination fiscale. La plupart des travailleurs (86 %) pensent que la technologie a amélioré la communication au sein des équipes, y compris entre collègues travaillant à distance (Golden Steps ABA).

UNE plateforme de gestion du lieu de travail comme Skedda peut indiquer où et quand les collègues sont au bureau, la disponibilité des bureaux et des salles de conférence à tout moment et les différents types d'espaces de travail disponibles. De plus, les plateformes dotées d'intégrations qui vous indiquent qui est au bureau et qui se synchronisent avec les calendriers pour faciliter la réservation de réunions facilitent encore la coordination entre les équipes distribuées.

Découvrez l'intégration de Skedda à Slack et Microsoft Teams pour savoir qui travaille au bureau.

Les outils de gestion de projet tels que Trello et Asana peuvent vous aider à suivre les tâches, les délais et les responsabilités, réduisant ainsi le besoin de mises à jour constantes et d'interruptions. En plus de cela, outils de communication vidéo asynchrones tels que Loom peut aider les équipes distribuées à rattraper leur retard sur les informations importantes pendant leur temps libre afin de minimiser les distractions et de préparer les membres de l'équipe aux connaissances nécessaires pour les réunions, réduisant ainsi le besoin de réunions de suivi.

Minimiser la taxe de coordination

Le travail hybride est là pour durer, avec de nouvelles méthodes de coordination du travail et de collaboration sur des projets. Il est temps de changer la façon dont les équipes travaillent les unes avec les autres afin de s'adapter aux nouveaux modèles de travail afin que chacun puisse être productif et aligné sur les mêmes objectifs. En mettant en œuvre un système de gestion de l'environnement de travail, en communiquant des processus et des attentes clairs et en clarifiant les rôles et les responsabilités, les organisations peuvent aider les employés à s'épanouir dans les lieux de travail hybrides.

Si vous êtes prêt à commencer à gérer plus efficacement vos espaces de travail hybrides, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.