El costo del impuesto de coordinación (y cómo reducirlo)

«¡El impuesto al queso! Tienes que pagar el impuesto sobre el queso... cuando sale el queso, este cachorro viene a buscarlo». Haciendo guiños a Puppy Songs, hay otro tipo de impuesto en la ciudad:el impuesto de coordinación híbridoy no hay nada tan bonito como que tu amigo peludo aparezca mágicamente en busca de un trozo de queso.

El Wall Street Journal acuñó el término «impuesto de coordinación» para definir el tiempo y el esfuerzo que los empleados dedican a coordinar sus horarios en entornos de trabajo híbridos. Rob Sadow, director ejecutivo y cofundador de Scoop Technologies, lo describió como «el esfuerzo que requieren los equipos y los empleados para reunirse en persona, en un mundo en el que la empresa no fija los días que las personas tienen que estar en la oficina».

Empoderar a los equipos para que decidan sus horarios de trabajo híbridos ha demostrado ser lo más eficaz. El 46% de los empleados afirma que se compromete más cuando su equipo de trabajo decide juntos la política de trabajo híbrido (Gallup). Sin embargo, también supone nuevos desafíos para los miembros del equipo que dedican horas a coordinarse cuando van a estar todos en la oficina para colaborar. ¡Pero no temas! Hay maneras fáciles de reducir el impuesto.

¿Qué es el impuesto híbrido de coordinación laboral?

El impuesto híbrido de coordinación del trabajo es el costo de coordinar con todos para garantizar que todos estén alineados, se comuniquen de manera efectiva y trabajen juntos sin problemas. Muchas organizaciones siguen las mejores prácticas cuando estructuración de horarios de trabajo híbridos, lo que permite a los equipos decidir qué días se reúnen. Este acuerdo permite una mayor flexibilidad y autonomía y mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados. Los acuerdos a nivel de equipo producen una Un aumento del 13% en la alegría por encima de los mandatos de arriba hacia abajo y reduce el riesgo de deserción a la mitad, según BCG.

Sin embargo, la fluctuación de los cronogramas puede dificultar la coordinación del tiempo para colaborar en el mismo proyecto o tarea, que es el objetivo principal de muchos equipos cuando van a la oficina. Coordinar los tiempos juntos cuando hay falta de visibilidad en cuanto al lugar de trabajo de las personas, también puede ser un desafío dentro de los equipos y especialmente difícil para los equipos multifuncionales. Según Gallup, El 18% de los empleados considera que el mayor desafío del trabajo híbrido es «reducir la comunicación y la colaboración interfuncionales». Cuanto más alejados estén los trabajadores unos de otros en la organización, más difícil será coordinar el tiempo que pasen juntos.

¿Cuáles son los costos del impuesto de coordinación?

Los costos del impuesto de coordinación son el tiempo, el esfuerzo y los recursos desperdiciados para garantizar que todos estén en sintonía. Las reuniones desalineadas pueden afectar a la productividad y a los plazos de los proyectos. Al mismo tiempo, el estrés y la frustración de tratar de reunir a todos pueden afectar negativamente a la moral y la satisfacción de los empleados. El impuesto de coordinación puede afectar a los trabajadores en entornos laborales híbridos en forma de:

Mayor complejidad

A medida que aumenta la cantidad de personas o equipos que participan en un proyecto, aumenta la complejidad de coordinarlos. Esto puede generar más reuniones, correos electrónicos y otras formas de comunicación, lo que puede ralentizar el progreso e interrumpir la productividad. Casi la mitad de los empleados afirman interrupciones no deseadas reducen su productividad o aumentan su estrés más de seis veces al día. Por cada 1000 empleados, eso equivale a 1,3 millones de dólares en pérdida de productividad al año (TechSmith).

Toma de decisiones retrasada

Se necesita más tiempo y esfuerzo para mantener a todos informados y alineados en los entornos de trabajo híbridos, lo que puede reducir la eficiencia general. Coordinar los tiempos para que las partes interesadas involucradas se reúnan para obtener el consenso o la aprobación puede ser más difícil. Esto puede provocar retrasos en la toma de decisiones, ya que los tiempos que funcionan para todos pueden ser más limitados.

«La velocidad es un imperativo organizacional. La tecnología híbrida a menudo crea problemas de coordinación. La coordinación [ineficaz] es el enemigo de la velocidad. La asincrónica es la respuesta a muchos problemas de coordinación. Incluso cuando estás en la oficina». - Phil Kirschner, líder de estrategia laboral de McKinsey & Company

‍Comunicación ineficaz

La coordinación entre equipos o departamentos en entornos de trabajo híbridos puede requerir herramientas tecnológicas, personal o procesos adicionales para garantizar que no se pierda tiempo intentando comunicarse. La pérdida de tiempo debido a una comunicación ineficaz puede generar costos adicionales. El empleado medio a tiempo completo que gana entre 100 000 y 150 000 dólares pierde 46 días de trabajo al año debido a una comunicación ineficaz, lo que les cuesta a los empleadores unos 22 000 dólares al año (Reclaim AI).

¿Qué estrategias puede utilizar para minimizar el impuesto de coordinación?

Descubrir las causas fundamentales del impuesto de coordinación es el primer paso para aliviarlo. La coordinación en entornos de trabajo híbridos es un desafío debido a la falta de visibilidad cuando los colegas están en la oficina. Con un trabajo flexible, la colaboración eficaz implica:

1. Describa las funciones y responsabilidades

Cuando los empleados no están seguros de lo que tienen que hacer, pierden un tiempo valioso intentando averiguarlo. Según un informe de McKinsey de 2023, el 40% de los líderes cree que las funciones y responsabilidades poco claras provocan ineficiencia organizacional. Ayude a su equipo a trabajar de manera más eficiente e independiente definiendo claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo para reducir la superposición y la confusión. Los líderes deben celebrar reuniones periódicas de alineación interfuncional para garantizar que los equipos comprendan las prioridades y dependencias de los demás, lo que reduce la necesidad de una coordinación ad hoc.

«Puedes resolver [el impuesto de coordinación] mediante una combinación de un software más inteligente y reflexivo y mejores prácticas de equipo». - Rob Sadow, director ejecutivo y cofundador de Scoop

2. Estandarice los procesos y procedimientos

Las organizaciones pueden ayudar a los empleados a trabajar de manera más eficaz al proporcionarles marcos para estandarizar los resultados del trabajo. De esa manera, los empleados comprenden mejor cómo debería ser el resultado final y qué pueden usar para lograrlo, reducir la necesidad de reuniones constantes y mensajes para aclarar los detalles. Casi 4 de cada 5 trabajadores afirman que tienen dificultades para terminar su trabajo debido a la cantidad de reuniones a las que se espera que asistan cada semana (Atlassian). Las organizaciones también deben documentar los procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar que todos, incluidos los empleados recién contratados, sepan cómo deben realizarse las tareas, lo que reduce la necesidad de hacer controles frecuentes y reducir las interrupciones.

3. Establezca expectativas y normas claras

Establezca objetivos y resultados clave (OKR) compartidos entre los equipos para garantizar que todos trabajen para lograr los mismos objetivos. Por ejemplo, dedica las reuniones en la oficina a la formación de nuevos equipos y a la puesta en marcha de iniciativas importantes, en las que todos pasen tiempo juntos para analizar los objetivos y las normas de un proyecto. Establezca normas de equipo para la comunicación y colaboración para garantizar que todos entiendan las mejores formas de trabajar juntos. Esto puede incluir los tiempos de respuesta esperados o los canales específicos de comunicación.

«Los enfoques gratuitos que dependen de las personas y los gerentes para autoorganizarse (normas laborales híbridas) no tienen éxito: el impuesto de coordinación es demasiado alto». - Brian Elliott, ejecutivo de producto y cofundador de Future Forum

4. Optimice la comunicación

La comunicación puede interrumpirse cuando hay demasiadas formas de ponerse en contacto entre sí. El uso de plataformas de comunicación centralizadas (como Slack o Microsoft Teams) puede mantener las discusiones organizadas y accesibles. Además, tener que revisar constantemente tus distintos canales de comunicación puede perturbar tu concentración y llevarte más tiempo volver a la normalidad. Un estudio de la Universidad de California descubrió que se tarda una media de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea después de una interrupción. Para reducir el número de interrupciones a lo largo del día, fomentar la comunicación asincrónica siempre que sea posible, permitiendo a los miembros del equipo responder cuando tengan tiempo y reduciendo la necesidad de reuniones constantes.

5. Apoye la colaboración con la tecnología del lugar de trabajo

Las herramientas tecnológicas pueden ayudar abordar las brechas físicas y horarias que agravan el problema de la coordinación fiscal. La mayoría de los trabajadores (86%) cree que la tecnología ha mejorado la comunicación dentro de los equipos, incluidos los compañeros remotos (Golden Steps ABA).

UN plataforma de gestión del lugar de trabajo como Skedda puede mostrar dónde y cuándo están los colegas en la oficina, la disponibilidad de escritorios y salas de conferencias en un momento dado y los distintos tipos de espacios de trabajo disponibles. Además, las plataformas con integraciones que te indican quién está en la oficina y se sincronizan con los calendarios para reservar fácilmente las reuniones facilitan aún más la coordinación entre los equipos distribuidos.

Consulta la integración de Skedda con Slack y Microsoft Teams para saber quién está en la oficina.

Las herramientas de gestión de proyectos, como Trello y Asana, pueden ayudar a hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y las responsabilidades, lo que reduce la necesidad de actualizaciones de estado e interrupciones constantes. Además de eso, herramientas de comunicación por vídeo asincrónicas como Loom puede ayudar a los equipos distribuidos a ponerse al día con la información importante en su tiempo libre para minimizar las distracciones y preparar a los miembros del equipo con los conocimientos necesarios para cuando se reúnan, lo que reduce la necesidad de reuniones de seguimiento.

Minimizar el impuesto de coordinación

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse, con nuevas formas de coordinar el trabajo y colaborar en los proyectos. Es hora de cambiar la forma en que los equipos trabajan entre sí para adaptarse a los nuevos patrones de trabajo, de modo que todos puedan ser productivos y estar alineados en torno a los mismos objetivos. Al implementar un sistema de gestión del lugar de trabajo, comunicar procesos y expectativas claros y aclarar las funciones y responsabilidades, las organizaciones pueden ayudar a los empleados a prosperar en los lugares de trabajo híbridos.

Si está listo para empezar a gestionar sus lugares de trabajo híbridos de forma más eficaz, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.