Des données aux décisions : 5 façons d'optimiser votre bureau à l'aide des informations sur l'utilisation

Le bureau traditionnel, conçu pour accueillir des employés de bureau de 9 à 5 heures, n'est plus adapté à ses besoins. Les horaires hybrides, la collaboration à la demande et la mise en place d'équipes dynamiques redéfinissent comment et quand les gens utilisent l'espace physique. Les espaces de travail modernes doivent désormais :

• Servir de multiples populations d'employés (hybrides, à temps plein, utilisateurs occasionnels),
• S'adapter aux nouveaux modèles de collaboration et à la dynamique d'équipe,
• S'aligner sur les initiatives de réduction des coûts et les engagements en matière de développement durable,
• Et évoluez en fonction de la croissance de l'entreprise et des besoins opérationnels.

‍

Mais voici le défi : comment prendre des décisions stratégiques et rentables lorsque l'utilisation des bureaux est imprévisible ?

C'est là qu'entrent en jeu les données d'utilisation de l'espace.

Que vous soyez responsable des installations, responsable de l'environnement de travail ou dirigeant d'entreprise, il est essentiel de comprendre comment votre espace est utilisé et d'agir en fonction de ces informations pour augmenter le retour sur investissement, optimiser les opérations et améliorer l'expérience des employés.

Dans cet article, vous découvrirez cinq méthodes pratiques et éprouvées d'utiliser les données d'utilisation de l'espace pour réduire le gaspillage opérationnel, améliorer la satisfaction des employés, pérenniser votre stratégie en matière d'environnement de travail et réaliser des investissements immobiliers plus intelligents.

Allons-y.

1. Réduisez les coûts énergétiques de 30 % grâce à des données d'utilisation intelligentes

La plupart des bureaux gaspillent des milliers de dollars par mois pour le chauffage, la climatisation et l'éclairage des espaces vides. Selon l'enquête sur la consommation d'énergie des bâtiments commerciaux, un immeuble de bureaux typique de 50 000 pieds carrés dépense plus de 87 000 dollars en coûts énergétiques annuels, le chauffage, la climatisation et l'éclairage représentant 54 % à 71 % de la consommation.

Pourtant, les taux d'utilisation des espaces de bureaux restent inférieurs à 40 %, soit une baisse de 45 % par rapport à la moyenne mondiale de 64 % (CBRE) d'avant la pandémie, ce qui signifie qu'une grande partie de cette énergie est destinée au chauffage, à la climatisation et à l'éclairage des espaces vides.

Grâce aux données d'utilisation de l'espace, les équipes chargées des installations peuvent changer cela. Les données relatives à l'utilisation de l'espace transforment la gestion de l'énergie des conjectures en une gestion précise. En suivant les tendances d'utilisation et d'occupation, les responsables des installations peuvent :

• Éteignez le CVC et l'éclairage dans les zones inutilisées.
• Automatisez les systèmes en fonction de l'activité de réservation ou de l'utilisation en direct.
• Répartissez les efforts de maintenance là où ils sont le plus nécessaires.

‍

Les entreprises peuvent réduire leurs coûts énergétiques en : 20 à 30 % en ajustant dynamiquement les programmes d'éclairage, de climatisation et de nettoyage en fonction des données d'utilisation historiques et en temps réel. Ces économies soutiennent également de manière significative les objectifs ESG (AEP).

🎯 Example de réussite : Films pour sacs bruns ont utilisé des données pour examiner la façon dont leur espace est utilisé et identifier les espaces les plus populaires auprès de leur personnel. Ce faisant, le studio d'animation a pu réduire l'espace inutilisé et ses coûts énergétiques.

« Nous utilisons Skedda depuis un certain temps et nous nous sommes rendu compte, grâce aux données de réservation, que nous pouvions condenser une partie de notre espace. » — Aidan Murtagh, directeur des opérations et des installations sur le lieu de travail chez Brown Bag Films

Outre les coûts énergétiques, une utilisation plus intelligente des données d'utilisation de l'espace peut également aider les organisations à gérer l'empreinte carbone de leur lieu de travail. Autovista Group a réduit son empreinte carbone en minimisant les déplacements inutiles et en optimisant la consommation d'énergie sur le lieu de travail en ajustant les heures de bureau en fonction des données d'utilisation.

« Notre entreprise est conforme aux critères ESG et nous essayons d'être aussi écologiques que possible. Ainsi, si une seule personne décide de venir et que l'un de nous doit être présent pour cette réservation... ce n'est pas efficace, ni sur le plan environnemental ni sur le plan environnemental. » — Vita Minas, responsable du développement des fournisseurs chez Autovista

La réduction du gaspillage d'énergie permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de soutenir les objectifs de développement durable. Grâce à une approche axée sur les données, vous pouvez agir en toute confiance sans compromettre le confort de vos employés.

Pour en savoir plus, consultez notre space management guide.

2. Arrêtez de payer pour des bureaux vides en adaptant la taille de votre bureau

Les taux de location des bureaux commerciaux se situent en moyenne entre 30 et 40 dollars le pied carré par an, avec d'importantes variantes régionales (Offices.net). Mais dans la plupart des lieux de travail hybrides, 30 à 50 % de cet espace reste vide chaque jour (CBRE). C'est comme payer un abonnement à temps plein à une salle de sport et y aller une fois par mois. Les entreprises qui ajustent leur taille en fonction des données d'utilisation réelles peuvent réaliser des économies Entre 25 et 40 % sur les coûts de location et d'exploitation annuels (JLL).

Vos données d'utilisation de l'espace peuvent révéler des informations sur :

• Profession quotidienne moyenne
• Usage Point Day
• Journée d'utilisation la plus faible
• Zones non utilisées
• Gaspele Conference Space

‍

Sachant cela, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant la réduction des effectifs ou la réaffectation de l'espace, et réorienter ces économies pour un impact commercial maximal en :

• Identifier les pièces ou les zones constamment sous-utilisées.
• Consolidation des étages ou des postes de travail.
• Sous-location d'espace supplémentaire ou suspension de nouvelles extensions de bail.

‍

🎯 Example de réussite : Lighthouse Credit Union a réalisé des économies d'équipement de 10 000 dollars en utilisant les informations relatives à l'utilisation des bureaux pour équiper uniquement les bureaux utilisés quotidiennement, évitant ainsi des achats d'équipement inutiles et permettant de réaliser des économies immédiates et significatives.

« Nous avons probablement économisé facilement 10 000$ en équipement informatique en n'ayant pas à fournir tous ces bureaux supplémentaires. » — Sean LaBrie, vice-président de l'infrastructure informatique chez Lighthouse Credit Union

Les données d'utilisation de l'espace révèlent non seulement la quantité d'espace dont vous avez besoin, mais également le type d'espace que vos employés utilisent le plus (et le moins). Il ne s'agit pas simplement de réduire les coûts. Il s'agit d'aligner votre environnement de travail sur la façon dont vos employés travaillent aujourd'hui et de réaffecter les ressources à des besoins commerciaux plus importants.

Découvrez notre Guide en 3 étapes pour adapter la taille de votre bureau.

3. Des espaces de design que les gens veulent réellement utiliser

Votre bureau a été conçu pour les modèles de travail de 2019, mais votre équipe fonctionne dans la réalité de 2025. Les beaux espaces que personne n'utilise ne sont que des salles d'exposition de meubles coûteux. Un espace bien conçu stimule la productivité, favorise une culture positive et améliore la satisfaction des employés.

Les entreprises qui repensent l'espace sur la base de données d'utilisation réelles sont 3,8 fois plus susceptibles de constater des performances élevées de leurs employés, 3,2 fois plus susceptibles d'avoir une forte intention de rester parmi les employés et 3,1 fois plus susceptibles de constater un faible niveau de fatigue chez leurs employés (Gartner).

Les données d'utilisation de l'espace peuvent révéler l'écart entre la conception de votre espace et vos comportements de travail réels, révélant ainsi les domaines dans lesquels l'intention de conception est en deçà du comportement réel. Vous découvrirez peut-être que :

• Les hot desks restent vides alors que les zones de collaboration sont surréservées
• Certaines équipes ont tendance à se rassembler dans des zones spécifiques, tandis que d'autres sont rarement occupées
• Les chambres calmes sont très demandées mais mal réparties dans l'ensemble de l'établissement

‍

Sachant cela, les organisations peuvent ensuite reconcevoir l'aménagement de leurs bureaux pour une productivité et une satisfaction maximales. Vous pourriez être soumis à la stratégie de refonte suivante :

• Transformez une salle de conférence exécutive sous-utilisée en espace réservé à tous ou en zones de collaboration
• Établissez des quartiers axés sur l'équipe avec des limites flexibles
• Créez des « cafés spécialisés » dotés de sièges et de bornes de recharge adaptés au travail

‍

🎯 Example de réussite : Trent et Dove a utilisé des données sur l'utilisation des employés pour prendre des décisions éclairées concernant leur aménagement. Pour l'équipe administrative, le fait de disposer d'informations sur l'utilisation du bureau l'a aidée à prendre des décisions en matière de conception de l'espace. L'organisation a pu déterminer qu'une salle de conférence qu'elle avait considérée comme vidéo était, en fait, régulièrement utilisée, et bien plus que ce que l'équipe avait cru d'après des preuves anecdotiques. L'équipe a donc abandonné le plan visant à éliminer la salle pour le mieux.

« Skedda nous aide à créer un équilibre entre l'offre et la demande et à comprendre quel est le juste équilibre entre les bureaux, les salles de réunion et les hubs d'équipe. Nous ne trouvons plus dans des situations où les gens ne trouvent pas de bureau. » — Emma Cantrill-Jones, chef de projet informatique chez Trent & Dove

Utilisez les données d'utilisation de l'espace pour reconcevoir des aménagements adaptés au moment présent, en créant des quartiers, des zones de bureaux partagés, des zones de répartition, etc.

Consultez nos conseils sur conception de bureaux pour de superbes espaces de travail hybrides.

4. Transformez la frustration liée aux réservations en satisfaction au travail

Le temps passé à chercher un lieu de collaboration est improductif et peut avoir un impact sur l'efficacité globale. Pourtant, c'est ce qui se passe lorsque les espaces de bureau ne sont pas utilisés efficacement. Gartner estime qu'un employé passe en moyenne 27 heures par an à rechercher des espaces de réunion disponibles. Si vous multipliez ce chiffre au sein de votre équipe, les difficultés liées à la gestion des réservations se répercutent lourdement sur le moral et les résultats commerciaux.

Les données d'utilisation de l'espace peuvent révéler certains « cauchemars de réservation » et certains comportements de réservation au sein de votre organisation :

• Des « réservations fantômes » qui ont été effectuées « juste au cas où » et qui n'ont jamais été utilisées (absences)
• Des zones qui sont rarement réservées, peut-être en raison de leur emplacement, de leur équipement ou de règles d'accès peu claires
• Schémas d'annulations de dernière minute ou de non-présentation
• Espaces très demandés avec de fréquents conflits de réservation

‍

Une étude menée par Gartner a révélé que jusqu'à 30 % des réservations de salles de réunion sont des réunions fantômes. De même, les données des capteurs d'occupation compilées par des consultants en milieu de travail révèlent que pas moins de 40 % des salles de conférence réservées ne sont pas utilisées en raison d'absences ou de départs anticipés. Ces réservations ne se présentent pas à des chambres qui pourraient autrement être utilisées par d'autres personnes, ce qui fait baisser le taux d'utilisation global.

La bonne nouvelle, c'est que les systèmes de réservation pilotés par les données peuvent réduire considérablement ce gaspillage. Une fois que vous aurez une idée plus précise de votre utilisation de l'espace, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes suivants :

• Affiner les politiques de réservation
• Réaffecter les pièces sous-utilisées
• Promouvoir plus efficacement les espaces cachés
• Intégrez les protocoles d'enregistrement

‍

Une expérience de réservation d'espace fastidieuse est source de frustration pour les employés et entraîne une utilisation inefficace. Avec les données, vous pouvez lisser les aspérités. Les données d'utilisation de l'espace ne vous indiquent pas seulement ce qui est cassé, elles révèlent précisément comment créer une expérience de réservation fluide que les utilisateurs souhaitent utiliser.

🎯 Example de réussite : Actum Digital avaient besoin d'un système de réservation de bureaux et de places de parking qui leur permettrait de cartographier la complexité de leur structure organisationnelle sans compromettre la facilité d'utilisation. Pour garantir la satisfaction au travail de leurs différentes unités commerciales, qui comptent à la fois des membres de l'équipe entièrement présents et hybrides, ils utilisent les données sur l'utilisation des espaces de bureau et des parkings pour acquérir une compréhension plus complète de l'utilisation de leurs bureaux dans tous les domaines.

« C'est agréable de voir comment certains espaces sont attribués, en particulier pour le stationnement, car nous avons beaucoup d'employés et peu de places. » — Jan Opletal, spécialiste de la sécurité et de la qualité chez Actum

Une expérience de réservation fluide encourage les utilisateurs à mieux utiliser l'espace et réduit le stress des administrateurs du lieu de travail.

Laissez-vous inspirer par 10 façons créatives d'utiliser et de réserver de l'espace sur le lieu de travail moderne.

5. Construisez votre avenir professionnel sur la base de faits et non de fantasmes

Votre prochaine décision immobilière majeure pourrait coûter des millions et avoir un impact sur votre activité au cours des 5 à 10 prochaines années. Malheureusement, la plupart des entreprises prennent ces décisions sur la base d'hypothèses dépassées, d'intuitions et de repères sectoriels qui ne reflètent pas leur réalité unique.

Les organisations qui exploitent les données d'utilisation de l'espace pour la planification stratégique peuvent atteindre les objectifs suivants :

• Meilleure adéquation entre les investissements immobiliers et les besoins réels du lieu de travail
• Des économies de coûts importantes grâce à l'identification des espaces sous-utilisés et à l'optimisation de l'allocation des ressources
• Amélioration de la satisfaction des employés grâce à des conceptions d'espaces de travail fondées sur les données (technologies perturbatrices)

‍

Au-delà des opérations quotidiennes, les données d'utilisation de l'espace jouent un rôle essentiel dans la planification à long terme. Il vous aide à prendre des décisions stratégiques fondées sur des comportements concrets. Les données d'utilisation de l'espace transforment des conjectures à enjeux élevés en une stratégie fiable et fondée sur des preuves qui correspondent aux besoins réels de votre entreprise. Vous pouvez l'utiliser pour :

• Prévoir les besoins en espace par département ou par équipe
• Prenez des décisions éclairées concernant les extensions, les réductions d'effectifs ou les reconfigurations
• Justifiez les investissements dans la technologie, les rénovations ou les initiatives de développement durable

‍

🎯 Example de réussite : Les données d'utilisation de l'espace ont contribué à energy technology enterprise prendre des décisions d'achat éclairées pour de nouveaux équipements de laboratoire.

« Nous avons observé que plusieurs équipements étaient réservés dans 90 à 100 % des cas, ce qui nous a fourni des preuves convaincantes pour aborder le financement d'unités supplémentaires », explique le responsable des opérations du laboratoire.

Les décisions fondées sur des données réduisent les risques et renforcent la confiance des parties prenantes, en particulier lorsque des investissements à enjeux élevés sont sur la table.

Utilisez notre New Bureautical Control List for 2025 comme guide pour planifier plus intelligemment.

En résumé : les bureaux plus intelligents et axés sur les données sont l'avenir

L'environnement de travail moderne est en pleine transformation. Non seulement en raison du travail hybride, mais également en raison de la convergence des pressions et des opportunités :

• L'escalade des coûts immobiliers et opérationnels,
• L'incertitude économique exige un contrôle plus strict des coûts,
• L'évolution des attentes des employés en matière de flexibilité et d'espaces axés sur les objectifs,
• Engagements organisationnels en matière de durabilité,
• Et l'essor de la technologie des espaces de travail intelligents.

‍

Dans ce nouveau paysage, les données sur l'utilisation de l'espace ne sont plus une mince affaire, elles sont essentielles à la mission. Il aide les responsables de l'environnement de travail à créer des environnements agiles, efficaces et parfaitement adaptés à la façon dont les employés travaillent réellement.

Chez Skedda, nous pensons que les décisions fondées sur les données sont la pierre angulaire des bureaux résilients et prêts pour l'avenir. C'est pourquoi nous améliorons continuellement le tableau de bord Insights de Skedda, un outil puissant qui vous permet de collecter, de visualiser et d'agir sur vos données spatiales en toute confiance.

Vous voulez voir comment cela fonctionne ? Book a demo et passez à l'étape suivante vers la création d'un lieu de travail plus adapté à vos employés, à votre budget et à votre avenir.