De los datos a las decisiones: 5 maneras de optimizar su oficina utilizando información sobre la utilización

La oficina tradicional, construida para trabajadores de escritorio de 9 a 5 años, ya no es adecuada para su propósito. Los horarios híbridos, la colaboración bajo demanda y las configuraciones dinámicas de equipo están redefiniendo la forma y el momento en que las personas utilizan el espacio físico. Los espacios de trabajo modernos ahora deben:

• Atiende a múltiples poblaciones de empleados (usuarios híbridos, de tiempo completo y ocasionales),
• Adáptese a los nuevos patrones de colaboración y dinámicas de equipo,
• Alinéese con las iniciativas de ahorro de costos y los compromisos de sostenibilidad,
• Y escala de acuerdo con el crecimiento empresarial y las necesidades operativas.

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Pero este es el desafío: ¿cómo se toman decisiones estratégicas y rentables cuando el uso de la oficina es impredecible?

Ahí es donde entran en juego los datos de utilización del espacio.

Ya sea que sea un líder de instalaciones, un gerente de un lugar de trabajo o un ejecutivo empresarial, comprender cómo se usa su espacio y actuar en función de esa información es fundamental para aumentar el ROI, optimizar las operaciones y mejorar la experiencia de los empleados.

En este artículo, aprenderá cinco formas prácticas y comprobadas de utilizar los datos de utilización del espacio para reducir el desperdicio operativo, mejorar la satisfacción de los empleados, preparar su estrategia de trabajo para el futuro y realizar inversiones inmobiliarias más inteligentes.

Vamos a sumergirnos.

1. Reduzca los costos de energía en un 30% con datos de utilización inteligente

La mayoría de las oficinas gastan miles de dólares al mes en calefacción, refrigeración e iluminación de espacios vacíos. Según la encuesta sobre el consumo de energía de los edificios comerciales, un edificio de oficinas típico de 50 000 pies cuadrados gasta más de 87 000 dólares en costos de energía anuales, y la calefacción, la refrigeración y la iluminación representan entre el 54 y el 71% del consumo.

Sin embargo, las tasas de utilización del espacio de oficinas se mantienen por debajo del 40%, lo que representa una disminución del 45% con respecto al promedio mundial anterior a la pandemia del 64% (CBRE), lo que significa que gran parte de esa energía se destina a calentar, enfriar e iluminar espacios vacíos.

Con los datos de utilización del espacio, los equipos de las instalaciones pueden cambiar esa situación. Los datos de utilización del espacio transforman la gestión de la energía, pasando de ser conjeturas a ser más precisa. Al hacer un seguimiento de las tendencias de utilización y ocupación, los líderes de las instalaciones pueden:

• Apague el HVAC y la iluminación en las áreas no utilizadas.
• Automatice los sistemas en función de la actividad de reserva o el uso en vivo.
• Asigna los esfuerzos de mantenimiento donde más se necesitan.

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Las empresas pueden reducir los costos de energía de la siguiente manera 20— 30% ajustando dinámicamente los programas de iluminación, climatización y limpieza en función de los datos de uso históricos y en tiempo real. Estos ahorros también respaldan significativamente los objetivos ESG (AEP).

🎯 Éxito history: Películas: Brown Bag utilizaron datos para revisar cómo se utiliza su espacio e identificar los espacios más populares entre su personal. Al hacerlo, el estudio de animación pudo reducir el espacio no utilizado y reducir sus costos de energía.

«Llevábamos un tiempo usando Skedda y, gracias a los datos de reservas, nos dimos cuenta de que podíamos reducir parte de nuestro espacio». — Aidan Murtagh, director de operaciones e instalaciones laborales de Brown Bag Films

Además de los costos de energía, el uso más inteligente de los datos de utilización del espacio también puede ayudar a las organizaciones a gestionar su huella de carbono en el lugar de trabajo. Grupo Autovista redujo su huella de carbono al minimizar los viajes innecesarios y optimizar el consumo de energía en el lugar de trabajo ajustando el horario de oficina en función de los datos de utilización.

«Nuestra empresa cumple con las normas ESG y tratamos de ser lo más ecológicos posible, por lo que si solo una persona decide venir y uno de nosotros tiene que estar presente para esa reserva... no es eficiente desde el punto de vista medioambiental ni de otro tipo». — Vita Minas, gerente de desarrollo de proveedores de Autovista

Reducir el desperdicio de energía no solo reduce los costos, sino que también apoya los objetivos de sostenibilidad. Con un enfoque basado en datos, puede actuar con confianza sin comprometer la comodidad de los empleados.

Lea más en nuestro guía de gestión del espacio.

2. Deje de pagar por escritorios vacíos redimensionando su oficina

Las tarifas de arrendamiento de oficinas comerciales promedian entre 30 y 40 dólares por pie cuadrado al año, con importantes variantes regionales (Offices.net). Sin embargo, en la mayoría de los lugares de trabajo híbridos, entre el 30 y el 50% de ese espacio permanece vacío en un día determinado (CBRE). Es como pagar una membresía de tiempo completo en un gimnasio e ir una vez al mes. Las empresas que toman el tamaño correcto basándose en datos de utilización reales pueden ahorrar 25— 40% about the Operation Costos and Arrendamiento Anally (JLL).

Los datos de uso del espacio pueden revelar información sobre:

• Ocupación media diaria
• Día de mayor consumo
• Minor use day
• Zonas no utilizadas
• Espacio de conferencias desperdiciado

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Sabiendo esto, puede tomar decisiones informadas sobre la reducción o la reasignación del espacio y reorientar esos ahorros para lograr el máximo impacto empresarial de la siguiente manera:

• Identifique habitaciones o zonas infrautilizadas de manera consistente.
• Consolidación de pisos o estaciones de trabajo.
• Subarrendar espacio adicional o pausar nuevas ampliaciones de arrendamiento.

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🎯 Éxito history: Faro de la Cooperativa de crédito logró ahorrar 10 000$ en equipos al utilizar la información sobre el uso de los escritorios para equipar únicamente los escritorios que se utilizan a diario, evitando así compras innecesarias de equipos y generando ahorros significativos e inmediatos.

«Probablemente ahorramos fácilmente 10 000$ en equipos de TI al no tener que aprovisionar todos estos escritorios adicionales». — Sean LaBrie, vicepresidente de infraestructura de TI de Lighthouse Credit Union

Los datos de utilización del espacio revelan no solo cuánto espacio necesita, sino también los tipos de espacio que sus empleados utilizan más (y menos). No se trata solo de reducir los costos. Se trata de alinear su lugar de trabajo con la forma en que trabajan sus empleados en la actualidad y de reasignar los recursos a las necesidades empresariales más valiosas.

Explora nuestros Guía de 3 pasos para ajustar el tamaño de tu oficina.

3. Diseña espacios que la gente realmente quiere usar

Su oficina se diseñó para los patrones de trabajo de 2019, pero su equipo opera en la realidad de 2025. Los espacios hermosos que nadie usa son solo salas de exhibición de muebles caros. Un espacio bien diseñado aumenta la productividad, fomenta una cultura positiva y mejora la satisfacción de los empleados.

Las empresas que rediseñan el espacio basándose en datos de uso reales tienen 3,8 veces más probabilidades de obtener un alto rendimiento de los empleados, 3,2 veces más probabilidades de disfrutar de una alta intención de permanecer entre los empleados y 3,1 veces más probabilidades de ver bajos niveles de fatiga entre los empleados (Gartner).

Los datos de utilización del espacio pueden revelar la brecha entre el diseño del espacio y los comportamientos laborales reales, revelando dónde la intención del diseño no coincide con el comportamiento del mundo real. Es posible que descubras que:

• Los escritorios compartidos permanecen vacíos mientras que las zonas de colaboración están sobrecargadas
• Algunos equipos tienden a congregarse en áreas específicas, mientras que otros rara vez están ocupados
• Las habitaciones silenciosas tienen una gran demanda, pero están mal distribuidas en todo el establecimiento

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Sabiendo esto, las organizaciones pueden rediseñar la distribución de sus oficinas para lograr la máxima productividad y satisfacción. Es posible que se someta a la siguiente estrategia de rediseño:

• Convierta una sala de conferencias ejecutiva infrautilizada en zonas de colaboración o espacios para todos los usuarios
• Establezca barriadas basados en equipos con límites flexibles
• Cree «cafés especiales» con asientos y estaciones de carga aptos para trabajar

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🎯 Éxito history: Trent y Dove utilizó datos sobre el uso de los empleados para informar las decisiones sobre su diseño. Para el equipo administrativo, contar con información sobre la utilización de la oficina les ayudó a tomar decisiones sobre el diseño del espacio. La organización pudo determinar que una sala de conferencias que habían pensado destruir era, de hecho, utilizada con regularidad, y mucho más de lo que el equipo había creído a partir de las pruebas anecdóticas. Por lo tanto, el equipo desechó el plan para eliminar la sala para mejor.

«Skedda nos ayuda a crear un equilibrio entre la oferta y la demanda y a entender cuál es el equilibrio adecuado entre escritorios, salas de reuniones y centros de equipos. Ya no nos encontramos en situaciones en las que las personas no puedan encontrar un escritorio». — Emma Cantrill-Jones, directora de proyectos de TI de Trent & Dove

Usa los datos de uso del espacio para rediseñar diseños que se adapten al momento, creando barrios, áreas de escritorios compartidos, zonas de descanso y más.

Consulta nuestros consejos sobre diseño de oficinas para excelentes lugares de trabajo híbridos.

4. Convierta la frustración de las reservas en satisfacción laboral

El tiempo dedicado a buscar un lugar para colaborar es improductivo y puede afectar a la eficiencia general y, sin embargo, eso es lo que ocurre cuando el espacio de la oficina no se utiliza de manera eficaz. Gartner estima que el empleado promedio dedica 27 horas al año a buscar espacios disponibles para reunirse. Multiplique esa cantidad en todo su equipo y la fricción para reservar se convertirá en una pérdida enorme tanto para la moral como para los resultados empresariales.

Los datos de utilización del espacio pueden revelar ciertas «pesadillas de reserva» y comportamientos de reserva en su organización:

• «Reservas fantasma» que se hicieron «por si acaso» y nunca se utilizaron (ausencias)
• Áreas que rara vez se reservarán, posiblemente debido a la ubicación, el equipo o las reglas de acceso poco claras
• Patrones de cancelaciones o ausencias de última hora
• Espacios de gran demanda con frecuentes conflictos de reserva

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Una investigación de Gartner reveló que hasta un 30% de las reservas de salas de reuniones son reuniones fantasmas. Del mismo modo, los datos de los sensores de ocupación recopilados por consultores del lugar de trabajo revelan que hasta un 40% de las salas de conferencias reservadas no se utilizan debido a que no se presentan o salen anticipadamente. Estas reservas sin presentación inhabilitan habitaciones que, de otro modo, podrían ser utilizadas por otras personas, lo que reduce la utilización general.

La buena noticia es que los sistemas de reservas basados en datos pueden reducir drásticamente este desperdicio. Una vez que tengas una idea más clara de la utilización del espacio, puedes tomar medidas para resolver estos problemas:

• Refinar las políticas de reserva
• Reasignar habitaciones fraudulentas
• Promueva los espacios ocultos de manera más eficaz
• Incorporar protocolos de registro

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Una experiencia de reserva de espacio torpe frustra a los empleados y conduce a un uso ineficiente. Con los datos, puede suavizar las asperezas. Los datos de utilización del espacio no solo muestran lo que está roto, sino que revelan con precisión cómo crear una experiencia de reserva perfecta que la gente quiera utilizar.

🎯 Éxito history: Actuum Digital necesitaban un sistema de reserva de escritorios y espacios de estacionamiento que les permitiera mapear la complejidad de su estructura organizativa sin comprometer la facilidad de uso. Para garantizar la satisfacción en el lugar de trabajo de sus distintas unidades de negocio, que cuentan con una combinación de miembros de equipo totalmente presenciales e híbridos, utilizan los datos sobre el uso del espacio de oficina y el estacionamiento para obtener una comprensión más completa del uso que hacen de las oficinas en general.

«Es agradable ver cómo se asigna cierto espacio, especialmente para el estacionamiento, porque tenemos muchos empleados y pocos espacios». — Jan Opletal, especialista en seguridad y calidad de Actum

Una experiencia de reserva fluida anima a las personas a hacer un mejor uso del espacio y reducir el estrés de los administradores del lugar de trabajo.

Inspírate con 10 formas creativas de usar y reservar espacio en el lugar de trabajo moderno.

5. Construya el futuro de su lugar de trabajo basándose en hechos, no en fantasías

Su próxima decisión inmobiliaria importante podría costar millones e impactar su negocio durante los próximos 5 a 10 años. Desafortunadamente, la mayoría de las empresas toman estas decisiones basándose en suposiciones anticuadas, instintos y puntos de referencia del sector que no reflejan su realidad única.

Las organizaciones que aprovechan los datos de utilización del espacio para la planificación estratégica pueden lograr:

• Mejora de la alineación entre las inversiones inmobiliarias y las necesidades reales del lugar de trabajo
• Ahorros de costos significativos para identificar los espacios subutilizados y optimizar la asignación de recursos
• Mejora de la satisfacción de los empleados mediante diseños de espacios de trabajo basados en datos (tecnologías disruptivas)

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Más allá de las operaciones diarias, los datos de utilización del espacio desempeñan un papel fundamental en la planificación a largo plazo. Le ayudan a tomar decisiones estratégicas basadas en el comportamiento del mundo real. Los datos de utilización del espacio transforman las conjeturas de alto riesgo en una estrategia fiable y basada en pruebas que se alinea con las necesidades empresariales reales. Puede utilizarlos para:

• Prevea las necesidades de espacio por departamento o equipo
• Tome decisiones informadas sobre expansiones, reducciones de personal o reconfiguraciones
• Justifique las inversiones en tecnología, renovaciones o iniciativas de sostenibilidad

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🎯 Éxito history: Los datos de utilización del espacio ayudaron a empresa de tecnología energética tomar decisiones de compra informadas para nuevos equipos de laboratorio.

«Observamos que varios equipos se reservaban entre el 90 y el 100% de las veces, lo que nos proporcionó pruebas convincentes para abordar la financiación de unidades adicionales», explicó el gerente de operaciones del laboratorio.

Las decisiones respaldadas por datos reducen el riesgo y aumentan la confianza de las partes interesadas, especialmente cuando hay sobre la mesa inversiones de alto riesgo en el lugar de trabajo.

Usa nuestro Lista de verificación de la nueva oficina para 2025 como guía para planificar de forma más inteligente.

Conclusión: las oficinas más inteligentes y basadas en datos son el futuro

El lugar de trabajo moderno se está transformando. No solo por el trabajo híbrido, sino también por la convergencia de presiones y oportunidades:

• El aumento de los costos inmobiliarios y operativos,
• La incertidumbre económica exige controles de costos más estrictos,
• La evolución de las expectativas de los empleados en cuanto a flexibilidad y espacios orientados a un propósito,
• Compromisos organizacionales con la sostenibilidad,
• Y el auge de la tecnología inteligente en el lugar de trabajo.

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En este nuevo panorama, los datos de utilización del espacio ya no son algo agradable, sino que son fundamentales para la misión. Ayuda a los líderes del lugar de trabajo a crear entornos ágiles, eficientes y profundamente alineados con la forma en que las personas trabajan realmente.

En Skedda, creemos que las decisiones respaldadas por datos son la piedra angular de las oficinas resilientes y preparadas para el futuro. Por eso mejoramos continuamente el Insights Dashboard de Skedda, una poderosa herramienta que te permite recopilar, visualizar y actuar sobre los datos de tu espacio con confianza.

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