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Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les employés préfèrent travailler à domicile certains jours de la semaine. Qu'il s'agit d'économiser sur les trajets longs et coûteux ou de permettre aux personnes de s'occuper des tâches ménagères, le travail hybride s'est révélé être une solution gagnante pour de nombreuses personnes qui bénéficient de la flexibilité et meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Ce qui n'est pas toujours mentionné dans ces débats, ce sont les petits inconvénients quotidiens qui interrompent la productivité et entraînent des frustrations et un désengagement accumulés. Exemple de signal A :
Faire asseoir un employé dont le travail implique des moments de calme et de tête baissée avec un autre employé qui est au téléphone toute la journée est une situation propice au désastre. Certains employés distraits par les bavardages du bureau ont pris des mesures non conventionnelles pour se concentrer, par exemple en faisant semblant d'assister à des réunions Zoom pour signaler à leurs collègues qu'ils souhaitaient qu'on les laisse seuls.
Voyez si vous pouvez vous identifier à cette liste de critiques au bureau et, plus important encore, aux solutions astucieuses.
Cringe #1 : Le squatter de la salle de réunion
« J'adore me rendre aux réunions des autres », n'a jamais dit personne. Il peut être un peu gênant d'attendre à l'extérieur d'une salle de conférence qu'elle soit vide, que ce soit à cause d'une réunion précédente qui s'est prolongée ou à cause de « squatters » dans la salle de conférence que vous avez réservée.
Le problème tient peut-être en partie au fait que la plupart des bureaux ne disposent tout simplement pas de suffisamment d'espaces de travail pour le travail en groupe. Même si la plupart des employés et des employeurs souhaitent que le bureau soit un lieu de collaboration, 85 % des employeurs affirment que la plupart de leurs bureaux sont toujours alloués à des espaces de travail personnels (Cisco). Votre organisation peut avoir besoin d'un nouveau design de bureau pour garantir suffisamment d'espaces de collaboration.
Comment s'y prendre : Rappelez aux employés de faire attention à ces espaces partagés et de respecter les heures assignées afin que personne ne soit laissé en attente. Tirez parti d'un plateforme de gestion du lieu de travail pour faciliter la réservation des chambres, ce qui permet de minimiser les différends quant à savoir qui peut utiliser les bureaux ou les chambres. Les solutions de réservation de salles de conférence dotées d'un moteur de règles robuste vous permettent de créer des intervalles de temps entre les réservations consécutives, ce qui peut être utile si les rendez-vous durent plus longtemps que prévu ou si les employés ont besoin de temps de nettoyage. Une plateforme centralisée permet à tous les employés de voir les espaces disponibles et de savoir qui a réservé des places spécifiques.
Cringe #2 : Le désordre du Hot Desk
Certains gardent leurs ordinateurs de bureau minimaux et propres, et d'autres ont besoin d'un petit coup de pouce dans la bonne direction. Il peut s'agir d'un employé qui aménage son espace de travail de manière perturbatrice ou peu professionnelle, par exemple en diffusant de la musique forte, en éparpillant des objets personnels dans le bureau ou en créant un espace de travail désordonné ou encombré.
Comment s'y prendre : Adressez-vous à l'employé en privé et expliquez-lui l'importance de maintenir un environnement de travail professionnel et organisé. Les organisations peuvent fournir des conseils sur la configuration et l'étiquette appropriées de l'espace de travail et suggérer des moyens d'améliorer leur espace de travail. Politiques relatives au hot desking avec des directives sur la façon de maintenir un espace de travail organisé et propre est un bon point de départ. Outre les politiques, utilisez office reservation software de sorte que l'on s'attend à ce que les employés ne puissent utiliser le bureau qu'ils ont réservé que pour une période donnée.
Cringe #3 : The Chitchat
Qui aime les commérages d'entreprise ? (Leve the main and watch around him.) Il peut être gênant d'entendre un employé avoir une conversation confidentielle ou délicate, telle qu'une évaluation de performance ou une affaire personnelle, dans un espace de travail ouvert ou partagé où les autres peuvent l'entendre. Le bruit excessif dû à des conversations à proximité, à des sonneries de téléphone ou à d'autres activités perturbatrices peut également empêcher les employés de se concentrer sur leur travail.
Les organisations devraient envisager reaménagement des espaces de bureaux pour s'adapter aux nouvelles méthodes de travail. Alors que 72 % des employés sont optimistes à l'idée de retourner au bureau, seuls 47 % pensent que leur environnement de travail est adapté à cette nouvelle ère de travail hybride (Cisco). La plupart des employés viennent au bureau pour socialiser et collaborer en personne, ce qui signifie plus d'espaces de travail et moins de postes de travail individuels.
Comment s'y prendre : Évaluer l'aménagement et la conception des bureaux afin d'identifier et de traiter les sources potentielles de bruit et de distraction. Vous devrez peut-être réduire les espaces ouverts et en ajouter d'autres hubs fermés pour 1:1 s et petits groupes discussions. Envisager de mettre en place des mesures d'inson zones calmes désignées, ou les politiques relatives au bruit et à l'utilisation du téléphone. Encouragez les employés à être attentifs à leur environnement et à faire preuve de discrétion lors de conversations sensibles. Space Management Software permet aux employés de réserver plus facilement un espace adapté à ces besoins spécifiques.
Cringe #4 : Contamination Station
Les employés peuvent utiliser les espaces communs, comme la cuisine ou la salle de pause, de manière perturbatrice ou inconsidérée pour les autres, par exemple en laissant un désordre, en utilisant excessivement les appareils partagés ou en monopolisant l'espace. Cela peut rendre l'utilisation des mêmes espaces partagés inconfortable pour les autres employés. Par exemple, personne n'aime se retrouver dans un évier rempli de vaisselle sale ou faire chauffer ses aliments dans un four à micro-ondes recouvert de nourriture provenant des déjeuners d'autres personnes.
Comment s'y prendre : Établir et communiquer des directives claires pour l'utilisation des espaces partagés, et encouragez les employés à faire preuve de respect envers leurs collègues. Envisagez de mettre en œuvre un planificateur ou un système de gestion de l'espace de travail pour un accès équitable aux ressources partagées. Un planificateur avec des automatisations de réservation robustes you permet d'établir des restrictions et des limites spécifiques en fonction des personnes autorisées à réserver, de la période de réservation et de toute exigence ou limitation supplémentaire. Par exemple, vous pouvez fixer une limite de deux heures pour la réservation de l'équipement de laboratoire afin de garantir que les personnes qui en ont besoin puissent également l'utiliser.
Découvrez comment ce centre de robotique utilise Skedda pour réserver des ressources très demandées.
Cringe #5 : Tous les pouces
Nous sommes tous déjà passés par là : regarder un collègue avoir du mal à partager l'écran de son ordinateur lors d'un appel ou être celui qui a du mal à partager son écran d'ordinateur. Les employés ne savent peut-être pas comment utiliser les outils technologiques au bureau. Des technologies obsolètes ou insuffisantes, telles que des ordinateurs lents, une connexion Internet peu fiable ou l'absence de logiciels ou de matériel nécessaires, peuvent également nuire à une collaboration efficace ou à l'achèvement des travaux dans un environnement hybride.
Alors que la technologie comble le fossé physique dans un environnement hybride, les organisations doivent mettre à jour leur infrastructure technologique et les anciens employés à son utilisation. Selon Unisys, 49 % des employés consacrent une à cinq heures par semaine à la résolution de problèmes informatiques, et environ 23 % consacrent plus de six heures par semaine à des défaillances technologiques. Et les employés ne veulent pas que la lutte technologique se poursuive. Environ 92 % des employés se disent « très disposés » ou « assez disposés » à partager des données si cela permet de résoudre leur problème technologique plus rapidement.
Comment s'y prendre : Evaluez les besoins technologiques de l'entreprise et allouez des ressources pour que les employés puissent accéder aux outils et à l'équipement nécessaires pour travailler de manière efficiente et efficace. Cela peut impliquer de configurer vos salles de conférence avec tools technologiques pour des réunions hybrides efficaces. Offrez une formation aux employés sur l'utilisation des outils technologiques courants dans l'organisation. En cas de problème, permettez aux employés d'envoyer un ticket d'aide afin que votre organisation puisse continuellement améliorer son infrastructure technologique.
En savoir plus : Quand zoomer, zoomer ou obtenir une pièce : la technologie au service d'une expérience hybride exceptionnelle
Créez un espace de travail plus professionnel et productif pour tous
This list of grinçages may grandement avoir un impact sur les expériences de travail des employés. Les organisations peuvent faire du bureau une destination plus attrayante en repensant les espaces propices à la collaboration, en incorporant des politiques claires et équitables garantissant une utilisation équitable des ressources partagées et en tirant parti d'outils technologiques faciles à utiliser qui rationalisent les réservations de bureaux et de salles de réunion. En résolvant ces problèmes qui ont un impact négatif sur l'expérience de travail hybride, les organisations peuvent contribuer à créer un espace de travail plus professionnel, productif et confortable pour tous les employés.
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