Espacios asignados:
Asigna escritorios, oficinas y recursos exclusivos a cualquier miembro de tu equipo, sin necesidad de reservar
Hay numerosas razones por las que los empleados prefieren trabajar desde casa algunos días de la semana. Desde ahorrar en viajes largos y costosos hasta habilitar las responsabilidades de los cuidadores, el trabajo híbrido ha demostrado ser un ganador para muchos que se benefician de la flexibilidad y mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Lo que no siempre se menciona en estos debates son los pequeños inconvenientes cotidianos que interrumpen la productividad y conducen a una acumulación de frustraciones y desinterés. Vemos el ejemplo A:
Sentar a un empleado cuyo trabajo implica más tranquilidad y tiempo libre con otro empleado que está hablando por teléfono todo el día es una situación propicia para el desastre. Algunos trabajadores distraídos por las charlas de la oficina han tomado medidas poco convencionales para concentrarse, por ejemplo, fingiendo estar en las reuniones de Zoom para indicar a sus compañeros de trabajo que quieren que los dejen solos.
Vea si puede identificarse con esta lista vergonzosa en la oficina y, lo que es más importante, con las soluciones inteligentes.
Encogerse #1: El ocupante ilegal de la sala de reuniones
«Me encanta ir a las reuniones de otras personas», dijo nadie nunca. Puede resultar un poco incómodo esperar fuera de una sala de conferencias a que se vacíe, ya sea porque se ha mantenido una reunión anterior muy larga o porque hay «ocupantes ilegales» en la sala de conferencias que ha reservado.
Parte del problema puede ser que la mayoría de las oficinas simplemente no tienen suficientes espacios de trabajo para trabajar en grupo. Si bien la mayoría de los empleados y empleadores quieren que la oficina sea un lugar de colaboración, el 85% de los empleadores afirman que la mayor parte del espacio de su oficina sigue asignándose a espacios de trabajo personales (Cisco). Es posible que su organización necesite un nuevo diseño de oficina para garantizar suficientes espacios de colaboración.
Cómo solucionarlo: Recuerde a los empleados que tengan cuidado con estos espacios compartidos y que respeten los horarios asignados para que nadie se quede esperando. Aproveche un plataforma de gestión del lugar de trabajo para facilitar la reserva de habitaciones, lo que ayuda a minimizar las disputas sobre quién puede usar los escritorios o las habitaciones. Las soluciones de reserva de salas de conferencias con un sólido motor de reglas permiten crear intervalos de tiempo entre reservas consecutivas, lo que puede resultar útil si las citas se prolongan más de lo esperado o si los empleados necesitan tiempo para limpiar. Una plataforma centralizada permite a todos los empleados ver los espacios disponibles y ver quién ha reservado espacios específicos.
Encogerse #2: El lío del escritorio candente
Hay quienes mantienen sus escritorios limpios y minimalistas, y hay quienes necesitan un pequeño empujón en la dirección correcta. Puede tratarse de un empleado que organiza su espacio de trabajo de forma disruptiva o poco profesional, por ejemplo, poniendo música a todo volumen, dejando objetos personales repartidos por la oficina o creando un área de trabajo desordenada o desordenada.
Cómo solucionarlo: Acérquese al empleado en privado y explíquele la importancia de mantener un ambiente de trabajo profesional y organizado. Las organizaciones pueden brindar orientación sobre la configuración y la etiqueta adecuadas del espacio de trabajo y sugerir formas en las que pueden mejorar su área de trabajo. Compartido desktop policies con directrices sobre cómo mantener un espacio de trabajo organizado y limpio es un buen punto de partida. Además de las políticas, EE. EU. software de reserva de escritorio por lo que la expectativa es que los empleados solo puedan usar el escritorio que reservaron durante un período de tiempo específico.
Encogerse #3: La charla
¿A quién le encantan los chismes de la empresa? (Levanta la mano y mira a su alrededor.) Puede resultar incómodo escuchar a un empleado mantener una conversación confidencial o delicada, como una evaluación de desempeño o un asunto personal, en un espacio de trabajo abierto o compartido donde otros pueden escuchar por casualidad. El ruido excesivo producido por las conversaciones cercanas, los teléfonos que suenan u otras actividades perturbadoras también puede dificultar que los empleados se concentren en su trabajo.
Las organizaciones deben considerar rediseño de espacios de oficinas para adaptarse a nuevas formas de trabajar. Si bien el 72% de los empleados está de acuerdo con la idea de volver a la oficina, solo el 47% cree que sus entornos de trabajo están preparados para esta nueva era de trabajo híbrido (Cisco). La mayoría de los empleados vienen a la oficina para socializar y colaborar en persona, lo que significa más espacios de trabajo y menos estaciones de trabajo individuales.
Cómo solucionarlo: Evalúe la distribución y el diseño de la oficina para identificar y abordar las posibles fuentes de ruido y distracción. Es posible que tengas que reducir los espacios abiertos y añadir más centros cerrados para reuniones individuales y grupos pequeños discusiones. Considere la posibilidad de implementar medidas de insonorización, zonas tranquilas designadas, o políticas sobre el ruido y el uso del teléfono. Aliente a los empleados a que sean conscientes de su entorno y de la necesidad de ser discretos al mantener conversaciones delicadas. Software de gestión de espacios facilita a los empleados la reserva de un espacio adecuado para estas necesidades específicas.
Encogerse #4: Contamination Station
Los empleados pueden usar las áreas comunes, como la cocina o la sala de descanso, de una manera que moleste o desconsidere a los demás, como dejar un desorden, usar electrodomésticos compartidos en exceso o monopolizar el espacio. Esto puede hacer que el uso de los mismos espacios compartidos resulte incómodo para otros empleados. Por ejemplo, a nadie le gusta tener un fregadero lleno de platos sucios o calentar la comida en un microondas salpicada con comida de los almuerzos de otras personas.
Cómo solucionarlo: Establecer y comunicar directrices claras para el uso de espacios compartidos y aliente a los empleados a respetar a sus compañeros de trabajo. Considera la posibilidad de implementar un planificador o sistema de gestión del espacio de trabajo para un acceso equitativo a los recursos compartidos. Un planificador con automatizaciones de reservas robustas le permite establecer restricciones y límites específicos en función de quién puede reservar, el plazo de reserva y cualquier requisito o limitación adicional. Por ejemplo, puede establecer un límite de dos horas para reservar equipos de laboratorio para garantizar que las personas que los necesitan también tengan la oportunidad de usarlos.
Vea cómo este centro de robótica usa Skedda para reservar los recursos más demandados.
Encogerse #5: Todos los pulgares
Todos hemos estado allí: viendo a un compañero de trabajo luchar por compartir la pantalla de su computadora durante una llamada o ser el que tiene dificultades. Es posible que los empleados no sepan cómo usar las herramientas tecnológicas de la oficina. La tecnología obsoleta o insuficiente, como la lentitud de los ordenadores, la falta de fiabilidad de Internet o la falta del software o el hardware necesarios, también pueden dificultar la colaboración eficaz o la finalización del trabajo en un entorno híbrido.
A medida que la tecnología cierre la brecha física en un entorno híbrido, las organizaciones deben actualizar su oferta tecnológica y capacitar a los empleados sobre cómo usarla. Según Unisys, el 49% de los empleados dedican de una a cinco horas a la semana a resolver problemas de TI, y alrededor del 23% dedica más de seis horas a la semana a solucionar fallos tecnológicos. Y los empleados no quieren que la lucha tecnológica continúe. Alrededor del 92% de los empleados dicen que están «muy dispuestos» o «algo dispuestos» a compartir datos si esto solucionará su problema tecnológico más rápidamente.
Cómo solucionarlo: Evalúe las necesidades tecnológicas de la empresa y asigne recursos para garantizar que los empleados puedan acceder a las herramientas y los equipos necesarios para trabajar de manera eficiente y eficaz. Eso podría significar configurar sus salas de conferencias con herramientas tecnológicas para reuniones híbridas eficientes. Brinde capacitación a los empleados sobre cómo usar las herramientas tecnológicas comunes en la organización. Si hay problemas, haz que los empleados puedan enviar un ticket de ayuda de forma que tu organización pueda mejorar continuamente su infraestructura tecnológica.
Cree un espacio de trabajo más profesional y productivo para todos
Esta vergonzosa lista puede en gran medida impactar las experiencias laborales de los empleados. Las organizaciones pueden hacer de la oficina un destino más atractivo rediseñando los espacios que propicien la colaboración, incorporando políticas claras y justas que garanticen el uso equitativo de los recursos compartidos y aprovechando herramientas tecnológicas fáciles de usar que simplifican las reservas de escritorios y salas de reuniones. Al abordar estos problemas que afectan negativamente a la experiencia laboral híbrida, las organizaciones pueden ayudar a crear un espacio de trabajo más profesional, productivo y cómodo para todos los empleados.
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