Espaces attribués :
Attribuez des bureaux, des bureaux et des ressources dédiés à tous les membres de votre équipe, sans réservation
La réduction de l'espace de bureau pour contrôler les coûts et atteindre les objectifs de développement durable constitue une opportunité généralisée pour les lieux de travail hybrides. Selon une enquête de Knight Frank, 50 % des grandes entreprises mondiales réduiront leurs actifs immobiliers au cours des trois prochaines années.
Qui plus est, optimisation de l'espace dans les lieux de travail hybrides peut permettre de réaliser entre 10 % et 50 % d'économies d'espace, selon Les mathématiques qui sous-tendent le lieu de travail hybride de CBRE recherche. Cependant, à mesure que les organisations réduisent leurs espaces de bureaux, leur rôle dans la promotion de meilleures expériences sur le lieu de travail ne cesse de croître. Les espaces doivent désormais répondre aux besoins des employés, aux modes de travail hybrides, aux objectifs de développement durable et aux objectifs commerciaux.
Voici comment les gestionnaires d'installations, les responsables de l'immobilier d'entreprise et les concepteurs d'expériences en milieu de travail peuvent élaborer avec soin des stratégies visant à atteindre l'équilibre optimal pour des espaces de haute qualité.
1. Comprenez la demande d'espaces de bureaux
Il était beaucoup plus facile de comprendre la demande d'espace dans un environnement de travail traditionnel, lorsque les employés travaillaient au bureau à plein temps. Ensuite, la demande d'espace était basée sur les effectifs actuels et futurs, car chaque personne disposait d'un espace de travail, son bureau spécifique.
Aujourd'hui, la demande d'espaces de travail hybrides est motivée par de multiples facteurs, tels que les journées passées au bureau, les styles de travail des employés et politiques relatives au lieu de travail hybride. Au lieu d'examiner les effectifs, les responsables des installations doivent examiner d'autres indicateurs pour comprendre la demande d'espaces de travail hybrides. Le premier est la présence au bureau, qui n'est plus statique dans un environnement de travail hybride, car les employés peuvent se rendre au bureau à des heures et à des fréquences différentes.
Bien que les mesures relatives aux effectifs et à la fréquentation des bureaux puissent aider les organisations à comprendre leur demande d'espace, les données d'utilisation deviennent rapidement le pain et le beurre de l'optimisation des espaces. Le taux d'utilisation des bureaux compare l'offre et la demande d'espace pour déterminer si l'espace est utilisé efficacement.
En savoir plus : CBRE Research dévoile 3 façons d'optimiser l'espace de bureau pour le travail hybride en 2024
Facteurs influant sur les besoins en espace
Aujourd'hui, les styles de travail sont plus dynamiques, influencés par la disponibilité des technologies, la culture de l'entreprise et les préférences personnelles. Ils varient également souvent selon les fonctions, les équipes et les organisations individuelles. Tous ces facteurs influent sur les besoins en espace de travail hybride :
Besoins des employés
Les styles de travail tendent vers le travail agile, où la flexibilité et l'accès aux commodités occupent une place centrale. Les employés veulent une gamme d'espaces qui peuvent répondre à tous leurs besoins professionnels, qu'il s'agisse de sièges de bureau flexibles, de salles de conférence ultramodernes pour des réunions hybrides ou d'espaces paisibles pour la détente. À mesure que les styles de travail modernes évoluent et que les attentes des employés en matière d'expérience augmentent, le type et le ratio des espaces de travail changent également, selon le rapport d'analyse comparative de JLL Global Occupation Planning.
« L'endroit où nous sommes assis toute la journée est profondément personnel. Il ne s'agit plus uniquement de travail. » - Phil Kirschner, responsable de la stratégie en matière d'environnement de travail chez McKinsey & Company
Fréquence d'utilisation du bureau
La fréquence à laquelle les employés sont présents au bureau influe sur la quantité d'espace nécessaire. De nombreux programmes hybrides sont structurés de manière flexible, obligeant généralement les employés à rester au bureau pendant un certain nombre de jours sans dicter quels jours. Il est plus difficile de prévoir les comportements et l'utilisation de l'espace dans un environnement qui fluctue chaque semaine et peut entraver l'optimisation de l'espace. Tirer parti d'un système de gestion du lieu de travail avec des données et des analyses permettant de suivre l'utilisation de l'espace et les jours de pointe prennent de plus en plus d'importance dans les lieux de travail hybrides.
Taille et structure de l'entreprise
Le nombre d'employés et leurs rôles peuvent également avoir une incidence sur les besoins en espace. Les grandes entreprises mettent généralement en œuvre des politiques sur le lieu de travail qui offrent de la flexibilité dans des limites spécifiques afin de rendre l'analyse de l'utilisation de l'espace de bureau plus prévisible. Les petites entreprises peuvent opter pour le télétravail et réduire l'espace de bureau pour économiser de l'argent.
En outre, certains secteurs ont tendance à être plus favorables à l'hybride que d'autres. Par exemple, alors que les entreprises technologiques ont tendance à être plus hybrides ou à travailler entièrement à distance, la plupart des travailleurs de secteurs tels que l'hôtellerie et la restauration travaillent entièrement sur place. Ceux qui sont rôles financiers nécessitant une sécurité et une conformité élevées sont également plus susceptibles de travailler sur site. Barclays et d'autres banques ont récemment annoncé qu'elles pourraient demander à leurs employés de revenir au bureau cinq jours par semaine en vertu de la nouvelle réglementation américaine en matière de courtage.
Exigences technologiques
La technologie joue un rôle crucial dans la conception des espaces de travail modernes, en particulier dans les environnements de travail hybrides. Il peut réduire considérablement le besoin d'espace physique en permettant le travail à distance, en améliorant la communication et en optimisant l'utilisation de l'espace existant. Les employés peuvent réserver des bureaux selon leurs besoins, ce qui réduit le nombre de postes de travail permanents nécessaires. En outre, des plateformes telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet permettent collaboration à distance efficace, réduisant ainsi le besoin de grandes salles de réunion.
Connectez-vous : Phil Krischner de McKinsey & Company présente les tendances de l'immobilier dans les espaces d'entreprise.
2. Trouvez les espaces qui soutiennent le mieux les activités liées à l'expérience en milieu de travail
Les milieux de travail actuels mettent l'accent sur la flexibilité et sur une plus grande variété d'activités professionnelles. Selon Gensler, les lieux de travail devraient soutenir ces cinq activités de bureau : travailler seul, travailler avec d'autres personnes en personne, travailler avec d'autres personnes virtuellement, apprendre et socialiser.
Étant donné que les employés effectuent une plus grande variété d'activités de manière plus flexible au bureau, CBRE a découvert que le travail basé sur les activités (ABW) était le meilleur choix pour le lieu de travail hybride. ABW est une philosophie de conception qui fournit une variété de types d'espaces pour différentes tâches de travail. Les équipements communs comprennent une zone de discussion, un café-bar, un espace d'équipe flexible et un hôtel de ville. Plus de 53 % des participants au programme d'analyse comparative Global Workplace & Occupancy Insights 2023 de CBRE ont choisi ABW comme concept de design qui représente le mieux la configuration de leur lieu de travail.
L'éventail des types d'espaces s'étend également aux espaces de collaboration, aux espaces individuels et aux espaces de concentration (JLL). Les organisations multiplient les « sièges » alternatifs tels que hôtellerie de bureaux, des cabines téléphoniques et des points d'atterrissage pour permettre le travail de courte durée (JLL). Le désir des employés d'utiliser davantage le bureau comme lieu de collaboration et de socialisation signifie que davantage d'espaces doivent être consacrés à cette fin, les équipements tels que les salles de projet/d'équipe, les cafés professionnels et les espaces de travail extérieurs devenant de plus en plus souhaitables.
En savoir plus : Qu'est-ce qu'un espace ? 10 manières créatives d'utiliser et de réserver de l'espace dans un monde hybride
3. Assurez-vous que les indicateurs de votre espace de bureau mesurent les modèles de travail hybrides
Les organisations devraient se concentrer sur des indicateurs de référence et des méthodes de collecte de données qui peuvent relever le défi de mesurer des activités professionnelles plus diversifiées et des modèles d'occupation fluctuants. Ainsi, de plus en plus d'entreprises suivent désormais les données d'utilisation, 77 % d'entre elles le faisant en 2024, contre 61 % avant la pandémie en 2019. Selon JLL, les données d'utilisation constituent désormais la métrique la mieux classée dans leur enquête mondiale sur exploiter le potentiel des lieux de travail hybrides.
En ce qui concerne les données d'utilisation, CBRE souligne qu'il en existe deux types : l'utilisation au niveau macroéconomique et l'utilisation au niveau micro. L'utilisation au niveau macroéconomique mesure l'efficacité avec laquelle l'espace est utilisé au niveau du bâtiment et du campus, en indiquant la quantité d'espace nécessaire pour soutenir la fréquentation globale. Bien que ces données fournissent des informations sur le taux d'occupation des bureaux au cours d'une période donnée, elles ne sont pas suffisamment précises pour déterminer quels types d'espaces sont les plus utilisés.
C'est pour cela qu'il est crucial de tirer parti des données d'utilisation au niveau micro. Les données d'utilisation au niveau micro mesurent l'efficacité des espaces individuels (ou des groupes d'espaces tels que quartiers de bureaux) sont utilisés, ce qui permet d'indiquer quels types d'espaces les employés préfèrent et de mieux soutenir les activités d'expérience en milieu de travail souhaitées. L'analyse de la micro-utilisation des espaces sera cruciale à une époque où les employés et les employeurs considèrent les espaces de bureau comme un moyen de créer de meilleures expériences sur le lieu de travail.
« Il n'y aura jamais de réponse fixe ou prévisible à un problème très flexible et dynamique. Nous devons donc surmonter le chaos et en tirer les leçons. » - Phil Kirschner, responsable de la stratégie en matière d'environnement de travail chez McKinsey & Company
Optimisation de votre lieu de travail hybride en 2024 et au-delà
Les organisations doivent abandonner les méthodes traditionnelles de conception du bureau afin d'optimiser leurs espaces de travail hybrides en 2024 et au-delà. Aujourd'hui, les espaces de bureaux sont dynamiques et soutiennent non seulement les fonctions, mais aussi des expériences de travail exceptionnelles. Pour mieux répondre à l'évolution des besoins des employés, aux objectifs de développement durable et aux objectifs commerciaux, les responsables des installations peuvent se tourner vers des stratégies d'utilisation davantage axées sur la technologie, en investissant dans des systèmes de gestion de l'environnement de travail afin d'atteindre les objectifs d'un futur lieu de travail.
Si vous êtes prêt à commencer à optimiser votre espace de bureau pour votre personnel hybride, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.
