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Skedda para la educación superior: repensar la gestión del espacio docente
Reducir el espacio de oficina para controlar los costos y cumplir los objetivos de sostenibilidad es una gran oportunidad para los lugares de trabajo híbridos. Según una encuesta de Knight Frank, el 50% de las principales empresas mundiales reducirán sus propiedades inmobiliarias en los próximos tres años.
Y lo que es más, optimización del espacio en lugares de trabajo híbridos puede ahorrar entre un 10% y un 50% de espacio, según Las matemáticas detrás del lugar de trabajo híbrido de CBRE investigación. Sin embargo, a medida que las organizaciones reducen el espacio de oficina, su papel a la hora de fomentar mejores experiencias en el lugar de trabajo sigue aumentando. Los espacios ahora deben satisfacer las necesidades de los empleados, los patrones de trabajo híbridos, los objetivos de sostenibilidad y los objetivos empresariales.
Así es como los administradores de instalaciones, los líderes inmobiliarios corporativos y los diseñadores de experiencias laborales pueden elaborar cuidadosamente estrategias para lograr el equilibrio óptimo para espacios de alta calidad.
1. Comprenda la demanda de espacio de oficina
Comprender la demanda de espacio era mucho más sencillo en un entorno de trabajo tradicional, cuando los empleados trabajaban en la oficina a tiempo completo. Luego, la demanda de espacio se basó en la plantilla actual y futura, ya que a cada persona se le proporcionó un espacio de trabajo: su escritorio específico.
En la actualidad, la demanda de espacios de trabajo híbridos está impulsada por múltiples factores, como los días en la oficina, los estilos de trabajo de los empleados y políticas de lugar de trabajo híbrido. En lugar de analizar la plantilla, los administradores de las instalaciones deben examinar otras métricas para comprender la demanda de espacios de trabajo híbridos. Una es la asistencia a la oficina, que ya no es estática en un entorno de trabajo híbrido, ya que los empleados pueden ir a la oficina a diferentes horas y frecuencias.
Si bien las métricas de personal y asistencia a la oficina pueden ayudar a las organizaciones a comprender su demanda de espacio, los datos de utilización se están convirtiendo rápidamente en el pan de cada día de la optimización del espacio. La tasa de utilización de la oficina compara la oferta y la demanda de espacio para determinar si el espacio se utiliza de forma eficaz.
Factores que influyen en los requisitos de espacio
Hoy en día, los estilos de trabajo son más dinámicos y están influenciados por la disponibilidad de la tecnología, la cultura empresarial y las preferencias personales. También suelen variar según las funciones laborales, los equipos y las organizaciones individuales. Todos estos factores influyen en los requisitos de espacio en el lugar de trabajo híbrido:
Necesidades de los empleados
Los estilos de trabajo tienden hacia un trabajo ágil, donde la flexibilidad y el acceso a las comodidades ocupan un lugar central. Los empleados quieren una variedad de espacios que pueden satisfacer todas sus necesidades laborales, desde escritorios flexibles con asientos compartidos hasta salas de conferencias con tecnología avanzada para reuniones híbridas y áreas tranquilas para relajarse. A medida que los estilos de trabajo modernos evolucionan y las expectativas de experiencia de los empleados aumentan, el tipo y la proporción de espacios de trabajo también cambian, según el informe comparativo de planificación de la ocupación global de JLL.
«El lugar en el que nos sentamos todo el día es algo profundamente personal. Ya no se trata solo de trabajar». - Phil Kirschner, líder de estrategia laboral de McKinsey & Company
Frecuencia de uso de la oficina
La frecuencia con la que los empleados están en la oficina afecta a la cantidad de espacio necesario. Muchos programas híbridos están estructurados de manera flexible y, por lo general, exigen que los empleados estén en la oficina durante un número fijo de días, pero no determinan qué días. Predecir los comportamientos y el uso del espacio en un entorno que fluctúa semanalmente es más difícil y puede impedir la optimización del espacio. Aprovechar un sistema de gestión del lugar de trabajo con datos y análisis para rastrear el uso del espacio y los días pico cada vez son más importantes en los lugares de trabajo híbridos.
Tamaño y estructura de la empresa
La cantidad de empleados y sus funciones también pueden afectar a los requisitos de espacio. Las empresas más grandes suelen implementar políticas en el lugar de trabajo que ofrecen flexibilidad dentro de límites específicos para que el análisis del uso del espacio de oficina sea más predecible. Las empresas más pequeñas pueden optar por trabajar más a distancia y reducir el espacio de oficina para ahorrar dinero.
Además, algunas industrias tienden a ser más amigables con los híbridos que otras. Por ejemplo, si bien las empresas de tecnología tienden a ser más híbridas o totalmente remotas, la mayoría de los trabajadores de sectores como la hostelería y los servicios de alimentación trabajan exclusivamente in situ. Aquellos en funciones financieras que requieren un alto nivel de seguridad y cumplimiento también tienen más probabilidades de trabajar in situ. Recientemente, Barclays y otros bancos anunciaron que podrían hacer que sus empleados regresen cinco días a la semana a la oficina en virtud de la nueva normativa de corretaje de EE. UU.
Requerimientos tecnológicos
La tecnología es crucial para dar forma a los espacios de trabajo modernos, especialmente en entornos de trabajo híbridos. Puede reducir significativamente la necesidad de espacio físico al permitir el trabajo remoto, mejorar la comunicación y optimizar el uso del espacio existente. Los empleados pueden reservar escritorios según sea necesario, lo que reduce la cantidad de estaciones de trabajo permanentes necesarias. Además, plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet permiten colaboración remota eficaz, lo que reduce la necesidad de salas de reuniones grandes.
2. Encuentre los espacios que mejor apoyen las actividades de experiencia laboral
Los lugares de trabajo actuales hacen hincapié en la flexibilidad adaptativa y en una mayor variedad de actividades laborales. De acuerdo con Gensler, los lugares de trabajo deben apoyar estas cinco actividades de oficina: trabajar solo, trabajar con otras personas en persona, trabajar con otras personas de forma virtual, aprender y socializar.
Dado que los empleados realizan una mayor variedad de actividades de manera más flexible en la oficina, CBRE ha descubierto que el trabajo basado en actividades (ABW) es lo mejor para el lugar de trabajo híbrido. El ABW es una filosofía de diseño que proporciona una variedad de tipos de espacio para diferentes tareas laborales. Los servicios comunes incluyen una zona de concentración, una cafetería, un espacio flexible para equipos y un ayuntamiento. Más del 53% de los participantes del programa de evaluación comparativa Global Workplace & Occupational Insights de 2023 de CBRE seleccionaron ABW como el concepto de diseño que mejor representa la configuración de su lugar de trabajo.
El espectro de tipos de espacio también se está expandiendo en los espacios de colaboración, individuales y de enfoque (JLL). Las organizaciones están aumentando los «asientos» alternativos, como hotelería de oficinas, cabinas telefónicas y puntos de contacto para trabajar a corto plazo (JLL). El deseo de los empleados de usar la oficina más como un lugar de colaboración y socialización significa que es necesario dedicar más espacios a ese propósito, y cada vez son más deseables comodidades como salas de proyectos o equipos, cafés de trabajo y espacios de trabajo al aire libre.
Leer más: ¿Qué es un espacio? 10 formas creativas de usar y reservar el espacio en un mundo híbrido
3. Asegúrese de que las métricas de su espacio de oficina midan los patrones de trabajo híbridos
Las organizaciones deben centrarse en la evaluación comparativa de las métricas y los métodos de recopilación de datos que puedan abordar el desafío de medir las actividades laborales más diversas y los patrones de ocupación fluctuantes. Por ello, ahora más empresas que nunca están rastreando los datos de utilización: el 77% de las empresas lo hacían en 2024, en comparación con los niveles anteriores a la pandemia, del 61% en 2019. Según JLL, los datos de utilización son ahora la métrica más valorada en su encuesta global sobre aprovechar el potencial de los lugares de trabajo híbridos.
Al hablar de los datos de utilización, CBRE señala que hay dos tipos: la utilización a nivel macro y la utilización a nivel micro. La utilización a nivel macro mide la eficiencia con la que se utiliza el espacio a nivel de edificio y campus, e indica cuánto espacio se necesita para soportar la asistencia general. Si bien estos datos proporcionan información sobre el nivel de ocupación de la oficina en un período determinado, no son lo suficientemente detallados como para determinar qué tipos de espacio se utilizan más.
Ahí es donde es crucial aprovechar los datos de utilización a nivel micro. Los datos de utilización a nivel micrométrico miden la eficiencia de los espacios individuales (o grupos de espacios, como barrios de oficinas) se utilizan para ayudar a informar qué tipos de espacio prefieren los empleados y respaldar mejor las actividades de experiencia laboral deseadas. Analizar la microutilización de los espacios será crucial en un momento en que tanto los empleados como los empleadores ven el espacio de oficina como un medio para crear mejores experiencias en el lugar de trabajo.
«Nunca habrá una respuesta fija o predecible a un problema muy flexible y dinámico, por lo que debemos aceptar el caos y aprender de él». - Phil Kirschner, líder de estrategia laboral de McKinsey & Company
Optimización de su lugar de trabajo híbrido en 2024 y más allá
Las organizaciones deben dejar de centrarse en las formas tradicionales de ver la oficina para optimizar sus lugares de trabajo híbridos en 2024 y más allá. Hoy en día, los espacios de oficina son dinámicos y respaldan no solo las funciones laborales, sino también excelentes experiencias en el lugar de trabajo. Para satisfacer mejor las necesidades cambiantes de los empleados, las metas de sostenibilidad y los objetivos empresariales, los líderes de las instalaciones pueden recurrir a estrategias de utilización más basadas en la tecnología e invertir en sistemas de gestión del lugar de trabajo para cumplir los objetivos de un lugar de trabajo futuro.
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