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Office spaces are changing. The U.S. office building vacancy rates are at an all-time high, even years after COVID-19 upended work dynamics. Office space totaling 902 million square feet stands empty—much of that a result of the rise of hybrid work and the continued push by employees for flexible working arrangements. How organizations manage their office space needs to change with the modern workplace.
This guide provides you with everything you need to know about office space management, including what it is, the benefits and challenges, factors to consider, strategies for effective space management, the latest trends, and the future of space management. Let’s dive in.
Space management is the process of optimizing the use of physical space. It is a strategic goal to maximize functionality, comfort, and productivity while minimizing waste and inefficiencies. In the modern workplace, effective space management for many organizations means implementing flexible spaces that fit employees’ purpose for going into the office. For example, it may look like finding the right balance of collaborative and quiet space in the face of changing working patterns and office footprint changes.
Space management involves the planning, designing, and ongoing maintenance of the given workspace to maximize its potential. Here’s a space management process to follow:
Understand the requirements of the space, such as the number of occupants, the type of activities that will take place, and any specific needs (e.g., storage, meeting areas). Then, design flexible spaces that you can easily reconfigure as needs change, such as modular furniture or movable walls. Create office neighborhoods by allocating specific areas for different functions (e.g., workstations, relaxation zones, meeting rooms) to ensure you use the space effectively.
Determine who gets which spaces, such as allocating desks to employees, assigning offices to departments, or setting aside areas for common use. That may also include how much space you allocate for desk hoteling, hot desks, or permanent desks.
Find a good balance of various needs by ensuring that space allocation reflects the priorities of the organization, such as providing more space to teams that require collaboration or privacy (e.g., finance and legal teams). It's important to balance the cost of space (rent, utilities, maintenance) with its utility. That could involve downsizing, relocating, or redesigning spaces to reduce costs while maintaining or improving functionality.
“Everybody’s moving or downsizing space. They are rethinking the way that their spaces are reconfigured. It’s not just having a space for someone to sit, but having collaborative spaces, places where people can disconnect a little bit from everything that’s going on around them.” - Mayra Portalatin, VP of Facilities Services at NVE, Inc.
Optimize space by adjusting the layout or use of space based on feedback and usage data. For instance, if a meeting room is rarely used, it might be converted into additional workstations or a collaborative space. Ensure that the space is used as efficiently as possible, often by minimizing wasted space (e.g., unused desks, excess storage areas).
In the face of climate change, it's also essential to incorporate sustainable practices, such as energy-efficiency lighting, using recycled materials, or designing spaces that reduce the need for artificial lighting. Ultimately, your workspace needs to foster a great workplace experience. Ensure that spaces are comfortable, safe, and conducive to productivity by incorporating ergonomic furniture, adequate ventilation, natural light, and noise control.
Regularly track how the space is being used through observation, surveys, or technology like occupancy sensors. Consider metrics on how space is used, occupancy rates, and costs. Conduct regular audits and reviews to ensure that space is being used effectively and that any necessary adjustments are made. You can use the data you collect to provide regular reports to stakeholders on space usage, costs, and any changes made or recommended.
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Space management has always been important when ensuring offices are run safely and efficiently. With flexible work schedules, effective space management becomes even more essential in reducing energy use and costs, enhancing collaboration and productivity, and improving the overall employee experience. Here are some key advantages:
Effective space management optimizes available space, reducing waste and ensuring that resources like electricity, furniture, and equipment are used effectively. A well-managed space is also efficient in quickly adapting to changes, like accommodating new employees, introducing new technology, or rearranging existing office designs. This flexibility allows organizations to expand operations without significant disruptions or setbacks.
Hybrid work allows organizations to slim down on unused real estate, helping to better control costs and reduce carbon footprint. By optimizing space, businesses can avoid unnecessary expansions and lessen the need for additional office locations, thus saving on rent and maintenance expenses.
How a space is designed and the amenities in it can affect employee productivity. Gensler research found that high-quality spaces lead to higher-performing teams. Well-organized spaces designed with functionality in mind create a more comfortable working environment, leading to higher employee morale, less stress, and better collaboration. All of these factors ultimately boost employee productivity.
Effective space management can lead to reduced energy consumption by maximizing natural light, optimizing heating and cooling, and reducing the need for more spaces or new constructions. Space optimization can lower an organization’s real estate and carbon footprint, reducing energy emissions.
Space management is the process of optimizing the use of physical space. It is a strategic goal to maximize functionality, comfort, and productivity while minimizing waste and inefficiencies. Space management is more challenging in hybrid work environments because of the flexibility in spaces and schedules.
With organizations downsizing their office real estate and hybrid working patterns becoming the norm, incorporating flexible spaces is one solution to optimizing space use. A variety of flexible spaces, including ones for collaborating and relaxing, is essential to improving productivity and engagement. High-performing workplaces have better access to spaces that offer a more diverse range of work settings for individuals and teams (Gensler).
However, space management for a variety of spaces is more challenging, from creating the ideal space to maintaining it. For example, space management challenges for universities include finding the right space. Students, faculty, staff, and sometimes visitors share limited spaces on a school campus. People may end up physically checking room to room to find a space for a rehearsal or to study. Effective space management incorporates a space management system to help everyone who needs space more easily find and reserve one.
See how Skedda helps these universities streamline their space management.
Flexible schedules also make managing space more challenging due to the unpredictability of how busy the office will be on any given day. Many organizations are following best practices when structuring hybrid work schedules, allowing teams to decide which days they meet. This arrangement allows for more autonomy and enhances productivity but can make it challenging to find the optimal amount of office space needed and the types of spaces needed.
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Facilities managers need to be more strategic and creative when optimizing the use of space—and controlling those costs without compromising the hybrid work experience. That means highly-utilized spaces still need to be retrofitted with high-quality tools and resources, and less popular spaces may need to be redesigned to better support employees’ work. In addition to managing lighting, temperature, and air quality, effectively utilizing hybrid space is also about intentionally designing spaces that foster collaboration, productivity, and wellbeing.
“It's not just about the buildings that we manage anymore, but what we do beyond that. It’s about making sure that we look at not just how people feel when they come into the building or when they come to work, but outside of that, wherever they are working.” - Christa Dodoo, Head of Facilities Management Services at U.N. World Food Programme
The U.S. Department of Energy recently released a national definition of a zero-emission building to guide organizations in decarbonization efforts. The push for sustainability and corporate responsibility puts energy reduction at the forefront of facilities management priorities. That means spaces must be managed much more optimally, like installing energy-efficient HVAC systems, automatically turning off lights when a space is unused, or controlling the amount of AC/heating depending on the number of people in the office.
Hybrid work has disrupted traditional working patterns and changed how facility leaders manage space. Workers no longer use office spaces the same way. Instead of having employees in the office five days a week tied to an assigned seat, hybrid work has increased flexible spaces and seating arrangements. And lastly, new sustainability laws and the pledge to combat climate change have forced organizations to invest in tools and infrastructure to meet energy and emission reduction goals.
The focus on sustainability in facility management has led to an increase in energy management systems (EMS), a group of digital tools that help monitor, control, and optimize an organization’s energy performance. For example, an EMS helps building maintenance teams monitor and manage the electricity use in a building.
The number of technologies used in space management increases every day. From smart technologies and IoT (Internet of Things) to Artificial Intelligence (AI) and Predictive Analytics, facilities leaders increasingly rely on tech tools to manage spaces more effectively. These technologies provide more granular insights into space use patterns and energy consumption, allowing for a more differentiated and practical approach to managing spaces in hybrid work environments.
“Where we're headed next is so much more into predictive analysis, into machine learning in this space, really leveraging our operations and maintenance space into a way that we can use things like digital twins to help really understand, in a very predictive and proactive way, how we can maximize the effectiveness of the spaces that we oversee and lead.” - Lynn Baez, Enterprise VP of Facilities and Workplace at McKesson
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Hybrid work makes tracking who’s onsite at what time more challenging. Organizations can have employees, contractors, visitors, clients, and more all onsite working during an emergency. That’s why more organizations are incorporating Visitor Management and their space management platforms to track occupants onsite and record people going in and out. Having a record that’s updated live can help ensure that all parties are accounted for during an emergency and boost safety and security daily.
New laws like NYC’s Local Law 97 and Boston’s BERDO push aggressive sustainability goals to the forefront. Facility leaders need to find efficiencies and cost savings in managing spaces to meet these new sustainability goals.
“One of the main opportunities I see for facilities management in the wake of the pandemic is to take advantage of that seat at the table that we've been given finally and to be able to impact the workplace in ways that we were not doing in the past, especially when it comes to the wellbeing of the employees or the occupants of the building.” - Christa Dodoo, Head of Facilities Management Services at United Nations World Food Programme
Office space management is essential for ensuring that a workspace is productive, efficient, and comfortable for employees. Here are some key considerations when managing office space:
To determine what size your hybrid office should be, you need to first consider the space requirements. That includes the number of occupants, the type of activities that will occur, the frequency of office use, the number of employees and their roles, and any specific needs (e.g., storage, meeting areas). Hybrid work calls for new workspace designs, emphasizing easily configurable flexible spaces. That might mean allocating more flexible meeting or coworking spaces and planning for fewer permanent desks. As organizations navigate the hybrid work model, having office design for hybrid work is crucial.
New technology can significantly reduce the need for physical space by enabling remote work, enhancing communication, and optimizing the use of existing space. For example, technology like desk booking systems, occupancy sensors, and digital signage can help manage space efficiently and track usage trends to inform future space decision making. In addition to optimizing space use, organizations may need to update their tech infrastructure to ensure employees can be productive anywhere in the office, from providing sufficient power outlets and ensuring that everyone can get strong Wi-Fi coverage.
Employees want an array of spaces that can meet all their working needs, from flexible hot desking seats and tech-rich conference rooms to peaceful areas for relaxation. Gensler research stellte fest, dass 94% der Mitarbeiter an leistungsstarken Arbeitsplätzen die Wahl haben, wo sie im Büro arbeiten. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass der Raum die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert, indem sie ergonomische Möbel, eine angemessene Beleuchtung und Maßnahmen zur Geräuschunterdrückung bereitstellen, um Ablenkungen zu reduzieren. Die Einbeziehung von Zimmerpflanzen oder Außenbereichen trägt ebenfalls zur Verbesserung der Büroumgebung und zur Förderung des Wohlbefindens bei.
Organisationen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Für einige könnte es aufgrund der Phase, in der sich das Unternehmen derzeit befindet, sinnvoll sein, mit dem Erwerb ihrer Büroräume zu warten. Angesichts der langfristigen Geschäftsziele ist es wichtig, den Kostenunterschied zwischen Vermietung und Besitz Ihrer Büroräume zu berücksichtigen. Außerdem sollten Einrichtungsleiter Folgendes nutzen Erkenntnisse aus Raummanagementsystemen um zu analysieren, wie Büroräume genutzt werden, um festzustellen, ob sie die Kosten auf andere Weise kontrollieren können. Wenn ein Bereich ständig nicht ausgelastet ist, entscheiden sie sich möglicherweise für einen kleineren Platzbedarf.
Unternehmen sollten energieeffiziente Beleuchtung, HLK-Systeme und Geräte verwenden, um den Gesamtenergieverbrauch zu senken. Wenn angemessen, können flexible Sitzmöglichkeiten auch den Platzbedarf und den Energieverbrauch von Büros senken. Effizientes Hot-Desking Laut einer Studie der Proceedings of the National Academy of Sciences können hybride Arbeitnehmer ihren CO2-Fußabdruck um 28% reduzieren. Darüber hinaus können Unternehmen Mitarbeitern im Büro helfen, umweltfreundlichere Entscheidungen zu treffen, indem sie Recyclingstationen einrichten und Utensilien und Kochgeschirr anstelle von Einwegprodukten bereitstellen.
Nachdem Sie nun den Prozess der Raumverwaltung verstanden haben, finden Sie hier einige effektive Strategien für das Raummanagement:
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Die Umsetzung einer effektiven Raummanagementstrategie in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Hier sind einige bewährte Methoden, die Ihnen helfen, Ihre Raummanagementstrategie zu verbessern:
Eine klar definierte Richtlinie wird klare Regeln und Richtlinien für die Raumnutzung festlegen, einschließlich Reservierungsschalter und Tagungsräume. Klare Regeln stellen sicher, dass jeder den Raum nutzen kann, den er benötigt, wenn er ihn braucht. Ihre Raumfahrtpolitik kann auch Reinigungs- und Hygienerichtlinien enthalten, um die Räume aufgeräumt zu halten, damit andere sie anschließend nutzen können, um ein zufriedenstellenderes Erlebnis für alle zu schaffen. Organisationen können ihre Raumfahrtpolitik wie folgt ausarbeiten hybride Arbeitsrichtlinien um sicherzustellen, dass sich das Büro an stark frequentierten Tagen an Überspannungen anpasst und an weniger frequentierten Tagen Energie spart.
Ein Raumverwaltungssystem, das es Mitarbeitern ermöglicht, Schreibtische, Besprechungsräume und andere gemeinsam genutzte Räume zu reservieren, kann die Organisation in einer Umgebung mit vielen beweglichen Teilen verbessern. Plattformen mit individuellen Grundrissen erleichtern es den Mitarbeitern, verfügbare Räume zu finden und sich im Büro zurechtzufinden, sodass sie den Raum finden, der ihren Bedürfnissen entspricht.
Zusätzlich Raummanagementsysteme stellen Echtzeitdaten darüber bereit, wie Speicherplatz genutzt wird, und informieren Unternehmen darüber, was gut funktioniert und was nicht. Unternehmen können viel lernen, wenn sie ein Raummanagementsystem mit Belegungssensoren verwenden, um den Besucherverkehr und die Nutzungsmuster zu verfolgen. Auf diese Weise können Anlagenleiter datengestützte Entscheidungen über den zukünftigen Platzbedarf oder die Umnutzung ungenutzter Bereiche treffen.
Eine Säule eines effektiven Raummanagements ist die kontinuierliche Wartung des Raums, einschließlich der Sicherstellung, dass er sich im Laufe der Zeit an Veränderungen anpasst. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Räume schnell umverteilen können, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Das kann alles bedeuten, von der Integration von Flexibilität in den physischen Räumen bis hin zum Einsatz von Technologien, die sich an Veränderungen anpassen können. Flexibles, modulares Mobiliar die leicht verschoben werden können, können den Prozess beschleunigen, um wechselnden Anforderungen oder Teamgrößen gerecht zu werden. Technische Tools, die einfach zu bedienen sind und über ein hervorragendes Unterstützungssystem verfügen, können das Aktualisieren von Änderungen auf Ihren Plattformen ebenfalls zum Kinderspiel machen.
Bei der Auswahl eines Raummanagementsystems sollten Sie sich zunächst mit den Grundlagen vertraut machen. Das bedeutet, sicherzustellen, dass die Plattform über erstklassige Sicherheit verfügt, großartigen Support bietet, falls etwas passiert, und fortlaufende Updates, um sich an Änderungen anzupassen.
Nachdem Sie sich mit den Grundlagen vertraut gemacht haben, sollten Sie nach Funktionen suchen, die die Verwaltung von Räumen vereinfachen. Das bedeutet interaktive Karten zur Visualisierung Ihrer Räume, Integrationen, die sich nahtlos in Ihr aktuelles Technologieportfolio einfügen, Analysen und Erkenntnisse, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen, und robuste Verwaltungsfunktionen, die all Ihren nuancierten Anforderungen gerecht werden.
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Die Zukunft des Raummanagements wird von der sich entwickelnden Dynamik am Arbeitsplatz, technologischen Fortschritten und Veränderungen in der Art und Weise geprägt, wie Unternehmen mit ihrer physischen Umgebung umgehen. Wichtige Trends deuten auf eine Entwicklung hin zu flexibleren, effizienteren und datengesteuerten Managementpraktiken hin, bei denen das Erlebnis am Arbeitsplatz, Nachhaltigkeit und Anpassungsfähigkeit im Vordergrund stehen. Hier sind die wichtigsten Entwicklungen, die die Zukunft des Raummanagements prägen:
Da hybrides Arbeiten immer üblicher wird, werden Büroräume auf Flexibilität ausgelegt sein. Hot-Desking, Coworking-Bereiche und dynamische Sitzordnungen werden zum Standard werden. Organisationen werden auch mehr schaffen Arbeitsbereiche für aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW). Das bedeutet, Büros nach bestimmten Aktivitäten zu gestalten, anstatt den Mitarbeitern einen festen Schreibtisch zuzuweisen, wobei der Schwerpunkt auf einer Vielzahl von Räumen für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Kreativität und Entspannung liegt.
„Telearbeit und die Verkleinerung von Büroräumen sind für mich die größte Herausforderung. Prognosen zufolge werden sich potenzielle Verluste in Höhe von 800 Milliarden US-Dollar aufgrund ungenutzter Büroflächen bis 2030 auf Großstädte auswirken. Wenn in unseren Einrichtungen weniger Menschen arbeiten, sollten wir einen Teil unserer Anstrengungen auf die Raumnutzung und die Zuweisung von Ressourcen und Ressourcen konzentrieren. „- George Alvarado, Direktor für Service Delivery Training bei C&W Services
Die Zukunft der Büros wird technologieintegriert sein. Unternehmen werden zunehmend Sensoren verwenden, um Raumnutzung, Temperatur, Beleuchtung und Belegung zu überwachen. Diese granularen Daten werden den Anlagenleitern helfen, die Raumnutzung zu optimieren, die Energieeffizienz zu verbessern und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen. Unternehmen werden dies ebenfalls zunehmend tun Verwenden Sie KI-gestützte Tools, um Daten zu analysieren aus verschiedenen Quellen, um Empfehlungen zur Raumnutzung, zu den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter und zur Ressourcenzuweisung abzugeben. Darüber hinaus helfen prädiktive Analysen Unternehmen dabei, zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv notwendige Änderungen vorzunehmen.
Neue Emissionsgesetze und Nachhaltigkeitsziele werden Unternehmen dazu veranlassen, dem Einsatz intelligenter Beleuchtungssysteme, automatisierter HLK und energieeffizienter Materialien Priorität einzuräumen. Organisationen werden auch darauf hinarbeiten Netto-Null-Leerzeichen erstellen, Nutzung erneuerbarer Energiequellen und Reduzierung von Büroabfällen.
Mit sinkendem Wohlbefinden der Mitarbeiter und Mitarbeiter fühlen sich isolierter denn jewerden sich Unternehmen stärker darauf konzentrieren, das Wohlbefinden und das Engagement ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Das kann bedeuten, in Räume wie Ruheräume, Meditationskapseln oder Ruhezonen zu investieren, mit dem übergeordneten Ziel, Stress abzubauen und den Komfort zu verbessern. Darüber hinaus können Unternehmen neue Technologien und Bürodesigns integrieren, die den Arbeitspräferenzen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und so zu einer angenehmeren Arbeitsumgebung beitragen.
Organisationen können Büroviertel erstellen wo bestimmte Bereiche für Mitarbeiter bestimmt sind, die je nach ihrer Rolle mehr Privatsphäre oder Ruhe benötigen. Dies kann den zusätzlichen Schallschutz, private Kabinen und eine verbesserte Akustik beinhalten. Angesichts der zunehmenden Abhängigkeit von Technologie und Telearbeit wird Cybersicherheit auch bei hybrider Arbeit eine entscheidende Rolle spielen. Unternehmen müssen gewissenhaft sicherstellen, dass ihr Technologie-Stack auf dem neuesten Stand ist Cybersicherheitsangriffe verhindern, und sorgen Sie in Fällen, in denen es zu Verstößen kommt, über die entsprechenden Abwehrmaßnahmen.
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